利用Word软件提高编辑效率

论文汇编·上海第12届章串串伊愉科~.咽量偏/私-OJ吁4夺公利用Word软件提高编辑效率XJJ铁英，张小白，叶慧玲C{上海理工大学学报》编辑部，上海2(0093)摘要:规范科技论文中有关科技术语、专用名词、计量符号及计量单位的表示，是科技期刊编辑必不可少的工作之一。当下，网上投稿己趋成熟，在编辑过程中可利用作者提交的电子稿件，并运用Word的一些功能，直接在电脑上快速准确地对稿件进行编辑，以提高编辑工作效率。关键词:科技论文:电子编辑:编辑规范对投稿者而言，他们熟悉自己研究领域的技术，而对出版物的常用标准及规范了解不多，在所投稿件中往往会出现很多不符合正式出版物要求的表述方法。例如，使用了废弃的计量单位，出现了不规范的外文译名，量和单位的大小写、正斜体有误，主符号与备用符号混用，等等。诸如此类的情况，在论文发稿前编辑人员必须加以纠正。目前，技稿者一般都提交用Word文字处理软件生成的电子稿件，编辑部可充分利用这一固有资源，直接在电脑屏幕上对来稿进行编辑加工。通过利用Word软件的现有功能，可使编辑人员方便对原稿进行修改，提高编辑效率。1不同单位间的换算为了使用国家标准中规定的计量单位，编辑人员经常要进行不同计量单位之间的转换工作。例如将已废弃的长度单位英寸改为毫米(米制单位)，要乘上转换因数25.4(1in=25.4mm);将力的单位千克力转换成牛顿，要乘上转换因数9.80665(lkgf=9.80665N)等等。这种转换可用一般计算器运算后，将结果重新输入。但通过利用Word自身所具有的功能，可直接在Word界面下进行操作，从而使转换工作变得更直观和更方便，并且不易出错。执行Word应用程序菜单中的[表格]/[公式]命令，能打开如图1的公式对话框窗口，通过此窗口能对数字进行简单的函数运算。为了方便使用，利用Word自定义工具栏的功能，预先在常用工具栏里创建一个公式按钮(图2)。只要单击公式按钮，即可打开公式对话框窗口进行换算。图1公式计算窗口图2公式按钮以18英寸等于多少毫米为例，对原稿实现单位转换的过程如下:用鼠标选中要修改的数值:18→点击常用工具栏中公式按钮→打开公式对话框→在公式文本框的‘-后输入18x25.4(图2)→按确定按钮→在原来18的位置得到457.2，即18in=457.2mm，再将原来的III改为mm，如图3表示此过程。旦旦乙圃III主旦-+457.2in旦旦~57.2圃'些纪巳457.2mm选中18_.~it'Jj:_.~fin__葡入mm图3计量单位转换过程与使用一般计算器相比，此运算过程中输入的被乘数和乘数是同时可见的，便于编辑人员作核对，并且计算结果直接覆盖原先内容，可完全保证转换的正确性。·167·第12品j.r幸伊岭科毒tM刊毒害III私4在研4夺公论文汇编·上海2译名的规装在对稿件的编辑加工中，常会遇到一些不正确、不规范的表述，比如原稿中的一些译名会出现不同的中文表示。如Markov(马朱可夫〉就有不同的译法:马耳可夫、马然科夫等;Fouriei(傅呈叶〉译成傅里哀、付里叶、傅立叶等;还会经常出现诸如波尔滋曼(波耳兹曼)、伯努力(伯努利)等不规范译名。根据国家有关标准LIU在科技出跟物中必须统一翻译名称，规莲出般物中的名词术语。因此，可在Word的常用工具栏中建立自定义命令按钮，可将规范的、公认的寺业术语放入自定义的命令按钮内，如创建一个名为译名的命令按钮。利用Word的自硝图文集功能在译名命令按钮中建立傅里叶、被耳兹曼、伯努利等词条(阁的，同时还可将平时编辑工作中积累的，经常出现的，容易写错的名词、术语及缩写诗条敖入其中。编辑时只要在屏幕上点击译名命令按钮，并点击相关词条即可将其插入到文档中以替代那些不规范的表述。3西文字母的正确表示及表格规范按国家标J准6怯瓮[山2勾}，雷诺数Re、欧拉数Eu写斜体表示，后一个字符用小写斜体表示。再以m为例，其在科技出版物中的正确表示是:~表示物理学中的震量时，用小写、斜体〈如m=5kg);当表示长度单位时，用不如修铺的小写字母m(表示米);当表示为一个数学矢最时，用黑斜体的小写字母m。为使表格简洁明了，对原稿中的卡线表改为三线表，等等。诸如此类的规范表示，需要编辑人员对原稿进行惨夜。为此，在对稿件进行编辑时，经常要用到Word的某些命令，而这些命令在Word已有的常用工具栏里是没有的，当要执行这些命令时，需要编辑者经过多次单击鼠标才能完成。如将一个选中的字符变为上标，需要单击鼠标四次(点格式一→字体→上标→确定)。如果将字符变为上栋的Word命令以按钮形式显示在Word编辑窗口上，此时将…个选中的字样变为上标，只需要单击鼠标一次就可完成。为此，创建一个名为编辑工具的自定义工具栏，其中放置编辑稿件时经常会黑羁的一些Word命令。如在编辑工具中放量符号、聋找、镇辑、上标、r标、公式编辑器、更改大小、表格等命令按钮，如图5所示。器4自动图文集命令按钮陶铸工具啕a麟.rXlXl指烹段文小笃喝i榻图5编辑工具栏4量符号修改科技学术刊物所攒及的研究领域广泛，不同学科有不同的计量单位和符号，按照期刊的规范，论文中的科技术语、专用名词、计量符号及计量单位都要符合国家标准。论文中也不允许出现一符多义的现象，如当论文中用t表示了时间量的名称，就不能再用t来表示温度量的名称，此时只能用备用符号θ表示温度量的名称iM}o为方便编辑人员查阅，可在Word应用程序内建立一个量和单位窗口[5]，将科技期刊所涉及领域的有关学科的量符号、单位符号以及不再单位之间的换算国数放入其中，让编辑人员在对照藕进行惨夜时，能直接在Word界面随时进行聋阅，以便及时对论文所及量和单位进行核对和修订。15结束语利用Word具有的编辑功能，使编辑者在修改、编排科技论文时，能有效利用作者发来的电子搞件，在电脑屏幕上直接进行操作，减少了许多重复劳动及查找有关标准的时间，大大提高了捕辑效率。参考文献:[1J新闻出盟总署科技发展苟，新闻出题总署图书出版管理苟，中国挥准出版社编.作者编辑常用标准及规莲[MJ.北京:中国标准出版社，2∞3.[2J国家技术监督局.最和单位[5J，1993.[3J郑桂水，林章波.中文Word2∞0高级教程[MJ.北京:中国水利水电出版社，2仪)().[4JRonMansfieldJ,OlsenW.Word2(削从入门到精通[M].王雪松译，北京:电子工业出版社，1999.[5J刘铁英，张小白，叶慧玲.WordVBA及宏在科技期刊编辑中的应用[J].编辑学报，2∞7，19(1):47-48.•168•