办公效率宝典

MicrosoftOffice办公效率宝典二〇〇四年二月目录轻松提高办公效率...........................................................3使用语音和手写输入功能快速添加文字.................................................3选择模板创建规范化的公文.....................................................................8使用自动更正功能和自动图文集...........................................................13坚如磐石的安全性.........................................................17设置文件保护...........................................................................................17数字签名....................................................................................................20宏保护........................................................................................................24自动修复....................................................................................................26流畅的交流与沟通.........................................................30整合电子邮件...........................................................................................30传送邮件....................................................................................................38发送审阅/比较合并..................................................................................41版本............................................................................................................45多语言部分.................................................................49Unicode......................................................................................................49简繁转换....................................................................................................50英汉汉英字典...........................................................................................53我是一个在政府部门工作的小秘书，现在，政府大力推行“无纸办公”，倡导使用计算机处理文档。这可急坏了我的领导王处长，焦头烂额地向我询问如何使用办公软件。其实使用微软公司的Office软件非常容易，它界面友好、操作简单、保存方便。我就以现身说法，和大家共享Office软件的妙处吧！轻松提高办公效率使用语音和手写输入功能快速添加文字王处长从前办公是不使用计算机的，他鼠标操作不太灵活，打字速度又不快，怎么办呢？Office就将他拒之门外了吗？当然不！使用OfficeXP简体中文版，只要配置一个麦克风，训练计算机熟悉你的语音，就可以解放我们的手指了。打开MicrosoftWord应用软件，会出现如下的界面：我们使用鼠标单击[工具]菜单下的[语音]选项，计算机会提示我们安装好麦克风，开始语音训练：接着，计算机会让你以平和的语调念一段文字：“今天的天气好极了。”看看系统对语音的接收情况。回答语音向导的几个简单问题以后，就可以开始语音训练了。注意，要保持周围环境安静噢,这样录制的效果会更好。确认麦克风和音箱与计算机已经正确连接。单击“下一步”按钮。朗读“我正在使用‘麦克风向导’。它正在调节我的麦克风音量”一句。变幻的颜色表示你的声音已经被计算机听到了。然后，“下一步”按钮才能变成可选。单击“下一步”按钮。如果你不放心的话，还可以选择更多训练，你训练计算机的时间越长，它对你的语音识别效果就越好。好了，现在就检验我们的成果吧！当输入法工具条上的麦克风按钮按下时，系统处在语音输入状态。我们的王处长只用了15分钟的时间，就完成了语音训练，瞧，他已经开始使用计算机工作了！我们选择一段训练文本，就可以开始语音训练了。以平常的速度朗读“欢迎使用……”一段，文字中反蓝的部分是已经被系统识别的部分。不用担心，无论您是标准的汉语，还是带着或多或少的方言，语音识别都会照单全收。录制好的语音会作为配置文件保存在计算机中，每次做新的语音训练，配置文件也会随之更新。怎么样，效果不错吧？其实用语音输入文字只是Office软件“语音功能”的一小部分，用语音输入命令也是可以的！我们只需要在“输入法工具条”中选中“声音命令模式”：自从我教会了王处长使用OfficeXP提供的语音功能，他就可以轻松地输入文字、操作菜单命令了。他还连连夸奖Word应用软件的智能化，不信，你也试试吧！今天一大早，王处长就找我询问，他遇到了一个难题，输入人名的时候碰声音正转化为汉字。输入的声音变成了文字。对着麦克风说：“文件”，于是“文件”菜单打开了。多神奇！到“蕈”这个字，不认识，没法念出来，也无法使用拼音输入法，五笔输入法又不会，怎么办？……OfficeXP提供的“手写输入”功能就是法宝！那些知形不知音的生僻汉字，用鼠标写出来即可被计算机识别。“手写输入”又提供了几种功能适应于不同的场合：“框式输入”功能从输入法工具条中选择“手写输入”中的“框式输入”选项：在框中将这个字写出来，在书写的同时，Word软件还会智能地为你提供相关字的选择。“任意位置书写”功能从输入法工具条中选择“手写输入”中的“任意位置书写”选项，此时可以在纸的任意一个地方书写，完成后系统会自动识别。“绘图板”功能王处长想把自己的手写签名也保存起来，这样签署文件既有权威性，又倍感亲切。打开“手写输入”中的“绘图板”选项，此时手写输入的文字或图形都会保存为图片格式。怎么样？签名和小图画都做的那么漂亮！我猜，你一定跃跃欲试，想亲身体验OfficeXP带给你的方便了吧！选择模板创建规范化的公文王处长今天又给我布置了任务，让我把上周的会议内容整理成“会议纪要”，并保存为电子文档。天哪，上学读书时学习的“行政公文书写规范”都忘得差不多了，应该使用什么格式呢？我对着计算机屏幕和纸上潦草的几个字发呆……对了，Word应用软件中为我们提供了“模板”，已经将内容和格式规定好了，看：有很多模板供我们选择：传真、信函、报告，我就选择“会议议程”这个模板啦！从右侧的“任务窗格”视图中，选择“通用模板”只要回答向导的几个简单问题，Word就为我们定制了一份“会议纪要”的文档，我按照实际内容填空就可以完成工作了。如果Word应用程序提供的模板还不能满足你的需要，我们可以到微软网站的模板库中去挑选，只需要在任务窗格中选择Microsoft.com上的模板，Word应用程序就会自动链接到微软网站的模板库：从右侧的“任务窗格”视图中，选择Microsoft.com上的模板看，模板库还有这么多类型的模板可供我们选择，而且微软公司随时更新内容以满足广大用户的需求。比如，我们需要撰写一份通知，就可以在“办公”类别中找到“通知”的模板：只要点击“在Word中编辑”，就可以直接在Word应用程序中编写“通知”这份文件了。除此之外，我们还可以选择“财务”类别，像“养老金投资计算器”、“贷款计算器”等都是非常方便的工具，可以帮助我们个人理财。看这个“贷款计算器”：我们只需要输入几个简单的信息，如“贷款总额”、“年息”等等，我们就可以通过Excel强大的计算功能，了解到“付款本金”、“利息”、“余额”等相关信息。我们撰写劳动合同、法人证明、公司章程等文书的时候，都可以从“模板库”的“法律”类别中找到。当然，我们还可以制作自己的模板，比如说，把我们市政府的红头文件保存为模板，每次有什么新的内容只需要更新就可以了。这是一份格式已经设定好的文件。我们现在将它保存为模板：选择[文件]菜单下[另存为]命令，在“保存类型”中选择“文档模板”，在“文件名”中输入模板的名字，如下图所示：现在，再启动Word应用程序，在通用模板的“常用”选项卡中，我们就可以看到自己制作的模板：有了模板，我处理公文的效率大大提高，而且能保证文体风格的规范化、统一化，王处长对我的工作大加赞赏，还真得好好感谢Office软件的强大功能！使用自动更正功能和自动图文集王处长总是夸我输入文字快又准，今天还向我请教秘诀。其实我的打字速度不算最快的，关键是使用了Office应用软件中的一些小功能，助我一臂之力。先向王处长简单介绍“自动更正”功能。打开[工具]菜单下的[自动更正选项]命令，你会看到Office自动地检测并更正错误拼写的英文单词、不正确的大小写，它也会将中文中某些错误的用词、语法、句法标识出来，这样在输入文字的时候，一旦出错，Office会像一个小助手，帮助我们及时地校对。其实最酷的地方还不在这里，我们可以添加自定义的内容，比如说，我在键入“ZG”的时候，Office自动将它更正为“中华人民共和国”，操作很简单，打开[工具]菜单下的[自动更正选项]命令，如下图：现在，只要我在输入文字的时候键入ZG，就会显示为“中华人民共和国”的字样。如果某一次输入时不需要更正，当鼠标移到文字旁边，“自动更正选项”按钮会自动出现，给出提示，撤消“自动更正”：插入图片也可以啊！比如说某一个公司的标志，当我键入“LOGO”这几个字母的时候，Office自动将公司的标志插入到文档中,操作步骤如下：1．在文档中先插入这个公司的标志；在“自动更正选项”对话框中，输入替换的内容为“ZG”，而替换的结果是“中华人民共和国”，鼠标单击“添加”按钮完成。2．打开[工具]菜单下的[自动更正选项]命令；3．输入替换的内容，如：“MS”，鼠标点击“替换”这个按钮。在以后的输入中，只要键盘输入“MS”这两个字母，Office就会自动插入公司的标志：看，省去不少时间吧！这才是我输入文字速度快的原因。讲到这里，王处长对我已经是刮目相看了，“小鬼，如果我添加了很多替换的方式，什么A是中国啊，B是北京啊……，这么多，我哪里记得清楚？”“这……，没关系，我们Office还有自动图文集！”“自动图文集”中按类别存储了许多常用短语，如称呼、参考文献行、问候语等等。我们选择[插入]菜单下的[自动图文集]，显示如下的对话框：选择“显示工具栏”，就会看到“自动图文集”所有词条内容。当我们使用中文输入法的时候，自动图文集会显示中文的称呼、问候语等词条，如果在输入一篇英文文章，