如何开个有效率的会

如何开个有效率的会议讲师：沈XX老师一、何謂會議複數的人，集合於一定場所，以口頭交換各人的意見、想法、情報，並努力去達到某些共通的結論。二、會議的種類(一)以模式而言:1.正式的與非正式的會議2.定期的與不定期(臨時)會議3.商量、協商型－報告、情報交換4.創意開發型－自由發表意見5.教育指導型－會議是實踐之場(一)以目的而言：1.以傳達命令為真意2.為了連絡協調而召開會議3.以收集情報或聽取意見為目的4.以作決策與起草為目的5.委員會6.機能中心會議三、為什麼要開會(一)文書所不具有機動性(二)責任之明確化(三)協力態勢之確立(四)責任感的喚起(五)相互啟發四、為什麼開不好會(一)組員不知適當發問技巧(二)推銷式領導行為(三)內部衝突(四)可行方案不足(五)不夠袒誠(六)沒有議題的座談(七)缺乏自我檢討(八)未能將決策有效地轉達給執行人員五、會議的反省(一)要有近代化意識與教養(二)對民主主義的理解(三)四不六、會議領導人的資格要件(一)豐富的人性(二)公平與忍耐(三)熱誠與幽默(四)分析力、判斷力、綜合力與豐富的知識與經驗(五)推銷員的精神(六)具有好的一面之民主性七、會議的計劃(一)議題之明確化1.事實的收集、整理2.判斷資料的提出3.自己想法之整理(二)目的之明確化1.議題是什麼2.是否要作決定3.是否要作協調4.是否要提建議(三)必要性之檢討1.用文書不行嗎?2.以自己的責任與權限沒法處理嗎?3.不開會，用協商不行嗎?八、會議準備之檢查(一)會議參加人員的選定方法1.從與問題有關的人當中選擇2.對該問題有豐富知識與經驗且協力性的人3.在該問題上之處理上，最後必須取得該人同意者，須要求其參加4.上下階層的幅度盡量要小5.人選不以個人的或利害關係為中心6.人數以8至15人為適當(二)會議時日的決定方法1.對特定人選不方便時，會議就失去意義2.特別繁忙的人士或有力人士，提早交涉、預留時間3.會議時間，須決定幾點到幾點，使參與人安心開會4.會議中須無干擾的情況下進行(三)會議所需時間的決定方法1.從生理及心理條件而言，二小時為限度2.管理大師彼得杜拉克先生主張以五十五分鐘為限度(四)會議場所的決定方法－適切的環境與大小(五)會議的事前連絡－適時的正式通知(六)會議資料之整理與準備－請參加者提供(七)會議場地與設備1.環境配合人數的大小逃離噪音空氣流通好施以色彩調整照明2.設備桌椅－比辦公用者略為寬舒視聽器材其他小東西3.席位的配置(八)會議進行的計劃九、會議成功的五大要素(一)議題要和參與開會的人有關(二)選定適當的出席人員(三)主持人(四)會前要有充分的準備(五)參與開會人的態度十、會議的領導方法(一)導入議題(二)充分發言1.指名發問2.交替發問3.以全體人員為對象發問(三)獲得一致的結論1.首先去掉一些大家沒有能力做到的一些想法2.刪除一些離題的意見3.剩下的一些可行高見，讓大家評估每個意見的優劣點4.最後評估選出的意見是否能達到議題的目的(四)對每個結論，確定負責實施的對象十一、主持會議的要領(一)製造良好的氣氛(二)會議的目的要清楚(三)不要脫離會議主題(四)不要講得太多(五)要做無名英雄(六)要會使用輔助材料(七)不要匆忙，不要急於作結論(八)探索實現之可能性(九)接受他人之助(十)常遭遇的難題與應對方法1.不發言的人2.發言太多的人3.習慣性的反對者4.脫離了主題5.提出的意見過於抽象時6.會場內有人私自交談不斷7.有人打瞌睡十二、做好會議終了的追蹤工作(一)會議記錄的作成(二)決議事項的實施十三、會議參加者須知(一)是否已有萬全的準備(二)出席會議時的基本態度(三)積極的發言(四)發言不要裝模作樣，不生硬(五)不要獨佔發言(六)整理自己的意見(七)對領導人的協力(八)勿破壞人際關係(九)不要成為唯唯諾諾的人(十)不可鬧彆扭(十一)說話的態度與方法(十二)要有問題意識(十三)嚴守時間(十四)不要出席會議而忽視會議(十五)自我訓練(十六)會議終了之後十四、理想意見提出的方法(一)先提結論(二)整理得簡潔正確(三)龐大資料要割愛(四)見人說法(五)配合主題的意見，結合行動的提案(六)說話要合邏輯(七)面對全體者講話(八)配合會議的進行階段(九)發言時間自我控制(十)一次提一案(十一)眼睛嘴巴同樣要說話(十二)冷靜、誠實而熱忱十五、提意見的盲點(一)一時想到(二)反射發言(三)盲從附和(四)話中有話(五)自我意識(六)自我宣傳(七)利己本位的論陣(八)退一步海闊天空(九)斷定性發言，要有保留的講法(十)打岔發言(十一)脫線居士(十二)討論非競賽十六、會議增加的背後(一)工作的重複太多(二)權責不明確(三)命令系統未統一(四)中間階層太多(五)制度或手續不完備(六)職能過於分散(七)上級主管無決斷力十七、會議效率化(一)會議時間佔有你持有時間的四分之一為限度(二)不作為逃避工作的手段(三)確定處理問題的負責人(四)遵守會議的進行規則(五)作不開會的打算(六)廢止形式化的會議(七)活用會議(八)採取正攻法十八、結言會議準備檢查表1.寫出會議的目的2.是否一定要開會才能達到上述的目的?□是□否3.會議的型態□討論型會議□傳達型會議□共識型會議4.會議的時間5.會議的議程及主持人6.會議的地點7.會場如何佈置8.出席人數9.出席者名單(職稱)10.出席者座位安排11.是否準備名牌□是□否12.是否安排出席人員往返會場的交通工具□是□否13.是否安排出席人員住宿問題□是□否14.會議通知單幾號前發出□是□否15.是否有資料隨會議通知單預先發出?□是□否會議準備檢查表16.準備那些必要的輔助視聽器材17.準備那些文具18.準備會議場所周邊住置圖l電話地點l洗手間l茶水間l餐廳l休息室l安全門19.是否要求參與開會者準備資料及副本份數?20.安排食膳及桌位21.其它□是否有人吃素□是否有殘障者參加□是否需要翻譯會議主持人自我檢查表檢查項目檢查點1.準備(1)開會通知單上是否充分說明了議題及會議的目標。(2)會議場地是否理想。(3)會議使用的器具是否齊全。(4)會議的人選是否妥當。2.導入議題(1)是否在導入議題前能製造好的會議氣氛。(2)是否讓參加開會的人都秉持積極參與的態度。3.進行討論(1)是否能讓大家踴躍發言。(2)是否能針對議題深入討論。(3)是否會議的發言被少數人主導。(4)時間是否控制妥當。(5)是否能讓大家坦誠發表意見；意見相左時，彼此能徹底溝通，務必尋求最佳方案。(6)會議氣氛是否生動活潑，討論熱烈。4.導出結論(1)是否能扼要地綜合大家的意見。(2)是否能得到具有創意的結論。(3)每個結論是否都經過充分的溝通。(4)是否大家附和少數主管的意見。(5)是否常用表決方式得出結論。(6)是否結論都能贏得大家的共識。(7)導出的結論是否指定專人負責執行。(8)是否在預定時間內結束會議。主持會議檢查表檢查項目MEMO我主持這次會議要準備那些資料及事項?我要如何導入議題?我要如何進行討論?我要如何導出結論?會後的決議事項都有指定明確的人負責嗎?主持會議遭遇問題的對應心得累積表主持會議遭遇的問題我的對應技巧上級人員與部屬同時出席，部屬畏於說出自己的意見1.2.面對習慣性的反對者1.2.脫離會議主題1.2.會場內私自交談不斷1.2.有人打嗑睡1.2.與會人員過於內向1.2.提出過於抽象的意見1.2.與會人員發生爭執1.2.會議記錄表會議名稱地點時間開會時間散會時間主席紀錄會議目標出席人員會議內容及決議事項決議事項的實施實施項目負責人/協辦單位完成期限出席人簽章會議後決議事項追蹤表決議事項實施內容負責人協辦單位完成期限參加開會人員自我檢查表檢查項目檢查點1.準備(1)開會前對議題與目標是否充分理解。(2)是否在會議前充分準備好開會所需要的資料。(3)是否事先思考要表達的意見。(4)是否準時參加會議。2.會議進行中(1)是否積極參與發言。(2)是否注意傾聽別人的意見。(3)是否注意發言不脫離主題。(4)是否喜歡否定別人的意見。(5)言辭用語是否傷害到他人。(6)是否人身攻擊。(7)是否對人不對事。(8)是否尊重主席的指示。3.導出結論(1)是否盡心盡力地協助主席導出結論。(2)是否能贊成別人較好的意見，而放棄自己的意見。(3)是否能堅持找出最好方案的態度，導出結論。參加會議檢查表檢查項目MEMO我參加這次會議的理由?我參加這次會議做了那些準備?會議中我要提出什麼意見，我要注意那些事情?我要本著什麼態度協助主席導出結論。我能清楚地向主管或同事說明會議的經過及結論嗎?我能明確知道會議後的進行事項嗎?