如何做个有效率的生活家

宜蘭縣政府宜蘭縣政府第1頁個人時間管理如何做個有效率的生活家宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第2頁適合對象•非常忙•瑣事一大推•可是又好像什麼重要的工作都沒做•想改變卻又不知如何改變•相同的時間產生不同的效果宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第3頁設定目標(老生長談)•有些人工作很長，卻又一事無成•有些人工作很短，卻相當有成就差別在於目標設定而已，要有正確的目標宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第4頁目標的總類•依時間有–短期目標(半年內的目標)–中期目標–人生目標(五年以上的長遠目標)宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第5頁目標金字塔長程目標年目標季目標月目標週目標日目標宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第6頁•依對象區分–健康目標–家庭目標–工作目標–財務目標–人際關係目標–學習成長目標–娛樂目標–公益目標宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第7頁目標設定•目標必須正確•寫下目標•不時思考，檢討目標•尋求良師益友建議•要訂下目標完成的期限或時間•每ㄧ個人皆知道，可是感受都不ㄧ樣宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第8頁時間管理的目的•將時間投入與目標相關的工作上就是時間管理的目的。宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第9頁有效管理時間的方法•目標建立與設定優先順序–讓你投注心力在重要工作上–增進工作效能–為組織增加更多價值–更有效的運用個人時間–不保證可以空出很多時間宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第10頁緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事優先順序宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第11頁緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第12頁宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第13頁陷阱一:時間的配置不對•Reaction消極回應vsProaction積極掌握•危機就是轉機•規劃重於做事•最好的控制是預防•預防勝於處理宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第14頁不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第15頁明智的時間配置III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第16頁陷阱二:拖延•除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快•不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第17頁思維習慣的改變•這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.•養成速戰速決的習慣•將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務•完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第18頁陷阱三:事必親躬•韓非子.八經–下君,盡已之能–中君,盡人之力–上君,盡人之智•諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死.•為何事必親躬?–因為怕部屬取代–不放心部屬,不信任部屬–要求標準過高宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第19頁陷阱四:有求必應•會花太多時間,時間不夠會犧第二項受人尊敬重要,還是受人歡迎重要•不好意思拒絕請託的原因–接納請託比拒絕請託容易–擔心觸怒請託者–想要做廣受愛戴之好人–不知如何拒絕他人之請託•每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地拒絕.宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第20頁1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下Conclusions:時間管理架構1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事宜蘭縣政府宜蘭縣政府第21頁如何提高工作效率宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第22頁如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.2.以PDCA分佈週一到週五的工作性質.3.保持良好的體力;養成運動的習慣4.身心均衡地發展;培養良好的嗜好宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第23頁1.工作時段分配法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構4.執行進行中專案1.面對面FollowUp2.GoAround3.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃/UpdateFollowup進度(1hr)3.Update/Modify進行中專案1.花1小時寫作宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第24頁2.每週工作性質分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放鬆,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球2.組內專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調整,Update計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼?意義何在?2.有沒有辦法提昇自己的價值?3.計劃/規劃宜蘭縣政府宜蘭縣政府第25頁如何管理你的EMail葛洛夫:你的時間是不是被Email切成零零碎碎的片段?集中處理它.宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第26頁先問自己以下這幾個問題1.你一天花多少時間在看Email?2.你進Email會不會看小品?3.你看Email的時間是連續的,還是片斷的?4.你的Email有沒有做分類?5.你回信時是邊看邊回,還是分類後集中回信?6.你進Email信箱,是先看信還是先發信?宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第27頁如何提高Email的處理效率•一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然後做分類的動作•養成習慣,一天只有三個時段看Email•除了急件以外,集中時段回信宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第28頁看Email的時段分配時段信箱回信備註09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人V宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第29頁Email資料夾的分類•公務•老板的重要信•專案•私人•有空再看宜蘭縣政府宜蘭縣政府第30頁如何展開你的計劃一日之計在昨天下班前一週之計在於週日一月之計在於月底宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第31頁1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下良好的時間管理來自於計劃1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第32頁PADC不好好耗用時間花時間在計劃上才是最節省時間的作法耗用時間宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第33頁80/20法則80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物宜蘭縣政府宜蘭縣政府第34頁執行能力的強化宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第35頁備忘錄時間管理的利器:to-doList備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規劃3.家庭,健康,財富ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀念日RoutineWork1.日常工作2.定期約會宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第36頁執行的技巧•靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走(游刃有餘).分解完畢牛尚不自知已經被解體•由計劃階段時即被簡單勾勒出來•做對的事情,並不會耗費太大的力氣.反而做不對的事情,才需花時間東補西補.宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第37頁Buffer緩衝區•並不是每件事情都那麼的急•如果我們每件事情都要即時地處理掉,相信我們會變得神經兮兮的•所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時間到時又要能提醒我們宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第38頁需要知道資訊宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第39頁區分序列與並列任務宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第40頁排定任務宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第41頁重新協議完成最後日期宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第42頁訂出預留的時間•管理大師PeterDrucker建議執行者要好好運用可以自由支配的時間，所謂「可以自由支配的時間」就是個人可以掌控的時間（約佔25%）。•您可在「可運用的時段」中挪出或設定一些時間，以便處理一些零散的重要事項。宜蘭縣政府簡報宜蘭縣政府第43頁報告完畢