设计公司的档案管理

浅议设计公司的档案管理摘要：文化创意产业高速发展的背景下，设计公司在内地行内企业发展态势整体良好。但是，因为诸多原因，设计公司的档案管理存在诸多不尽如人意的地方。为此，笔者首先论述了设计公司档案管理现状，进而依据行业与设计公司自身特点，从五个方面阐释了完善设计公司档案管理的策略，希望对设计公司改进档案管理提供一点参考。关键词：设计公司；档案管理；管理策略1设计公司档案管理现状设计公司本质上是用创意设计制造价值的知识性企业，属于文化创意产业之一。我国文化产业发展的总体态势是：2004年起，中国文化产业的增长率为每年15%，远远超过同期gdp增长率。文化产业异军突起，各项指标均位居世界前列。[1]产业的蓬勃发展带动设计公司在内地行内企业迅猛发展，但是产业内部存在种种问题，比如企业制度还没有完备，长久发展缺少可持续动力等。因为企业规模问题，设计公司多为10人以下的小企业，即使是著名的中国设计公司如正邦设计、朗图设计、早晨设计等业内前十强，也不过二三百人，囿于人手问题，多数设计公司在档案管理方面明显缺失、甚至缺位。由于设计公司急于赚钱急功近利的短期行为，管理者不可能自发产生文件档案管理的良好机制，所以设计公司档案管理状态堪忧。因此，产生了很多不利于设计公司长远发展的因素。如不重视设计方案的有效归档管理，不重视企业客户档案的维护，以至造成设计企业商业秘密的扩散和客户的流失，给企业的长远发展带来很多困难甚至重大损失。另外，设计公司人员流动频繁，许多设计师将自己的设计方案握为己有，不及时送归公司相关部门入档，跳槽时有的设计公司又没有加强离职管理，导致设计企业设计思路的流失，甚至失去在某些领域设计思路领先的优势。在引发知识产权纠纷时，也没有原始凭据作为依据，往往处于不利地位。作为将知识创意转换为价值的设计企业，知识产权的保护尤为重要。如果长久对档案管理不加以重视的话，企业的生存发展都成问题。同时，也因为设计公司人员流动频繁，所以不少设计公司不重视对设计师的人事管理档案管理，造成许多设计师人事档案的不完整，漠视设计师权益必然导致向心力不强，影响设计公司的人脉与发展。此外，经营管理者将合同协议视为秘密不向档案室移交，行政管理中各种会议等记录也没有及时归档，造成文件归档不能全面完备，最终导致设计公司企业管理制度的不完善。故而，完善设计公司的档案管理，站在现代企业制度管理的高度重视档案管理，从长远看，有助于提升设计企业的竞争力、凝聚力；有助于维护设计企业合法权益；有助于设计企业构筑企业信用体系，提高企业诚信度，树立企业形象；有助于培养和形成企业文化，创造出独特的设计理念，摆脱急功近利，最终以鲜明的品牌立足于激烈的市场之中。2完善设计公司档案管理的相应策略设计公司档案管理的根本目的就是要为企业成长发展助力，要把核心档案当作企业生存发展的生命，同时根据自身特点推行简约式管理。在此基础上，实现档案管理规范化、知识化、信息化。（1）完善核心档案管理。“企业核心档案资源指现代企业运营必备的档案文件”。[2]对于设计公司而言，所谓核心档案资源就是事关公司生存、发展的必要的档案文件资料。一旦失去，会给设计公司带来重大损失，导致设计公司将无法恢复、重建与运转。所以，加强核心档案管理，对于设计企业至关重要。那么哪些档案属于设计公司的核心档案呢？主要包括如下几个方面：第一，设计公司的资本、财产及技术资源凭证。如设计公司的营业执照、资本金凭证、债权债务凭证、事关公司成立的其他相关证明（如有限责任公司的股权证明等）、合同文书、外观设计（如外包装设计）等相关的知识产权证明、特许证书以及其他相关财务文件等。第二，设计公司经营活动必须的依据性文件。如设计方案、招投标文件、市场运营方案、客户资源档案、与设计相关的各类标准等。第三，设计公司运营管理的规范性文件。如设计公司管理章程等相关制度和规定、主要设计师个人资料等。有论者认为，必须让众多的档案信息成长为具有知识产权的企业核心竞争力。[3]因此，作为设计公司灵魂的设计创意（即知识产权档案），必须成为企业档案核心之核心。对此，设计公司应加以高度重视，加大管理力度。保管好企业的核心档案，就是保管好设计公司的立身基础。（2）例行简约式管理。鉴于设计公司的规模和运营状况，笔者认为档案管理应该例行简约式管理。但是简约并不是简单，简约式管理的归结点就是高效、便捷。诚如李兆明副研究员所言，“简约，是对企业档案管理传统理念的更新，是对档案劳动方式和生产力的解放！”[4]概言之，就是档案室藏档简约组织，档案利用简约检索以及档案管理中的其他管理简约化。具体到设计公司推行简约式管理，就是依据行业与公司自身特点，首先确定档案的简约分类，这个是纲，是其他简约管理的前提。根据李兆明先生的方法，并且结合设计公司的实际情况，确定如下简约分类：1）分类规则：年代——类别——保管期限。2）分类代号、分类类目：a.行政党群管理类；b.法规制度类；c.财务审计类；d.人事劳资类；e.经营类；f.知识产权类；g.其他类。以此为出发点，简约划分档案保管期限，实现档案简约编目，最后组成简约化的设计公司档案室藏；其次推行“直接检索法”。简化档案使用手续，从而充分有效地为设计公司发展服务；最后，在公司档案安全保管方面注重实效，依据“四步法”实现公司档案的新陈代谢。（3）实现规范化管理。其一，组织完善，制度完备。建立完善的组织管理体系，是实现档案规范化管理的基础。因此“要做到四个‘有’，即有人管理档案；有档案管理制度；有保存档案的场地、装具；有各门类和载体的档案材料并开展了档案的归档和管理工作。”[5]其二，依法治理。主要依据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等法律法规以及设计公司自身的档案管理规章制度，对公司的档案加以管理。其三，完善岗位设计与流程设计，主要推行简约式管理。其四，分类管理，重点保护。设计公司应当配备专兼职档案人员，负责公司的档案管理。由于设计公司人员较少，如果配备专职档案管理员缺乏条件的话，可以由行政或人事专员兼任档案管理员，但是必须加以培训，使之具备管理档案的专业知识和技能。（4）促成知识管理。设计企业成长特别需要年头打磨，只有凭借丰厚的积累和沉淀方能形成企业独特的风格、思维方式以及创意产品生产方法。积累和沉淀又离不开档案，对于设计公司而言，档案资料已经不仅仅是对企业过往的原始记录，更是对创意设计思路的总结、发展与升华，进而内化为设计企业成长发展的精神要素。内在的精神素质铸就设计公司独特的品质与传统。同时，设计企业依靠创意谋生存，创意不能一层不变，因循守旧，必须不断创新。创新又不可能凭空产生，必须依据现有知识经验，而现有知识经验需要加强对设计公司旧有档案资料的整理、分析以及再创造的过程。只有通过对以往知识、经验地共享与汲取，才能培养出具备设计公司自身特色的企业文化传承者，从而形成设计公司塑造自身传统的一个有效途径，进而形成一以贯之的设计特质，为企业发展提供动力。我们必须认识到，“以知识管理为导向创新拓展档案管理，已经成为档案管理发展的必然趋势。”[6]故而，设计企业更应重视档案知识化管理，将档案当作企业发展必不可少的知识资源。（5）采取信息化管理。“所谓档案馆信息化，就是运用信息技术，使档案馆自动化水平不断提高，逐步使其服务内容、服务方式和服务手段逐步向适应信息社会的现代化档案馆的转化”[7]知识经济时代，也是信息化的时代。主要采用电子计算机作为档案信息管理的载体和工具。这有助于企业实现无纸化办公，节省办公成本，提升工作效率；又可以使“档案工作的重心由实体管理向信息管理转化”，极大地促进档案管理工作。档案信息化研究涉及的方面很多，于此不赘。下面仅就设计公司在档案管理信息化过程中需要特别注意的几个问题加以说明：其一，设计公司应当将所有核心档案信息化归档处理，并且加以备份，尤其涉及企业核心利益的档案要加密管理；其二，设置内网，在设计公司员工内部有限制地共享企业档案资料，但是要利用技术手段，保障如设计方案等核心信息不被盗取。有些设计业务涉及合同的，可以由网络实现调阅合同文本。国内有些地方的民营企业将企业运营相关重要文件采用djvu格式加以保存，在调阅时十分清晰便利，可以为设计公司的处理相关档案文件时提供借鉴；其三，无纸化后固然压缩了管理空间，但不是对于所有的档案都适宜，有些原始凭据，仍然要以纸质文本方式保管。诚如前文所言，设计公司应该促成档案的知识化管理，信息化管理应该为该项管理目的服务。通过对公司所有档案数据的处理，使之成为对设计公司有用的信息，信息再加工变为企业发展有关的相关知识，信息化档案室应将信息加工处理、使之成为知识模块，为公司职工成长提供丰富的内部知识与经验。如此，信息化管理档案的目的才最后实现。笔者期待设计公司能够高度重视公司档案的价值，认真致力于公司档案资源建设，最终为设计公司的健康、长远、可持续的发展营造可靠的档案资源保障。参考文献：[1]新世纪实现新跨越·新征程谱写新篇章—从十六大到十八大经济社会发展成就系列报告之一[db/ol].http：//国家统计局网.[2]贺真.论现代企业档案资源建设依据与策略[j].档案学研究，2009（1）.[3]周瑞芬.知识管理视角下民营企业档案工作研究[j].档案学研究，2009（1）.[4]李兆明.企业档案简约管理档案界业务讲座[db/ol].http：//？tid=22628&extra=page%3d1.[5]江苏省民营企业档案实用知识技能60问[c].苏州市档案局馆网.[6]徐拥军.从档案收集到知识积累[c].山西档案，2009（2）.[7]泊客等.社会信息化·我们档案人能做些什么[j].档案管理，2008（3）.作者简介：伍贤亮（1978—），男，湖南邵阳人，贺州学院艺术学院讲师，主要研究方向：环境艺术设计，设计管理研究。