ERP核心业务单据流程及相关制度

ERP核心业务单据流程及相关制度２ERP核心业务单据流程及相关制度－动力事业部第一章总则一、目的为明确相关岗位操作职责，保障各业务单据能有序及时流动，特制订此单据管理流程及管理办法。二、范围各ERP核心业务涉及的所有人员三、管理依据参照《ERP岗位标准操作手册》、《ERP项目管理制度》四、流程图符号说明系统作业待判定外部输入３打印单据单据分发转入流程普通传递第二章流程图一、流程目录1、销售管理模块1.1销售订单流程1.2销售配件订单、发货流程1.3销售整机发货流程1.4销售退货流程2、采购管理模块2.1请购作业流程2.2采购下单流程2.3采购入库流程2.4采购退货流程3、仓库管理模块3.1仓库调拨流程3.2生产领料流程3.3委外加工出库流程3.4委外加工入库流程3.5生产退换料、补料流程3.6仓库盘点流程４4、生产计划模块4.1生产计划流程4.2物料需求计划流程4.3生产报缺流程5、应收应付管理模块5.1预收款流程5.2应收账款流程5.3收款流程5.4预付款流程5.5应付款流程5.6付款流程1、销售管理模块附表1.1：销售订单流程业务编号JNDL1-1业务名称销售订单流程流程适用范围成品发动机销售下单相关岗位及权限岗位系统操作权限销售内勤新增订单新增、关闭销售经理销售订单审核新增、审核BOM管理员BOM创建审核、新增BOM生产计划员生产计划排程查看作业说明客户销售部生产部技术开发部５销售部接客户订单依据现有执行状态判断是否可接单条件如；状态、单价、交期、数量、特殊需求等等，如无可执行状态填写《新品开发试制单》经开发部、质量协调完成评审更新《机型状态表》《BOM表》后，由销售内勤编制《订单流程卡》交技术部生成《生产执行状态表》经技术部长确认后下发，并在YNYY新产品客户订单机型状态表接单否销售订单建立订单执行状态表回复订单凭证销货流程生产通知流程开发进度追踪机型状态表库存生产执行状态表６系统中创建《销售订单》；有库存可调货的在备注栏注明“库存”。销售订单资料输入技术部创建《订单执行状态表》并维护客户《BOM》后通知生产部排产。1.成品组织清查库存反馈是否有可替换库存发货；2.生产部核对交货日期排产；3.采购部组织备货。附表1.2：配件销售订单流程７业务编号JNDL1-2业务名称配件销售订单、发货流程流程适用范围发动机零配件销售订货发货相关岗位及权限岗位系统操作权限销售内勤新增订单新增、关闭销售经理销售订单审核新增、审核BOM管理员BOM创建审核、新增BOM配件仓库管理员新增销售出库单新增成品库管理员审核销售出库单新增、审核作业说明客户销售部仓库财务部８销售部内勤接客户配件订单将配件翻译成我司标准叫法的配件经技术确认后，在系统内创建《销售订单》，并根据客户要求的发货时间生成发货通知单。要求每单在半小时内完成，如物料过多可适当放宽时间限制。全套散件订单按整机订单下达由技术部创建客户《BOM》走生产投料入库流程。打印发货通知单交成品仓跟催。配件仓库按发货通知单要求进行包装，完成后移交成品仓库，并下推打印《销售客户订单图册及发料明细（BOM）销售订单建立回复订单凭证订单凭证应收账款流程国内配件订单发货通知单发货通知单建立销售出库单建立订单凭证９出库单》；缺少物料由仓库负责报缺；订单配件齐备后由成品管理员审核《销售出库单》并组织发运。发运完成后及时将单据分发至相关部门。销售出库单一式四联第一联:存根（白色）第二联：财务（红色）第三联：客户（黄色）第四联：备查（蓝色）客户联应随车发出由客１０户签字确认后回传我司作为对账凭证。附表1.3：销售发货流程业务编号JNDL1-3业务名称销售发货流程流程适用范围整机销售发货相关岗位及权限岗位系统操作权限销售内勤新增发货通知新增、关闭销售经理发货通知审核审核财务部查收货款查看成品仓库新增销售出库单新增１１销售经理审核销售出库单新增、审核作业说明销售部成品仓库生产部财务部客户销售内勤依据交货期编制《预发货表》确认需发货订单下推《发货通知单》传递到：1.成品仓库打印销售出库单组织发货；2.生产部进度跟踪；3.财务部查看到款情况确定可出货产品。销售内勤跟踪订单生产发货。成品仓管员依据《发预发货表可出货发货通知建立进度追踪核准销售出库单出货NY销售出库单YN销售出库建立销售出库单销售出库单销售出库单查收货款Y欠款程序应收账款流程１２货通知》下推《销售出库单》交销售经理审核后清点发货产品发货；发货完成后单据需在半个工作日内传递到各相关部门发货时销售内勤需再次确认发货信息销售出库单一式四联第一联:存根（白色）第二联：财务（红色）第三联：客户（黄色）１３第四联：备查（蓝色）内销产品客户联应随车发出由客户签字确认后回传我司作为对账凭证。附表1.4：销售退货流程业务编号JNDL1-4业务名称销售退货流程流程适用范围发动机整机、零配件销售退货岗位系统操作权限１４相关岗位及权限销售内勤填写退货评审表销售经理/总经理判定退货原因可接受性销售内勤新增退货通知单新增、审核成品仓库新增消退单新增、审核废品库新增消退单新增、审核作业说明销售部技术、质量部仓库生产部/财务部１５销售部接到客户FAX退货通知后填写《销售通知单》交对应负责人签字确认：1.整机退回由总经理审批a质量原因：技术开发部分析退货原因并书面上报;其它原因：由销售经理书面上报。2.零配件退回部门经理批准。《销退单》即《红字销售出库单》由销售部创建《退货通知单》，接受销退品的仓库管理员下推《销退QC销退单Y销退单建立销退单整机退货处理意见表销退单销退单整机配件报废拆解流程采购退货流程退货通知单建立应收账款流程１６单》并打印。质检部针对销退品检验,区分良品及不良品，仓库分库接收并打印《销退单》，退库的产品技术质量部门需要进行分析实验的必须从仓库办理领用手续。整机退回必须填写《退货评审表》，可返工的由生产部按《返工入库流程》办理相关手续。整机判断为“拆解报废”的由废品库管理员办理报废机后续１７退库手续。业务完成后单据需在半个工作日内传递到各相关部门销售出库单一式四联第一联:存根（仓库）第二联：财务（财务部）第三联：销售（销售部）2、采购管理模块附表2.1：请购作业流程业务编号业务名称采购请购流程流程适用范围发动机零配件请购岗位系统操作权限确定入库１８相关岗位及权限销售内勤下推请购单新增销售经理审核请购单审核PMC计划管理员执行物料需求计划新增、维护PMC经理审核物料需求计划审核采购内勤下推采购订单新增作业说明请购单位PMC采购１９请购来源：整车销售订单/全套散件订单：1.仓库按生产计划排程及时查询库存不能满足生产需求，或因批量退货等原因导致库存不足，填写《报缺单》由部门主管签字后交采购部汇总；采购部汇总所有请购数据参考《安全库存》下达《采购订单》采购部依《配套体系明细表》《供货比例表》，确定配套厂家。报缺单核准审查报缺单签核配套体系审查采购流程Y修改NY退回采购订单建立２０下接采购流程附表2.2：采购下单流程业务编号业务名称采购订单流程流程适用范围整车零配件采购订货相关岗位及权限岗位系统操作权限采购内勤新增采购订单新增采购部长审核采购订单审核成本主管新增采购单价新增２１作业说明供货商采购仓库/成本中心采购订单来源有以下几种：1.请购单2.报缺单3.销售订单下达4.安全库存预警。。。采购内勤输入采购订单资料：1.交货日期、生产计划号、产品代码、名称、规格、数量。订单建立时发现无单价数据及时联系成本中心签订《供货合同》并维护系统内采购价格资料，每采购联络作业采购订单建立采购来源检视采购订单核准采购单采购单采购单采购订单审核修改采购单FAXYN进入采购预交追踪管理２２月25日前必须完成所有价格资料维护，未能签订合同的厂家不予挂账。采购订单由采购部长审核签字确认后生效。采购单FAX厂商采购订单一式四联第一联:存根（白色）第二联：成本（红色）第三联：仓库（黄色）第四联：备查（蓝色）采购追踪表２３有：1.采购订单执行情况明细表2.采购订单执行情况汇总表3.采购价格分析表4.采购订单全程跟踪表…附表2.3：采购进货收料流程业务编号业务名称外购入库流程流程适用范围各整车零配件外购入库２４相关岗位及权限岗位系统操作权限采购内勤检视送货单下推并打印送检通知单新增质检员审核送检通知单、退料通知单审核仓库账务员下推外购入库单新增仓库主管审核外购入库单新增、审核作业说明供货商采购部质检部仓库会计２５厂商交货时在《送货单》上注明采购订单号及品号、规格、数量；采购部检视无误后下推《送检通知单》,签字确认后交配套厂商，配套厂商凭单送检；质检部检视《送检通知单》上料品规格,交货种类、零部件状态是否正确后按《质量检验方案》对来料进行检测，判定来料是否合格并签字确认后挂上标识牌：1.合格品在系统内审核《送检通知单》；2.不合格品录入N厂商到货收料通知单建立核对资料QC技术验收外购入库单建立YN送货单送货单Y退回退料通知单退料通知单核对资料外购入库单外购入库单外购入库单外购入库单审核应付款流程NY让步接收特别说明：1、为减少供应商供货时等待时间过长的抱怨，供应商在送货到厂后在外协部打印送检单后，经检验员确定到货种类无误并签字确认后，可凭送检单供应商联（蓝色），在下次供货时换取外购入库单，但由于自身原因遗失送检单，我司有权利扣除部分或罚没货款；2、让步接收产品必须严格执行《让步接收流程》，不得以任何借口或理由绕过，对于未按流程操作而导致产品多入库的由相应责任人承担此单物料全部金额罚款，部门领导负连带责任；3、入库类关联单据不得随意撕毁，必须注明作废字样，并存档3个月，并保证单据号码的连续性，每跳号一张考核相应责任人5元，撕毁考核10元。２６《验退单》；3.生产急用件并可挑选使用的全检挑出满足生产需求的数量后修改《送检通知单》合格数量并备注退货原因。仓库管理员依据《送检通知单》清点实物数量无误后下推《外购入库单》签字确认完成入库手续；让步接收配件由采购部填写《让步接收单》经事业部总经理、技术部签字确认，质检部做好记录，降价接收的仓库账务员需在《外购入２７库单》做备注。注意事项：1.《外购入库单》必须经仓库主管、仓库管理员签字确认后并附上有效的《送检单》才能作为供应商结算的有效凭证；2.当日接收单据必须在次日下午11：00前交财务部。外购入库单一式四联第一联:存根（白色）第二联：财务（红色）第三联：供应商（黄色）第四联：备查（蓝色）附表2.4：采购退货流程业务编号业务名称采购退货流程２８流程适用范围整车已办理完外购入库手续的零配件发生的退货业务相关岗位及权限岗位系统操作权限仓库账务员新增外购入库单新增次品库管理员新增外购入库单新增仓库主管审核外购入库单审核作业说明供货商配套部仓库会计２９此业务包含以下两种情况：1.质量控制部门在接到市场质量反馈或车间生产过程中反映的批量质量问题，经判定为供应商的产品质量未按我司要求供货的，填写《退货通知》，通知采购部联络厂家退回不良品并及时补充正品，仓库在接到退货通知及时将需退货产品清理出正品仓库并清点数量通知仓库帐务员打印《红字外购入库单》经质检员签字确认后，将退货产品放置在次品退货区，厂商退货通知退货单建立退货单退货单退货单退货单质量控制部门退货通知生产换料流程应付款流程３０供应商接收退货时当面清点数量，签字后给予开具《出门证》完成退货交接。2.生产制造过程中，生产换料的小批量次品，退货时由废品库管理员建立《红字外购入库单》经供应商签字确认后，给予开具《出门证》完成退货交接。《退货单》即《红字外购入库单》注意事项：1．供应商每月挂账前必须退完次品库库存，并需凭仓库主管开具的《退货证明》前往财务退货事宜联络退货单仓库备货品管确认退货单确认不良品货物点交不良良品３１办理挂账手续。2.各正品库区管理员在接到退货通知后必须在半个工作日内将退货产品请退出正品库并通知帐务员打印《红字外购入库单》3.外地供应商由采购部代为办理退货手续，并及时清退次品。退货单一式四联第一联:存根（仓库）第二联：财务（财务）第三联：供应商（采购）第四联：备查（库管）3.仓库管理模块附表3.1：调拨流