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提升工作效率技巧•讲师：李薛•2017年4月工作效率决定个人成败∙为什么很多人感觉自己工作很尽力，却没有达到预期的效果或者收效甚微？为什么有的人工作很轻松，而且却能保质保量地完成工作？那么，什么是工作效率呢？工作效率就是指工作产出与投入之比，通俗地讲就是在进行某任务时，取得的成绩与所用时间、精力、金钱等比值。产出大于投入，就是正效率产出小于投入，就是负效率一天动物园管理员发现袋鼠从笼子里跑出来了,于是开会讨论,一致认为是笼子的高度过低.所以他们决定将笼子的高度由原来的10米加高到20米.结果第二天他们发现袋鼠还是跑到外面来,所以他们又决定再将高度加高到30米.没想到隔天居然又看到袋鼠全跑到外面,于是管理员大为紧张,决定一不做二步休,将笼子的高度加高到100米.一天长颈鹿和几只袋鼠们在闲聊,“你们看,这些人会不会再继续加高你们的笼子?”长颈鹿问.“很难讲。”袋鼠说：“如果他们再继续忘记关门的话！”讨论：我们从这个故事中学到了什么？故事提高个人工作效率巧干胜于苦干【案例】人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动：•8:30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。•10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。•10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。•11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。•吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。•14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。•16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。•16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到17:00。•已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。上司不定期召见使时间具有很大的随意性。喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。工作没有目标和程序，就没有主动性。没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。•你是否同时进行着多项工作，但似乎无法全部完成？•你是否每晚回家的时候累得精疲力竭，却又觉得好象有什么事没有做完？•你是否觉得总是没有时间运动或休闲，甚至是随便玩玩也没空？•心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！”•每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中。•常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。活动我的工作清单□□□□□找出什么事情才最重要当明白什么事情最重要，要确保将自己的时间和精力放在“最应该做的事情”上，并切实执行。什么事情最重要？组织的战略远景和目标个人的工作表现和成绩更接近自己的人生目标讲述一个造成您工作效率低的因素或一个您想克服的造成低工作效率的坏习惯主要困难将任务过分简化，低估完成任务所需时间，同时应付所有事务，结果却一事无成把事情复杂化，为了一项不太重要的决定，把3-5人牵涉其中做事欠缺效率，别人曾给你意见，说你原本可以更快更好地完成某项任务未能有效利用资源和支持，有多少次认为自己做会更好更快而谢绝他人的帮助任务清单上有太多不大重要的事项，没有考虑任务的重要性便接受额外的任务或责任。就业竞争日趋激烈，学习与工作并存，只有在工作中不断学习的人才不会被职场所淘汰。工作压力大、任务繁重，如何提高工作效率呢？——提升工作效率技巧案例：有益的忠告查尔斯.M.斯瓦伯,就是那个巴布斯雷汉姆钢铁公司经营成世界上最大的独立钢铁生产公司的英雄,曾经在一次晚宴上向一个叫爱威.李的管理顾问提出了一个挑衅性的问题:”请告诉我怎样才能用同样的时间干更多的事情,如果你讲得有道理,你要多少钱都行.“不久,斯瓦伯给爱威.李寄了一张3.5万美元的支票.后来他说那是他有生以来最有益的一堂课.案例爱威.李递给他一本空白便签说:每天晚上写出明天你要干的事,然后按他们的重要性编码.早晨就开始干第一件事,直到完成.接着开始干第二件事,第三件……如果你没能完成所有的项目,不要忧虑.如果你这种办法不灵,别的方法也白费.不信,请你试试看.“每天的计划时间如同在使用杠杆来撬重物,四两拨千斤,代价很小,10-15分钟,但收益是整个一天的有序与高效.1、在睡觉前写下第二天要做的事情很多人喜欢早上起来写下今天要做的事情。但是这样做只是一个适应性的计划，因为今天其实已经开始了，在你睁眼的那一刻。打仗的士兵不会在第二天早上才装满弹药，这样不用打也输定了。所以，如果你能够在前天晚上就做一个第二天任务列表，那么当你醒来的时候，就会有目的性的奔跑了，回头看看你会发现很多人还傻傻的在原地写着”今天——工作计划——”这个你昨天就必须搞定的东西。如果你的策略更高明一点，也许你可以试着挑战为下一周的事情作安排。你的办公桌上放了些什么﹖•保持桌面整洁，只留正在做的事情和需要处理的文件；•经常要用的物品应容易取用；•每一件物品应摆放在固定的位置，不再需要的东西应坚决扔掉；•每天下班回家前，要整理好办公桌，使第二天的工作有个好的开始；•及时处理文件，建立相应的文档系统。2、保持办公环境整洁道具：——铁桶一只，大石头两块，碎石若干，细沙一堆，水一罐方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？小实验紧急不紧急重要A（碎石型的事务）•危机•急迫的问题•有期限压力的计划B（石块型的事务）•发掘新机会•规划•改进产能•建立伙伴关系•防患于未然不重要C（细沙型的事务）•不速之客的接待•某些信件、文件、电话的处理•某些会议的出席•某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）•一些可做可不做的杂事•一些不必要的应酬•有趣的活动3、分清事件轻重缓急处理活动我的工作清单（按轻重缓急列表）□1□2□3□4□5案例小李是一家房地产公司的行政助理，她曾一度陷入工作的困境。当他正努力完成一个同事交给的工作时，另一个同事又打断她，交给她一项更紧急的工作。她是应该停下手头工作去满足第二个人的要求呢，还是应该继续完成第一项工作，满足第一个人的要求呢？不管怎样，总会有一个人对她不满。当她向上司求助时，已经作好了辞职的准备，但最后还是决定试试上司的建议。现在小李在她的桌子旁放了一个白板，板上写着每个人的要求。当同事有紧急要求时，他们自己向与之“冲突”的人解释，获得优先处理权。既然整个团队都看到了她的工作安排，小李可以将与每个人相关的工作列为最优先。很快，由于各人的要求是公开的，需紧急处理的工作便大大减少了。•4、排除外界干扰•告诉你的同事你此刻很忙，这样他们就不会打扰你了。当你在做重要工作的时候，最好暂时关掉电脑屏幕、把手机打成震动，这样你就不会因为无聊的电话、QQ、微信等等而分心了。让自己安心坐在椅子上，直到你能够完成工作。当一项工作很无聊的时候，我们大脑总是会找一些让我们分心的理由来阻止我们完成工作。它会不断暗示你“去刷个朋友圈吧，去看个小说吧或者干其他无关的事情。”这一点，我相信是很多人的通病，这也不能怪我们：因为这是大脑的生理结构决定的。我们能做的事就是暗示自己要“淡定”，然后坚持下去。我们会为战胜自己而感到自豪的！一年实际投入到工作中的时间？温馨提示：一年365天，52周，104天周末11天法定节假日春节放假1个月，相当于公司春节年假多放16天上班时间：8：00-12：00；14:30-18:00相当于一天上班7.5小时年工作日：365天-104天-11天-16天＝234天年实际工作日：234天×7.5小时/24小时=73天月实际工作日：73天÷12月＝6天5、把有限的工作时间充分利用起来在有限的工作时间里就应该工作，而不应该去做一些与工作无关的事情。珍惜时间是为了创造更大的价值，要珍惜自己的时间，同时也要珍惜别人的时间。6、寻求他人的帮助有时我们会发现，自己做的工作可能是其他员工已经做过的。有时查找一些资料，辛辛苦苦查找到了，结果发现另一位员工以前已经查找过了，如果当初向他咨询，就不必费这么大的劲了。将员工的工作成果共享，是一个很重要的问题。特别是对于员工较多的公司，这一点尤其显得重要。管理者可以利用部门内部的办公例会让大家介绍各自的工作情况；另外，对一些工作成果资料要妥善的分类和保管，这些都能达到工作成果共享的目的。有时我们会面临一些难题，如果您陷在一个思路中，可能会空耗时间，这时不妨同他人沟通一下，听听别人的见解，或许有更多的解决思路。如果遇到难题就一筹莫展，那就是在浪费时间。对复杂的工作，善于分解，分而治之。如果做不到，可以寻求他人的协助，或暂时搁置。等经过酝酿之后有了思路再做，有些难题可能在你放松思考的时候会迎刃而解。•谢谢~