电子公文标准格式

—1—四川石油管理局办公室文件局办发〔2006〕18号关于启用《四川石油管理局机关电子公文标准格式（试行）》的通知局机关各部室、直（附）属部门：为规范局机关电子公文格式，按照《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）以及集团公司、管理局电子公文管理的规定，制订了《四川石油管理局机关电子公文标准格式》（以下简称《标准格式》）。现就有关事项通知如下：一、《标准格式》的用途：《标准格式》是局机关各部室草拟、制发的电子公文时必须执行的标准格式。二、《标准格式》的种类：分为4大类。—2—（一）上行文格式：用于向集团公司、四川省、重庆市及其部门行文。（二）下行文格式：用于向局属二级单位行文。（三）平行文（信函）格式：用于向不相隶属单位行文。（四）会议纪要格式：用于会议纪要的制发。三、《标准格式》的要求：（一）局机关各部室在制发电子公文时，必须按照《标准格式》的规定，制作标准的文档格式。（二）《标准格式》是采用WORD格式进行设置和排版，局机关各部室的计算机需安装具有WORD格式的文档编辑软件。软件可在“石油天地”首页下载（网址：），也可由各部室自行安装。（三）《标准格式》的标准字体，采用方正简体字体。字库可在“石油天地”首页下载（网址：），也可在局党办、局办文书机要科拷贝。（四）《标准格式》的各类格式，可在“石油天地”首页下载（网址：），也可在局党办、局办文书机要科拷贝。四、《标准格式》版式和印制规定：（一）页面设置1.公文用纸：一律采用A4型幅面（210mm×297mm）。2.页边距：上、下边距各为37mm，左、右边距各为28mm。—3—3.行数字数：每页22行，每行28字。（二）排版规格1.眉首（1）公文份数序号：——用“No.”+阿拉伯数码标注（无序号，可在模版中删除）。——字体为黑色“Batang”体。——标注在第一行左侧顶格。（2）秘密等级：——用“川油商秘”标注（无密级，可在模版中删除）。——字体为黑色3号方正黑体简体。——标注在第一行右侧顶格。（3）紧急程度：——用“平急”、“加急”、“特急”、“特急”标注（无紧急程度，可在模版中删除）。——字体为黑色3号方正黑体简体。——无“秘密等级和保密期限”时，标注在第一行右侧顶格；有“秘密等级和保密期限”时，标注在第二行右侧顶格。（4）发文机关标识：——用发文机关（部室）全称或规范化简称后加“文件”标注。——字体为红色方正小标宋简体。字号以醒目美观为原则，一般应小于25mm×15mm。—4—（5）发文字号：——用发文机关代字、年份和序号，在发文机关标识下空2行标注。——发文机关代字的字体为黑色3号方正仿宋简体，年份、序号用阿拉伯数字标注；年份应标全程，用六角括号“〔〕”括入；序号用1、2、3……等数字标注，不虚位，不加“第”字。（6）签发人：——上报公文需标识签发人姓名，平行排列在发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。——签发人用黑色3号方正仿宋简体，签发人后标全角冒号，冒号后用黑色3号方正楷体简体标注签发人姓名。——联合发文应标识全部签发人，主办单位签发人置于第一行，以下按顺序依次顺排，发文字号与最后一个签发人同处一行。（7）红色反线：——发文字号下4mm处用一条与版心等宽的宽度为2.5磅的红色反线。2.主体（1）公文标题：——在红色反线下空2行居中标注。——字体为黑色2号方正小标宋简体。——行间距为固定值32磅。（2）主送机关：—5———标题下空1行，左侧顶格标注，回行时顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。——主送机关名称过多，而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的、主题词下、抄送之上，标注方法同抄送。——字体为黑色3号方正仿宋简体。（3）公文正文：——主送机关下1行，每自然段左空2字，数字、年份不能回行。——公文首页至少有1行正文。——公文正文务必与成文时间、印章同处一页，不得使用“此页无正文”方式解决。——字体为黑色3号方正仿宋简体。（4）附件：——在正文下空1行左空2字标注“附件”。——附件只有一个时，后标全角冒号和附件名称；附件有多个时，应用阿拉伯数码加小圆点“.”标注序号，再标注附件名称；附件名称后不加标点符号。——附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标注“附件”，有序号时应标注序号；附件的序号和名称——附件与公文正文不能一起装订的，应在附件左上角第1行顶格标注公文的发文字号并在其后标注附件（或带序号）。—6———字体为黑色3号方正仿宋简体。（5）成文时间：——单一或两个机关制发的公文，不署发文机关名称，只标注成文时间。——在最后一个附件名称下空4行标注成文时间。其中，单一机关制发的公文，右空4个字标注；两个机关制发的公文，将成文时间置中标注，左右各空7个字。——三个或三个以上的机关联合制发的文件，应署全部发文机关名称。——用黑色3号方正仿宋简体汉字将年、月、日标全，其中“零”写为“○”。——党内文件均应署发文机关名称，成文时间用阿拉伯数码标注。（6）附注：——成文时间下空1行，左空2字加圆括号标注。——字体为黑色3号方正仿宋简体。3.版记（1）主题词：——“主题词”用黑色3号方正黑体简体，居左顶格标注，后标全角冒号。——主题词词目用黑色3号方正小标宋，在冒号后标注；每个词目之间空1字。—7—（2）抄送：——在主题词下1行，左空1字用黑色3号仿宋简体字标注“抄送”，后标全角冒号。——抄送机关之间用顿号隔开，最后一个抄送机关后标句号。回行时与冒号后的抄送机关对齐。（3）印发机关和印发时间：——在抄送机关的下1行用黑色3号仿宋简体字标注，占1行位置，左右空1字。——发文时间用阿拉伯数码标注。（4）反线：——版记各要素之下均加一条黑色反线，与版心等宽。4.页码（1）在版心下边缘之下1行标注页码，单页码居右空1字，双页码居左空1字。（2）字体为4号半角“Batang”体阿拉伯数码，数码左右各置一条4号一字线。（3）空白页不标注页码。5.其他有关内容按照国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）标准执行。五、各部室在草拟公文时，归档原件应按《标准格式》执行（标准格式模版见附件）。六、本规定由局党办、局办负责解释和督促检查。电话：—8—211002，211010。七、本规定自2006年8月1日起试行，如在试行过程中有问题或建议意见，请与局党办、局办文书机要科联系。附件：四川石油管理局机关电子公文标准格式二○○六年七月二十四日主题词：文秘工作公文管理规定通知抄送：局属各单位。四川石油管理局办公室2006年7月25日印发—9—附件四川石油管理局机关电子公文标准格式（试行）目录一、局党委发文部分（一）党委发文1.上行文格式····································112.下行文格式·····································133.党委、行政联合发文格式··························154.平行文（信函）格式······························17（二）党办发文1.下行文格式····································192.平行文（信函）格式·······························21（三）组织部发文1.下行文格式····································232.平行文（信函）格式·······························25（四）思想政治工作部发文—10—1.下行文格式····································272.平行文（信函）格式·······························29二、管理局发文部分（一）局发文1.上行文格式····································312.下行文格式····································333.平行文（信函）格式·······························35（二）局办发文1.下行文格式·····································372.平行文（信函）格式·······························39（三）其他部室发文1.下行文格式····································412.平行文（信函）格式·······························43三、会议纪要格式（一）领导协调会议纪要···························45（二）局务会议纪要·······························48（三）局专业会议纪要······························50（四）部室专业会议纪—11—要····························52四、局、分公司联合发文（由局主办）部分（一）行政联合发文1.上行文格式·····································542.下行文格式·····································56（二）行政办联合发文·····························58（三）其他部室联合发文····························60（四）会议纪要1.局、分公司会议纪要格式··························622.部、处室会议纪要格式····························64No.××川油商密一、局党委发文部分（一）党委发文1.上行文格式—12—中共四川石油管理局委员会文件川油党×〔2006〕×号签发人：×××关于×××××××××的××（标题）××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××—13—×××××××。附件：1．××××××××××××××××××××××××××××××××××2．××××××××××××××××××××××××××××××××××3．××××××××××××××××××××××××××××××××××中共四川石油管理局委员会2006年×月×日主题词：××××××××××××××抄送：××××，××××，×××；×××，×××，××××，×××。中共四川石油管理局委员会办公室2006年×月×日印发—14—No.××川油商密中共四川石油管理局委员会文件川油党×〔2006〕×号关于×××××××××的××（标题）××××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．××××××××××××××××××××××××××××××××××2．××××××××××××××××××××××××××××××××××一、局党委发文部分（一）党委发文2.下行文格式—15—3．××××××××××××××××××××××××××××××××××中共四川石油管理局委员会2006年×月×日主题词：××××××××××××××抄送：××××，××××，×××；×××，×××，×××，×××。中共四川石油管理局委员会办公室2006年×月×日印发—16—No.××川油商密中共四川石油管理局委员会文件川油党×〔2006〕×号中共四川石油管理局委员会四川石油管理局关于×××××××××的××（标题）局属各单位党委（直属党总支、直属党支部）、局属各单位：××××××××××××××××××××××