电子公文管理

第6章电子公文管理第6章电子公文管理本章学习要求:1．了解电子公文的一般概念。2．熟悉公文流程的定义方法，掌握收发文管理的基本操作。3．了解电子档案管理。第6章电子公文管理教学内容:6.1电子公文概述6.2公文管理流程6.3电子发文管理6.4发文流程实例6.5电子收文管理6.6电子档案管理结束6.1.1电子公文定义电子公文（Electronicofficialdocument）是指电子化的正式公文。电子公文是指国家机构及其它社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有法定效用和规范体式的文件。6.1电子公文概述6.1.2电子公文管理电子公文管理，遵循电子政务活动中产生的有价值的电子公文应归档的原则和归档电子公文应规范的原则，遵循电子公文全程管理和文档一体化管理原则，确保和有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，确保归档电子公文得到科学保管和有效利用。6.1电子公文概述6.1.2电子公文管理电子公文文档一体化业务流程包括形成、办理、归档、保管、利用或销毁五大部分，形成发文管理、收文管理和档案管理三大块。电子公文管理中另一个重要问题就是公文留痕信息的管理。对于电子公文留痕信息的保留有两种类型，一种为保留电子公文的具体修改内容，即修改内容留痕。另一种为保留修改痕迹，即为留真信息。6.1电子公文概述6.2.1工作流程概述工作流程是指一个有始有终，工作状态存在多个环节，各环节可来回往复进行的全部过程。工作流程分固定流程与可变流程两类。固定流程的特点是流程简单、确定，涉及人员较少，流程的各节点固定。可变流程的特点是流程复杂、多变，涉及人员较多，流程的流向、各节点都可以发生变化，因此可变流程往往需要自行定义，也称为自定义流程。6.2公文管理流程6.2.1工作流程概述公文管理流程分发文流程和收文流程两种，一般都是自定义流程。传统的公文管理也是以流程的方式进行的，但传播工作流程的介质是可见的纸介质。OA系统上的公文管理中，其传播工作流程的介质是不可见的电子信息，操作手段、方法与效果发生了根本的变化。无论是公文管理流程还是其它可变的事务管理流程，在流程流转前都必须通过流程定义。6.2公文管理流程6.2.2流程名称定义流程名称定义用于定义主流程名称。由系统管理员完成。登录OA系统，单击“系统维护”|“系统设置”|“流程设置”|“流程名称”进入流程名称视窗。单击【新建流程名称】按钮，“流程类型”栏目里填“发文”，单击【保存并关闭】按钮返回。6.2公文管理流程6.2.3待办名称定义待办名称设定在个人首页的“待办事宜”栏里滚动显示的内容。系统管理员登录OA系统后，单击“系统维护”|“系统设置”|“流程设置”|“待办名称”进入待办名称视窗。单击【新建待办名称】按钮，打开一个新建待办名称对话框，在“选择类型”中填写主流程名称“发文”。待办事宜域名对应表单中还有下列属性：数据库路径、服务器名称、主题、拟稿单位、状态、校对、处理意见、预定时间。6.2公文管理流程6.2.4套文模板定义套文模板是指发文流程中公文最后成文时所套用的版式。套文模板在排版格式上应符合GB/T9704-1999要求。系统管理员身份登录OA系统，单击“公文管理”|“发文管理”|“套文模板”进入套文模板视窗。单击【新建套文模板】按钮，弹出“套文模板”对话框。需要填写包括“套文模板名称”、“序号”、“套文文件头”和“印发机构头”四项。“套文模板名称”供流程中选择时使用。6.2公文管理流程6.2.5发文流程定义发文流程定义是指定义流程中的每个节点名称、流向、参加人员的部门和岗位、职责等，它是公文流程管理中最重要的内容，流程定义得合不合理直接关系到流程运行结果，从而影响整个单位的工作效率。发文流程定义由系统管理员完成。登录OA系统后，单击“系统维护”|“系统设置”|“流程设置”|“流程定义”进入流程定义视窗。单击【新建流程定义】按钮，打开一个新建流程定义对话框，流程定义包括三个部分：基本设置、流程设置和流程帮助。6.2公文管理流程6.2.5发文流程定义1.基本设置流程的基本设置包括流程类型、流程名称、具有新建包含本流程设定的文档权限的角色、发送时是否同时以邮件通知、具有本流程管理权限的角色等内容。(1)流程类型流程类型是指主流程名称。(2)流程名称流程名称在此是指子流程名称。6.2公文管理流程(3)具有新建包含本流程设定的文档权限的角色新建权限角色是指哪些部门及哪些岗位能够新建本流程。(4)发送时是否同时以邮件通知如果流程需要在发送给用户审批的同时以邮件通知用户，则选择“是”，反之选择“否”选项。(5)具有本流程管理权限的角色管理权限角色是指哪些部门、哪些岗位、哪些人员能够管理本流程。6.2公文管理流程2.流程设置流程设置是流程定义的核心部分。流程设置包括“流程”、“人员”、“发送”、“控制”、“信息”和“权限”五个部分。(1)流程流程中需要确定流程节点数、节点名称、后续节点及可操作选项内容，从而表示出流程审批的具体步骤。设流程节点分别为：起草、审核、签发、校对、套文、分发、归档共7个步骤，该流程的节点数为“7”，流程最后处理节点的后续节点为空或选择“结束”，6.2公文管理流程(2)人员人员设置是针对流程审批过程中，需要指定处理人而设计的。该设置需要确定某节点是否需要指定处理人，若不指定处理人则该节点的处理人由前一个节点操作人员提交时动态选择，若指定处理人则该节点只能由指定的人员处理，若指定处理人则还要确定是否单人处理。(3)发送发送设置是针对流程审批过程中，需要指定发送对象与方式而设计的。该设置需要确定某节点“下一流程发送方式”、“发送条件”、“处理意见”、“主送”对象和“抄送”对象。6.2公文管理流程(4)控制控制设置主要针对发送方式的范围、形式和处理时间的控制处理。①处理人员范围:分别为部门和岗位。②并行或串行“并行”表示处理顺序没有设定先后，谁先进入谁先处理；“串行”表示处理顺序有先后区别。③多人处理时何时向下流转该项设置是指当多个处理人处理同一个流程节点时，需要确定在什么时候流转到一个节点处理。④限办时限该项设置规定节点处理时限，两个基本选择项是“小时”或“天数”。6.2公文管理流程(5)信息信息是指处理人看到的与节点相关的信息。①节点帮助说明节点帮助说明是指每个环节处理时的帮助说明提示。②意见栏名称是指在处理流程中，各处理人提交时所填处理意见的栏目名称。该名称一般与节点名称相关。③采用电子签名是指是否需要在填写完处理意见后加上处理人自己的电子签名。④“意见栏位置”是指意见栏在文档中的排列顺序。6.2公文管理流程(6)权限“权限”设置包括“短信通知”、“打印控制”、“取消任务”、“指定工作暂停”、“工作重送”、“动态用户授权”、“禁止代理工作”、“编辑权限”等8项，各项的含义明确。3.流程帮助该功能是管理员设置完流程后编写的帮助文档，用户在进行流程处理时可参考帮助了解流程详细操作方法。6.2公文管理流程6.2.6收文流程定义收文包括对来文（纸质或电子来文）进行登记、拟办、批示、办理、传阅、入档等环节，收文管理提供流程监控、查询、统计、退回、督办等监督管理手段来保障收文流程顺利进行。收文流程定义是指定义收文流程中的每个节点名称、流向、参加人员的部门和岗位、职责等。设收文流程的子流程是“通用收文”，包含6个节点分别是“收文登记”、“拟办”、“局领导批示”、“承办”、“收文分发”、“归档”。6.2公文管理流程电子发文管理是指对一个文件从起草开始一直到归档的整个流程进行监控、查询、统计、退回、督办等监督管理，保障发文流程顺利进行，发文管理是OA系统的基本功能。一份发文在其生命周期中存在三种状态，即起草状态、办理状态和正式发文状态，发文管理的各种操作使发文从一种状态转换到另一种状态。6.3电子发文管理6.3.1发文操作发文管理分为“在办发文”、“异常发文”和“发文归档”三种形式。在办发文是指正在操作的发文，显示发文的项目包括“拟稿日期”、“文件标题”、“状态”、“处理部门”、“处理人”、“校对”、“拟稿部门”。异常发文是指发文在申请提交处理过程中，申请被“取消”或“暂停”等异常情况的记录，用户可以根据情况点击异常申请文档恢复申请流程处理。发文归档是指已正式发文的文件。6.3电子发文管理6.3.2发文草稿新建发文是一份发文在生命周期中的开始，在“在办发文”窗口单击【新建发文】按钮将启动一份发文的生命航程。新建发文只有在保存之后，其生命才真正开始。发文草稿的管理主要分两种，删除作废的草稿或编辑后使其流转，这些操作一般由具有权限的起草人完成。6.3电子发文管理6.3.3办理发文1.签收操作签收是指用户接收文档，进入当前节点的工作状态。2．退回操作退回是指用户将当前文档退回给本流程的上一节点提交人。3．收回操作收回操作是指在流程下一节点的处理人签收之前，文档的提交人收回该文档。4．流程跟踪流程跟踪显示整个流程的流转情况，主送与抄送人以及当前所处的状态。6.3电子发文管理6.3.4正式发文发文流程全部结束后，文档进入正式发文状态。处于正式发文状态的文档只能阅读，不能作任何修改。6.3电子发文管理“海滨市统计局”下发标题为《关于做好2007年人口变动、劳动力和群众安全感调查各项工作的通知》的文件，由办公室具体办理该发文，采用已定义的“局内部发文”流程。6.4发文流程实例起草审核校对分发归档签发套文6.4.1起草1．填写文件头文件头信息包括：当前状态、文稿标题、拟稿部门、拟稿时间、密级、紧急程度、发文类型、拟稿人、校对、套文、分发、归档、文号、份数、主题词、主送单位、抄送单位等。2．撰写正文启动Word软件将写好的发文草稿打开，在Word窗口中按【Ctrl+A】键选择全文，按【Ctrl+C】键将所选内容复制到“剪贴板”中备用，打开起草的编辑窗，将已写好的内容粘贴过来。6.4发文流程实例3．添加附件单击【附件】按钮，打开粘贴附件对话框，单击该对话框中的【浏览】按钮，选取要添加的文件，单击对话框中的【粘贴】按钮，再单击【提交】按钮，附件被粘贴到发文草稿上。4．保存单击【保存】按钮，撰写的正文及添加的附件被保存起来。6.4发文流程实例5．提交发文草稿写好后，单击发文管理窗口的【提交】按钮，弹出填写处理意见对话框。填写意见后单击【提交】按钮，进入节点与处理人选择对话框。处理人选择好后，单击【确定】按钮，发文结束“起草”状态，进入“办理”状态的审核节点。6.4发文流程实例6.4.2审核1．签收进入发文管理窗口。单击【签收】按钮，正式对草稿进行审核，发文管理窗口右上角的按钮将变为【保存】、【流程跟踪】、【帮助】、【退回】、【提交】、【关闭】。2．审核审核主要是对发文草稿的内容、行文进行全面的审查，确定内容是否正确、全面，行文是否合理，根据需要对原文进行修改和补充。3．提交6.4发文流程实例6.4.3签发1．签收进入发文管理窗口。单击【签收】按钮，对文稿进行签发操作。2．签发签发是局领导从政策的角度对发文作最后的审定，可根据实际情况对文稿作必要的修改。3．提交6.4发文流程实例6.4.4校对1．签收进入发文管理窗口。单击【签收】按钮，即可对文稿进行校对操作。2．校对校对是对发文号作正式确认，对正文内容进行校对，修改文字上的错误，并对发文文件头的其它属性作最后的定稿。3．提交6.4发文流程实例6.4.5套文1．签收进入发文管理窗口。单击【签收】按钮，即可对文稿进行套文操作。2．套文套文是将发文的文件头信息及正文内容填充到发文模板中，形成正式红头文件。单击【套文】按钮，弹出套文模板选择对话框，选择“统计局发文模板”，单击【确定】按钮进入套文视窗。在套文视窗图中，单击【生成打印件】按钮，将生成发文的正式红头文件。3．提交6.4发文流程实例6.4.6分发1．签收进入发文管理窗口。单击【签收】按钮，即可对文稿进行分发操作。2．分发分发是指将正式红头文件发送给相关人员，分发的文件根据需要可以