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电子办公软件的使用及机关公文标准和静县人民政府办公室和静县人民政府信息化办公室大纲Word20031Excel20032Powerpoint20033机关公文格式标准45实例操作大纲Word20031Excel20032Powerpoint20033机关公文格式标准45实例操作Word2003的使用•Word2003的概述•Word2003文本编辑操作•文档的视图•文档格式的设置•页面设置与打印操作•图文混排•制作表格Word2003概述•Word2003是美国微软公司推出的办公自动化软件Office2003中最常用的组件，也是Windows环境下较受欢迎的文字处理软件之一。作为一种优秀的文字处理软件，它不但具备文字编辑、排版、打印、表格处理、图文混排等文字处理软件的通用功能，而且继承了先前版本Word提供的“即点即输”、“所见即所得”、对象的链接与嵌入、即时帮助等方便实用的功能。通过使用Word2003，用户可以轻而易举地实现图形与文字的完美结合。Word2003文本编辑操作文档的编辑查找与替换多文档的操作文档输入的两种方法1.文字输入工作报告、论文、著作、办公文件等。2.编辑输入互联网、书籍、报纸、杂志等。3.方法：下载网上文章。对书籍、报纸、杂志等扫描编辑。扫描编辑扫描仪利用OCR软件进行文字识别，形成可利用Word编辑的文档。Word2003文本编辑操作•1.输入文档内容•⑴确定输入位置常用编辑键的功能编辑键插入点位置←（→）左（右）移一个字符或汉字↑（↓）上（下）移一行PgUp(PgDn)上（下）移一屏Home(End)移至当前行的行首（尾）Ctrl+←(Ctrl+→)左（右）移一个单词Ctrl+↑(Ctrl+↓)移至当前（下一）段的段首Ctrl+Home(Ctrl+End)移至文档的开头（结尾）Word2003文本编辑操作•⑵新建空白文档的页面设置问题•Word默认的页面设置是：输出纸张是A4纸上下左右页边距Word2003文本编辑操作•⑶文字输入的一般原则•Word默认输入的汉字为：汉字字体：宋体5号字，英文字体：TimesNewRoman。录入时可以选择普通视图方式，并遵循以下原则：不用空格来增加字符的间距，可用“格式/字体”命令设置。输入内容到达右边界时，Word可自动换行，所以只有在段落结束时按回车键。不用回车键的方式来加大段落之间的间距，而是在录入完毕后，用“格式/段落”命令设置段落的间距。Word2003文本编辑操作⑷符号输入输入汉字标点符号：启动汉字输入方式后,键盘上部分按键的含义将发生变化表3-2中文标点符号的键位键位对应符号键位对应符号.。《\、》““”&—‘‘’^……Word2003文本编辑操作⑷符号输入特殊符号：①使用软键盘②利用“插入/符号”实例选定文档特定文档的选定选定词组或单词在该词组或单词上双击鼠标。选定一行只需将鼠标指针移动到该行号的选定区，此时鼠标指针变成向右的箭头，在单击鼠标。选定一句按住Ctrl键，再单击该句的任何位置。选定文档选定一块矩形文字按住Alt键，再沿矩矩形文字的对角线拖动鼠标即可。选定一个段落在左侧的选定区双击鼠标，或者在段落内任意位置三击鼠标。选定多行或多段在选定区相应位置鼠标拖动即可。选定整个文档在左侧的选定区三击鼠标或Ctrl+A。或者编辑/全选。选定文档多个不连续的文本块的选择特定文档的选定选择第一个文本块，按住Ctrl键在依次选择其他文本块即可。本方法不适于矩形文本块的选择。实例撤消与恢复•组合键•Ctrl+Z和Ctrl+Y撤消最近一次操作还原用“撤消”命令撤销的操作查找与替换•1.查找•选编辑/查找或按快捷键Ctrl+F查找与替换•2.替换•选编辑/替换或按快捷键Ctrl+H实例文档的视图1.普通视图2.页面视图3.大纲视图4.Web版式视图5.文档结构图设置视图的方式：1.选择“视图”菜单中的各种视图。2.单击左下角的视图按钮普通视图普通视图不显示页边距、页眉页脚、背景、图形对象以及没有设置为“嵌于文字所在层”环绕方式的图片页面视图页面视图页边距页眉页脚页面视图•能够查看文档的层次结构大纲视图大纲视图•在大纲视图中，用户可以隐藏正文（双击标题前的“加号”），只显示文档的标题，从而突出文档的结构。利用大纲工具栏方便的组织文档。大纲视图•专为浏览、编辑Web网页而设计。Web版式视图Web版式视图•文档结构图用于描述文档的结构文档结构图•Word2003中增加一种视图：文档结构图实例•按照Word预先定义的比例调整视图大小显示比例视图比例的调整2.用户自定义显示比例•视图\显示比例视图比例的调整实例文档格式的设置•字符格式设置–使用“格式”工具栏进行常用字符格式的设置–使用“字体”菜单进行复杂的格式设置字符格式设置1.使用格式工具栏进行常用字符格式的设置字体字号斜体字符边框字符缩放居中对齐项目编号字体颜色项目符号右对齐两端对齐字符底纹下划线加粗样式分散对齐自定义按钮使用格式工具栏进行格式设置使用字体菜单进行复杂的格式设置•1.字体菜单格式/字体或右击/字体实例使用格式菜单进行复杂的格式设置•2.边框和底纹边框/底纹实例使用格式菜单进行复杂的格式设置•首字下沉1.选定要下沉的首字2.格式/首字下沉3.设置相关的下沉选项。4.如下沉位置，下沉行数。5.再单击“确定”。实例段落格式设置段落：指的是以回车结束的一段内容，可以是文字、图形、甚至一个独立的回车。段落标记：每个段落结尾的回车符。段落标志标志着一个段落的结束，同时也记载着段落的格式信息。选定一个段落，指的是段落内容和段落标记一起选定。段落格式包括：段落的对齐方式、段落的缩进方式、段间距、行间距等。Ctrl+LCtrl+P设置段落的对齐方式•设置段落的对齐方式有五种：左对齐两端对齐居中对齐右对齐分散对齐Word默认的对齐方式是两端对齐设置段落缩进•段落的缩进用于控制文档的正文与页边距之间的距离•左右缩进：左、右边界相对于左右页边距的缩进；•首行缩进：段落的第一行相对于段落的左边界缩进•悬挂缩进：段落首行不缩进，其它各行相对于首行缩进设置段落缩进左缩进悬挂缩进首行缩进右缩进设置段落缩进•设置的方法：⑴用标尺快速设置段落缩进左缩进悬挂缩进首行缩进设置段落缩进•⑵用菜单精确设置段落缩进1.选择格式/段落2.在对话框中的缩进部分进行相应的设置特殊格式左缩进右缩进设置段落的行间距和段间距段间距指的是段落与段落之间的距离行间距指的是段落内行与行之间的距离，即行高设置段间距或行间距，格式/“段落”段前段后行距实例格式的复制1.使用格式刷复制格式2.使用段落标记复制格式格式的复制1.使用格式刷复制格式•①选中要复制其格式的字符或段落•②单击常用工具栏上的“格式刷”按钮，鼠标指针变为格式刷。•③在待设置格式的文本或段落上拖动鼠标。注意：单击：只复制一次双击：可复制多次，直到再次单击格式刷按钮结束复制使用段落标记复制段落格式段落复制：选定已设置好格式的段落的结束标记复制该段落标记到另一段的段落标记之前相邻段落的复制：先删除第一段的段落标记，在按回车键的方法。实例项目符号和编号1.自动创建项目符号和编号选定要创建项目符号的内容单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮或者•右击项目符号和编号自定义项目符号和编号删除项目符号和编号•选定文档后，右击/选择项目符号和编号；实例页面设置与打印操作•设置页面格式•设置页码•人工分页•设置分栏•设置页眉和页脚•打印预览与打印输出设置页面格式•选择文件/页面设置设置文字的排列方式（横排或竖排）设置纸张的大小及打印走纸方向设置上下左右边距及装订线位置设置页码•插入/页码实例人工分页1.移动插入点到要人工分页的字符处2.选择插入/分隔符3.选择分页符4.单击确定组合键：Ctrl+回车键设置分栏设置分栏1.选定要分栏的文本。若不选定，系统默认为整个文档。2.格式/分栏3.选定分栏数4.设置分隔线、栏宽及栏间距5.单击“确定”实例设置页眉和页脚页眉指明的是在每一页纸的上边距区域中插入内容，一般用于描述书刊、杂志的名称、章节等；页脚指的是在每一页纸的下边距区域中插入的内容，如页码、日期、作者姓名等。设置页眉和页脚•1.设置统一的页眉和页脚的方法•视图/页眉和页脚插入页码插入页数设置页码格式插入日期插入时间页面设置显示/隐藏文档文字页眉页脚切换显示前一项显示下一项首页不同页眉和页脚的设置方法视图/页眉和页脚单击“页面设置”按钮首页不同“奇偶页不同”页眉和页脚的设置方法视图/页眉和页脚单击“页面设置”按钮在版式选项卡中，选择“奇偶页不同”输入奇数页页眉。单击“显示下一项”输入偶数页眉不同节设置相同页眉和页脚的方法文档如设置了分节，则每节可以有不同的页眉页脚实例打印预览与打印输出1.打印预览2.单击工具栏上的打印预览按钮打印单页多页显示比例查看标尺缩至整页全屏显示放大镜打印输出方法一：单击常用工具栏上的“打印”按钮，Word会按照默认的打印参数直接将文档完整地打印输出一份。方法二：•文件/打印实例图文混排•插入图片•编辑图片•绘制图形•文本框的使用•制作艺术字插入图片在Word中可以插入各种图形文件。插入图形文件时，Word自动切换到页面状态。1.文档中插入图片文件1)移动插入点到要插入图片的位置；2)插入/图片/来自文件；3)选择要插入的图形文件，单击“插入”。插入图片查找范围从剪辑库中插入图片1)移动插入点到要插入图片的位置；2)插入/图片/剪贴画,；打开”插入剪贴画”任务窗格。单击“剪辑管理器”从剪辑库中插入图片3.单击要插入的图片类别，选择要插入的图片；4.单击要插入的图片，在打开的菜单中选择“复制”。从扫描仪或数码相机输入图像如果用户的计算机上连接了扫描仪或数码相机，则Word允许用户从扫描仪或数码相机直接输入图像。插入/图片/来自扫描仪或相机编辑图片1.选中图片2.在对图片编辑之前，应首先单击选中它。柄：表示被选中若要选中多个图形，则按住Shift键后再逐一单击各个图形编辑图片•1.调整图片大小菜单精确设置法1)选定图片2)格式/图片3)选择“大小”选项卡4)单击“确定”•菜单精确设置法•格式/图片编辑图片•2.调整图片大小拖动法•按住Ctrl键后拖动，图形的缩放以图形中央为基准点。编辑图片•3.调整图片位置鼠标拖动法1)选定图片2)移动鼠标到图片的非控点处；3)拖动鼠标到目标位置，再释放。•编辑图片•4.裁剪图片1)选定图片2)单击图片工具栏上的“裁剪”按钮；3)拖动鼠标到图片要裁剪的控点处，向图片内侧拖动鼠标。实例图文混排的实现1)选定图片2)格式/图片或右击鼠标，在快捷菜单中选择“设置图片格式”；3)选择“版式”选项卡，设置图片环绕方式。图文混排的实现嵌入型环绕：图形作为专门的一行，在图片的左右没有任何其他的文本内容。四周型环绕：文本环绕图形的上下左右。紧密型环绕：如果图片的边框是特别形状，可以让文本填充边框外行的空隙，比四周型的图文效果更密切。浮于文字上方：图片悬浮于文本上方，可以随意调节到合适的位置，不影响文本的位置。衬于文字下方：文本在图片上方，因此可能覆盖部分图片，有些类似于图片背景效果。图文混排的实现穿越型环绕：类似于紧密型环绕。实例绘制图形1.自选图形单击绘图工具栏上的“自选图形”按钮选择所需图形类别，在下级菜单中选定图形移动鼠标指针到要绘制图形位置，拖动鼠标，绘制指定图形。绘制图形2.向图形中添加文字选定图形右击鼠标，弹出快捷菜单选择其中的“添加文字”输入文字我叫机器人文本框的使用1.建立文本框单击绘图工具栏上“文本框”竖排文本框横排文本框在文档中需要插入文本框的位置拖动鼠标，画出适当大小的文本框。向文本框中输入文字。实例制作艺术字1.插入艺术字单击绘图工具栏上“插入艺术字”按钮，或选择菜单命令插入/图片/艺术字在“艺术字库”对话框中选择一种艺术字式样。在弹出的“编辑艺术字”对话框中，输入要设置为艺术字的文字，并设置字体字号等格式。单击“确定”制作艺术字单击绘图工具栏上，或插入/图片/艺术字制作艺术字•2.编辑艺术