采购管理-项目采购制度规范

项目采购制度规范1项目采购管理制度项目采购管理是指企业对项目采购整个过程的管理，包括采购计划、采购实施过程、催交、验收及出入库等事项。项目采购管理制度第1章总则第1条目的为加强项目采购管理，规范采购行为，降低采购成本，提高经济效益，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司项目采购管理工作。第2章采购计划管理第3条采购计划编制采购计划由项目经理组织编制，经总经理批准后实施。第4条采购计划编制的依据采购计划编制的依据包括以下几点，具体如下图所示。采购计划编制的依据第5条采购计划的内容采购计划应包括以下内容，具体如下图所示。采购计划编制依据项目管理计划和项目实施计划公司有关采购管理程序和制度项目进度计划项目合同采购计划的内容第6条项目采购人员应严格按照采购计划开展工作，项目经理应对采购计划的实施情况进行管理和监控。第3章采购实施过程管理第7条采购工作的内容采购工作应包括接收请购文件、确定合格供货商、编制询价文件、询价、报价评审、定标、签订采购合同或订单等内容。第8条采购执行依据项目采购人员应按照经过批准的请购文件组织采购。第9条供应商选择1.项目采购人员应在合格供货商名单中选择适合本项目的合格供货商。1．编制依据2．项目概况3．采购原则，包括分包策略及分包管理原则，安全、质量、进度、费用控制原则，设备材料分交原则等4．采购工作范围和内容5．采购职能的岗位设置及其主要职责6．采购进度的主要控制目标和要求，长周期设备和特殊材料采购的计划安排7．采购费用控制的主要目标、要求和措施8．采购质量控制的主要目标、要求和措施9．采购协调程序10．特殊采购事项的处理原则11．现场采购管理要求2.项目合格供货商应符合如下基本条件，具体如下图所示。合格供应商应满足的基本条件第10条编制询价文件询价文件由项目部工程师负责编制，并上报项目经理审批。第11条发出询价文件项目采购人员宜在项目合格供货商中选择3~5家询价供货商，向其发出询价文件。第12条确定合格供应商项目采购人员对供货商的报价进行评审，包括技术评审、商务评审和综合评审，必要时可与报价人进行商务及技术谈判，根据综合评审意见确定供货商。第13条签订采购合同1.项目经理按照公司规定与供货商签订采购合同。2.采购合同文件应完整、准确、严密、合法，主要包括下列内容，具体如下图所示。有能力满足产品质量要求有完整并已付诸实施的质量管理体系有良好的信誉和财务状况有能力按合同要求准时交货，有良好的售后服务水平具有类似产品的成功的供货及使用业绩采购合同文件组成第4章催交管理第14条制订催交计划项目经理应根据设备材料的重要性和一旦延期交付会对项目总进度产生影响的程度，划分催交等级，确定催交方式和频度，制订催交计划并监督实施。第15条选择催交方式项目部可选择驻厂催交、办公室催交和会议催交等方式，对关键设备材料进行催交。第16条催交工作内容催交工作应包括以下内容，具体如下图所示。采购合同文件组成◆采购合同◆询价文件及其修订补充文件◆满足询价文件的全部报价文件◆供货商协调会会议纪要◆任何涉及询价、报价内容变更所形成的其他书面形式文件催交工作的内容第5章验收及出入库管理第17条物资验收1.物资正式入库前，项目部应根据采购合同要求组织专门的开箱检验组进行开箱检验。2.开箱检验时应有相关责任方代表在场，填写检验记录，并经有关参检人员签字确认。第18条办理入库手续经开箱检验合格的物资，在资料、证明文件、检验记录齐全，具备规定的入库条件的情况下，项目部应提出入库申请，经仓库管理人员验收后，办理入库手续。第19条出库管理仓储部应制定并执行物资发放制度，根据“领料申请单”发放物资，办理物资出1．熟悉采购合同及附件2．确定物资催交等级，制订催交计划，明确主要内容和控制点3．要求供应商按时提供制造进度计划4．检查供应商、物资制造商提交的图纸、资料是否符合采购合同要求5．督促供应商按计划提交有效的图纸、资料，以便本公司进行设计审查和确认，并确保经确认的图纸、资料按时返回供货商6．检查运输计划和货运文件的准备情况，催交合同约定的最终资料7．按规定编制催交状态报告催交工作的七项内容库交接手续，准确、及时地发放合格的物资。第6章附则第20条本制度由项目部负责制定、修改并解释，经总经理批准后生效。第21条本制度自颁布之日起执行。2项目采购作业管理制度项目采购作业管理制度第1章总则第1条目的为了规范项目采购作业的过程，对项目采购价格、质量、交期等各环节进行控制，以保证采购到的物资符合公司项目要求，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于企业对物资或服务的采购作业管理控制工作。第3条职责权限1.项目经理(1)负责项目采购工作的整体管理工作。(2)对采购价格、质量、交期、结算等标准进行审核，并对验收结果进行审批。2.项目采购人员(1)负责询价、议价、供应商选择、采购合同签订、结算申请等工作。(2)负责项目采购作业计划的编排与制订工作。(3)负责采购交期控制、供应商联络等各项工作。(4)协助项目质量管理人员进行项目采购验收。3.项目质量管理人员负责所购物资或服务的质量验收工作，并出具“项目采购验收单”。第2章项目采购合同签订管理第4条合同签订原则1.项目采购人员按照公司项目采购的相关规定，与供应商进行充分谈判后，方可签订项目采购合同。2.项目采购人员签订采购合同时，必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，绝不允许在签订经济合同时谋取私利，违者将依法严惩。第5条采购合同内容项目采购合同中必须对所需资源进行详细说明，具体内容如下图所示。采购合同的内容第6条合同签订权限1.对项目运营或公司具有战略意义的项目采购，或订单总额大于100万元的采购，由公司分管副总与合格供应商签订采购合同。法律事项及其他权责说明付款方式、付款时间和条件等交付日期、交付方式、交接事项等所需物资或服务的名称、规格、计量单位、数量要求、质量标准等43212.项目重要物资或服务，以及订单总金额为20万~100万元的采购，由项目经理签订采购合同。3.一般物资及订单总金额为20万元以下的采购，由项目经理授权项目采购主管签订采购合同。4.其他项目采购人员可在授权的范围内以电话、传真订货等其他合同方式订购物资。第3章项目采购实施过程管理第7条制订项目采购作业计划1.在项目运营过程中，项目采购人员应根据编制好的项目采购计划及项目进度、资源需求等情况，在项目规划时期编制项目采购作业计划。2.项目采购人员安排作业计划时，要优先安排需用日期较近的、紧急的请购。第8条项目采购作业计划审核项目采购人员将采购作业计划交项目经理审核，项目经理审核通过后，方可向签约供应商下达订单。第9条下达订单项目采购人员根据项目采购作业计划，向项目供应商下达订单，并明确要求物资(或服务)的名称、规格、单位、数量、交期，以便供应商备货。第10条采购交期控制1.订单下达后，项目采购人员应做好物资或服务的的进度跟进工作。2.项目采购人员在约交日期前应再三确认供应商的交期。3.供应商无法在约交日期前交货时，项目采购人员需及时报告项目经理，并列入“交期异常控制表”内进行催办。第11条逾期交付处理1.已逾交付日期却尚未到货(或交付服务)的，项目采购人员应加紧催交，力保不耽误项目进度。2.逾期未交货的供应商，项目部可按照合同约定向其他供应商订购。3.合同规定逾期交货应赔偿的，项目部应按照合同规定条款向供应商要求赔偿。第4章项目采购验收管理第12条物资验收依据项目采购人员应按照项目采购管理办法对供应商提供的物资(或服务)进行验收。第13条填写验收单项目质量管理人员根据验收结果填写“项目采购验收单”，以此作为所购物资(或服务)的交付依据。第14条记录物资质量情况项目采购人员需根据“项目采购验收单”，对供应商提供的物资(或服务)质量情况进行记录，作为供应商考核评价的依据。第15条采购验收注意事项当需要在供应商处对物资(或服务)进行验收时，项目采购人员应在采购文件中对验收的安排和放行办法做出说明。第5章项目采购结算管理第16条采购结算原则本公司所有项目结算原则上是货到付款，不允许先行付款。第17条预付款审批权限确需提交部分预付款的，由可靠第三方担保后，提交相关领导审批。1.预付款金额在10万元以下的项目采购，由项目经理审核，财务总监审批。2.预付款金额为10万元至50万元的项目采购，由主管副总审核，财务总监审批。3.提前付款金额为50万元以上的，需由总经理亲自审批。第18条项目结算办法1.本公司所有项目物资采购，应在物资交付当月月底结算80%的货款，并在物资使用60天后，向供应商付齐剩余尾款。2.本公司所有项目服务采购，应在项目进行过程中，交10%以上30%以下的预付款，并在项目服务交付后30天内审查项目服务质量，扣除预付款和5%左右的质量保证金后，向供应商支付合同价款。3.其他特殊情况，应由项目经理向财务部提出申请，经财务总监审核、总经理审批后执行。第6章附则第19条本制度由项目部负责制定、修改并解释，经总经理批准后生效。第20条本制度自颁布之日起执行。3项目采购交期控制制度采购交期是指从采购订货日至供应商送货日之间的时间。项目采购交期控制是指企业对采购交货期限、采购进度等进行控制，以保证采购物资能够及时到达，确保项目实施进程的连续性。项目采购交期控制制度第1章总则第1条目的为了准时获得项目实施过程所需的物资或服务，确保项目实施进程的连续性，避免因资源供应不足而导致的项目延期，特制定本制度。第2条适用范围项目采购过程中的交期确定、交期控制、采购跟催等相关事项，均依照本制度处理。第2章合理确定交货期限第3条确定采购物流方式项目采购人员需在签订合同之前，合理确定交货方式、运输方式、运输路线等，并提供承运商建议，保证不因物流因素导致交期延误。第4条合理规划下单时间采购人员在项目进行过程中，应合理预估项目进度，以及供应商备货、在途、验收等时间，确定下单提前期，并在合理的时间进货，确保项目进行过程中不出现断货或库存积压等问题。第5条明确交期违约责任项目采购人员在签订项目采购合同时，必须明确交货期限，并在此基础上与供应商对交期违约责任达成共识，在采购合同中体现出来。第3章采购进度控制第6条及时掌握备货进度1.项目采购人员同供应商确定交货期限后，应及时要求供应商提供备货计划或者生产日程表，采购人员根据其提供的计划和日程表督促交货进度。2.项目采购人员应及时与供应商进行沟通，了解其备货情况，防止出现交期延误或者提前交货的情形。3.项目采购人员发现供应商的供货进度可能会影响项目进度时，应及时采取措施消除进度滞后问题。第7条期中跟催1.下单后，项目采购人员应注意供应商是否能按照规定时间收到验收报表，在其未及时收到验收报表的情况下应采取电话查询的方式进行跟催。2.对于重要物资(或服务)采购，除要求供应商按时报送进度表之外，还应实地前往供应商处进行访问查证，此查证工作应于合约或者订单中加以明确。第8条项目采购验收进度控制1.为了提高供应效率，项目采购人员和质量管理人员在进行物资(或服务)验收前，必须明确验收流程。2.进行项目采购时，项目采购人员可优先选择通过本公司质量评估认证的供应商，对质量有保障的优秀供应商提供的物资(或服务)可实行“免检”处理，以缩短项目采购验收时间，有效推进项目进度。第4章交期延误管理第9条分析交期延误原因项目采购人员除对具体项目采购工作进行交期控制外，还需根据采购经验对交期延误原因进行定期总结。常见交期延误原因包括以下三种，如下表所示。交期延误常见原因分析表原因具体内容供应商责任◆供应商接单量超过产能，备货计划不合理，出现供应危机本公司责任◆项目部对供应商选择错误，业务手续不完整，价格决策不合理，进度掌握与督促不力，经验不足，或条件过于严苛等◆在项目进展过程中，由于各种原因，项目采购人员未给供应商留出足够的采购提前期，或者跟催不积极，导致项目资源供应延期其他原因◆采供双方沟通不良，未能掌握一方或者双方的产能变化◆技术资料不充分，质量标准沟通不一，未达成对单价、付款、交期的共识等造成延误◆偶发不可抗拒因素，如自然灾害等造成延误第