安全文件和档案管理制度

安全文件和档案管理制度一、目的为加强北京市潮白河管理处安全生产文件和档案的管理，确保文件和档案的齐全、完整、准确、系统，充分发挥其在安全生产监督管理工作中的作用，特制定本制度。本制度适用于北京市潮白河管理处各科室、各所安全生产档案的管理。二、编制依据1.《中华人民共和国档案法》（主席令第77号）2.《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）3.《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）4.《安全生产监管档案管理规定》（安监总办[2007]126号）三、术语和定义安全档案资料：是指在整个安全生产活动中形成的有归档保存价值的文件、记录资料。包括安全文件、记录、图纸、图表、文字材料、声像材料和其它载体的材料。工作职责（一）分管安全主任分管安全主任对安全文件和档案管理工作负直接领导责任。（二）安监科1.安监科组织编写安全文件和档案管理制度，并定期进行修订。2.按安全文件和档案管理制度要求，将所负责的文件资料进行归档。3.监督、检查其他科室、所按文件和档案管理制度要求将文件、记录等资料归档。（三）行政办公室1.负责安全文件登记编号、建立标识和编制发文目录；2.文件发放、归档及安全档案管理。（四）其他科室、所1.执行安全生产档案管理制度，将各类安全生产档案按要求归档。三、管理活动的内容和要求（一）安全文件管理1.发文管理（1）文件编制①文件编制人员根据管理和工作需要，视行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定文件文种和内容。②编制文件，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级协调或裁定。（2）文件审批①拟稿人完成文件拟制，发所在部门领导审核后，由行政办公室对文件标题、字体、格式、文种、版记等形式要件进行核稿，核稿的重点是：是否需要行文、有关部门是否已协商、会签；提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；文件内容、文字表述、文种使用、文件格式等是否符合本制度及其他相关规定。②行政办公室核稿完毕后，拟稿人送管理处分管领导审批。（3）文件标识、校对①文件经管理处领导审批后，由行政办公室登记编号，并应建立统一标识，编制发文目录。②文件标识、排版完成后返回拟稿人对文件内容进行校对。③文件缮印④文件正式印制前，缮印人员应进行核对，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。（4）文件分发文件经盖章成文后，由拟稿人根据文件的内容、分发范围等分发。（5）文件归档文件盖章后，文件管理部门即可将文件整理归档。2.文件使用（1）文件标有密级的文件，除绝密和注明不准复印或翻印的以外，经文件管理部门领导批准后，可以复印或翻印。复印或翻印时，要注明复印或翻印部门、时间、人数和印发范围。（2）因工作需要，文件可以查借阅，查借阅文件时，填写《文件资料查借阅登记表》，经文件管理部门领导批准后方可查借阅，重要文件须管理处分管领导批准。（3）借阅人员应爱护文件，不得涂改，不得撕页和拆装，不得丢失和损坏，并按规定日期归还。3．文件评审、修订/更改（1）每年至少对安全生产法律法规、标准规范、规章制度、操作规程等文件的执行情况和适用情况进行一次评审。（2）由于实际情况发生变化或由于其他原因需要对正在执行的文件的内容做修订更改时，原则上要求由文件原起草部门负责修订/更改。文件修订/更改前，应填写文件更改通知单，提出文件更改理由、更改内容等，经原审批人审批后，由此文件的修订更改部门实施更改，并将文件更改通知单交文件归口管理部门存档。（3）文件的修订/更改可能对管理工作或其他单位构成影响时，由修订/更改部门负责采取协调措施，商定实施修订/更改的合适时间，并由有关部门对受影响的其他文件作相应的修改。（二）安全档案管理安全档案分类要本着科学、合理的原则进行，既要严格标准、统一规范，又要结合实际、灵活掌握。公司档案分类内容如实际中涉及不到的可不建档。安全生产档案应按分类装盒归档，做到齐全、完整、有效。（1）基本情况档案：基本情况表，资质证照及其它法律法规规定的相关合法证照等。（2）安全生产制度档案：按照上级要求和标准建立健全的各级安全生产责任制、各项岗位、设备安全操作规程等。（3）安全组织机构档案：安全管理机构网络体系和职责，安全管理机构及其负责人任命文件，单位负责人、安全管理人员的安全培训证书（原件或复印件），安全管理人员任命及变动情况文件，签订的各级、各层次的安全生产责任书及各级管理人员及员工的承诺书等。（4）安全教育培训档案：安全培训计划，安全教育培训考核试卷和考核情况统计表，安全教育培训工作总结，员工三级安全教育记录，全员培训记录，特种作业人员登记表和特种作业人员资格证书（可以是复印件），换岗教育培训记录，复工教育培训记录，参加上级单位组织的安全教育培训记录等。（5）安全生产费用使用档案：安全费用设立专项账户证明，年度安全投入计划，安全费用使用台账和单据，缴纳安全生产责任险或安全风险抵押金单据，为员工缴纳工伤保险费和获得工伤保险理赔的凭证或单据等。（6）上级通知文书档案：执法文书登记表，各级政府主管部门和上级单位下发的有关安全生产方面的文件、书面或者电话通知记录，下达的现场检查记录、责令整改指令书、整改复查指令书、强制措施指令书、行政处罚告知书等各类执法文书等。（7）安全工作部署档案：安全生产发展规划，年度安全生产工作规划（计划），贯彻落实上级有关安全生产工作的通知，安全生产指示(批示)的文件，年度安全生产工作情况总结、汇报，上报的各种安全生产方面的计划、总结、报告等。（8）安全生产会议档案：各类安全生产工作会议的记录、会议纪要、会议资料、领导讲话、参加上级单位安全生产会议记录等。（9）安全检查工作档案：安全检查计划，综合性检查、专项安全检查、季节性安全检查、节假日等敏感时期安全检查和日常安全检查的记录，检查情况统计台账，各项检查的总结汇报材料等。（10）隐患排查整治档案：隐患排查治理工作方案，一般隐患排查整治处理记录，重大隐患排查整治处理记录、各类隐患排查治理统计报表、风险分析评价资料、报告等。（11）危险源（危险因素）档案：危险源（危险因素）辨识评价资料，重大危险源申报表，重大危险源备案证明，重大危险源管理台账，重大危险源安全评价报告，重大危险源监控措施资料，重大危险源应急预案，重大危险源监控、检查记录等。（12）安全设施管理档案：安全设施建设策划资料，安全设施管理台账，施工安全设施竣工验收资料等。（13）危险作业管理档案：危险作业专项施工方案和安全技术措施及交底资料，危险作业项目作业票等。（14）设施设备管理档案：设备维修保养计划，设备进场、使用前的验收资料，一般设施设备的日常检查记录、设施设备日常维修记录，特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料，特种设备投入使用前的安全验收记录、特种设备的定期检验和定期自行检查的记录，特种设备的日常使用状况记录，特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录等。（15）职业卫生健康档案：职业健康检查计划，职业危害作业场所检测计划，职业危害申报统计表，资质单位职业危害定期检测检验报告、自检报告，产生职业病危害的岗位的预防措施资料，配备劳动防护用品及使用情况资料，职工健康记录、职工职业危害健康体检表、患职业病人员身体检查、治疗记录等。（16）安全生产标准化档案：安全标准化创建材料，安全标准化企业证明文件，安全标准化运行情况定期自查报告等。（17）安全文化档案：安全文化目标、方针，安全文化建设规划，安全文化工作年度计划，安全文化重要活动的方案、总结，警示标语使用情况记录，宣传安全生产的演讲、技能竞赛等活动记录（含图片）等。（18）劳动防护用品档案：劳动防护用品采购记录，劳动防护用品管理台账，劳动防护用品发放记录，劳动防护用品维护保养记录等。（19）应急管理档案：应急救援组织机构网络图，应急救援队伍人员记录，综合应急预案、专项预案、现场处置方案，应急预案备案证明，应急救援设备物资清单，应急预案学习培训记录，急救援演练计划、记录、总结，应急预案评审、修订记录。突发事件报告及应急处置记录，预警预报记录、应急处置记录等。（20）生产安全事故档案：安全事故快报、事故调查报告、报表，事故处理决定等。1．档案填写（1）生产安全记录档案填写要字迹清晰、内容完整、项目齐全、及时准确，有可追溯性。（2）已经形成的生产安全记录档案不允许更改。在填写记录有错误需要更改时，可采用重新填写，或者单线划掉后重写，更改人应签名，不得涂抹。（3）生产安全记录档案填写后，记录人员要签名，不得由他人代签。2．档案收集（1）安全管理过程中形成的安全管理资料以月、季或在具体活动进行收集。（2）安全管理资料按照安全生产档案分类及档案管理制度的要求及时移交主管部门。3．档案标识（1）安全生产的各种档案应有统一编号，非同类记录分别编制目录单，以便于检索。（2）如同一表式有多项分别采用，在编号前加注代码，以示区别。（3）生产安全档案归类整理完结后应盖章，以示受控。序号由办公室按发生的顺序填写，组卷人填写记录备考表及卷内目录表。4．档案贮存（1）安全生产档案贮存期限分为永久、长期(5年)两种。其中永久性保存的安全生产档案主要为：安全生产制度档案、生产安全事故档案、职业卫生健康档案、安全标准化档案、企业安全文化档案等。（2）安全生产档案应分类建档保存，一般应采用标准档案盒贮存。（3）安全生产档案的贮存期限自正式归档时间算起。5．档案检索（1）安全生产档案整理根据自身实际情况设立类目。安全生产档案类别和目录设置层次分明，概念明确，案卷排列应反映安全生产档案的分类体系。（2）特殊载体安全生产档案(音频、视频、图片、照片等)按载体形式、所反映问题或形成时间应与纸质资料一同编目。6．档案保护（1）保存安全生产档案应采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，对破损或载体变质的安全生产档案及时进行修补和复制。（2）安全生产档案利用使用时，要按规定做好保密工作。（3）档案工作人员要严格履行档案借阅手续，填写《文件资料查借阅登记表》。（4）借阅人员应爱护文件、档案资料，不得涂改，不得撕页和拆装，不得丢失和损坏，并按规定日期归还。（5）档案管理部门人员要对归还的档案资料进行核查，确认无误后办理归还手续，对丢失和损坏的档案要查明原因，及时向部门领导汇报，并做好丢失和损坏文件及处理意见。（6）档案工作人员应在调动工作、退休或其他原因离开工作岗位之前，必须办理好档案的交接手续。其他机构工作人员离职前，必须将未归档的文件、档案材料全部归档，并清退所借记录。（三）保留和处置对保管到期的安全生产档案应进行鉴定。对鉴定后已失去保存价值的安全生产档案应写出鉴定报告并编制销毁清册，报主管领导审批。销毁安全生产档案时必须履行严格的签字手续，由两人以上监销，销毁清册应长期保存。四、文件和记录1．案卷文件目录2．分卷文件（资料）目录3．安全管理文件处理签4．管理文件收文登记簿5．文件（资料）查借阅登记表6．管理文件处置登记表7．安全管理文件处置记录五、附则本制度由安监科制定并负责解释，自发布之日起实施。案卷文件目录档号保管期限案卷标题五年序号责任者文件标题文件日期文号页号分卷文件（资料）目录案卷标题：序号责任者文件标题文件日期文号页号安全管理文件处理签收文时间：文号：来文部门文件标题办公室阅示意见部门领导阅示意见安全管理部门阅示意见管理处分管领导意见文件（资料）移交登记表单位：建档时间：共页第页序号文件（资料）名称编制部门编制人份数/页数主要内容移交人/时间接收人/时间管理文件收文登记簿收录文件类别：建档时间：共页第页序号来文时期来文部门文号文件标题收文日期送达人接收人备注文件（资料）查借阅登记表借阅方式查阅密级一级秘密机密借阅文件名称文件编号部门（单位）查阅人及电话时间借阅期限用途文件管理部门分管领导管理文件处置