提高工作效率

提高工作效率第一部分谈谈工作效率问题一、与工作效能有关联的几个概念二、为什么要提高工作效率三、影响工作效率的有关因素四、提高工作效率的有关方法一、与工作效能有关联的几个概念•效率：–单位时间内完成的工作量。（量）–泛指日常工作中所消耗的劳动量与所获得的劳动效果的比率。（质）–量和质的统一，速度和效果的统一•组织：–指两个或两个以上的个体以一定的方式有意识地联系在一起，为达到共同的目标而按一定的规则从事活动的群体或社会单位1．组织是一个群体，至少有两个人才谈的上组织；2．组织有一定的结构方式，组织内的个体是有意识地联系在一起，组织不是乌合之众；3．组织是有目的的，组织的存在是有具体意义的；4．组织是以一定的规则进行活动的。•管理：–美国管理学家H·孔茨：管理就是设计并保持一种良好环境，使人在群体里高效率地完成既定目标的过程–管理的特征•面向集体的•要为一道工作的人们创造一种良好的环境•为了完成预定的使命和目标–其他观点：管理就是让别人同自己一起工作并通过别人来达到组织的目标的过程。管理的实质就是使别人为组织的目标工作–管理者：在一个现代的组织里，如果一位工作者能够凭借其职位和知识，对该组织有贡献的责任，因而能实质地影响该组织的效能和成果，那么他就是一位管理者•管理的基本职能：–计划：编制计划包括选择任务、目标和完成计划的行动–组织：管理工作的一部分，旨在建立一个经过策划的角色结构，分配给机构中的每一个成员–人事：给组织结构设置编制、配备人员和保持满员–领导：领导工作是对工作人员施加影响，使他们对组织和集体的目标做出贡献。–控制：控制工作是衡量和纠正下属人员的各种活动，从而保证事态的发展符合计划要求•领导：–领导是指带领和指导组织中成员去实现共同确定的组织目标的各种活动过程的总和–领导者：•担负领导职责、负责实施领导过程的个人•基本职能：–通过领导使组织成员协调一致的工作去实现组织的目标–设法满足组织成员的需要，帮助他们实现个人的目标–领导艺术是管理的补充，但不能取代管理二、为什么要提高工作效率1．效率延长生命–“剪时间尺”游戏•60寸（60岁）-20寸（1~20岁）=40寸（岁）•40寸-13寸（睡眠）=27•27-4（就餐）=23•23-2.5（交通）=20.5•20.5-1.5（闲谈）=19•19-5（看电视）=14（年）–提高效率能相对延长人生，提高人对社会和家庭的贡献价值。2．效率降低成本–每小时工作的货币价值–国外会议成本的粗略算法：会议成本=2A*B*TA:每小时单位薪金的3倍（等于附加价值，劳动产值比工资高）B:参加会议的人数T:时间（以小时计）3．效率赢得机会–贝尔与格雷研制电话4．效率影响履职–我们履职的效果和成绩如何，与我们的工作效率非常有关–我们每一个人的工作效率高低，直接影响着我们所在组织的效率高低，影响着组织的成效5．效率转变校风–校风主要是由管理人员的工作作风、教师的教风、学生的学风所构成。–管理人员的工作效率和工作作风，对引领学校风气，对于管理育人和服务育人功能的发挥，对于培养高素质的学生，都具有重要作用6．效率克服陋习三、影响工作效率的有关因素个人因素工作意愿动机责任心思维方式工作方法工作能力时间利用知识储备团结精神工作压力个人性格健康状况家庭状况工作情绪任务因素任务的复杂性明确性连续稳定性工作量和质的要求度任务与能力的匹配性管理体制激励机制管理制度领导者行为物理环境办公设备信息资源组织文化组织因素环境因素对有关因素的一点分析•时间–管理者的时间往往只属于别人，而不属于自己–长时间工作也会影响工作效率•诺斯科特•帕金森：《帕金森定律》•日常事务•思想观念•知识–人们在实践中获得的认识和经验的总结•能力–我们从事各种活动，适应生存所必须而且影响活动效果的心理特征的总和–心智能力（智力）和躯体能力•性格–人们对客观事物的相对稳定的态度体系和习惯化了的行为方式–遗传和环境塑造的合成物，并且在具体的情景中生成各种变式–分类•从理性的成分看：理智型、情绪性•从活动的倾向看：外向型、内向型•从独立的程度看：独立型、依赖型•人际关系–主要是指组织内外人与人之间的关系。这里面包括上下级关系，同级关系，与组织外部人员的关系–组织内外人员关系协调、通畅与否，工作互相配合、支持与否，人与人之间心情顺畅与否，和谐气氛如何，对工作效率具有很大的影响•工作压力–工作压力对工作动机的激发具有双面性–耶基斯–多德森法则的倒U型曲线四、提高工作效率的有关方法•一般来说，大家普遍才智较高，想象力丰富，并具有较高的知识水准。但一个人的工作效率高低，与他的智力、想象力或知识之间，并不是有直接的关联。•一个人的才能，只有通过有条理、有系统的工作，掌握提高效率的方法，才能产生效益。1．有效管理时间–彼德.德鲁克：“不能管理时间，便一切也不能管理。”–有效管理时间两个步骤•要记录时间•管理时间–找出什么事情根本不必去做–记录上的哪些事情可以由别人去做而又不会影响效果–我们不要浪费别人的时间–有效管理时间，还必须将我们能够利用的时间集中起来使用，集中处理若干件工作2．明确工作岗位的主要职责3．制定工作计划–根据我们的工作职责和上级领导的工作要求，对工作任务在完成的时间、达到的目标、人员分配、资源分配等方面，进行系统的分解和安排–工作计划可以分为长期、中期和短期等–一般我们可按照年度、学期、月、周、天等时间断来安排工作计划，以便于逐次实现小计划（小目标），中计划（中目标），最终达到大计划（大目标）4．按照“要事优先”的方法处理工作–将工作按照重要程度和紧急程度，进行分类排序，重要的、紧急的工作优先处理–帕累托法则：•生活中80%的结果几乎源于20%的活动20%的效果80%的效果80%的非重要工作20%的重要工作事情轻重缓急排序重要但不紧急重要且紧急重要紧急ABCD既不紧急也不重要紧急但不重要•例子：–麦肯锡30秒电梯理论–艾维.李六点优先工作法–摆在你面前有4样东西：一个瓶子，石块，鹅卵石和沙子。怎么样才能让这个瓶子最大容量的装载东西呢？5．将工作进行分类处理–按工作的相关性和工作的属地性进行分类•相关性主要指不要将某一件任务孤立地看待•工作属地性是指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成，这样可以减少因为工作地点变化造成时间浪费6．思考出效率–磨刀不误砍柴工–勤于思考出效率7．沟通协调–沟通协调是管理工作的核心–“法约尔桥”原理8．常规工作案例化9．提高管理技能–罗伯特.卡茨三种基本的管理技能•技术技能：我们从事所担负的工作必须具备的专门知识和技能•人际技能：我们无论是独自一人还是在群体中与人共事、理解别人、激励别人的能力•概念技能：管理者必须具备一定的心智能力去分析和判断复杂的情况10．重视对外界的贡献–管理者是否做到工作有效率、有成效，必须最后体现在工作的结果上。这个结果，必须是对组织和他人有贡献，没有贡献，就谈不上工作有成效、有效率。第二部分重视做好保密工作一、保密的概念和意义二、当前我国保密工作面临的形势和挑战及存在的问题三、如何进一步做好保密工作一、保密的概念和意义（一）保密和保密工作–保密：•大至国家、政党、集团、小至单位、家庭、个人，出于某种需要或者由于相关之间的利害关系，以及其他种种原因，总有些不愿意公开或不宜让外界知悉的事项，需要在一定范围和时间内加以保守和隐蔽，这种行为一般称为“保密”–保密工作：•从国家安全和利益出发，将国家秘密控制在一定范围和时间内，防止被非法泄露和利用，使其自身价值得到充分有效地实现所采取的一切必要的手段和措施。•国家保密局、国家安全局、公安局的国安大队、机要局都是保密管理机构（二）国家秘密1．国家秘密的概念和特点•概念：关系国家的安全和利益依照法定程序确定的，在一定时间只限一定范围的人知悉的事项•性质和特点：–一是关系到国家的安全和利益–二是依照法定程序确定的–三是时间性和知密范围的限定–四是可变性2．国家秘密等级的划分•《中华人民共和国保守国家秘密法》第二章第九条把国家秘密的密级分为“绝密、机密、秘密”三级–“绝密”是最重要的国家秘密，泄露后会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。–“机密”是重要的国家秘密，泄露后会使国家的安全和利益遭受严重的损害。–“秘密”是一般的国家秘密，泄露后会使家国的安全和利益遭受损害。（三）为什么要做好保密工作1．保密事关国家安全。世界各国一向重视保密工作，都把保密工作和国家安全相提并论。2．保密事关政治稳定。很多国家和执政党都把保密工作作为保持政局稳定的一个重要条件。3．保密事关军事行动胜败，有时甚至是决定因素。4．保密工作事关经济和科技的发展。保密工作是经济发展、科技竞争的重要手段。二、当前我国保密工作面临的形势、挑战及存在的问题（一）面临的形势和挑战1．我国已成为西方国家窃密的重点目标2．面临高技术窃密的挑战3．面临信息战和计算机网络窃密的挑战（二）存在的问题1．保密意识淡薄2．文件乱放3．文件当废品卖4．手机泄密严重5．网上泄密时有发生6．新闻媒体泄密非常严重7．党政机关和涉密要害部门工作人员受利益的驱使，非法向外提供和出卖国家秘密的犯罪活动时有发生三、如何进一步做好保密工作（一）提高认识，进一步增强做好保密工作的责任感和紧迫感1．不该说的秘密绝对不说；2．不该问的秘密绝对不问；3．不该看的秘密绝对不看；4．不该记录的秘密绝对不记；5．不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论秘密；6．不在不利于保密的地方存放秘密文件；7．不准携带秘密材料外出游览参观，出入公共场所；8．严禁使用无保密措施的通信工具传递国家秘密，如手机、无密卡的通用性传真机。（二）加强密件的管理–密件必须由专人管理，在承办传递、移交、借阅时，必须履行清点、签收、登记等手续，密件的阅读、使用必须在规定的场所进行。–绝密的文件、资料等密件，非经原制单位或上级机关批准，不得复制和摘抄，发文单位规定不准复制的密件不得复制，机密、秘密级文件确因工作需要复制的，须经学校或制文单位批准，复制件视同原件进行管理。–密件应按有关规定立卷归档，销毁密件(包括稿纸)资料时必须造册登记，经主管领导批准，到保密部门指定的定点单位监销。（三）加强计算机网络的管理1．计算机必须做到“上网不涉密，涉密不上网”。涉密计算机可以处理国家秘密信息和内部工作信息，但不得与国际互联网或其他非涉密网络相连，必须做到物理隔离。2．凡属于密级信息一律不准储存在计算机硬盘内。3．凡是储存国家秘密信息的软盘、U盘、光盘、移动硬盘等，应按所存储信息的最高密级标明密级，实行统一编号，明确专人负责，集中保存在铁质文件柜中，并建立涉密磁介质的使用登记制度。4．实行上网信息的保密审批制度，根据国家保密法的规定，各个行政、事业单位、企业凡向国际互联网站提供或发布的信息，必须经过保密部门的审批，严格把好上网信息的质量关，杜绝不符合保密规定的信息在网上传播。5．尽可能使用符合保密管理要求和保密技术标准的国产计算机及相关设备和产品处理国家秘密信息，使用进口的计算机及相关设备和产品处理国家秘密信息，正式使用前应先进行安全技术检查。6．加强对涉密人员的教育管理，努力提高涉密人员的素质。