东风服务站配件运营管理标准

附件一东风公司与服务站配件关联业务流程第一节东风汽车贸易公司信息网••默认的用户名：FWZ＋鉴定章号•默认的密码：鉴定章号•访客使用用户名和密码均为：guest•配件业务菜单：东贸信息网_配件经营_服•务站园地第一节东风汽车贸易公司信息网•东贸信息网主界面第二节配件订单及发运1、接收订单流程及处理标准时间服务站销售科服务站销售科结算科物流科发运公司订单需求服务站自定订单审核1天确认付款服务站自定销售开票销售结算装车出库发运到站具体到站时间参照《配件发运到货标准时间》1-3天0.5天第二节配件订单及发运•2、服务站订单管理配件订单分为一般订单和紧急订单；（1）一般订单主要用于正常经营的配件品种，总部一般备货周期为1－7天。（2）紧急订单主要用于整车维修和经营的紧急配件品种，大件总成及当年新车型配件备货周期为1－5天，其它紧急配件的备货周期一般为1－3天。（3）一般订单开票执行合同价；紧急订单开票执行价格在合同价基础上加一定的管理费（当年商务政策规定的比例），根据2005年商务政策在合同价基础上加价15%。第二节配件订单及发运•3、服务站订单上报规定（1）配件订单上报时必须按照东风公司配件销售科要求的格式（见后表）上传，订单中必须填写产品产地、产品型号、产品名称、需求数量、单位（包装含量）等要素，在备注栏中可填写适用车型和品种的特殊需求（例如表面油漆颜色等）；（2）一般订单通过东贸信息网或电子邮件的方式上传；紧急订单通过传真方式上传，并且必须经服务站站长签字，并加盖公章后方可生效；紧急订单尽量附带质量保修单。（3）新品配件或无工艺配件上报订单时请尽量提供完整的产品型号、名称、车型、信息渠道（产品信息来源如：配件目录、实物查询、厂家提供）等信息。第二节配件订单及发运•一般订单格式服务网点订单明细序号产品产地产品型号产品名称需求数量备注1234..联系人：联系电话：申报单位：申报日期：第二节配件订单及发运•紧急订单格式服务网点紧急订单明细序号产品产地产品型号产品名称需求数量车型备注1234..联系人：联系电话：申报日期：站长：服务网点盖章：第二节配件订单及发运•4、服务站配件订单上传途径配件订单上传有三种途径：通过东贸网上传；通过电子邮箱上传；通过传真（或电话）上传。(仅限于紧急订单)第二节配件订单及发运•4.1东贸信息网_配件经营_服务站园地_配件计划上传第二节配件订单及发运•4.2电子邮箱上报途径：辖区浙江、安徽、江苏、福建[e-mail]湖南、广东、上海、内蒙古[e-mail]湖北、云南、贵州、重庆[e-mail]黑龙江、吉林、辽宁、山东、山西[e-mail]河南、江西、四川[e-mail]广西、河北、天津、北京[e-mail]陕西、甘肃、宁夏、新疆、青海[e-mail]军队、服务配件[e-mail]第二节配件订单及发运•4.3传真（或电话）上报途径：辖区电话传真浙江、安徽、江苏、福建825803082584528204122湖南、广东、上海、内蒙古8258520湖北、云南、贵州、重庆8885057黑龙江、吉林、辽宁、山东、山西8258030河南、江西、四川8220060广西、河北、天津、北京8258520陕西、甘肃、宁夏、新疆、青海8220290军队、服务配件8887523如有更改，另行通知。第二节配件订单及发运•配件订单的报价及确认服务站对配件销售科评审后的配件报价单必须进行审核确认，并及时通过传真、电话、网络、邮件的方式反馈给配件销售科，修改确认后，配件销售科在确认订单上加盖‘订单确认’专用章。对报价单中需要做修改的应加以特别说明，以便配件销售科业务人员及时进行调整并重新报价。5、销售科订单审核,服务站确认付款第二节配件订单及发运•配件订单的资源确认配件销售科根据订单资源组织情况，及时与服务站沟通，配件销售科在得到服务站确认订单可以发货的通知时在订单上加盖‘用户已核、同意发货’的专用章后。紧急订单按照报价单汇款；无价品种，由销售人员先行估价，服务站按照所估价格汇款，价格确定后通知服务站多退少补，配件销售科补开销货清单。第二节配件订单及发运•6、配件销售信用管理（1）对服务站审核确认后的报价单，配件销售科业务人员立即进行服务站的信用检查，对满足信用条件的订单可立即进行销售开票，对未满足信用条件的订单则立即通知服务站汇款，等满足信用条件后给予销售开票。（2）为缩短服务站配件订单的等待周期，服务站的银行现金汇票传真件经相关领导担保和确认后，就可进行销售开票；但货款必须在汇票日期三日内到帐，银行承兑汇票必须在收到原件后进行销售开票。（3）对货款逾期未到帐的服务站，只要其在市场销售总部有债权，配件结算科可以任意扣留，停止三包费支付冲抵欠款，并在网上通报，取消传真件销售开票方式，同时纳入服务站的CS-MAP考核。第二节配件订单及发运（4）服务站因特殊情况要求先行发货的紧急订单，服务站提出申请并书面承诺货款在收到货物后一个月内汇到配件结算科（站长签字盖章），可以先行发货。若超出规定时间的从三包费中扣除货款，纳入CS-MAP考核，扣除其配件经营项的全部分值，下次紧急订货必须款到后才能发货，并在东贸信息网上通报。（5）为避免年底货款不及时到帐形成欠款，每年12月15号停止使用银行现金汇款传真件，要求款到开票。第二节配件订单及发运•7、配件销售开票在接到服务站确认订单并同意发货的通知时，同时满足信用条件的，销售开票员应在2小时内完成销售开票，及时传递到配件结算科。接到紧急订单后30分钟内传到计划科，收到《开票通知单》，并且满足信用条件前提下，在30分钟内开票。第二节配件订单及发运•8、配件销售开票规定（1）对十堰辖区服务站一律不设发运点，只允许自提；并实行“三限制”政策，即限制开票品种(限于短线品种)、限制开票次数(原则上每月不超过四次)、限制开票金额；但在节假日或高温假因服务用件需增加配件储备的，必须提出书面申请，可适当增加开票次数和销售额度。（2）凡外地服务站订购的配件一律采取发运的方式发往服务站所在地，不允许自提；但因服务、经营急需件（批量小）或地理位置特殊，发运较为困难的服务站；本人持单位介绍信和身份证复印件经审批后办理自提。第二节配件订单及发运（3）对于大批量采购有装车迹象的品种应限量销售，如：大总成件（发动机、车架，车桥、变速箱、驾驶室），覆盖件，黑漆件等。若是用于正常经营范围内并且单次订单数量较大（大件总成30件以上，覆盖件200件以上，黑漆件50件以上）的服务站必须提出书面申请并做出规范经营承诺，由服务保障部配件分部主管部长批准后才可执行。（4）为确保售后服务的及时有效性，鼓励服务站建立合理库存储备，规定紧急订单每月订单总额不得超过月度经营订单总额的10％，单个品种数量不得超过2辆份的装车量，特殊情况除外。第二节配件订单及发运•9、配件销售发运管理（1）在季度配件指标100%完成的情况下，对下一季度服务站的配件发运执行以下政策:销售总金额在2万元以上运费全免；在2万－10万之间，采用同向配送的方式送达；在10万以上的采用足车发运方式送达（服务平台6万元以上）；若服务站要求采取中铁快运、特快专递或快件发运，其运费自行承担；在2万元以下的，无论任何运输方式，运费均由服务站自行承担；紧急订单一律免运费发运。（2）次年第一季度按上一年第四季度完成配件经营指标情况进行考核，决定是否减免当季度配件运费；新建服务站和以往未与总部开展配件业务的服务站，与总部签订配件合同后，第一季度免运费发运，以后按签订配件合同指标进行考核。第二节配件订单及发运（3）未与总部签订《配件订货合同》或未按合同完成年度、季度指标的服务站，一般订单运费服务站自理，每批订单按5000元预付运费后才能开票，运费不足金额服务站货到后按实际费用补汇；剩余金额可用于配件订货款，也可在年底提出申请由配件结算科寄回服务站。（4）运费自理的服务站也可自行联系承运单位发运配件或办理自提。配件出库后配件部不承担一切后果。第二节配件订单及发运•10、配件销售退货（商务退货）管理（1）在购货业务过程中由于服务站配件订单报错、反馈报价单审核不严等原因导致配件型号、数量、产地、价格、计量单位有误所造成的问题，一律不允许退货。（2）服务站已交付货款，但尚未提货，由于服务站原因要求退票的，自开票之日起10日内可按冲票处理；但非常规品种及服务站订购专项品种不允许退票。办理退票的按实际退票金额3％考核，在季度奖励中扣出。（3）配件退货自开票之日起不得超过三个月，否则不予退货。第二节配件订单及发运（4）服务站在规定时间内申请退货或退票的，首先填写《服务站退票、退货申请单》(附后)，经区域销售员核实、配件销售科长、主管部长批准后，同时服务站出具当地税务机关提供的《退货及折扣折让证明单》，方可将配件退回，对不能提供此证明的单位一律不予退货。（5）配件包装必须完好无缺，经过配件物流科质检员对质量和包装检查合格后办理退货入库手续，做冲帐处理。（6）退货金额二万元以内（含二万元）需配件销售科科长签字批准后方可退货；二万以上的需配件分管部长签字批准后方可退货。第二节配件订单及发运_______服务网点退货、退票申请单日期：销售单号开票日期开票人申请退回配件型号产品名称数量单位单价（元）合计金额（元）退货原因服务站原因服务站配件经理签字：总部或其他原因服务站站长签字：区域销售意见审核：审批：第三节东风汽车贸易公司信息网业务查询•配件业务菜单界面第三节东风汽车贸易公司信息网业务查询•配件目录下载模块：为服务站提供配件目录（电子版）查询下载开通的专用模块。•配件价格查询模块：为服务站提供配件价格查询服务开通的专用模块。•服务站上报订单查询模块：为服务站提供确认上报订单（主要有名称、零件号、数量、产地等内容）服务开通的专用模块。•服务站报价单及执行情况模块：为服务站提供确认订单服务而开通的专用模块。第三节东风汽车贸易公司信息网业务查询•1、配件目录下载新车型配件目录在正式上市前1个月对服务网络发布服务保障部在东贸信息网上发布“新车型配件目录”通知后，服务站可在“东贸信息网_配件经营_服务站园地_全部信息浏览_产品技术”栏目中下载新车型配件目录。第三节东风汽车贸易公司信息网业务查询配件目录下载界面第三节东风汽车贸易公司信息网业务查询•2、配件价格查询说明：东风公司决定向服务站的配件销价；东风公司拥有更改配件价格的权利；第三节东风汽车贸易公司信息网业务查询•服务站查询配件价格信息途径：•“东贸信息网_配件经营_服务站园地_配件价格查询”第三节东风汽车贸易公司信息网业务查询•3、总部配件库存查询界面当前资源：通过当前资源内容即时提供总部库存状况查询服务。第三节东风汽车贸易公司信息网业务查询•4、订单查询及售后市场信息月报上报服务站配件订单查询途径：“东风营销管理信息系统_服务保障部___服务站报价单及执行情况”订单查询网址默认的用户名、密码均为服务站鉴定章号售后市场信息月报上报途径：“东风营销管理信息系统_服务保障部___售后市场信息月报上报”售后市场信息月报查询途径：“东风营销管理信息系统_服务保障部___售后市场信息月报查询”第三节东风汽车贸易公司信息网业务查询•订单查询登陆界面：第三节东风汽车贸易公司信息网业务查询第三节东风汽车贸易公司信息网业务查询•6、售后市场信息月报查询第三节东风汽车贸易公司信息网业务查询第三节东风汽车贸易公司信息网业务查询第四节配件货损货差及质量索赔•职责分工表：货损、货差货损、货差质量问题总部备件库用户服务站、专营店、售时中心物流储运部服务站、专营店、售时中心质量保修科第四节配件货损货差及质量索赔•配件质量保修流程：质量保修科审核供货商结算、提旧件保修科赔偿结算