如何做好项目的验收管理

如何做好项目的验收管理项目成功就是项目工作顺利完成，达到项目目标，完成项目验收工作。项目验收工作是获得用户认同的过程，是对整个项目成果的检验，在没有获得用户真正的认同前，用户不会轻易验收一个项目，反而会在验收时提出大量的要求，如需求变更、文档、质量等等多方面问题来延迟项目的验收。这个问题，一直是摆在各项目经理和各公司前面的难题，造成这种情况的原因是多方面的。既然项目管理的最终目标就是为了结束项目，那么项目组在项目中每一项工作也都是为实现这一目标。项目经理在推动项目向前进的时候，都应该思考如何去达成这个目标。说到底，用户的认同是关键，而要获得各类用户的认同，却相当困难。但是如果将项目工作的粒度细分，如果各细分粒度的子项获各类用户的基本认同时，也就是说当子目标获得认同时，最终目标要获得认同，应该不是很困难了。从这个角度看来，项目经理需要对整个项目执行过程中如何获得用户认同进行思考。当然要获得用户认同不仅仅是项目管理方面的工作，也有很大程度上与技术相关，本文仅从项目管理角度方面进行讨论。一、项目规划_制订验收标准与规划，为执行提供依据通过规划的认同，制订项目执行过程中的标准过程与规范，建立标准模版与流程，为项目的执行铺平道路。项目启动阶段，是对项目管理进行总体的规划，当然也应该包括对验收的规划。对验收的规划具体应该包括以下几方面：1、明确项目总体验收条件，根据总体验收文件，明确项目总目标，再将目标进行阶段拆分，形成阶段性目标；比如某项目的项目目标是在四个月内完成某业务系统的开发与上线运行。对于这个总的目标，可以根据软件工程将项目拆分为多个阶段，对于每一个阶段，制订计划开始日期与结束日期，形成阶段性目标。2、对验收的内容进行分析、细化，明确每一个目标要达到的详细的、明确的要求；对每一个目标进行量化；比如在验收中一般会提到要求提交清晰易懂的原程序代码、技术文档、项目管理文档等，其要求一般在前期比较模糊，但是这些文档却是整体项目过程中详细工作的产出，如果在项目后期去补，一方面过程文档由过程产生，是否可以补？即使可以补也将严格影响项目验收的进度。因此，在项目的前期，项目经理应负责和用户一起制订验收文档的标准、样例，形成本项目的验收的量化标准，并使用到项目过程的每一项工作中，做到所有的产出都与验收目标保持一致。3、明确一个阶段（里程碑）完成和进入下一个阶段（里程碑）的要求，也就是说，当前一个目标完成的程度如何时，才能进入到下一个目标的要求比如在需求阶段，是否一定要确认了需求才进入到开发阶段呢？用户还未确认需求，下一个设计开发阶段是否应该启动呢？风险如何控制呢？4、明确在每一个阶段结束后，是否进行核实工作、要核实哪些工作、如何进行核实工作；比如在需求完成后，进行需求的阶段（里程碑）总结，核实项目建设范围的完成情况，并多方确认达成一致意见。以上每一项工作，在项目启动的前期，都必须与用户方的项目负责人达到一致意见，形成项目中必须遵守的文档化的标准模版、执行流程，作为项目执行的依据。二、项目监控与执行_执行与监控规划，收集阶段性验收的成果作为软件工程项目来说，执行的过程时间比较长，最终的产品是逐步获得用户满意的过程：首先是需求，再次是功能，最后是售后服务，对每一项内容的满意，用户才会对最终的结果满意。因此收集项目执行过程中的成果，为最终的验收作准备。1、用户对需求规格说明书的签字确认，是对需求阶段性成果的验收。用户要同意在需求规格说明书上进行签字确认，是用户对需求满意的一种确认。用户一般都不会轻易的对需求进行确认，所以在整个需求阶段，通过互动，逐步获得用户认同。包括：用户对本身提出的初步要求的确认：需求调研人员应做好充分的调研准备，倾听并引导用户阐述需求，在调研过程中记录和讨论需求，在调研结束时确认需求；需求调研后，通过原型等技术，描述用户需求，与用户一起讨论系统的展现模式与方法，充分让用户了解并提出意见，根据用户的意见进行调整；形成需求初稿后，交由用户进行充分的评审与审核，对评审与审核意见进行反馈，直至评审通过；通过以上过程需求规格说明书，一般用户没有特别的理由拒绝签字。而签字确认其实是对需求的书面的确认。这个版本的需求可以作为后续所有工作的基线，是项目验收的重要的内容。项目管理者联盟2、用户对产品的确认测试结果，是对设计与开发阶段成果的验收。如果用户是自己来测试产品的话，为加深用户对需求的进一步的认识，项目组应该组织进行确认测试的培训，指导用户编写测试用例。这是增加用户了解未来产品的机会，如果在需求阶段有认真进行各步骤的话，应该不需要担心会产生大量的需求变更，个别的还是会有。用户进行产品的测试过程中，是对正式的产品的一个接受过程，依据双方确认的需求规格说明书对产品进行测试，对产品的实现需求的程度进行确认，并识别可能的需求变更。3、用户对产品上线运行的批准，是对整个产品与培训的验收。用户进行确认测试通过后，在用户培训过程中，将培训的效果进行量化，由参与培训的人员进行反馈，反馈的结果则表示了用户对产品的满意程度；在用户已对产品接受的前提下，进行培训，向用户提出上线申请，如果上线申请获得审批，则表示用户已对前期的成果进行了验收，确认产品符合用户需求，可以投入到使用。4、用户对使用情况的确认，是对产品应用与服务的验收。系统上线运行后，及时解决出现的问题，并与用户一起对系统的运行情况进行总结，包括使用系统的数据产出情况、使用人员的情况，总结报告与用户一起进行确认。以上过程是一环紧扣一环的，如果第一步没有做好，后面的就很难处理，并给最终的验收造成困难。三、项目收尾_成果核实，验收确认如果在项目过程中严格执行了以上的各分项的验收工作，在项目收尾验收时，真正需要做的工作是对整个项目的工作进行汇总、总结，呈现整体成果：1、组织各方对收集汇总后的结果进行统一的确认：包括验收的技术文档、过程文档、工作结果集、遗留的问题清单和维护期内的售后服务条款；2、协助监理召开验收会议，提交正式的成果，由用户对项目进行验收；3、确认最终的验收成果，总结经验与教训.