会展项目运营信息管理

会展项目运营信息管理为什么要建立主办商管理信息系统？1.管理展会项目的立项、策划、新闻发布会、高峰会议、研讨会议等运营2.综合管理评估展览项目的收支和盈利情况3.有效管理展位销售情况及发掘参展商客户4.系统管理专业观众信息5.实时与展览服务商协调沟通6.及时收集相关展会信息和参展商信息潜在展商一般会展项目运营信息管理流程图原始展商资料数据库观众信息数据库招展计划直接招展间接招展展位分配合同管理展商资料数据库展商分类展商资料整理参展手册展会现场活动管理展会宣传参展费用管理展商满意度调研展商信息反馈展商信息分析总结招展代理销售管理招展资料管理招展记录管理主办商管理系统的功能•参展商信息库建设•招展代理管理•招展过程记录•展位管理•参展费用管理•展览服务管理•观众邀请和观众信息管理一、参展商信息库建设1.信息来源工作人员录入：六大来源原有数据导入外网，参展商通过外网注册填写行业企业名录（电话黄页）商会和行业协会政府主管部门专业报刊同类展会各地专业网站参展商参加历届展会的信息带入工作人员历届展会信息的参考跨展会查询和报表2.多次展会间的信息复用3.数据库信息的组成厂商公司信息和联系人数据库客户原始记录统计分析资料企业投入记录潜在参展商数据挖掘参展商分类管理参展商参展史优良记录级别管理分别包含哪些内容会刊中一般参展客商信息内容及规范•公司或单位的名称；公司或单位的住址、邮编、网址、电话以及联系人姓名等信息；公司或单位的简况，包括发展沿革、产品与服务特点等。•对于公司或单位的名称，须核实其是否规范，一般要求使用法人名称；如使用简称，则应是公众熟知或约定俗成的；•对于公司或单位的联系信息，须核实其是否准确；•对于公司或单位的简况资料，应按文字规范和简洁的原则，进行必要的修饰和梳理；•经过编辑且改动较多的简介文字稿，应反馈参展客商认可；•国际化程度较高的展览会，其简介文字需有英文版。小贴士分享：展览会的电话销售•与其它行业的电话销售一样，展览会的销售业务人员，在电话销售时应具备语言礼貌、表达简明、答问专业、诚信待客的基本素养。•在与客户通话之前，业务人员应做好客户资料的收集、整理工作，包括客户单位的基本情况（发展沿革、近期经营状况、参加其他展览会的情况等），相关联系人的基本情况（具体姓名、在单位分管事项、联系电话、电子信箱等）；还应拟订电话销售的提纲，包括交谈要点、推销建议等，以免电话交流时遗漏。在与客户通话时，对客户提出的问题，能够答复的须立即答复；不能答复的应做记录，经了解清楚或向上级请示后，在预定时间内回复客户。•对于老客户，业务人员的电话交流应更具人情味，以体现朋友之谊。对于客户在电话中对展览会的质疑或批评，须认真对待，属于误会的应耐心解释，属于缺点甚至错误的，应虚心接受并承诺改正。分享：展览会电话销售的“15字要诀”•找对人，说上话，可沟通，会谈判，交朋友。•“找对人”，是指必须找到适合商谈的对象，也就是对方是可以决定或者建议是否参加展览会的人。找对人是电话销售的首要条件。•“说上话”，是指对方能够听你的推广宣传。在电话销售中，很多情况是对方在一开始就不愿意听关于展览会的推广宣传。过这一关需要一定的语言技巧。•“可沟通”，是指第一次顺利说上话后，能够就参展问题与客户保持持续沟通，以达成动员客户参展的目意向。•“会谈判”，是指在持续沟通过程中就客户参展的细节进行谈判，谈判内容包括价格、展位位置、售后服务安排，为双方签订参展合同奠定基础。•“交朋友”，是指通过销售特别是通过展览会的效果，赢得客户信任，从而与客户建立长久的合作关系。这是销售的最高层次，也是检验销售人员包括人品在内的业务能力的最重要标准。分享：展览会电话销售的“七不”原则•展览会电话销售要做到“七不”，即•不打无准备的电话；•不纠缠客户；•不贬损竞争对手；•不与客户争执；•不忽悠客户；•不任意答应客户额外要求；•不主动向客户许诺提供增值服务。•其中，“不忽悠客户”应是最基本的商业道德标准。这本不应成为问题。但现实中，以近乎欺诈的方式“忽悠”客户参展仍非个别，有的业者甚至不以为耻，反将“忽悠”视为“法宝”，教唆下属，传道同行。•“不纠缠客户”和“不与客户争执”，是行商的基本品质。纠缠客户的情况现在还是很普遍，如一天之内数个电话，几近骚扰，令客户嫌恶。•而任意答应客户额外要求和主动向客户许诺提供增值服务，则是销售人员不自信的表现。须知，客户参加展览会看中的绝不是类似福利的待遇，而是展览会的效果。而只会拿“优惠”行销，很难成为好的销售人员。二、招展代理管理利用合作单位合作招展扩大展览会销售，支付相应的代理佣金。透明代理：主办方和代理方都知道参展合同金额，并且严格按照参展合同金额支付佣金。不透明代理：主办方不知道参展合同金额，只有代理方知道，代理支付金额遵照代理合同。半透明代理：代理支付金额部分为佣金，部分为其他（如奖励、惩罚、广告费、邮费、宣传费、劳务费等）过程管理：在CRM管理系统中建立代理业务员当前展会的电话备忘和联系进展情况•招展人员管理•招展人员个人信息、登录管理、销售情况查询、当前工作查询•招展过程管理•电话记录、交往过程、当前状态、交费情况、展会服务预订情况•招展收费管理•反映当前和总体参展商应收、已收、欠款等情况。•展会招展业务的核心就是展商管理。•招展过程就是对客户跟踪的过程，也就是让潜在的展商、代理商、展团能参展成为真正的展商、代理商和展团。•招展业务员在登陆系统，选择操作展会后，在展会招展功能菜单里面的所属展商管理里面，将会看到分派给自己的客户资料。通过展商管理页面提供的功能按键，可以完成如展商联系、服务及展位购买、展商调查问卷和合同文档管理等展商服务的销售操作。展商管理、所属展商管理•展商管理分为全部展商管理和所属展商管理。•全部展商管理是对当前展会招展过程中所有潜在展商信息的管理，即分派给所有招展员展商信息的管理。全部展商管理包括全部展商单位信息、展商联系人信息、联系日志、收支计划、票据记录、消费服务、参展展品、相关文件、参与活动、调查表、订购的展位等信息的管理。此项功能解决在展会招展中对信息不做分派，由某一个人对当前展会所有信息进行操作的问题，也解决在展商已分派的情况下，个别情况业务人员暂时不在，由其它人员代替其招展工作的问题。全部展商管理功能一般授予项目经理或与项目经理权限类似的管理人员。•会展项目管理系统中的所属展商管理，是销售员对派给自己的展商信息的管理。销售人员可以通过系统提供的邮件短信传真等通讯工具联系客户，跟踪客户服务。•如为签约展商提供现场气球广告服务的操作步骤如下：•选择签约展商•点击消费服务功能页签•点击获取服务功能按键•选择提供广告的服务内容•展商服务获取成功，费用记录到展商帐款里面1、选择需要服务的展商2、点击消费服务功能页签3、添加服务信息选择服务内容服务消费添加成功三、招展过程记录管理联络方式的管理1.多个联系人：搭建、运输、宣传、总协调等联系人2.多种联系方式：信笺、电话、E-mail、传真、短信（飞信）、会议记录、视频会议、外网访问联络过程的管理以上联系方式的联络过程的记录和查询保留多种联络方式召开会议——会议记录模块召开电子会议——NetMeeting集成系统寄信——文档管理模块+报表生成模块+信封打印模块打电话——电话号码管理模块+电话集成系统发送E-mail——文档管理模块发送传真——传真集成系统发送手机短信——手机短信集成系统外网访问——外网模块案例：中国电信ECP电子政务信息化应用系统•ECP是中国电信推出的集电话拨打、短信群发、电话会议、视频会议为一体的全球领先的融合型通讯产品。•电话会议：1分钟召集电话会议、电脑、固话、小灵通、手机无限制、预约会议、短信提醒通知、系统自动呼叫。•视频会议：1分钟召集视频会议，所有人均可召开会场级视频会议。四、展位管理展位的分配及预定有效防止展位的恶炒现象1.利用GIS通过电子地图，能够提供道路导航、实时交通、路线规划等功能；结合GPS可以实现位置服务，记录场馆信息。2.展位划分3.出展位图，标展位号4.展位价格自动计算1.场馆租赁模块——记录馆号、面积、开幕时间、注意事项、备注、大致底图、展位划分；先画出展位图，然后标定展位号；展位价格录入、自动计算。2.展位分配模块——智能分配方式，即根据（展台要求、合同金额、展品类别）自动分配，然后再自定义的修改；连线分配方式（展商与展位进行连线）；GIS分配，即在展位示意图上选展商。3.展位查询与统计模块——根据售出状态、回款状态、代理状态，查到所有申请了“洽谈桌”的展台、所有交了全款的展台、反馈表中某项结果为“优”的展台、所有属于代理A的展台、所有信用等级高于5的展台、所有展品中有“数据相机”的展台等。中东（迪拜）五大行业展览会（BIG5Show）展会的展位简直就是一位难求。2009年展会共有3143家展商参展（2008年为2883家展商），分别来自全球的71个国家和地区(2008家吸引了53个国家的展商)，包括28个国家展团，展览净面积达45198㎡（2008年净面积38000㎡）。参展费用：1.标准展位（包含空地租金、展位搭建费、门楣、地毯、1桌2椅、3个射灯、会刊登录费等)￥42800元/9㎡2.展位参展人员费包含国际往返机票、签证费、境外城市间交通费、餐饮费、住宿费及境外保险费等￥19800元/人（6天四星级）￥22800元/人（7天四星级）￥24800元/人（8天四星级）3.报名费——￥3000元/公司展具租赁费展位分配系统ExhibitionFloorplanSystem第一步：展图制作（“展商管理”——“展图制作、发布”）。•会展项目管理系统中展图制作发布可以通过提供的展馆、展区、展位、展图四个页签功能栏实现其制作发布的功能。正确的操作流程是首先要新增加展馆，其次增加展区，展位的增加是通过展图，进行新增，展图中添加的展位信息会自动添加到展位页签的数据列表中，这样方便也直观。如何标注展位平面图•展位平面图上的展位须编排展位号。大型展览会展位平面图展位编号的方法，一般是根据展览场馆的设计，从展厅参观进口顺时针的方向，从第一个标准展位到该展厅最后一个标准展位按阿拉伯数字顺序编排展位号。由于大多数展厅可布置上百个标准展位，故展位号至少是按3位数编排，如001、002直至101、102；如展览会所有展厅较多，则在3位数的展位号前加上汉语拼音或英文的字母以示区别，如A001、B001等。对于用于特别装修展位的大面积光地，一般指超过72平方米以上的光地，也可不以标准展位编号，而直接为该块光地编号。第二步：展位报价（“展商管理”——“展位报价”）•展馆报价。当前展会中展馆整体对外（代表商或展商）进行报价；此报价多用于代理商或展团。•展馆展区报价。针对展馆中某一展区进行整体报价。•展馆展位报价。针对展馆中具体某一展位进行报价。•展区报价。针对某一展区进行报价。•展区展位报价。针对展区中的所有展位进行统一报价，如果当前展会中一个展区的展位标价均相同可使用此报价模式。•展位报价。针对具体展位进行单独报价，一般使用于特殊展位的单独报价。•批量展位报价。可以通过鼠标点选多个展位进行统一报价。多选操作点击鼠标的同时必须按住键盘的Ctrl按键。一般按个报价，若按面积报价，请核实展位面积销售时不能低于此价销售，低于此价的销售价格在销售时无法输入费用的计算：参展费用、参展合同费用、摊位价格、招展代理、服务项目等付款合同的生成：付款流水记录、自动催款通知、一条龙缴费五、参展费用管理展览会经营收入的范围•（1）展位销售收入指参展客商交付的展位费。•（2）广告销售收入指展览会组织机构利用自有的媒介和资源，向参展客商销售广告所得的收入。展览会可以销售广告的自有媒介主要是展览会会刊、会报、门票等印刷品。此外，展览会现场的户内外广告、展览会配套活动和展览会纪念品赞助等资源，也可以为组织机构带来广告收入。•（3）其它收入指展览会门票销售、会刊销售、向参展客商推荐住宿酒店的佣金、管理费等方面的