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会议运营管理第一章绪论【本章概要】本章首先介绍会议的各种定义，在此基础上总结出会议基本特征，然后讨论会议的几个本质，接着介绍会议的类型，最后论述会议的作用。本章是全书其它各章的基础。【本章学习目标】本章学习目标有四个：（1）掌握会议的概念与特征（2）理解会议的本质属性（3）熟悉会议的类型（4）了解会议的作用。一、会议的定义会议的定义,我们可以找到很多：1.“凡研究事理而为之解决，一人谓之独思，二人谓之对话，三人以上而循有一定规则者，则谓之会议。”（孙中山）2.“凡一群人在特定的时间、地点聚集,来研商或进行某特定的活动均称之(为会议)”(沈燕云、吕秋霞)第一节会议的基本概念3.“会议是一些人有组织、有领导地为了某种目的而进行讨论和商议的集会,它有别于三言两语的交换意见,有别于天南海北的漫谈,有别于街头巷尾的议论,更有别于消极的聚众闹事。”(杨冠群)4.“会议是指人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。”（马勇，王春雷）5.“会议是人们通过不同方式聚集起来，讨论、协议、沟通和商定事情的一种社会活动形式。会议是人类社会生活的重要组成部分，对协调社会关系和促进人类发展有重大作用。”（申金玉）6.“在一定的时间和空间范围内，为了达到一定的目的所进行的有组织、有主题的议事活动，均可以被称之为会议。”（王书翠）7.会议是“有组织有领导地商议事情的集会。”（中国社会科学院语言研究所词典编辑室）【定义】会议是指三人以上的群体为了研究问题、交流信息、获取知识、统一思想等目的中的一个或数个而在特定的时间聚集在特定的地点、按照一定的规则所进行的演讲、发言、讲解、讨论、商议、交流等行为从而集思广益、达成一定结论的活动。茶话会、朋友间的聚会等不是我们所说的会议，电视会议、电话会议和网络会议等不在本书的讨论范围。并非所有聚集在一起的人群的活动都可以称作会议,一个可以称作会议的活动必须具备下列特征:1.有明确的目的。如研究问题、交流信息、获取知识、贯彻上级指示和统一思想等；2.有明确的主题和各种议题，即有议论的中心，而不是随意漫谈；二、会议的特征3.有一定的结果。无论是达成一致，还是意见不统一，是推迟决定，还是停止讨论，最终都应有一个结论。4.人数不少于三人。5.有主持人。6.遵循一定的规则。如座位有安排，发言有先后，始终有时间……7.是一种短暂性的行为。第二节会议的本质一.会议的信息性会议是一种信息的传递、交流、创造活动。二.会议的社会性会议是一种社会活动。电视、电话、网络会议等无法取代一般会议的根本原因。三.会议的积聚性一定的时间内,大量的人流、物流、信息流在一定的空间范围内积聚，相互交汇、碰撞，并带来大量的资金流。第三节会议的分类一.按会议的性质划分代表大会学术会议研讨会议股东大会培训会议销售会议……Congress—普通大会、政治性的代表大会或社团召开的大会Convention—大型会议,年会Conference—专业性会议Forum—论坛Seminar—研修会(广泛的参与性)（Academic）Symposium—（学术）专Panal—专题研讨会题研讨会Colloquium—非正式研讨会Lecture—讲座Workshop—小组讨论会Session—一场(届)会议Meeting—会议二.按会议的主办者来划分社团会议企业会议政府会议工会会议教育会议……三.按会议参加者的国别划分国际会议国内会议(一)国际会议国际会议是来自不同国家的人们所参加的会议。ICCA统计国际会议的标准⑴固定性会议⑵至少3个国家轮流举行⑶与会人数至少50人UIA&新加坡会议社团组织统计国际会议的标准⑴与会人数至少300人⑵国外人士占与会人数40%以上⑶与会者来自至少5个国家⑷会期至少3天中国国际会议推展社团组织确定国际会议的标准⑴参加会议的国家（含主办国）至少在两国以上⑵与会人数需达50人以上⑶外国与会人数占总与会人数20%以上⑷以年会、展览或奖励旅游等形式均可日本国际观光振兴会统计国际会议的标准有来自包括主办国在内的两个国家以上的20名以上人员参加的会议称作国际会议。我国的国际会议标准按我国有关文件的规定，国际会议是指来自3个或3个以上的国家和地区（不含港、澳、台地区）的代表参加、以交流为主要目的的研讨会、报告会、交流会、论坛以及国际组织的行政会议，而对参加会议的国外代表人数和时间的长短没有具体的要求，这就可以认为是我国衡量国际会议的标准。(二)国内会议凡来自国外的与会者人数占出席会议总人数的比例达不到国际会议标准的会议均称作国内会议。第四节会议的作用经典语录“如果在一个城市召开一次国际会议，就好比有一架飞机在这个城市上空撒钱。”——门图特：德国慕尼黑展览公司总裁一.传递、交流并创造信息二.给所在城市或国家的会议业带来直接收益【实例】1999年9月，《财富》全球论坛年会在上海举行，参加本次论坛的有600多人，每张入场券5000美元（不包括住宿费用），这样仅论坛的入场费收入这一项就超过了300万美元。三.所在城市或国家的旅游业、商业等服务业带来间接收益会议给旅游业、商业等服务业及相关生产行业所带来的间接收益比给会议业所带来的直接收益大得多，后者与前者之比为4—10∶1，此比例依会议目的地服务业及及相关生产行业的发达程度而有所不同1.巴黎每年接待的国际会议有400多个，给这个城市带来将近40多亿法郎收入。2.99’上海《财富》全球论坛年会期间的广告、宣传收入达到1亿元以上，上海宾馆业的收入超过3000万元，机场、航空公司、出租车公司、商场、餐饮、旅行社等行业也都获得不菲的收入。【实例】四.提升会议目的地的知名度会议在进行宣传、促销时顺带把会议目的地推向了全国（世界）各地来自外地（国）的与会者把对会议所在城市（国家）的感性认识传播开去媒体记者在对会议进行采访报道时也把会议所在目的地推向了世界各地达沃斯—“达沃斯世界经济论坛”博鳌—“博鳌亚洲论坛”重庆—“亚洲议会和平协会（AAPP）第三届年会”（2002年4月举行）新加坡—每年二三百场国际会议……【实例】因会议而成名或提高知名度的城镇世界经济论坛2009年年会的会议中心博鳌亚洲论坛国际会议中心五.促进目的地的建设和经济发展高规格的会议一般要提前数年确定举办地，各申办地为了竞办会议，都要对本地提出建设美化计划，取得举办权的申办地为迎接会议的召开，要进行高标准的市政工程建设，对当地“整容”和“美容”，提升当地的环境和管理水平，此举还可以拉动当地或所在国的建筑、钢铁、水泥、装修、装饰等行业的发展，并为当地提供一定的就业机会。……“助推器”。博鳌——“博鳌奇迹”：一座座造型别致的会议场馆（亚洲论坛永久会址，亚洲论坛国际会议中心等）建起来了一条条宽敞笔直的马路修起来了一家家设施齐全的酒店（包括投资二十多亿元的索菲特大酒店……）盖起来了一幢幢异域风格的别墅筑起来了一片片生机盎然的草坪铺起来了（高尔夫）……【实例】因举办会议而获得大发展的城镇博鳌亚洲论坛国际会议中心博鳌海洋馆博鳌高尔夫乡村俱乐部球场博鳌凯宾斯基别墅度假酒店2007博鳌·21世纪房地产论坛重庆——取得AAPP举办权以后，对山城形象进行了大规模的“整容”和“美容”，投资数千万元用于整修道路、增设公共设施、拆除影响市容的违法建筑、建设绿地，使重庆的城市建设一下子前进了好几年，山城变得更加美丽动人了。周庄——为迎接2001年6月APEC贸易部长非正式会议的召开00年启动古镇污水处理工程，01年3月投资2000万元的首期工程主管网完成对河道进行了治理实施了管线地埋工程增加绿地6000多平方米对有关建筑按照粉墙黛瓦的风貌进行改造，进一步突出了江南水乡的风格……六.会议是社会民主的重要手段会议本身就有着民主的内涵。每个与会者都代表着一定数量的社会公众,会议本身赋予与会者发表自己观点、见解的权力。∴会议成为社会民主的有力表现形式，是实现社会民主的重要手段。“夫议事之学，西人童而习之，至中学程度则已成为第二性矣，所以西人合群团体之力常超吾人之上。然中国人受集会之厉禁……合群之天性殆失，是以集会之原则、集会之条理、集会之习惯、集会之经验，皆阙然无有。以一盘散沙之民众，忽而登彼民国主人之位，宜乎其手足无措，不知所从，所谓集合则乌合而已”他认为搞“民权”的第一步就是要知道如何开会，会中如何表决，决议后如何执行。这一点若办不到，则假民主便远不如真独裁之能福国利民。英语民族在搞政治上的优越性，就是他们会开会：认真开会和实行开会所得出的决议案。其他民族开起会来都是半真半假,结果便不能搞“分工合作”和“配合工作”。而英语民族在政治上的最大武器便是“配合工作”“此书譬之兵家之操典，化学之公式，非流览诵读之书，乃习练演试之书也。凡欲负国民之责任者，不可不习此书。凡欲固结吾国之人心，纠合吾国之民力者，不可不熟习此书”。七.帮助人们消除隔阂、促进和平会议可以沟通信息。有隔阂的各方代表坐在一起开会，进行交流、沟通，彼此就可增多理解，减少误会，甚至消除隔阂，避免进一步的纷争。会议是一种社交活动。有敌意的各方代表能一起开会本身就是彼此友好意愿的表示。在会议过程中，各方代表握手、寒暄、坐在同一个会议场馆，倾听对方的发言，喝着同一种饮料，甚至一起用餐、住在同一个宾馆，又能增进友谊，减少甚至消除仇恨、敌意，最终避免战争，和平共处。中国战国时期的公元前546年，楚、晋、齐、鲁等一共13个国家聚集在宋国国都商丘，召开了“弭兵会议”，这次会议划定了各国的势力范围，确立了晋楚两国平分霸权的地位，确保了之后各国间50多年的和平。【实例】历史上的和平会议1814年的维也纳会议是一次著名的和平会议。拿破仑战争结束后，相互敌对多年的6个欧洲国家的君主在维也纳举行了一次会议，重新调整了欧洲各国的疆界，达成了新的“力量平衡”，使欧洲强国的均势得以持续30多年。八.促进目的地社会文明程度的提高为迎接会议特别是国际会议的召开，东道主城市或国家要对有关接待人员进行礼貌礼节等文明知识或技艺的培训，甚至对当地居民进行一次文明礼貌知识的宣传教育。与会者一般都有较高的文明礼貌修养，在接待与会者和与与会者交往的过程中，有关人员也会受到影响而自然而然地提高自己的文明礼貌修养水平。“AAPP第三届年会”在重庆举行，对地处西南内地、相对闭塞的重庆市民来说，最大收获或许是在思想观念上，这次高规格的关注和平与发展的国际会议给重庆带来了开放、文明的思想观念，开阔了市民的眼界，促进了市民文明程度的提高，增强了市民的主人翁精神和责任感。【实例】国际会议促进重庆市民文明程度提高“诚信重庆、知识重庆、礼仪重庆、魅力重庆”的城市精神深入市民人心。根据中国发展战略研究会咨询中心等部门在AAPP召开前对重庆市民的抽样调查，所有市民都愿意为AAPP做贡献。重庆市社会科学院院长俞荣根深有感触地说：“我看见不少街道、居民区都掀起了英语热。普通市民这种开放、进取的心态令人感动。”【本章总结】⑴并非所有聚集在一起的人群的活动都可以称作会议，会议是三人以上的群体为了一定的目的在特定的时间聚集在特定的地点、按照一定的规则所进行的发言、商议、讨论、交流等行为从而集思广益、达成一定结论的活动。会议具有信息性、社会性和积聚性的本质属性和七个特征；⑵会议的类型有很多,国际会议的标准；（3）会议不仅具有能为举办地带来可观的经济收益，而且可以为举办地带来社会效益。【本章思考练习题】1.你是否同意本章中所列举的会议的定义？请思考、研究、讨论并给出你自己的会议的定义。2.你认为本章中确定国际会议的标准是否恰当？请思考、研究、讨论并给出你自己的国际会议的标准。3.讨论会议的本质属性。中国代表团在北京钓鱼台国宾馆同朝鲜代表团举行会前磋商第二轮六方会谈现场【案例分析】P16—18一次事先无确定会期的国际会议案例分析题1.该会议事先未确定会议结束的日期，中间各方自行临时安排了多次双边磋商，这是否违背了会议的基本规律？2.各方出席此次会议的目的是什么？3.这次会议可以起到什么作用？第二章会议市场及其细分【本章概要】会议市场的类型、特点、规律，争取各种会议的途径；社团、企业会议市场