涉密公文管理流程

涉密公文管理流程1目的本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）涉密公文管理的流程及控制要点，旨在促进本行机关密件管理工作规范化、制度化、科学化，确保本行安全、稳健运行。2适用范围本文件适用于本行涉密公文管理活动。3定义、缩写与分类3.1定义1）公文:是指本行在经营管理过程中形成的，具有法定效力和规范体式的文书，是依法经营和进行公务活动的重要工具。2）涉密公文:是指涉及国家和本行秘密的公文。3.2缩写无3.3分类涉密公文分为：1）绝密公文：是指内容涉及国家和本行最重要的秘密，泄露会使国家和本行的安全和利益遭受特别严重损害的公文。2）机密公文：是指内容涉及国家和本行重要秘密，泄露会使国家和本行的安全和利益遭受严重损害的公文。3）秘密公文：是指内容涉及国家和本行一般秘密，泄露会使国家和本行的安全和利益遭受损害的公文。4职责与权限部门/岗位职责与权限不相容职责主管领导1）审核、签发密件，确定密级、保密期限、紧急程度和限定发放范围；2）审签密件收文处理意见。综合办公部门/主任岗1）审核相关部门提交的密件内容、密级、保密期限、紧急程度和限定发放范围是否正确；2）拟定密件收文的处理意见。部门/岗位职责与权限不相容职责综合办公部门/机要岗1）密件排版套红、份数控制、用印、密件封发及归档；2）签收密件、送办、督办、归档、清退。综合办公部门/文秘岗审核密件提交稿是否符合公文处理程序和公文格式的规定，以及密级确定是否符合规定，紧急程度是否合理。各部门/负责人1）审核拟稿人提交的密件初稿；2）根据密件收文内容，安排具体工作人员处理。各部门/相关岗1）草拟涉及国家及本行密秘的文件，草拟结束时应拟定密级、保密期限、紧急程度和限定发放范围等；2）对密件进行全面校对，检查有无错字、格式是否规范，发文手续是否完备；3）根据收到的密件办结时限要求及时办结，交综合办公部门机要岗存档。5原则与基本规定5.1原则1）突出重点原则。涉密公文的保密工作，要围绕日常经营管理工作，突出重点业务、重点领域及涉及的重点人员。2）分层负责原则。分管综合办公部门的主管领导是本行涉密公文保密工作的第一责任人，各部门、分支机构负责人是本部门、分支机构涉密公文保密工作的第一责任人，综合办公部门机要岗及阅知涉密公文的相关人员是直接责任人。3）积极防范原则。涉密公文保密工作坚持积极防范、确保安全、便利工作的方针。5.2基本规定1）本行产生的企业秘密，必须对照定密依据，依法及时、准确地确定密级，并在载体上标明密级和保密期限。2）传递秘密载体，应详细登记、密封包装，信封上标明密级、编号和收件单位名称；传递中每个环节必须严格履行交接签字手续；严禁通过普通邮政传递秘密载体；在市内传递绝密级载体，必须双人同行直接送达，不得通过公文交换站交换。3）收到秘密载体，由综合办公部门机要岗拆封、清点核对，其他人员不得拆封。4）参加涉密会议带回的秘密载体，应及时送交本行综合办公部门机要岗登记处理。5）绝密级文件资料和密码电报不允许复印；复印机密、秘密级文件资料须经本行领导批准，复印件视同原件管理。秘密文件资料必须在内部印制或者在经保密局批准的定点单位印制，严禁将秘密载体委托非定点单位印制。6）严禁携带秘密载体参与社交活动或中途办理其他事项。7）未经审查批准以及办理相关手续，任何部门和个人不得向外提供本行秘密；严禁向新闻出版单位提供或公开报道秘密信息。8）本行应指定计算机设备处理涉密业务，并登记造册。用于储存、传输和处理秘密信息的计算机及其网络系统不得直接或间接与国际互联网或其他公共信息网络相连接。9）保存秘密载体的场所须安装铁门、铁窗，配备保险柜，办公场所无人时，应将秘密载体放入文件保密柜。10）销毁秘密载体应认真清点、登记，并经本行主管领导审核批准；密件复制过程中产生的残、次页和废品，必须及时销毁；销毁数量少的，应使用碎纸机销毁，销毁数量大的，应双人押送至定点销毁单位销毁；销毁后，要确保秘密载体无法还原；按规定应当清退的秘密载体，应按期如数清退，不得自行销毁。11）禁止将秘密载体当作废品出售或委托他人代为销毁。12）综合办公部门机岗位变动时，应与接任人员办理密件交接手续。6流程描述与控制要求阶段环节风险点6.1拟稿环节名称:拟稿适用部门:相关部门;适用岗位:相关岗;职责要求:草拟密件操作规范:1）拟稿人员在草拟涉及国家及本行密秘的文件时，应注意保密，草拟时应回避无关人员介入。2）密件内容应观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅简短。草拟结束应拟定密级、保密期限、紧急程度和限定发放范围等，并报本部门负责人审核。6.2审核环节名称:审核适用部门:相关部门;适用岗位:负责人;职责要求:密件审核操作规范:审核密件是否符合公文处理规定，是否全面、准确反映决策意图，行文关系是否明确，内容、数据是否真实性和准确等。同时，应审核密级、保密期限、紧急程度和限定发放范围是否正确。环节名称:核稿适用部门:综合办公部门;适用岗位:文秘岗;职责要求:核稿操作规范:审核密件是否符合公文处理程序和公文格式的规定，密级确定是否符合规定，紧急程度是否合理。环节名称:审核适用部门:综合办公部门;适用岗位:主任岗;职责要求:密件审核操作规范:审核密件是否符合公文处理规定，是否全面、准确反映决策意图，行文关系是否明确，内容、数据是否真实性和准确等。同时应审核密级、保密期限、紧急程度和限定发放范围是否正确。环节名称:审签适用部门:行长;适用岗位:主管领导;职责要求:审签、签发操作规范:审核密件，确定密级、保密期限、紧急程度和限定发放范围是否正确，签署是否同意发文的明确意见。6.3印制环节名称:编号排版套红适用部门:综合办公部门;适用岗位:机要岗;职责要求:编号排版套红操作规范:审核是否已经领导签发，主题词是否正确，公文格式是否正确，选择文种并在《密件印发登记簿》（附件一）上详细编号登记。密件应当按照规定标明密级和保密期限。环节名称:校对适用部门:相关部门;适用岗位:相关岗;职责要求:校对密件操作规范:对密件全面核对，检查有无错字、格式是否规范，发文手续是否完备。风险描述:未认真履行校对职责,文件存在格式和排版上的错误,可能造成公文失效和错误，影响公文执行。风险等级:高风险控制措施:1）加强岗责培训，提高工作人员责任心；2）部门负责人加强密件核对情况的监督检查。控制部门:相关部门;控制岗位:负责人;环节名称:文印、控制份数适用部门:综合办公部门;适用岗位:机要岗;职责要求:文印、控制份数操作规范:按密件限制发放范围控制印制份数。秘密文件资料必须在内部印制或在经保密局批准的定点单位印制，严禁将秘密文件委托非定点单位印制。环节名称:用印适用部门:综合办公部门;适用岗位:机要岗;职责要求:机要岗用印操作规范:核对密件份数，加盖公章。用印程序详见《印章管理操作流程》。6.4封发环节名称:封发适用部门:综合办公部门;适用岗位:机要岗;职责要求:密件封发操作规范:检查印章是否与文件头一致，是否漏发、错发，发放范围是否与密件规定一致。封发秘件，应详细登记、密封包装，信封上标明密级、编号和收件单位名称；封发过程中每个环节必须严格履行交接签字手续；严禁通过普通邮件传递秘密文件。风险描述:未正确履行岗位职责,封发错误，出现错发、漏发,造成密件发送范围出现错误，可能产生不良影响。风险等级:高风险控制措施:1）加强岗责控制，提高履职能力；2）加强岗责考核，对工作不尽职的进行处罚。控制部门:综合办公部门;控制岗位:主任岗;6.5归档环节名称:归档适用部门:综合办公部门;适用岗位:机要岗;职责要求:密件归档操作规范:整理发文底稿，留存两份正式密件备查，编号登记归档。归档程序详见《档案管理流程》。阶段环节风险点6.1签收拆封环节名称:签收拆封适用部门:综合办公部门;适用岗位:机要岗;职责要求:密件签收拆封操作规范:1）收到涉密文件，由综合办公部门机要岗拆封、清点核对，其他人员不得拆封。收到涉密文件，综合办公部门机要岗应及时对来文机关、收到时间、标题、字号、密级、份数、序号等作出登记，贴上公文处理标签提交主任岗确定阅读或传达范围，并在《密件收文登记簿》（附件二）上详细登记。2）相关人员参加涉密会议带回的涉密文件，应及时送交本行综合办公部门机要岗登记处理。6.2阅处环节名称:拟处理意见适用部门:综合办公部门;适用岗位:主任岗;职责要求:拟处理意见操作规范:综合办公室主任根据文件的秘密等级、缓急程度、办结时限，提出拟处理意见和阅处范围，并提交主管领导审批。风险描述:未认真履行岗位职责,拟处理意见不正确,扩大了秘密文件的阅读范围,形成泄密风险,影响本行工作顺利推进。风险等级:中等风险控制措施:1）加强保密工作培训，提高履职意识；2）加强涉密工作的监督检查，提高防范意识。控制部门:行长;控制岗位:主管领导;环节名称:审批适用部门:行长;适用岗位:主管领导;职责要求:审批操作规范:根据文件的秘密等级、缓急程度、办结时限，批示处理意见。环节名称:送办适用部门:综合办公部门;适用岗位:机要岗;职责要求:密件送办操作规范:根据领导批示送承办部门，应严格限制阅读范围。机密、秘密级文件需在办公场所阅读，阅后及时收回；绝密件应在机要室阅读。环节名称:阅办适用部门:相关部门;适用岗位:负责人;职责要求:密件阅办操作规范:根据密件内容，安排具体工作人员处理。绝密级文件和密码电报不允许复印，其他密件复印须经领导批准，复印件视同原件管理。环节名称:承办适用部门:相关部门;适用岗位:相关岗;职责要求:承办密件操作规范:根据密件要求及时办结。绝密级文件资料不允许复印；复印机密、秘密级文件资料须经本行领导批准，复印件视同原件管理。借用秘密级和机密级文件须办理登记手续，并限期归还；绝密级载体不得借用。严禁携带涉密文件参与社交活动或中途办理其他事项。未经审查批准以及办理相关手续，任何部门和个人不得向外提供国家及本行秘密；严禁向新闻出版单位提供或公开报道国家及本行秘密信息。风险描述:工作效率低下,承办密件不及时或遗漏应承办事项,密件规定的事项未在规定时间内办结，影响工作顺利推进。风险等级:中等风险控制措施:加强岗责控制，实施有效的督查督办。控制部门:相关部门;控制岗位:负责人;环节名称:督办适用部门:综合办公部门;适用岗位:机要岗;职责要求:密件督办操作规范:督促密件在规定时限内办理完毕，并详细登记《密件督办登记簿》（附件三）。督办工作详细《督办管理流程》。6.3归档清退环节名称:归档、清退适用部门:综合办公部门;适用岗位:机要岗;职责要求:密件归档、清退操作规范:1）由综合办公部门机要岗登记密件收回情况，并立卷归档。归档程序详见《档案管理流程》。密件归档还应做到以下几点：a)无关人员未经允许不得进入机要室；b)机要人员不得在机要室接待客人、闲谈；c)机要人员离开机要室，要随手锁门，下班时要认真检查保密柜是否上锁，门窗是否关好，防止文件的丢失和泄密；d)绝密文件、密码电报要及时收进保密柜并单独存放。其他密级文电，要经常检查，妥善保管；e)文件、电报和资料，未经领导同意，不得对外提供；f)因工作需要进入机要室的人员，不得乱翻、乱看、乱拿，防止泄密；g)机要室按照保密规定配置“三铁一器”保密设施，专人管理，其他人员不得乱用；h)应加强对保密设备的管理和维护，保证安全，做到万无一失。2）办结后需要退回的密件，应及时退回发件单位。按规定应当清退的国家秘密载体，应按期如数清退，不得自行销毁。7检查监督牵头检查部门检查内容检查频次报告路线检查结果利用内部审计部门涉密公文管理流程执行上的规范性、保密性。每年至少一次董事会持续改进8附件附件一：《密件印发登记簿》附件二：《密件收文登记簿》附件三：《密件督办登记簿》附件一：密件印发登记薄日期发送部门发文字号发文标题份数密级缓急程度备注附件二：密件收文登记薄日期序号来文机关来文字号内容摘要份数密级缓急程度备注附件三：密件督办登记薄序号督办事项责任部门办理时限办理情况