ERP下会计信息系统的探索

ERP下会计信息系统的探索ERP自20世纪90年代初被提出以来，以其功能强大大思想先进，只十几年的时间，便在全球的企业中流行开来，成为了当代最为先进管理思想的代名词，在中国，ERP的概念炒作阶段也已基本过去，ERP厂商的发展越来越成熟。可以肯定，与以往的管理信息系统、MRP相比，ERP已经有了很大的变化。虽然ERP的实施使得许多企业的管理得到了极大的提高，但不可否认很多企业在实施ERP的过程中都存在这样或那样的问题，即使是在美国，企业的ERP实施也经常失败。并且，ERP作为一个较新的思想，仍有许多不成熟的地方，有待进一步的完善。会计信息系统，作为ERP中的重要功能，虽然在以往的发展中已经形成了自己的模式，但是由于ERP的特殊性，ERP中会计信息系统也与以前的系统有了很大的不同，本文的写作目的，就是要对ERP下的会计信息系统进行深入的分析与探索，找出当前情况下所存在的问题与不足，并对之提出自己的看法与建议。1ERP及其相关理论发展回顾要谈及ERP的提出与发展，应当从MRP开始。MRP的发展经历了基本MRP、闭环MRP、MRPⅡ几个阶段，然后进入了现在的ERP阶段。1.1基本MRP阶段在20世纪60年代中期，IBM的管理专家约瑟夫•奥利佛博士首先提出了独立需求和相关需求的概念，将企业内的物料分成独立需求物料和相关需求物料两种类型，并在此基础上总结出了一种新的管理理论：物料需求计划（MaterialRequirementsPlanning-MPR）理论，也称作基本MRP。这种思想的基础是库存定货点理论，并且提出了对物料分为独立需求和相关需求的概念。在这种思想下，物料的定货量是根据需求来确定的，这种需求应该考虑产品的结构，即产品结构中物料的需求量是相关的，即在需要的时候提供需要的数量。这时的MRP重心在库存管理，主要解决库存与生产之间的矛盾。1.2闭环MRP阶段基本MRP考虑了产品结构相关信息和库存相关信息，但实际生产中的条件是变化的，其变化受到从制造工艺到社会福利待遇等很大范围条件的影响，因此基本MRP下制定的计划准确性很难把握。随着市场的发展和基本MRP的应用与实践，20世纪80年代初，在此基础上发展形成了闭环MRP。闭环MRP理论认为主生产计划与物料需求计划应该是可行的，即应考虑能力的约束，或者对能力提出需求计划，在满足能力需求的前提下，才能保证物料需求计划的执行与实现。在这种思想下，企业必须对投入与产出进行控制，也就是对企业的能力进行校验和执行控制。这时该理论的重心由原先的库存逐渐移向了生产。1.3MRPⅡ阶段从闭环MRP的管理思想来看，它在生产领域中的确比较先进和实用，生产计划的控制也比较完善。但是，MRP考虑的是生产流，而没有考虑资金流，而资金运作对生产的影响又是很大的，所以产生了生产与资金的矛盾，1977年美国生产管理专家奥列弗•怀特提出了一个新概念——制造资源计划（ManufacturingResourcesPlanning），简称也是MRP，为与传统MRP相区别，改称为MRP-Ⅱ。MRP-Ⅱ对于制造企业进行有效计划具有一整套方法。它是围绕企业的基本经营目标，以生产计划为主线，对企业各项资源进行统一计划和控制的有效系统，也是整合企业的物流、资金流、信息流并使之畅通的动态反馈系统。这时的MRP-Ⅱ虽然整合了企业的各项资源，但其重点仍是生产。1.4ERP阶段MRP-Ⅱ对世界的发展和应用产生了重要的影响，但随着市场竞争的日趋激烈和科技的进步，MRP-Ⅱ的局限性也逐步明显。随着企业间的激烈竞争，企业对除生产其他方面加强管理的要求及更高集成性方面要求愈加强烈，并且随着企业规模的扩大和经济全球化的趋势，集团内部、企业之间的交流也日益密切，MRP-Ⅱ很明显不能满足这类需求。随着现代管理思想和方法的提出与发展，如JIT（JustInTime——实时制造）、OPT（OptimizedProductionTechnology——优化生产技术）、AMS（AgileManufacturingSystem——敏捷制造）等，MRP-Ⅱ逐渐融合了这些现代思想来完善和发展自己的理论，20世纪90年代产生了ERP（EnterpriseResourcePlanning——企业资源计划）。ERP是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，全面地集成了企业的各项资源信息，并为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台。ERP系统是一种管理理论和管理思想，而不仅仅是一个信息系统。它利用企业的所有资源，包括内部资源与外部市场资源，为企业制造产品或提供服务创造最优的解决方案，最终达到企业的经营目标。MRP-Ⅱ的重心在于生产对生产的控制，“ERP的主线也是计划，但ERP已将管理的重心经转移到财务上，在企业整个经营运作过程中贯穿了财务成本控制的概念[1]。”ERP及其相关理论的发展如图1-1所示。图1-1ERP及其相关理论的发展2ERP下的会计信息系统2.1ERP下的会计信息系统发展回顾会计信息系统的在我国运用是从20世纪80年代初开始的。会计软件的开始由企业自制，后来先后有了用友、金碟等财务软件公司，财务软件的发展逐渐走向规范与成熟。财务软件的发展也随着其它信息技术从DOS发展到Windows再到现在的多平台，从单机版到局域网再发展到现在的电子商务的运用。从20世纪90年代末，ERP逐渐在我国热起来，传统的财务软件的缺陷渐渐显现出来，国内各大财务软件厂商纷纷从单独的财务软件设计转型为ERP厂商。前文已述，财务是ERP中的重心，ERP要想整合企业各种资源，财务是衔接企业各个部门的最佳手段，财务不仅仅是ERP的重心，也是ERP的中心，各种企业的资源如销售、生产、采购、人力资源、及企业的管理通过财务联系在了一起。我国会计信息系统的发展如图2-1所示。图2-1我国会计信息系统的发展2.2ERP下的会计信息系统的结构ERP中的会计信息系统大致可分为财务会计、管理会计两部分。财务会计进行基本的会计业务处理，包括应收、应付、固定资产管理、工资管理、成本核算、总账等模块；管理会计建立在财务会计的基础之上，包括成本管理、预算管理、资金管理等等。在ERP中，财务会计的功能大都在ERP的财务会计模块当中，而管理会计功能则不一定会位于会计模块当中，ERP是一个以财务为核心的集成系统，为了实现这个目的，会计信息系统中的许多功能特别是管理会计的功能都集成到了各个作业模块当中。从计算机的角度看，在ERP中，大体可分为数据库层、中间业务逻辑层、客户端表现层，中间业务逻辑层可分为财务模块与其它业务模块，业务人员将业务数据从客户端表现层传送到中间业务逻辑层，经过其中的业务模块处理，不需要财务模块处理的，直接存入数据库中，需要由财务模块处理的传入财务模块由财务模块处理，最后将数据存入数据库。2.3ERP下会计信息系统的特点2.3.1与ERP下的其它子系统的完全融合“如果ERP的财务会计模块仅仅是一般会计软件功能的延伸和加强，那它不会在最近的十年时间对全球企业的财务实践带来如此巨大的变革[2]。”跟ERP中的所有模块一样，会计信息系统地完全融入到了ERP当中，而不仅仅是其中的会计信息系统子模块。以产品销售为例，销售产品之后，销售员便会将这件事记录在电脑上，产品销售、库存产品减少、应收款增加等事件便记录入数据库，这时当会计部门需要这些数据时便会直接在数据库中读取，而不是销售人员来会计部门提供。这是的会计模块也未必就都在会计信息系统子模块当中，例如盈利分析或许会被放到销售模块当中，使销售人员能尽快获得销售信息。2.3.2自动化程度高会计中的许多业务处理都具有固定的格式或者是机械重复地进行，而这些正是计算机所擅长的。传统会计信息系统一般的设计仅仅是模仿手工记账，虽然是电脑处理，却并没有给会计人员带来多少自动化，原始凭证一般为纸制，记账凭证由会计人员录入系统，之后的记账、生成报表才开始体现了计算机的自动化特点。而ERP则不同了，由于它将企业中的各种资源都集成到了ERP当中，原始凭证被相关部门人员录入之后，会计部门不必再自己生成记账凭证，计算机会通过读取数据库自动获取原始凭证相关数据，生成记账凭证。企业间的交流可以通过标准的数据接口传送得到原始凭证，在数据库中记录相应的数据，然后根据这些数据生成各种报表，支持企业分析决策。“如果信息集成度做得好的话，企业财务的70%以上的凭证是可以自动生成的[3]”，自动化程度大大提高。2.3.3先进思想的充分运用ERP中吸收了许多当代最为先进的管理思想，并将它们融合在了一起，保持了其先进性。ERP中的会计信息系统同样运用了许多新的思想，许多在传统会计中难以实现的思想在这里得到了充分的运用。ERP下的会计系统普遍使用了作业成本法来进行成本核算，提高了成本核算的准确度。ERP系统很重视计划地制定，在生产过程中进行了严格的计划控制，如主生产计划、产能计划、物料需求计划等等，因此在ERP下很容易进行计划成本法、标准成本法的核算。ERP下融合了许多先进的管理思想，如适时生产、全面质量管理，这些方法与传统方法有很大的不同，这些不同促进了新的核算方法的产生。2.3.4信息提供的灵活多样会计最终的目标是提供信息：为政府提供税收等信息、为投资者提供企业发展信息、为管理者提供决策相关信息、为员工提供工资、福利待遇信息等等，然而传统会计却只能提供资产负债表、利润表、现金流量表及其附注，由于精力有限，过程复杂，很难再提供其它信息，所以形成了这样的局面，会计人员努力工作，而管理层在决策时却常需要自己主观臆断，传统会计不得不成为“外部会计”、“财务会计”。在ERP中，这种局面得到了明显的改善，企业决策时，管理人员不必再凭单凭主观臆断，这主要归功于穿透报表，管理层在决策时，会计人员可以提供穿透报表，得出分析结论。2.4ERP下会计信息系统的地位与作用可以说，会计信息系统在ERP中处于核心地位。ERP之所以被称之为企业资源计划，是因为它整合了企业中的各种资源，集成于一个系统当中，因需而用，而要整合这些资源，最好的方法就是通过财务，不论是采购、生产、销售，还是企业日常工作、员工管理等各类工作，只要发生资金的流动就必然会与ERP产生联系。有一种观点认为ERP的核心是MRP，本文认为不妥。以MRP为核心，或许是因为ERP是从MRP发展过来的。一者ERP的使用范围已不单单是制造业，也已用在了如医疗、出版、咨询等非制造行业，这些行业无MRP可言。再者，通过MRP或许可以联系起来生产、采购、销售等相关环节，而别的部门则难于与之联系，难于组成企业资源。会计信息系统作为会计人员的工具，企业中的核心系统，其作用主要就是帮助会计人员提供各种信息：对外提供报表，对内提供各种决策有用信息。在ERP中，财务会计系统业务处理的最终目标也是提供资产负债表、利润表、现金流量表三张报表，提供对外信息，同时财务会计系统也是管理会计系统的基础，管理会计系统主要是根据财务系统数据库中的数据来工作的，同时辅以其它模块的业务数据。管理会计系统主要负责参与企业管理、对内提供信息。在企业管理方面，例如销售计划的、生产计划等的制订，对内提供的信息如销售盈利分析、成本报表等。会计信息系统在ERP中的地位如图2-2所示。图2-2会计模块在ERP系统中的地位2.5与传统会计信息系统的比较2.5.1二者立足点不同传统会计信息系统在设计时，是站在会计的角度，站在会计部门的角度考虑问题，而不能站在企业的角度，会计软件的设计一般总是不能迈出会计部门的范围，这样形成的会计信息系统，信息流只能在会计部门内部流动，形成了信息孤岛，而信息孤岛之间交换数据很难保证其真实性，因为信息孤岛间的信息流动往往不能以原始的形式流动，如需要转换成纸制凭证，或者存入磁盘来传送。而在ERP中则不存在这一点，如果ERP实施的好，企业中不应当有信息孤岛，ERP的设计，是在整个企业甚至是上下游企业组成的供应链的角度设计的，而不是在会计或生产等某个企业内部部门的角度设计的。在一个部门录入的数据，其他部门只要有权限，便可以通过数据库获得。2.5.2自动化的程度不