承保业务档案管理

承保业务档案管理实务承保业务档案是记录承保业务过程和事项的主要载体，是保险公司承担保险责任、履行相应义务的法律依据，它包含每笔保险业务从投保验险、核保出单至批改保单所产生的所有业务单证及相关资料。公司各级营业机构务必重视承保业务档案的管理工作，确保承保业务档案的规范性与安全性。本实务适用于公司各级营业机构的承保业务档案管理工作。第一章总则一、承保业务档案的主要内容承保业务档案主要包括下列内容：保单业务联、承保清单、发票业务联、投保单、投保清单、风险问询表、风险查勘报告、车险验车资料、批单业务联、保险事项变更申请书及其它相关资料等。超权限承保业务申报审批表、承保业务分析报告等作为各级核保人的工作记录单独保存归档，不列入承保业务档案管理。二、承保业务档案管理的部门承保业务档案管理由分公司承保业务管理部门负责指导、监督及检查，各中心支公司应由承保管理部指定专人负责。有独立职场办公、并指定专人负责承保档案管理工作的的支公司或营销服务部，可以自行保管承保业务档案，中心支公司对其进行指导、监督及检查。第二章业务单证的使用及保管承保业务档案在未进行装订归档前，可称之为业务单证。一、业务单证格式规定承保业务过程中所使用的业务单证，凡公司有统一单证格式的，必须使用公司规定的统一单证格式。二、业务单证填写要求手工填制的单证，包括手写保单、投保单、投保清单、保险事项变更申请书等，必须用蓝、黑墨水或碳素笔规范填写，要求文字严谨、准确，无涂改、空项，保持整洁美观。特殊情况下，需要修改投保资料，必须由投保单位在修改处盖章，但修改超出两处，必须重新填制投保单或清单。三、业务单证的整理（一）单证清分。出单员缮制保单或批单后，应按照险种承保实务的要求正确进行单证清分，并妥善保管留存下来的业务单证。（二）单证整理。每天工作终了前，出单员或档案专管员应及时进行单证整理。所有已签发单证分险种按印刷号顺序进行整理。1.承保单证的整理。将发票业务联贴在粘贴书上，按保单业务联、承保清单（或投保清单）、粘贴书、投保单、风险问询表、风险查勘报告（车险验车资料）及其它相关资料的顺序进行排列。2.批改单证的整理。每套批改单证按批单业务联、发票业务联、保险事项变更申请书及其它相关资料的顺序排列整理，待移交至档案专管员处后，由其回贴至所对应保单承保卷宗内的粘贴书上。因发生退保收回的保单客户联,也与批单业务联一起一并回贴至粘贴书上。3.注销单证的整理。出单员对允许注销的保（批）单正本、发票正本、保卡，在业务系统进行注销操作，逐张在右上角加盖注销章，并打印注销批单（业务注销单）。出单员将注销批单正本与已注销的保单正本、发票正本、发票业务联（从承保档案的粘贴书上撕下）、保卡交给收款员；将注销批单业务联留存，待移交至档案专管员处后，由其回贴至所对应保单承保卷宗内的粘贴书上；批单财务联由出单员留存，定期回销至单证管理员。4.作废单证的整理。对于作废的单证，出单员在保险单各联上加盖作废章，将保险单业务联留存，其余各联交单证管理员回销。在业务单证的整理中，应注意相关资料的纸张尺寸大小，对不足A4纸大小的资料，应靠左对齐贴在粘贴书上；对尺寸大于A4纸的资料，应以其它单证为准，靠左、下对齐后予以折叠至A4纸大小，以便于装订时整齐美观。（三）单证存放与管理1.已签发的业务单证在装订归档前,务必保证安全,须存放于能加锁的铁皮柜内，每晚加锁。2.非专管人员（部门主管除外）不得查阅、调取已签发未装订的保单，未装订保单不得外借。第三章档案装订承保业务档案的装订要求规范、统一。一、装订的份数及时间要求承保业务档案分险种按保单印刷号每50份进行装订，形成一册卷宗，只要达到装订数量要求的，应在三个工作日内及时装订。若承保的财产险、工程险等大项目，因其风险评估报告等相关资料较多无法进行50份集中装订时，应将原始承保资料单独装订，同时复印保单业务联归入50份业务单证中一起装订。并在卷宗目录的“备注”栏内注明单独归档的原始资料的卷宗编号。单独装订的承保档案，其装订方法、要求与常规卷宗相同。原则上一份保单（资料）成为一卷。对于承保数量较少达不到50份装订标准的，也须按年度以实际承保数量进行装订。装订时间要求在次年的1月15日前完成。此种承保数量较少无法及时装订归档的业务单证，应切实做好分类存放、安全保管工作。所有承保档案的装订归档不允许跨承保年度（以签单时间计）。二、装订前的复核承保档案装订前，应由档案专管员进行检查与复核，以确保档案内容完整并符合装订要求。（一）归档单证必须是原件或复印件，若为传真件（热感应纸），则必须以其复印件装订存档；（二）检查整卷单证的保单印刷号是否顺号，有缺漏的是否为作废单证；单证资料是否完整，有否缺少投保单、验车资料等项目，并及时向部门主管或相关责任人反馈缺件情况且跟踪补齐。（三）检查整卷单证中有无铁钉等金属物，若有应全部去除后再装订。（四）检查整卷单证中纸张尺寸大小是否符合要求，粘贴或折叠方法是否正确。三、装订顺序（一）每份承保资料的装订顺序为：保单业务联、承保清单（含承保附件）、粘贴书、投保单、投保清单、风险问询表、风险查勘报告、车险验车资料及其它相关资料等。无论在装订前还是在装订后发生的保单批改，其批改产生的批单业务联、发票业务联、保险事项变更申请书、其它资料等均须左对齐加贴在粘贴书上。（二）每册卷宗应有封面、目录、备考表、封底。目录用于记录本卷宗的承保清单及保单的主要状态，备考表附于卷尾，填写项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。备考表是反映卷内文件的保管以及变化情况的材料，对案卷保管起着重大作用。1.封面及备考表的格式详见附件一、附件二，各分公司按此格式统一印制，纸张要求为80克重的牛皮纸，尺寸要求为两种：一是A4大小（宽21cm，高29.7cm）；二是凭证大小（宽21cm，高14cm）。封面和封底分开两张，封面宽度比封底宽出5cm，以便日后装订时把卷宗的左侧包住。备考表印制在封底的第一面，无需另外单独成页。2.目录格式详见附件三,目录以保单印刷号为顺序，列明了保单印刷号、被保险人、保险期限、备注等信息，可由系统打印。作废或注销状态的保单在目录备注栏内注明。四、装订方法及要求（一）采用“三孔一线”装订，不得使用塑料、金属等材料装订。“三孔一线”的装订方法与标准为：装订前应将卷内各页按左、下侧对齐，整理好卷内顺序，依次为：卷宗目录、按保单印刷号排列的业务单证及资料、封底。用铁夹固定后确定三个孔的位置，三孔与左侧平行且位于同一直线，孔与左侧距离1cm，中孔位于左侧正中位置，孔与孔之间距离6cm（凭证式保单的孔与孔之间距离3cm）。“三孔”的位置确定以后，用专用打孔机钻孔，孔径大小要与装订的白色线绳直径相匹配。装订工作完成后，再将封面用胶水附贴上去，注意封面须将卷宗左侧装订线部位整齐包住。（二）档案装订要坚固、整齐、美观，无皱褶、无污损、无掉页。第四章卷宗编码业务单证装订以后，形成一册卷宗。为了便于分类管理和查询，须对卷宗进行编号，不得跳号、漏号。编码规则为：一、卷宗编码共4位，分险种按签单年度以立卷时间为序编写，如：0001号、0002等；二、单独装订成卷的项目型保单，其卷宗编码的编码规为：以该保单流水号所对应的卷宗号码为主号码，另加上附号码。如某企财险保单因资料较多需单独装订成卷，其保单业务联复印件归入原50份保单中一起装订成卷，卷宗编号为0008，该份保单为此卷宗中单独装订成卷的第一份保单，则此单独成卷的卷宗编号为0008-1。三、编码时档案管理员应在卷宗封面及档案盒上准确填写签单年度、机构名称、保单险种名称等要素，同时在卷内备考表上填写立卷人姓名。填写时用黑色碳素笔工整填写。第五章档案装盒归档承保业务档案装订后，应统一装入公司印制的档案盒中归档保存。一、档案盒的格式要求档案盒由320克-340克无酸纸双裱而成。尺寸为31cm×22cm×4cm。档案盒的封面、盒脊内容见附件四、附件五。档案盒由各分公司按照上述规定自行印制。二、档案的装盒要求一般情况下，每个档案盒内可装入2册承保卷宗（凭证式保单可装4册），若遇摩托车险、家财险、房贷险等承保资料相对较少的，在档案盒容量允许的情况下装盒册数可适当增加。但需注意，同时入盒的卷宗，其保单印刷号须为顺号，且按险种分别装盒。档案装盒后，应详细填写档案盒的封面、盒脊。同时，档案管理员还须及时填写《承保业务档案归档登记簿》（详见附件六）。第六章音像档案的归档音像档案是在承保业务过程中形成的记录声音或影像的档案，它主要为在风险查勘中形成的反映投保人或保险标的物状态的照片、录像带或电子光盘等。一、纸质照片的归档风险查勘中拍摄的标的物照片，打印或冲晒出来后应整齐粘贴在粘贴书上，与保单、投保单、批单等业务单证和相关资料一起装订归档。二、电子光盘的归档录像带或数码照片应刻制成电子光盘，电子光盘上须标注其对应的保单印刷号。电子光盘不能与业务单证一起装订归档，须将其放入CD盒并装入档案盒归档。存放电子光盘的一个档案盒可视为一个卷宗，须单独编号，如音像0001、音像0002。档案盒内应附有目录，目录格式同卷宗目录格式。归档之后，档案管理人员须在《承保业务档案归档登记簿》上单独进行登记。第七章档案保管一、各级营业机构应根据保存承保业务档案的数量，设置必需的档案专用库房和柜架。库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。二、档案库房应绘制档案存放的示意图，以便查找。三、承保业务档案管理的上级部门应定期对档案保管情况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。四、承保业务档案的保管期限，按险种分类及保险责任期限长短分类如下：（一）保管期限为永久或长期的：卫星保险、核电站保险、石油保险、各类责任险；（二）保管期限为10年的：涉外水险、2年期船舶险；（三）保管期限为5年的：短期健康保险、意外伤害保险、航空保险、涉外财产险、建工保险等；（四）保管期限为3年的：财产险、机动车辆险、货运险、船舶险、保证保险、农业保险等。上述保管期限均自保险合同终止之日起计算。五、承保业务档案应定期进行移交。（一）支公司或营销服务部保管的承保档案，当其保险责任已全部终止时，须移交至中心支公司档案库房。原则上支公司或营销服务部仅保管未满期的承保业务档案。（二）每年的一月底前应完成保险责任已满期年度的承保业务档案的移交工作。如2006年1月底前应完成2004年度承保的所有一年期承保业务档案的移交。（三）长期或永久保管的承保业务档案，其保管权在分公司。中心支公司应定期进行移交。第八章档案使用一、档案查询（一）为保证业务档案的安全性及避免客户资料泄密，档案管理人员不能受理电话查询服务和陌生人员的查询要求。未经特别同意不允许非本公司人员复印任何业务档案资料。（二）少量或个别项目的查询可填写《查询需求表》经部门主管审批后，由档案专管员按序查阅后返回结果，查询需求表中应明确对查询结果反馈的方式（如：电话告知、书面填写原档案简要内容结果传真反馈、原件复印传真反馈、邮件反馈等方式）。（三）客户要求查询档案资料时，原则上必须是客户亲自查询，若业务员代办，则须出示有客户签章的申请表、经机构分管领导同意、并携保险单正本来公司办理。业务员仅限于查询自己所做业务的客户资料，不得查询其他业务员的客户资料。（四）对于非本司工作人员、非客户的其它人员需查询档案资料的，必须出示相关证明，提交书面查询申请，并经机构负责人批准后方能查询。二、档案借阅承保档案须建立严格的借阅制度，保证卷宗的安全性。借阅时，需填写《承保业务档案调阅/复印申请表》（见附件6），严禁对档案涂改、划圈、撤封。借阅档案须当日归还，如超期借阅，须办理“续借手续”。档案管理人员须明悉全部档案的归档状况，及时跟踪短缺件的补交和借阅件回笼工作；及时向部门主管反馈档案资料状况等等。第九章档案的鉴定及销毁一、档案的鉴定承保业务档案的鉴定应定期进行。鉴定工作由中心支公司承保业务管理部门会同人事行政部（办公室）组织鉴定小组进行，对移交并集中在中心支公司保管的、超过保管期限的承保业务档案重新进行鉴