8-工程项目组织协调与沟通管理

工程项目管理课题组学习情景八项目组织协调和沟通管理工程项目管理课题组教学目的与要求：熟悉项目组织协调的概念、范围与层次；掌握项目组织协调的基本方法；了解组织协调与沟通管理的关系；掌握沟通的方式与渠道。工程项目管理课题组任务1项目组织协调1.概述2.组织协调的范围3.组织争执工程项目管理课题组(1)项目组织协调项目组织协调是项目管理的一项重要工作，可使矛盾着的各个方面居于统一体中，解决它们之间的不一致和矛盾，使项目实施和运行过程顺利。1.概述工程项目管理课题组组织协调——是联合、调和项目管理的活动,使协调之间的各方更加配合，协调活动贯穿于整个项目管理过程中。项目组织协调organizationcoordinationforconstructionproject——以一定的组织形式、手段和方法，对项目管理中产生的关系进行疏通，对产生的干扰和障碍予以排除的过程。施工项目的组织协调——是在施工项目的施工运行过程中，项目经理部在与经理部内部、外部的各单位各部门和有关人员发生各种联系时所进行的主动协调与各方之间的物质、信息交换关系，以实现施工总目标的全部活动。工程项目管理课题组(2)施工项目组织协调的内容和要求组织协调的内容含义协调的方法人际关系应包括施工项目组织内部、施工项目组织与关联单位的人际关系。协调对象应是相关工作结合部中人与人之间在管理工作中的联系和矛盾坚持民主集中制；坚持执行规章制度；调动人员的积极性，用人所长、奖罚分明；发生矛盾做耐心的思想工作，积极调解、疏导组织机构关系指项目部系统内部各组成部分的分工协作，属信息沟通关系。应包括协调项目经理部与企业管理层及劳务作业层之间的关系按职能划分，设置组织机构；建立健全规章制度，明确各机构之间关系和职责权限；制定详细的工作流程图、建立信息沟通制度；积极采用协调的方法解决问题，缓冲矛盾供求关系应包括协调企业物资供应部门与项目经理部及生产要素供需单位之间的关系通过计划协调生产要求与供应之间的平衡关系；通过调度体系开展协调工作，排除干扰；抓住重点、关键环节，调解供需矛盾协作配合关系应包括协调近外层单位的协作配合，内部各部门、上下级、管理层与劳务作业层之间的关系坚持履行合同；工作中保证技术为作业层创造条件，保护作业层的利益；定期召开现场会，解决施工中存在的问题；保证作业层接受管理层指导、监督和控制。工程项目管理课题组施工项目组织协调的要求施工项目组织协调的要求坚持动态工作原则项目进行初期－－供求关系的协调项目进行的后期－－合同和法律、法规约束关系的协调。工程项目管理课题组2.项目组织协调的范围近外层关系是指企业发包人签有合同的关系远外层关系是指企业发包人没有合同的关系近外层协调远外层协调内部关系协调外部关系协调组织协调的范围工程项目管理课题组项目经理与技术专家的沟通建立完善、实用的项目管理系统建立项目激励机制形成比较稳定的项目管理队伍职能人员应双重（项目、职能部门）忠诚公平、公正的考核评价工作(1)内部人际关系的协调工程项目管理课题组(2)项目经理部与企业管理层关系的协调企业管理层项目经理部上下级行政监督执行服从服务关系在经济往来上：严格履约，按实结算，建立双方平等的经济责任关系；在业务管理上：项目经理部接受企业职能部、室的业务指导和服务。技术、质量、预算、定额、工资、外包队的使用计划及各种资料都要按系统管理和有关规定准时报送主管部门。协调工程项目管理课题组(3)项目经理部内部供求关系的协调涉及面广,关系比较复杂,协调工作量相对较大,而且存在很大的随机性。内部供求关系特点做好供求计划的编制平衡,并认真执行计划充分发挥调度系统和调度人员的作用,加强调度工作,排除障碍协调工程项目管理课题组(4)项目经理部与发包人之间的协调发包人代表项目的所有者,对项目具有特殊的权力,要取得项目的成功,必须获得发包人的支持。项目经理首先要理解总目标和发包人的意图，反复阅读合同或项目任务文件让发包人一起投入项目全过程，而不仅仅是给他一个结果发包人委托项目管理任务后,应将项目前期策划和决策过程向项目经理作全面的说明和解释,提供详细的资料。项目经理有时会遇到发包人所属的其他部门或合资者各方同时来指导项目的情况。协调工程项目管理课题组(5)项目经理部与监理机构关系的协调项目经理部应接受监理单位的监督和管理。项目经理部应始终坚持双方目标一致的原则。项目经理部应注意现场签证工作。项目经理部应严格地组织施工。双方应以合作为前提,在相互理解、相互配合的原则下进行协商。协调工程项目管理课题组(6)项目经理部与设计单位关系的协调项目经理部应与设计单位密切配合接受发包人和监理工程师对双方的协调注重与设计单位沟通,争取设计单位支持项目经理部应与设计单位进行深层次交流对于一些争议性问题,避免正面冲突协调工程项目管理课题组(7)项目经理部与材料供应人关系的协调依据供应合同搞好协作配合。认真做好材料需求计划,并选择供应人。与材料供应人签订供应合同。供应合同应就具体事项进行明确。与材料供应人建立可靠的供求关系。协调工程项目管理课题组(8)项目经理部与分包人关系的协调正确处理技术关系、经济关系正确处理项目进度控制、质量控制、安全控制、成本控制、生产要素管理和现场管理中的协作关系对分包单位的工作进行监督和支持加强与分包人的沟通,及时了解分包人的情况,发现问题及时处理协调工程项目管理课题组(9)项目经理部与其他单位关系的协调项目经理部与其他公用部门有关单位的协调应通过加强计划性进行协调和通过发包人或监理工程师进行协调。工程项目管理课题组3.组织争执(1)组织协调不顺利或协调工作不成功常常会导致组织争执。项目组织是多争执的组织,这是由项目和项目组织的特殊性决定的。目标争执项目组织成员各有自己的目标和打算,对项目的总目标缺乏了解或共识；项目的目标系统存在矛盾,专业争执例如对工艺方案、设备方案、施工方案存在不一致,建筑造型与结构之间存在矛盾。工程项目管理课题组角色争执。例如企业任命总工程师作为项目经理,他既有项目工作,又有原部门的工作过程的争执。如决策、计划、控制之间对问题处理的方式和方法的矛盾项目组织间的争执。例如组织间利益争执、行为的不协调、合同中存在矛盾和漏洞,以及权力的争执和互相推卸责任,项目经理部与职能部门之间的界面争执。工程项目管理课题组(2)组织争执的解决措施通过争执发现问题,暴露矛盾,从而获得新的信息,然后化解矛盾决定于项目管理者的性格及对争执的认识程度领导者要有效地管理争执,有意识引起争执,通过争执引起讨论和沟通详细的协商,以求平衡和满足各方面的利益工程项目管理课题组任务2沟通在项目的实施过程中，信息交流主要是沟通信息的交流组织组织沟通是组织协调的手段工程项目管理课题组任务2项目沟通管理1.沟通概述2.项目沟通中的问题及原因3.项目沟通方式与渠道工程项目管理课题组1.沟通概述在项目的实施过程中，信息交流主要是沟通信息的交流组织组织沟通是组织协调的手段工程项目管理课题组为项目决策和计划提供依据为组织和控制管理过程提供依据和手段有利于建立和改善人际关系为项目经理的成功领导提供重要手段沟通的作用所谓“大家心往一处想，劲往一处使”就是有效沟通的结果。工程项目管理课题组项目组织或项目经理部中出现混乱项目经理部经常讨论不重要的事务性问题信息未能在正确的时间内以正确的内容和详细程度传达到正确位置。不敢或不习惯将争执提出来公开讨论。存在或散布着不安全、绝望等气氛实施中出现混乱项目得不到职能部门的支持，与外界不能进行正常的信息交流。2.项目沟通中的问题及原因问题工程项目管理课题组缺少统一认识和理解目标之间存在矛盾或表达上有矛盾缺乏对项目组织成员进行明确的结构划分和定义管理信息系统设计功能不全。项目经理的领导风格和项目组织的运行风气不正协调会议主题不明滥用分权和计划的灵活性原则没有从直线式组织的运作方式上转变过来。项目经理缺乏与项目相应的经验发包人或企业经理不断改变项目的范围、目标、资源条件和项目的优先等级(即顺序关系)原因工程项目管理课题组3.项目沟通方式与渠道(1)沟通的方式正式沟通与非正式沟通是组织内部的规章制度所规定的沟通方法沟通效果好严肃而且约束力强易于保密保持权威性优点正式沟通缺点沟通速度慢工程项目管理课题组指在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流,是一类以社会关系为基础,与组织内部明确的规章制度元关的沟通方式沟通方便沟通速度快提供一些正式沟通中难以获得的信息优点非正式沟通缺点容易失真工程项目管理课题组上行沟通、下行沟通和平行沟通上行沟通是指下级的意见向上级反映,即自下而上的沟通下行沟通是指领导者对员工进行的自上而下的信息沟通平行沟通是指组织中部门之间的信息交流工程项目管理课题组单向沟通与双向沟通发送者和接收者之间的地位不变，一方发送信息,另一方接收信息速度快信息发送者的压力小优点单向沟通缺点不利于建立双方的感情工程项目管理课题组发送者和接收者之间的位置不断交换沟通信息准确性较高，增加自信心和责任心,有助于建立双方的感情优点双向沟通缺点沟通的速度较慢工程项目管理课题组书面沟通和口头沟通书面沟通——是指用通知、文件、报刊、备忘录等书面形式所进行的信息传递和交流优点：是可以作为资料长期保存,反复查阅,沟通显得正式和严肃。口头沟通——就是运用口头表达,如谈话、游说、演讲等进行信息交流活动优点：传递消息较为准确,沟通比较灵活、速度快,双方可以自由交换意思。工程项目管理课题组言语沟通和体语沟通言语沟通——是利用语言、文字、图画、表格等形式进行的沟通。体语沟通——是利用动作、表情姿态等非语言方式(形体)进行的沟通。工程项目管理课题组(2)沟通的渠道正式沟通全通道式沟通模式Y式沟通模式环式沟通渠道轮式沟通渠道链式沟通渠道工程项目管理课题组正式沟通五种沟通渠道链式Y式环式轮式全通道式工程项目管理课题组(2)沟通的渠道非正式沟通集束式随机式饶舌式单线式工程项目管理课题组非正式沟通渠道的四种结构方式ABCDEFABCDEFGABCDEFGHABCDEFG单线式流言式偶然式集束式工程项目管理课题组