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SHENHUACOALTOLIQUIDANDCHEMICALENGINEERINGCORPORATIONSHENHUAGROUP神华集团神华煤制油化工工程公司管理体系程序文件密级：□秘密□机密□绝密文件编号：SHEC-C02-13公司项目档案管理规定1郭树雄王进邓祥国张兆孔2011年9月8日0郭树雄武祥东段杰张兆孔2009年7月22日版次编制审核评审批准批准日期编制部门：项目管理部参编：发表范围：公司部门/各项目部（组）SHEC-C02-13公司项目档案管理规定文件会签表序号职能部门签署日期1安质环部2011年月日2项目管理部2011年月日3商务管理部2011年月日4工程技术部2011年月日5采购管理部2011年月日6施工管理部2011年月日7财务部2011年月日8综合办公室2011年月日9党群工作部2011年月日说明：(1)本程序文件知识产权属中国神华煤制油化工有限公司北京工程分公司所有，未经授权许可或批准，不得对公司以外任何组织或个人提供；任何外部组织或个人擅自获取、使用、转让本程序文件的行为均属侵权。(2)本程序文件执行解释权在项目管理部。(3)本程序文件自批准之日起生效，原0版文件同时废止。SHEC-C02-13公司项目档案管理规定目录1....................................................1目的2................................................1适用范围3....................................................1定义4..............................1公司项目档案管理体系及职责5....................................3项目文件的收集和编制6...................................14项目文件的整理和编目7...................................21项目档案的整理和移交8...............................................21记录要求9...............................................22相关文件10...................................................22附表11...................................................22附件SHEC-C02-13公司项目档案管理规定第1页共22页1目的为了规范公司文件的收集、整理和归档，保证项目档案的完整、准确、系统，并最终通过国家档案管理部门的验收后移交生产，特制定本规定。2适用范围本规定适用于公司建设项目各管理部门、区域项目组、设计单位、工程建设承包商、施工单位、监理单位及参与项目建设的其它单位。3定义3.1项目文件1.1项目文件是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图标、声像等形式的可追溯性文件，包括前期文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、设备仪器类文件、监理文件、试生产文件和项目竣工验收文件等。3.2项目档案指经过鉴定、整理并归档的项目文件。3.3项目档案的移交项目中间交接后，承包商按照合同、协议或规定向项目档案室移交档案；项目档案通过专项验收后，向生产使用单位移交。4公司项目档案管理体系及职责4.1公司项目档案管理体系4.1.1为确保工程项目文件材料归档的完整、准确、系统、规范，项目文件归档和移交工作在公司档案领导小组的统一领导下，实行集中管理、分级负责。公司项目档案管理组织机构见图4.1.1所示：各承包商设备制造厂商公司项目管理部档案组各项目档案室项目部各管理部门和区域项目组监理检测单位公司档案领导小组SHEC-C02-13公司项目档案管理规定第2页共22页图4.1.14.1.2公司档案管理工作由公司项目管理部归口管理，负责公司和项目档案的统一管理和档案实体的日常管理工作。项目档案管理工作是公司档案管理的重要组成部分，根据各项目投资额的大小，建立项目档案室，或派出专职档案人员，人员由项目管理部统一进行调配。项目档案室是公司档案室的临时派出机构，随项目部的成立而建立，项目档案通过专项验收、移交使用方后即撤消。4.2项目档案管理人员配备4.2.1项目档案室的档案工程师、项目组文控工程师由公司项目管理部派出，项目各部门文控工程师由公司相应部门派出。4.2.2根据工程项目建设规模，档案工程师要满足项目档案管理需要，并确保高效率、高质量、满负荷的运转，人员集中办公，实行矩阵式管理。4.2.3根据公司多项目建设的需要，建设规模100亿及以上的项目，每个项目需成立项目档案室，可配备项目档案人员4～8人，其中档案主管1人，档案工程师3～7人。低于100亿投资视情况配备专职档案工程师1～4名。4.3公司及项目档案管理主要职责4.3.1公司档案领导小组主要职责：负责贯彻执行国家关于档案工作的政策法规；组织制订公司档案管理规章制度，并监督、检查、指导公司各部门和各项目的贯彻执行情况；组织参加档案工作的行业协作、学术研究和交流活动；决定档案工作重大事项。4.3.2公司项目管理部档案组职责：负责制订公司和项目档案管理制度；制订公司档案工作规划，并组织实施；负责档案业务工作的日常管理；组织开展档案信息化管理工作；负责对各项目文件的形成、收集、整理、归档工作的检查、指导、监督及培训；负责向各项目部档案室派遣档案管理人员，负责对各项目部档案、文控工程师在业务上的统一管理；负责项目档案专项验收的组织工作；负责接收和管理公司项目档案，并按规定向生产使用单位移交。4.3.3公司项目档案室职责：负责本项目的文件控制、档案管理及移交工作；负责档案和文控工程师的业务管理，并向各区域项目组安排对口文控工程师；负责检查、监督、指导本项目各管理部门、各区域项目组及各承包商的文件控制和档案整理工作。负责项目档案利用服务工作；负责项目档案业务的培训工作；做好项目电子档案管理系统的应用和日常维护管理工作。4.3.4项目部各管理部门和区域项目组档案管理职责：负责本部门、项目组文控管理职责，部门、项目组经理是部门、项目组文控管理工作的第一责任人。各SHEC-C02-13公司项目档案管理规定第3页共22页管理部门、项目组文控工程师应根据各自部门、项目组的归档范围和归档责任，完成自身所形成文件的收集、整理和归档工作；各项目组负责对承包商所移交归档文件的检查、指导、监督、审核、签署等工作。5项目文件的收集和编制5.1收集和归档责任项目文件由文件形成单位负责整理、归档工作，各责任单位必须按归档要求和归档时间做好归档文件的收集、整理、组卷、编目和移交归档。具体归档范围及归档责任详见表5.1所示：表5.1工程建设项目文件归档范围、保管期限和归档责任一览表分类号归档范围保管期限归档责任6.10基本建设一期工程6.10.00.工程建设项目管理过程中形成的综合性材料（声像、照片）（包括奠基、开工仪式、建设前原始地形、地貌，项目建设重大节点、中交仪式、国家领导人视察、各专题会、试生产、竣工验收等）永久项目管理部综合办公室项目组承包单位6.11前期文件永久6.11.01.可行性研究文件工程技术部1.项目建议书及报批文件2.项目选址意见书及报批文件3.可行性研究报告及评估、报批文件4.项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件5.环境预测、调查报告、环境影响报告书及报批文件6.专项审批文件⑴地震评价报告及报批文件⑵地质灾害评价报告及报批文件⑶水土保持评价报告及报批文件⑷水资源论证报告（含水权转换报告）及报批文件⑸职业危害预评价报告及报批文件⑹工业卫生评价报告及报批文件⑺劳动安全预评价报告及报批文件⑻消防、人防、规划等申请、批复文件⑼节能评估报告⑽矿产资源压覆审批文件⑾军事文物文件7．配套协议文件⑴水、电、天然气、通信、供排水、能源动力、防SHEC-C02-13公司项目档案管理规定第4页共22页分类号归档范围保管期限归档责任疫等配套协议文件⑵原材料、燃料供应、外部运输等来源协议文件6.11.02.设计基础文件永久工程技术部各项目组1.工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样报告及说明2.地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录3.水文、气象、地震等其它设计基础资料4.工程技术统一规定5.专利专有技术选择文件6.11.03.征地移民文件永久综合办1.征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图2.征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书3.建设前原始地形、地貌的状况图、照片6.12设计文件工程技术部6.12.01.00总体规划设计文件永久6.12.02.XXX（装置代码）各装置的方案设计文件永久6.12.03.XXX各装置的基础设计文件永久6.12.04.XXX各装置的详细设计图纸，按以下专业图号排列长期项目组设计单位1．工艺2．管道3．仪表4．设备5．机械6．电气7．热工8．暖通9．电信10．给排水11．建筑12．结构13．消防14．总图SHEC-C02-13公司项目档案管理规定第5页共22页分类号归档范围保管期限归档责任15．储运16．分析化验6.12.05.XXX关键技术设计文件或引进技术文件永久工程技术部6.13项目管理文件6.13.00.项目部管理文件项目管理部1.项目总体策划及审核、发布文件永久2.项目例会、专题会、项目经理例会、协调会、调度会会议纪要长期3.签报（阅批件）长期4.工程建设大事记永久6.13.01投资控制管理文件项目管理部1.总体建设进度计划、项目执行计划长/短期2.月度、年度进度计划，月度、年度进度统计报告长/短期3.月度、年度费用计划，月度、年度费用报告长/短期4.工程概算管理及结算文件长期/永久5.项目进度控制、费用控制、合同控制管理文件长/短期6.13.02设计管理文件工程技术部1.各设计阶段设计审查、会谈纪要、设计评价、鉴定、审批文件⑴基础设计包终版审查文件（包括工艺及PDP审查文件）长期⑵审查意见、审查咨询报告、审查会谈纪要等长期⑶设计评价（估）报告、鉴定、审批等永久2.设计联络往来文件长/短期⑴开工会纪要、设计交底会议纪要、各专题会议纪要等⑵传真⑶信函⑷通知⑸备忘录⑹内部、外部工作联系单3．环境保护、劳动安全、工业卫生、消防等管理文件长期6.13.03.工程质量管理文件安质环部1.工程质量管理体系文件长期2.工程质量监督报告永久3.工程质量管理专题纪要、工程质量整改通知单及长期SHEC-C02-13公司项目档案管理规定第6页共22页分类号归档范围保管期限归档责任回复、检查通报、通知4.工程质量事故处理文件永久6.13.04.HSE管理文件安质环部1．安全事故处理文件永久2.HSE检查通报及整改回复短期6.13.05.XXX（装置代码）施工管理文件长/短期1．施工综合管理文件（信函、传真、工作联络单、通知等）施工部2．项目组施工管理文件（会议纪要、传真、内部工作联络单、通知、备忘录、工程质量整改通知单及回复、HSE检查通报及整改回复、中交验收文件）项目组6.13.06.商务管理文件商务管理部商务管理工作中形成的综合性文件长/短期商务合同正、副本（包括招标、投标、评标文件）1.招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期2.投标书、资质材料、委托授权书和投标澄清文件、修正文件永久3.评标报告、开标记录、评标人员签字表、评标记录长期4.中标通知书长期5.合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件永久6.13.07.采购管理文件采购管理部项目采购工作中形成的综合性管理文件长/短期采购合同正、副本（包括招标、投标、评标文件）1.招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期2.投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件