2常用办公自动化设备实用技术

常用办公自动化设备实用技术随着科学技术的飞速发展，现代办公设备的应用已遍及各个领域。现代办公设备是办公自动化的重要组成部分。它的使用不仅减轻了人们的劳动强度，而且提高了办公的质量和效率，也提高了部门管理的决策水平。因此，会使用现代办公设备从事办公活动，并能处理现代办公设备的一些简单故障，就成为对人们工作能力的基本要求。通过本章的学习，掌握打印机、传真机、复印机、扫描仪、投影机等常用办公设备的使用和维护知识。学习目的与要求打印机传真机复印机扫描仪光盘刻录机数码相机移动存储设备投影机打印机打印机是计算机的重要输出设备，也是实现办公自动化中必不可少的装备。用户可以通过简单的操作，利用打印机把制作的各种类型的文档适时地输出到纸张或有关介质上，从而便于在不同场合传送、阅读和保存。办公常用的打印机按工作方式分类有：1.1打印机的分类和工作原理激光打印机针式打印机喷墨打印机1.针式打印机：又称点阵打印机，是使用较早的一种打印机。基本工作原理：在打印机接收到计算机传送来的打印信息后，从字库中找到字符或图形相符的编码，然后驱动打印头，完成打印。针式打印机外型如图所示：优点：结构简单、使用灵活、技术成熟；同时还具有高速跳行、多份复制和大幅面打印的独特功能。缺点：针式打印机分辨率不高噪音大，不能输出精美彩色文件是针式打印机最大的缺陷。2.喷墨打印机：是近年来较成熟的一种低噪声的打印机。液态喷墨式：在打印时，将固态墨加热液化后喷射到纸上，在纸上形成文字和图像。气泡式：通过加热喷嘴，使墨水产生气泡，喷到打印介质上，形成文字和图像液体压电式：在强电场作用下，墨水通过细窄的喷嘴高速喷出，在纸上形成文字和图像。固态喷墨式优点：噪声低，速度快，送纸灵活，打印质量高，价格较低，能打印多种类型的材质。缺点：耗材价格较贵，无法打印多层打印纸。喷墨打印机外型如下图所示：喷墨打印机机械部分电路部分墨盒喷头清洗部分字车机械输纸机构传感器3.激光打印机：工作的整个过程是充电、曝光、显像、转像、定影、清除及除像等七大步骤的循环。优点：与喷墨打印机相比，它的主要特点是技术成熟、性能稳定、打印速度快、噪音低、使用成本低廉、输出质量高。缺点：价格比较高。激光打印机如下图所示打印机的选购主要考虑的因素打印质量整机价格打印成本分辨率汉字打印质量打印速度打印机的使用应严格按随机文件《使用说明书》或《使用手册》中规定的步骤进行操作。不同类型的打印机虽然操作方法不同，但是一般都有如下图所示的工作步骤。打印机的使用连接设备安装打印机驱动程序装纸打印输出打印机的常见故障诊断引起打印机不能打印有硬件和软件两种原因，当然，病毒也可能引起该故障，发生这种现象时，可按如下步骤进行处理：1.首先检查打印机电源线连接是否可靠或电源指示灯是否点亮，然后再次打印文件，仍不能打印，请看下一步。2.检查打印机与计算机之间的信号电缆是否可靠连接，检查并重新连接电缆后，如果打印机仍不能打印，请看下一步。打印机的常见故障诊断3.换一条能正常工作的打印信号电缆，然后重新打印，如仍不能打印，请看下一步。4.检查串并口的设置是否正确，将BIOS中打印机使用的端口打开，即将打印机使用的端口设置为Enable，然后正确配置软件中的打印机端口，如果打印机仍不能打印，请看下一步。打印机的常见故障诊断5.检查BIOS中打印端口模式设置是否正确，有时Windows会自动将打印模式设置为ECP方式，但有些打印机并不支持ECP类型的打印端口信号。这时应将打印端口设置为ECP+EPP或Normal方式。如果打印机仍不能打印，请看下一步。6.检查打印机驱动程序是否正常，如果未使用打印机原装驱动程序，也会出现不能打印的故障，这时需要重新安装打印机驱动程序。如果打印机仍不能打印，请看下一步。9.如经过以上处理还不能打印，则可能是打印机硬件出现故障，只有将打印机送专业检修点。13.1.4打印机的常见故障诊断8.检查是否是病毒原因，用查毒软件处理之后，如果打印机仍不能打印，请看下一步。7.检查应用软件中打印机的设置是否正常，例如在WPS、Word中将打印机设置为当前使用的打印机，如果仍不能打印，请看下一步。传真是一方将相片、图表、合同、文件、设计图纸等文字或图纸资料，利用传真机，按照原样传送给对方的一种通信方式。传真机或称远距离复印机。传真机传真机外形如下图所示：怎样才能选购到一款既经济又实用的传真机呢？传真机按价格、功能分为高、中、低档三类传真机，他们都具有复印、发信、收信三项基本功能。其他差别在：是否带液晶显示（中/英文）、多页自动进纸、自动切纸．录音电话、无纸接收、来电显示、呼叫转移、复印、打印、扫描（内/外置计算机接口）、普通纸（喷墨、热转印、激光）等。传真机的选购安装传真机时，应选择在干燥、清洁、无阳光直射的平台上安装。安装时可按下述步骤进行：步骤1.按说明书的接线图将外线（进户电话线）与相应端子连接；步骤2.将电话机的两根线与相应端子相连接；步骤3.将传真机的电源线插入3A以上的插座盒；步骤4.将地线与传真机后面接线盒上的接地端子相连接；步骤5.根据使用的线路是公用电话交换网还是专用网的实际情况，设定相应的硬件开关；步骤6.可根据估计的中继线长短和交换机要求接口电平标准，调到相应输出电平，一般情况下，用户无需调整；步骤7.根据实际要求与环境设定相应软件开关。传真机的安装1.发送传真发送传真时，将原稿按照规定放置于传真机进纸口处，然后提起电话拨打对方传真机的号码，听到对方准备好接收传真的信号后，按下传真机上的【开始】按钮，即可开始发送传真。传真机的使用传真机的使用2.接收传真接收传真时，听到传真机上的电话铃响后，提起电话，如果对方要求发送传真，则按下传真机上的【开始】按钮，即可收到传真，接收到的传真会自动复印在传真纸上。大多传真机都具有自动接收传真功能，当你将传真设置为自动接收状态，在默认3声响铃无人接听后，传真自动接接收传真。传真机的使用3.复印将原稿发送面朝下放入进稿台，若听到一声提示音表示放置到位。根据原稿选择适当的分辨率或半色调，按复印键开始复印。传真机的使用4.传送文件时注意事项（1）使用传真机应注意选用的记录纸幅宽必须符合要求，纸两端不要卡得太紧，还要注意纸的正反，正面应面对感热记录头（可用划痕检查，有痕者为正面）。记录纸纸头应送达指定位置。（2）大于技术规格规定的最小幅面或小于技术规格规定的最大幅面；小于文件检测传感器能检测到的最小距离；文件有严重皱折、弯曲、破损或残缺、过紧或过松、墨汁未干或用胶汁书写的文件都不能直接送入传真机。（3）传送文件时，一次放置页数不能超过规定页数，文件位置要推进到放大标志或启动自动输纸机构动作的地方；（4）文件要排列整齐，靠近导轨，前端要撂成楔形。传真机的维护1.文件复印时一侧字迹不规则范白原因：（1）上盖扣合不严或范白一侧的挂钩没有挂到位。处理方法：打开面板后压住两边用力重新扣合。（2）也可能是热感头（TPH）错位所致。处理方法：打开面板后反复按压热感头，调整使其复位。2．文件复印有黑带原因：扫描器（CIS）表面脏或者热感头故障。处理方法：可以先清洁扫描器，如仍有黑带，则更换热感头。3．文件复印1/4白原因：热感头或者扫描器故障。处理方法：首先进入服务模式，测试热感头，如有问题，更换。如果热感头良好，则为扫描器故障，更换扫描器。传真机的维护传真机的维护5．文件复印全白原因：主板，热感头或者扫描器故障。处理方法：首先进入服务模式，测试热感头，如有问题，更换。如果热感头没问题，更换主板，复印仍显示全白，再更换扫描器。4．文件复印不清晰原因：扫描器或白辊脏。处理方法：清洁扫描器和白辊。复印机是一种能将手写、印刷或绘制的原始文件，复制出和原稿相同文件的机器。它不需要印刷版，且具有快速复印、缩放等现代化特性节省人们许多抄写、刻印的时间，是必备的自动化办公设备。目前被普遍使用的复印机所采用的技术称为“静电复印技术”。静电复印机外观如右图所示。按下复印开始键，机器便开始运转，数秒钟后纸张进入机内，经过充电、曝光、显影、转印、定影等工序即可复印出复制品。复印机现在市面上出售的复印机有两类：一类是模拟式复印机，另一类是数码式复印机。模拟复印机价格低廉，数码复印机价格较高。数码复印机与模拟复印机相比，其主要优点是：1．一次扫描多次复印。数码复印机只需对原稿进行一次扫描，便可多次复印，由于减少了扫描次数，所以降低了扫描器的磨损及噪音。2．复印质量好。可复印文本、图片、证件，有非常高的清晰度。3．有强大的图像编辑功能。能够实现自动缩放、单向缩放、自动启动、双面复印、组合复印、重叠复印、图像旋转、黑白反转、多种缩放倍率等多种效果。4．先进的环保系统设计。数码复印机都具有预热模式、自动关机、节能、环保功能等。复印机的选购安装时下列环境请勿安放：潮湿、阳光直射、多尘、通风不良、温度、湿度变化极大。另外，必须将复印机置于坚固、平整的地面；必须让复印机背面至少离墙10厘米，以确保良好的通风和散热；必须使用复印机上规定的额定电源，并将复印机接地。复印机的安装建议参考随机操作手册进行，一般需经过以下步骤：复印机的安装步骤1：查主机零部件、消耗材料及备件，确保完整无缺。步骤2：按照安放要求正确放置主机，并依次安装感光鼓，加入载体及墨粉安装纸盒和副本盘。步骤3：主机显示及工作状态检查、包括机器各部位有无损伤和变形；各齿轮、皮带轮和链轮等是否处于正确位置；各按键和机器状态显示是否正常。步骤4：机器试运行。步骤5：做好记录。步骤6：安装自选附件。由于复印机的操作是一项技术性较强的工作，不了解机器的基本原理和构造，就无法正确地使用它，有时还会因操作不当而损坏机器，影响使用。下面介绍一些复印机的使用常识以及使用经验：复印机的使用1．预热2．检查原稿3．检查机器显示4．放置原稿5．设定复印份数6．设定复印倍率7．选择复印纸尺寸8．调节复印浓度1．基本保养程序（1）查阅保养或维修档案，根据机器的复印数量和使用时间检查达到时限的易损零件。（2）记录计时器的读数。（3）对复印机进行清洁。（4）检查并修复有故障的部分，更换性能不良的零件。（5）安装好机器，复印数张复印品，留一张存档。同时填写维修或保养卡片存档备查。复印机的保养和维护2．定期保养程序复印3000张后：要对废粉盒、显影器底部、导纸板和稿台玻璃进行清洁；复印1万张后：要对显影辊和定影器进行清洁；复印5万张后：除清洁主要部件外还要检查易损零部件的工作状况，有损坏的需及时更换；复印10万张后：还应检查驱动部件的工作状况是否需清洁、加油或更换。3．保养应注意的问题在保养过程中为了不使机器产生人为故障或损坏机器的零部件，必须注意以下几点：（1）保养应在断电情况下进行。（2）一定要用中性清洁剂清洁。若清洁某些部件时需使用酒精，应注意防火。（3）使用润滑剂一定要适量。塑料和橡胶零件不可加油，否则会促其老化。（4）拆卸部件时，应注意次序，必要时要做记录，以免安装时漏掉或颠倒次序。（5）拆下的不同螺钉要记好位置，以免上错，损坏机器。4．处理常见问题（1）卡纸：卡纸后，面板上的卡纸信号亮，这时需打开机门或左（定影器）右（进纸部）侧板，取出卡住的纸张。（2）纸张用完：纸张用完时面板上会出现纸盒空的信号，装入复印纸，可继续复印。（3）墨粉不足：墨粉不足信号灯亮，表明机内墨粉己快用完，将会影响复印质量，应及时补充，有些机型出现此信号时机器停止运转，有些机型仍可继续复印。加入墨粉前应将墨粉瓶或筒摇动几次，使结块的墨粉碎成粉末。（4）废粉过多：从感光鼓上清除下来的废墨粉收集在一只废粉瓶内，装满后会在面板上显示出信号，有些机器与墨粉不足时使用同一个信号，这就更应当注意检查，当废粉装满时要及时倒掉。扫描仪广泛应用于各类图形图像处理、出版、印刷、广告制作、办公自动化、多媒体、图文数据库、图文通讯、工程图纸输入等许多领域，而且随着中国大力推行电子商务，电子办公等信息化政策，扫描仪在商用领域将走得更深更远。现在的扫描仪应用主要有：家庭使用、一般办公使用和专业级用户，而且种类很多具体有以下