仪校文件编制管理

仪校文件编制管理编制体系文件的要求如何正确编写和管理文件是体系中十分重要的问题。为此，国际标准化组织以“指南”(ISO/TR10013质量体系文件编制指南，本标准提供了质量体系文件的开发、编制和控制的指南，使用者可根据具体需要加以剪裁。)的形式提出了质量管理体系的指导性意见，它同样适用于ISO10012的测量管理体系。一、总要求1、测量管理体系文件的形式和内容通常与企业中的过程或适用的测量管理标准的结构保持一致。企业出于其自身的需要也可以采用其他的形式和内容。测量管理体系文件的结构可以采用自上而下的纵向结构，这种结构有利于文件的发放、保持以及对文件的理解。典型的测量管理体系文件结构程序文件管理手册技术文件记录DCBA2、组织体系文件的内容可因其在以下方面的差异而有所不同：（1）组织的规模和活动的类型；（2）过程及其相互作用的复杂程度；（3）人员的能力。3、文件编制的要求（1）文件应覆盖标准的要求；（2）文件的数量和详略程度应适合组织的类型和规模、顾客和法律法规的要求、过程的复杂性和相互关系，以及组织的人员素质；(3)文件的内容应满足顾客的要求，包括合同的规定、法律法规的规定以及产品标准和有关技术规范的规定，并且应将这些规定转化为计量要求；(4)表达的信息应清楚、准确，符合逻辑；(5)对文件条款进行编号，便于执行、检查和修改；(6)语言文字的运用应规范，涉及到测量管理体系的名词、术语、概念应使用标准的定义，特殊情况下应给出说明。4、其他需要说明的问题（1）体系文件中所使用的术语应与国际标准或通用的规范中的解释相一致；（2）测量管理体系的文件可采用任何的载体，如硬拷贝或电子媒体；（3）对于小型企业而言，将测量管理体系的整体描述以及按ISO10012要求建立的所有形成的程序写入一本质量手册中可能是合适的做法，而对于一个大型的企业或跨国公司而言，就可能需要在不同的层次上形成相应的质量手册，如跨国的、国家的或地区的，测量管理体系的纵向结构也更复杂。二、测量管理体系文件的编制过程1、编制的职责测量管理体系文件应由参与过程和活动的人员编写，这将有利于对要求的理解并增强员工的参与感和责任感。对现有文件的评审和利用以及引用，将大大地缩短测量管理体系文件编制的时间，同时还有利于识别测量管理体系中存在的不足，以便弥补和纠正。2、文件编写的主要流程（1）确定文件编写负责人和参加人员名单；（2）对文件编写人员进行必要的培训；（3）编制测量管理体系文件清单，统一协调，防止遗漏；（4)制定文件编写计划，规范文件编写格式，按计划分工编写；(5)各个文件本身的审核、修改；（6）整个文件接口协调性，统一性的审核、修改；（7）文件标识系统、测量设备标识系统、测量过程标识系统、设备确认状态标识系统的统一审核、修改；（8）文件发布媒体的清单，文件检索目录的编制；（9）文件批准和发布。2、编制方法（1）识别有效实施测量管理体系所需的过程；（2）理解这些过程间的相互作用；（3）将这些过程形成文件以确保其得到有效运行和控制。测量管理体系所需文件数量应由对过程的分析决定，而不应该是由文件决定过程。编制测量管理体系文件的过程并没有统一的模式，可以先编质量手册，也可以在程序文件和作业指导书完成之后再编质量手册。下面给出一个编写测量管理体系文件的步骤，供参考：（A）根据选择的测量管理体系标准（如ISO10012）确定适用的测量管理体系文件要求；（B）通过各种手段，如问卷调查和面谈，收集有关现有测量管理体系的过程的信息；（C）列出现有的适用的测量管理体系文件，分析这些文件以确定其可用性；（D）对参与文件编制的人员进行文件编制以及适用的测量管理体系标准或选择的其他准则的培训；（E）要求并获得来自其他运作部门的其他文件或引用文件；（F）确定文件的结构和格式；（G）编制覆盖测量管理体系范围中所有过程的流程图；（H）对流程图进行分析以识别可能的改进并实施这些改进；（I）通过试运行，确认这些文件；（J）在组织内使用适宜的方式完成测量管理体系文件；（K）在发布前对文件进行评审和批准。3、引用文件的采用适当时，为了限制文件的规模，可在文件中引用现有的公认的测量管理体系标准或文件使用者可获得的文件。当采用引用文件时，规定应避免修订状态的引用文件，这样可以排除因引用文件的修订而使引用失败。三、测量管理体系文件的批准、发布和控制过程1、文件控制要求（1）评审和批准在发布前，应由被授权的人员对文件进行评审以确保其清楚、准确、充分、结构恰当。文件的放行应得到负责文件实施的管理者的批准。每份文件应有授权放行的证据。企业应保存文件批准的证据。（2）分发文件应由被授权的人员发放，发放的方法应确保所有需要文件的人员能够得到正确版本的适用文件。文件正确的发放和控制应得到保证，如使用序列号对每份文件进行标识，以识别文件的接受人员。（3）更改的纳入应规定文件更改的提出、实施、评审、控制等，文件更改的过程应执行与制定原文件相同的评审和批准过程。（4）非受控文件用于投标、顾客的使用以及其他特殊发放的文件，不要求对其更改进行控制，对此类文件应作为非受控文件明确标识，以防作废文件的误用。2、对文件的控制方法计量部门应建立（编制）并维持一个测量管理体系文件的控制程序，简称为文件控制程序。完整的测量体系文件应该包括两个大的方面：一是来自内部的，自己制定的，例如质量管理手册、检测或校准计划、程序文件等等；二是来自外部的，如法律、法规、规章、标准、规范、软件等等，因此，文件控制应对这两类文件分别进行有效地控制。3、文件的变更应注意的问题（1）除非另有特别的指定，文件的变更原则上最好由原负责审批的人负责。被指定人员应获得审批所必须的有关背景资料。（2）可行的话，更新的内容应在文件或附件中标明；（3）如果文件控制制度允许再版之前进行手写修改，则应明确规定修改程序和权限。修改之处应有清楚的标注、签名、修改日期，修订过的文件应正式发布。（4）应制订程序来描述如何更改和控制在计算机系统中的文件。计量检测体系管理手册的编写计量检测体系手册版次：编号：编制：审核：批准：年月日发布年月日实施xxxxxxxxxxxxxx单位目录颁布令管理者代表任命书企业概况1.适用范围2.引用文件3.术语和定义4.计量法制要求5.技术能力要求6.质量管理要求6.2.1计量职能6.3以顾客为关注焦点6.4质量目标6.5管理评审7.1人力资源7.2信息资源7.3物质资源7.4外部供方8.1计量确认8.2测量过程8.3测量不确定度和溯源性9.1总则9.2审核和监督9.3不合格控制9.4改进附录1：体系框图附录2：要素职能分配表颁布令为进一步完善公司计量检测体系，依据JJF1112-2003《计量检测体系确认规范》的要求,参照GB/T19022-2003/ISO10012：2003《测量管理体系测量过程和测量设备的要求》标准，结合公司实际编制完成了《计量检测体系手册》，现予以批准并颁布实施。本手册是公司计量检测体系的基本法规和纲领性文件，全体员工必须认真遵照执行。总经理：年月日管理者代表任命书为贯彻执行JJF1112-2003《计量检测体系确认规范》和GB/T19022—2003《测量管理体系测量过程和测量设备的要求》标准的要求,加强对体系运行的领导，特任命xxx同志为计量检测体系管理者代表，并赋予以下职责：1.确保体系所需的过程得到建立、实施和保持。2.组织领导内部审核，向最高管理者报告体系的业绩，包括持续改进的需求。3.确保在公司内提高对顾客要求的意识。4.与体系有关事宜的对外联络。总经理：年月日企业概况本公司在企业提高管理水平、确保产品质量、降低能源消耗、做好安全防护及经营管理等工作中，计量检测发挥了重要作用。为使公司计量工作最终与国际惯例接轨，进一步推动计量工作的开展，依据JJF1112-2003《计量检测体系确认规范》和GB/T19022-2003/ISO10012：2003标准的要求，结合本公司实际编制了《计量检测体系手册》，对标准和规范要求的控制要素及公司的机构、职责、资源分配进行了阐述。1.适用范围本手册适用于覆盖我公司计量检测体系所涉及的产品、区域和过程的范围的质量监控，同时也包括能源计量、安全环保、物料核算、经营管理、技术改造、产品设计等方面的测量活动和与此相关的所有测量设备的控制和管理。本手册还适用于在合同环境下，作为向顾客进行计量保证时提供的主要体系文件。本公司建立的计量检测体系所包括的测量设备计量确认和测量过程控制可完全和充分满足ISO9001:2000标准7.6监视和测量装置控制的所有条款规定的要求，并且成为本公司整个管理体系的组成部分。2.引用文件GB/T19000-2000《质量管理体系基础和术语》JJF1112-2003《计量检测体系确认规范》GB/T19022-2003《测量管理体系测量过程和测量设备的要求》VIM:1993，国际通用计量学基本术语，（BIPM、IEC、IFCC、ISO、IUPAC、IUPAP、OIML）。国家计量法律法规国家有效版本的计量检定规程3.术语和定义本标准应用GB/T19000-2000和VIM：1993以及GB/T19022-2003/ISO10012：2003和JJF1112-2003中给出的术语和定义。4.计量法制要求.4.1公司建立的计量检测体系应符合《中华人民共和国计量法》以及相关的法规和规章的要求。4.2计量单位公司从事下列活动，应当使用国家法定计量单位：a)制发公文、统计报表；b)生产、销售产品、标注产品标识、编制产品使用说明书；c)制定标准、规范、技术文件；d)出具检定、校准、检验、测量数据；e)国家规定使用法定计量单位的其他活动。4.3计量人员从事计量检定的人员应取得相应项目的计量检定员证。4.4计量标准公司用于计量检定和校准的最高计量标准应经相应的质量技术监督部门按JJF1033—2001《计量标准考核规范》的要求考核合格后投入使用。属于开展强制检定的要经省质量技术监督部门授权。4.5强制检定公司的最高计量标准器具和用于贸易结算、医疗卫生、安全防护和环境监测并列入强制检定目录的工作计量器具应按规定要求实施强制检定。4.6特定要求4.6.1公司按照《制造、修理计量器具许可证监督管理办法》的规定，取得《制造计量器具许可证》后进行生产，并承担相应的法律责任。4.6.2公司生产的定量包装商品应遵守《定量包装商品计量监督规定》的规定。4.6.3公司销售零售商品应遵守《零售商品称重计量监督管理办法》的规定。5.技术能力要求5.1检测能力体系的计量检测能力应满足以下要求：a)质量管理对过程和产品的监视和测量的要求；b)环境管理对环境的监视和测量的要求；c)职业健康安全管理对职业健康安全的监视和测量的要求；d)经营管理、能源管理和安全生产管理等对测量设备和测量过程的要求。5.2检测水平a)为满足生产、经营和管理对计量检测的要求，公司采用国际上先进的计量检测技术和测量设备；b)用先进的计算机信息技术管理测量设备和计量检测数据。6.质量管理要求6.1总要求体系应确保满足规定的计量要求。公司规定属本规范所确定的测量设备和测量过程，在确定体系的范围和内容时，应考虑由于不符合计量要求而带来的风险和后果。体系内的测量过程应受控，体系内的所有测量设备应经确认和验证。6.2管理职责6.2.1计量职能本公司建立了确保计量检测体系有效运行的计量机构。由公司主管计量工作的副总经理规定了各相关部门在建立和实施计量检测体系过程中的分工职责和权限。本公司与计量检测体系有关部门的组织机构见附录1，计量职能分配表见附录2。本公司与计量检测体系有关领导和职能部门的计量职能和职责应做如下规定：6.2.2总经理a）确保建立和保持计量职能所需要的人力物力资源；b）批准计量检测体系的质量目标；c)负责批准计量检测体系手册d）主持计量检测体系的管理评审；e）宣传和执行国家计量法规。6.2.3副总经理（计量管代）a）贯彻国家计量法规，主持建立、实施和持续改进计量检测体系；b）决定计量检测体系负责部门和有关职能部门的计量职责；c）主持制定计