物流06(机场)

物流06（机场）、物流08（机场）（9月28日）网上教学课件董巨2008年9月课程名称：个人与团队管理内容名称：时间管理班级：物流06（机场）、物流08（机场）课时：3课时教学要求：阅读课件，了解时间管理的意义、方法。教学检测：10月12日进行课堂讨论：如何进行时间管理。时间管理——个人与团队管理9月28日网上教学董巨2008年9月首先认识到时间的重要——是最稀缺资源。时间具有一维性和不可逆性，无论是对一个人还是对一个企业，时间银行每天早上为你开一个新户头，提供给你1440分、86400秒，而每晚都将你未提出使用的部分宣告无效，没有结转余额，也不能透支。对于时间，你借不到、买不到，也不能储存。昨天的时间过去了，永远不再回来。时间是生命的组成。因此必须首先明确人生的目的与意义，确立生活与工作的目标。货币资金具有时间价值。时间之所以是金钱，更因为它是一种机会，是奔驰的列车。随着现代科学技术的发展，时间的上述特征变得更加明显。一方面，人类开拓空间的能力在不地扩大，空间在不断地贬值；另一方面，人类受到时间的限制越来越大，时间在不断地增值。人生有限，每天能支配的时间更是少得可怜，而知识却在以爆炸般的速度增长。人一般都是60岁退休，请计算出您剩下可以工作的时间：我的生命已经用去天；我还剩下可工作的天数：天。签名：年月日请写出你签写前面表格的直接感受时间价值表：年收入（万元）年工作时间（天）且工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）2254878.749.840.1642548157.4819.680.3362548236.2229.520.4882548314.9639.360.66102548393.7049.200.80你的时间价值分析：年收入（万元）年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）去年目标据美国对三千名经理人员的调查，多数成功者都能做到两点：(1)精于安排时间，使时间的浪费减少到最低限度；(2)其次，我们要管理我们的时间。实际上我们无法管理时间，我们只能管理自己与时钟的关系。我们可以通过锻炼身体，让自己多活二十年，从而增加我们的时间。“为人民健康工作50年”。我们可以做最重要的事，做自己真正想做的事，做必须由自己处理的事，授权别人做哪些用不着本人亲自处理的事。我们可以通过提高做事效率增加时间，以开放的心胸面对省时问题，对我们所做的每一件事提出挑战，看看是否还有更简单、更快或者更好的方法来做。我们还可以节省零碎时间，因为时间是由每一分钟累计起来的。管理的首要职能是计划一、制定有效计划（年、月、周、日），有效利用时间安排时间表就是工作的本身。安排日程计划表，就好像在制定战略。因为还必须考虑哪些工作可能得到哪些人的帮助等细节与策略。安排时间表，是从做“今天一天”开始。让我们一天做一次，列出自己的计划。抽出一些安排时间表的时间吧！早上一边喝咖啡一边做也可以。在临睡前做也无妨。总之，希望能有一些自己静一静的时间。计划每一天，做最重要的事“抓住大事，小事自会照顾好自己”经济学家帕累托为人们提供了重要的参考，在以他的名字命名的“帕累托法则”（也即80/20法则）中，这位意大利人告诉我们：20%的人拥有80%的国家财富；公司20%的顾客可能带来80%的收入；20%的工厂错误可能导致80%的质量不合格；同样的，20%的人际关系可能为你带来80%的机会。20％的工作占整个工作的80%的价值。所以我们要集中80％的精力投入到20％的重要工作；投入20％的精力做另外80％的不重要的工作对时间和精力的分配•价值80％的工作分配事项一：需2H集中精力事项二：需1H不受干扰事项三：需2H高效时间•价值20％的工作分配事项四：往后推事项五：可不做事项六：可委托下属事项七：----------事项八：----------“那些太专注于小事的人通常会变得对大事无能”.伯利恒钢铁公司总裁查里斯·舒瓦普曾经会见效率专家艾维·利。会见时，利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普认为他自己懂得如何管理。但事实上公司不尽如人意。可是他说需要的不是更多知识，而是更多行动。他说：“应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划，我听你的，在合理范围之内价钱由你定。”利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能把他的钢铁公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”过了一会又说：“现在用数字标明每件事对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。利接着说：“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项。不要看其他的，只看第一项，着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的办法对待第二项、第三项等，直到你下班为止。”利又说：“如果你只做完第一件事，那不要紧，因为你总是做着最重要的事情。每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我寄多少。”整个会见历时不到半个钟头。几个星期后，舒瓦普给艾维.利寄去一张2.5万元的支票，还有一封信。信上说从钱的观点看，那是他一生最有价值的一课。后来有人说，5年之后，这个当年不为人所知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂，利提出的方法功不可没。这个方法还为舒瓦普赚得1亿美元。在他看来，如果这种方法都不能将工作全部完成，其它方法大概也没有多大效用。后来，他的这个“一次只做一件事情”的建议成为家喻户晓的管理学原理。写下你明天要做的6件最重要的事；用数字标明每件事的重要性次序；明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；然后再开始完成第二项、第三项……；每天都要这样做，养成习惯；艾维·利时间管理•什么是最重要的事？什么是最紧急的事？英国作家帕金森（C.N.Parkinson）说：太多人因为不会制定计划、评估每天工作的轻重并且加以调配，所以觉得自己的工作重得不得了，其实让他们分心、不胜负荷的，常是些琐事。每天大家先注意到的就是别人加诸自己身上的那些小事，没有意识到其实这些事并不重要。管理学家班尼斯说过：“纯管理人也许能把事情做对，但是真正的领导人重视的是做正确的事情。”排出优先顺序•紧急、重要的工作•不紧急、重要的工作•紧急、不重要的工作•不紧急、不重要的工作第二象限不紧急重要第三象限紧急不重要第一象限紧急重要第四象限不紧急不重要不紧急紧急重要不重要紧迫不重要重要不紧迫危机和紧急情况有最后期限的任务急待解决的问题准备与预防措施计划与审议团队建设团队与个人发展耗时的电话各种干扰鸡毛蒜皮的事干扰和电话不必要的会议解决团队成员的问题•准备一个记事本，把一天的计划写下来写在本子上，就比较可能办得到，人总不能把所有事情都装在自己的脑袋里带着走。写下来的目的，无非是把脑子空出来，装那些更有价值的东西。有人说记事本是口袋中的秘书。“记事本＝生涯之友”。记事本可能包括日历、时间表，备忘录，笔记，通讯录等。•当天目标——即当日完成的重要的、优先的工作。•预留事项——预定的约会、开会等保留给特别工作的时间。•待做事项——你不想忘记、你希望完成、不太紧急（不太重要）、优先次序低的工作。•可以滚动计划。王若飞同志在1920年勤工俭学时自订作息时间表是：上午五时起床五时半到六时半读书六时半后吃咖啡入厂（由宿舍到厂需走一刻钟）十一时半到十二时午餐十二时半至一时阅读下午一时入厂一时半至五时作工五时半至六时晚餐六时至九时读书九时半后睡眠一天只要完成一件真正重要的事！在安排时间表时最必须注意的，就是不能贪心。从一天的计划到周计划掌握你日常生活的一天的计划，并过渡到一周，是你能否逐步完成计划与时间表的要诀。月周期与年周期，对我们而言过大且难捕捉，比较起来，一周在感觉上比较容易掌握。掌握这种让人有概念的时段，就是安排时间表的窍门。一般而言，所谓一周即代表行动的一个循环。所以大部分的人在行事方面，应该都是以周为单位吧！所谓以一周为单位，安排生活计划，是说最好在星期几开会或商谈，在星期几最好能看书或上课，在星期几锻炼身体，好不容易才拍下的DV该在哪一天看..，给每一个日子，一个独特的个性。月计划就是模拟安排各课题的时间表·以周为单位安排1个月。通常记事本上的月时间表，每个月只有一张。如果你的时间表安排是被动的，你只要记入一些既定的事的话，一张也就够了。月份计划表，绝不能成为行动的计划表。这张时间表是提醒你本月份的约会，或让你可以看见一个较长时间的预定，每天的行动仍应思考。以年计划来掌握宝贵的光阴“年度计划指引”的重要性是出人意料的。一年有53周，以周为单位，制造一些变化。因为每周都各有特色，生活也随之多彩，自然也就不再是一成不变的苍白岁月。这种设计，就是充实人生的智慧。如果更极端点的话，一年只需要这个年度计划及一周或一天就足够了，其他的计划没有也无妨。重要的事情一定要能区分出“什么时候该完成”以及“什么时候开始进行”，如此才能有妥善的管理。以下几点必须考虑：1.长期、中期、短期的日程表具有互动关系。2.非做不可的工作要列于表首。3.结束时间已决定的工作之前，要作倒数记日的记录。4.由自己所订定的约会，要配合对方的时间。5.来自对方的约会，也要配合自己的时间。利用颜色及记号区分一般记录栏的空间都相当狭小，想要在这小小的空间里记下大量的内容，就必须有相当的工夫。1.善用色彩。2.利用自己设计的记号及代号。3.定期的重要事项等，记下已知的时间。4.例行性的事项，不要全盘记录其中。5.要能区别已处理及未处理的事项。6.尽量选择横向书写方式。二、通过提高工作效率充分利用时间（一）如何处理例行性、重复性工作？可以采取两个策略：1、简化。对有关的例行性工作进行系统化，设计出最有效的流程和表格。2、授权。将工作分配给秘书、助理以及属下。简化和授权的理念是从工业工程中演绎而来。足以表达工业工程精神的两点假设是：1）总可以找到更好的办法去做每一件事。2）经常对每件重复性的工作保持怀疑态度，即可发现应改进之处。授权就是由别人完成任务。授权需要给员工四大权杖：信息、知识和技能、权利、奖赏授权原则：•挑选适任的人。•确定被授权者明白你对他们的期望是什么。•让被授权者知道，你是真的相信他们有能力完成任务。•协商完成任务的最后期限。•要求被授权者许下贯彻始终的诺言。•让被授权者在一开始就知道，你会全程掌握他们的进度；然后确实做到这一点。•让被授权者有想象和创造的空间。•按照成果的大小，给予适度的鼓励。（二）如何处理交办事项？1、明确了解工作内容为了避免误解，需要用自己的话重复一遍。2、保存有日期记载的笔记。由于分派的工作可能经常修改，详细的笔记记载你计划做哪些事情，以及你如何按部就班地达成目标。如果某些重点不清楚，则立刻请主管人员澄清。3、避免不合理的完成日期，不要把事情永远拖着。4、逐字阅读书面的指定工作，看清楚任务目标、资讯来源、应做那些报告以及完成的期限等等。同时记下不明了的地方，与主管讨论，将所有的疑点澄清。5、弹性执行你的工作计划。在执行计划时，不要因一开始无法完成就放弃，但也没有必要盲目死守。计划可以一边执行一遍修改。同时必须要让你的主管注意到困难之处。（三）善用最有效率的时段每个人一天中的精神和体能是不同的，在一天当中有工作效率最高的时段，也有最低的时段，这个最高和最低时段每天发生的时间大致相同，这就构成了所谓的效率模式。大部分人在早餐后的一个小时达到高峰，然后效率慢慢减缓，在午餐后会急剧下降。一般人每天效率最差的时候大约是在下午4：00，晚餐后会突然恢复精神，至晚上10：00时再降下来。每个人效率模式不一样，你要找出自己效率最高的时段，有效利用尖峰期，集中精力于工作表上的重大问题。注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。三、学会