电子文件归档与移交

电子文件归档与移交德宏州档案局杨洋2010年6月22日一、收集电子文件的意义二、电子文件归档的相关法律法规三、电子文件归档与移交的要求四、注意事项一、收集电子文件的意义我个人认为，收集电子文件的意义至少有两点：一是科学发展进步的需要；二是档案工作发展形势的必然。当今世界，科学技术突飞猛进，日新月异，以电子计算机为主的电子设备已深深渗透到我们工作的各个方面，大大提高了我们的工作效率。我们在工作中也形成了大量的具有保存价值的电子数据。毫不跨张的讲：离开了电子计算机等电子设备，机关日常工作就很难展开。2003年7月13日，时任中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志对《国家档案局关于发布〈电子公文归档管理暂行办法〉的请示》作出重要批示时指出：“电子公文的归档与管理、档案信息资源的保护与开发利用，是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作。在当前信息技术手段层出不穷和机读数据大量出现的形势下，制定这一办法，对电子公文的归档管理进行相应规范很有必要，这对于促进全国的办公自动化和档案信息化工作具有指导意义。二、电子文件归档的相关法律法规《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）。2003年7月22日经国家档案局局务会议审议通过，国家档案局令第6号令发布了《电子公文归档管理暂行办法》，自2003年9月1日起施行。省档案局、省政府信息化工作办公室制发了《云南省电子公文归档管理暂行办法》经省人民政府同意，于2004年12月25日，以省政府办公厅红头文件（云政办发﹝2004﹞251号）转发。州档案局结合我州电子文件归档与管理工作实际，于2007年8月16日制发了《德宏州档案馆、州直各机关电子档案管理办法》（德档发﹝2007﹞44号）。2010年6月7日，州委办公室、州政府办公室印发了《关于贯彻〈电子文件管理暂行办法〉的通知》（德办通〔2010〕48号）。《德宏州档案局关于电子文件移交进馆的通知》（德档发﹝2010﹞44号）。三、电子文件归档与移交的要求在开展电子文件归档以前，我们首先先来认清4个问题：什么是档案？什么是电子文件？什么是电子公文？为什么要采用DVD光盘？什么是档案？《档案法》规定：档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》的出台，又将档案的内容和形式进行了提升。现在所指的档案不再是只有过去的纸质、实物档案等形式了。具有保存价值的数字形式的文件也被提升为档案，与纸质、实物档案同等重要。什么是电子文件？《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）里的定义为：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。例如：大家常用Word撰写、制作红头文件时形成的电子文件；用Excel制作的电子表格，用数码相机拍的数码照片，数码摄影机拍摄的视频等等，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。什么是电子公文？国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》里指出：电子公文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。例如：现阶段我州启用的电子公文处理系统上处理的具有规定格式的公文。大家要注意，这里讲的可不仅仅是指红头文件，包括其他具有规范格式的公文的电子数据。电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。为什么要采用DVD光盘作为存储介质？一是存储技术相对较成熟。DVD的全称，在诞生之初是DigitalVideoDisc（数字视频光盘），目前则称为“DigitalVersatileDisc”，即“数字多用途光盘”，是CD/LD/VCD/EVD的后继产品。DVD从1994年下半年提出初步规格到1996年年初样机的出现只用了一年多的时间，可谓发展迅速，是业界公认的新一代标准的存储技术。而且，计算机业对其做出的反应也十分积极。二是容量大。常用的DVD光盘盘片直径120MM，厚度0.6MM/面，理论容量为4.7GB，实际容量大概为4.37GB左右。三是安全性。我们要求采用DVD-R的，只能一次刻录成型，即第一次刻完后弹出光盘，如果以后再插入光盘进行再次的追加刻录，那就会发现光盘原先的剩余空间已经不见了，这要求使用这种光盘刻录时，一定要事先准备好所有要刻录的文件，一次性刻录搞定！确定电子公文的归档范围归档电子文件的分类与保管期限的确定电子公文的归档步骤DVD光盘的制作要求归档电子文件的移交要求电子文件的归档与移交电子公文归档范围简单的讲：即在纸质档案中有，又在现有电子文件中也有的电子公文。同理：会计档案、科技档案、音像档案、照片档案的归档范围也是一样。可能会出现一个疑问：如果是中央或省上来的文件，我们就没有这份公文的电子公文，那怎么办？针对这一问题，就要理解好这句话：“即在纸质档案中有，又在现有电子文件中也有的电子公文。”也就是说：本身没有电子公文的归档文件就不需制作归档电子公文。电子文件的归档范围图例归档电子文件的分类与保管期限的确定一是电子公文对照纸质档案归档办法确定归档范围和保管期限。二是按照各单位结合国家档案局8号令编制的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》进行分类和确定保管期限。档案的分类和保管期限=电子文件的分类和保管期限电子公文的归档步骤第一步：了解清楚本单位电子公文的存储位置。第二步：对照纸质档案的《归档文件目录》查找到电子公文，并将查找到的电子公文按年度、保管期限、机构（问题）分文件夹存储。第三步：制作《归档电子文件登记表》。第四步：将分文件夹存储归档电子公文和《归档电子文件登记表》分年度、保管期限共同刻录到DVD光盘中，一式三份。由于目前我州信息化建设和电子公文管理系统建设现状所限，州直各单位、部门移交电子数据时，统一制成DVD光盘。刻录用的DVD统一采用DVD-R的单碟单面型的DVD光盘进行刻录。因为这种光盘只能一次刻录成型，保证了存储的数据无法改写，也就保证了存储电子公文的真实性。如果要修改，必须重新复制，重新刻录。电子公文形成单位必须将具有保存价值的电子公文，制成纸质公文与存储原电子公文的DVD光盘一同归档，并使两者建立互联。DVD光盘中应同时存有相应的规范要求和机读目录。电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件，其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。DVD光盘的制作要求电子文件的归档，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并刻成DVD光盘，一式3套，由本单位保管1套，以便本单位日常利用；移交进馆2套，一套提供利用，一套封存保管。在DVD光盘数据写入时，一张DVD光盘只写入同一年度、同一保管期限的数据，以便日后鉴定销毁。要注意电子公文、图像、音频、视频数据要分开存，不能存在同一光盘上。所制成的DVD光盘和外包装上标注：全宗号、单位名称、年度、保管期限、文件格式、密级、公文件数等，标注内容应不易擦掉。外包装统一采用硬塑料盒子。要注意一个问题：在DVD光盘上标注时，应采用记录笔写在印刷层上，不能写在记录层上，不能用标签纸粘贴。（采用标签纸粘贴容易造成光盘变形）。硬塑料盒子的上的包装标注统一采用白纸打印。归档电子文件的移交要求一是州直各单位移交电子文件的范围是具有永久和长期保存价值的电子文件，与纸质档案一并移交进到州档案馆。二是归档电子公文应存储到符合保管要求的DVD光盘上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。三是移交与接收部门应对DVD光盘、技术环境和电子公文可理解性进行检验，确保DVD光盘清洁、无划痕、无病毒等。移交时还必须填写《归档电子文件登记表》，完成相关移交手续。四、注意事项一是文件版本。二是文件格式。三是归档电子公文的鉴定和销毁。四是DVD光盘的日常维护。五是归档后的电子公文的保存。文件版本这里所讲的文件版本，通俗点讲是指移交的归档电子文件是用什么年代，什么公司生产的处理系统形成的。举个例子讲：制发一份红头文件时，我们通常用微软公司生产的MicrosoftOfficeWord2003来处理。MicrosoftOfficeWord2003就是文件版本。处理表格时通常用的是MicrosoftOfficeExcel2003，MicrosoftOfficeExcel2003也就是文件版本。为此：电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。所以，在填写归档电子文件登记表时，必须注明文件版本，以便今后对电子文件进行读取。文件格式《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）中要求：1、文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。而我们大多采用微软办公软件WORD来处理文字，所以其格式为DOC。而采用金山公司WPS文字处理软件的，其格式为WPS。2、扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。我们要求采用JPEG格式。JPEG也就是通常的JPG格式。3、视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。我们要求采用AVI格式，较清晰。4、音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。我们要求采用MP3格式。归档电子公文的鉴定和销毁超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑删除或物理销毁，并由机关档案部门列出销毁文件目录存档备查。注意：电子公文的鉴定与纸质档案的鉴定一起进行。确定需更改保管期限的，更改后应重新制作存储光盘。电子公文的销毁手续与纸质档案是一样的。DVD光盘的日常维护。归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压，每隔几个月就转动一下盘片，防止盘片变形。存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。环境温度选定范围：17度至20度；相对湿度选定范围：百分之三十五至百分之四十五。光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于百分之十，如发现问题应及时采取恢复措施。归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档电子文件的载体保存至少1年。归档后电子公文的管理