电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中的应用

电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中的应用第一章电子文件概述一、电子文件的概念电子文件(ElectronicRecords)是指在数字设备中产生，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（也称数字式文件）构成完整电子文件的三要素:内容背景结构二、电子文件的种类(一)按电子文件的信息存在形式分类。可分为以下9种文件：1、文本文件(Text)2、图形文件(Graphic)3、图像文件(Image)4、视频(影像)文件(Video)5、音频(声音)文件(Audio)6、数据文件(Data)7、命令文件，亦称计算机程序(Program)8、多媒体文件(Multimedia)9、超媒体链接文件（Hypermedia）(二)按文件的功能分类。主文件支持性文件辅助性文件工具性文件(三)按文件的生成方式分类。原始文件转换文件(四)按文件的性质分类。草稿性电子文件（R）非正式电子文件（U）正式电子文件（O）三、电子文件的特点(一)电子文件信息内容与形式之间具有可分离性(二)信息的不稳定性(三)信息的可操作性(四)电子文件信息对硬软件及标准体系的依赖性(五)电子文件形成系统的异构性四、电子文件管理工作面临的挑战1、电子文件管理流程的变化(1)流程程序：提前归档、提前鉴定、提前著录；著录将贯穿于电子文件的编制、处理、归档、迁移、利用等整个生命周期。(2)流程内容：a)简化：实体整理仅为对脱机保存的磁盘、磁带、光盘的简单归类。b)复杂化：信息整理、鉴定、著录。c)集成化：归档与检索的集成、逻辑归档工作与检索工作的集成、归档与鉴定的集成、保护与其他流程之间的集成。(3)流程形态：流程由串行向并行、线性向非线性变化。电子文件每个环节都是非线性的，每项工作与其他工作有密切联系。文件的运动可以同时发生在其存在的任何时空点上。2、电子文件管理系统与业务系统、其他信息系统之间关系的变化(1)由相互独立向集成发展(融为一体)(2)电子文件管理职责的变化纸质文件环境的三种角色：形成者——管理者——利用者电子文件环境下的三种角色：文件管理系统形成者管理者利用者五、电子文件管理目标与原则(一)电子文件管理目标1、保障电子文件的真实性保证电子文件真实性的三大支柱：立法——管理——技术立法：有计划、有步骤地通过立法确立电子文件的凭证和法律地位。管理措施：有科学、合理的电子文件管理体系和管理制度；有足以说明电子文件背景和结构方面的记录信息(元数据)。技术措施：电子文件载体和信息稳定性的提高；加密、认证、签署等信息安全技术的提高和普及。2、保障电子文件的完整性电子文件的完整性包括三个方面的含义:作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损；与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件齐全。3、保障电子文件的长期可读性原则电子文件的长期可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。4、促进业务效率的提高支持业务活动高效运转降低业务活动成本5、方便查询和利用广泛——拓宽利用范围；高质——提高信息相关度、提高查全率、查准率；及时——实时提供；合理——保护信息安全，管理科学。(二)电子文件管理原则1、前端控制原则前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。前端控制原则的必要性主要体现在以下两方面:前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念2、全程管理原则电子文件的全程管理是一种全面的管理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求，从而建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。3、集成管理原则集成管理是对将电子文件生成、运行、保管等活动有关的要素进行合一的互连与组合，形成具有要素结构的管理体系。第二章电子文件的鉴定一、电子文件的鉴别工作鉴别是电子文件鉴定的新内容，是鉴定工作的第一步，也是鉴定工作顺利开展的基础和前提。鉴别的任务是将文件从非文件信息中挑选出来，其实质是明确机构形成电子文件的需求，即机构需要形成哪些电子文件。二、电子文件的内容鉴别步骤1、制定电子文件保管期限表；2、将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护；3、鉴定归档前的文件；4、鉴定保管期满文件。三、电子文件的技术鉴别1、真实性鉴定鉴定电子文件的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，可以将真实性理解为“原始性”。电子文件软硬件依赖性所造成的真实性问题，可采取以下措施:1、分析机构内各类电子文件中哪些组成要素能确保文件长期的真实性；2、根据预先确定的标准格式和模板编辑文件；3、对于某些文件可将该文件转换成非数字形式，如缩微等；4、对文件的迁移进行记录，这是文件著录中的重要内容。2、完整性鉴定分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方面。前者是指利用有效的技术手段，对照元数据模型，检查一份文件各个要素是否完备，包括可视的和不可视的部分。后者是指分析联系一份文件各个要素的手段是否有效，这些手段包括超级链接、置标语言等。3、可读性鉴定主要包括四方面的工作：1、检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件(如数据比较复杂的关系型数据库的相关数据库)、文字材料是否齐全、完整。对于加密文件，保存时如果由于特殊需要未予解密，还需检查其记录密码是否保存下来。2、检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求。3、核实归档或迁移时填写的文件运行的软硬件环境、版本号是否正确。4、检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件。4、无病毒鉴定5、介质状况检测(1)介质物理性能的检测(2)介质规格的检查四、电子文件的处置(一)销毁(二)保存1、保存在文件管理系统中2、脱机保存3、缩微4、迁移五、对电子文件鉴定过程的记录记录电子文件鉴定工作的文件包括文件管理系统中的跟踪记录(日志)、鉴定报告、销毁记录、迁移记录、缩微记录等。这些文件是鉴定工作的证据，应由机构统一保管。第三章电子文件的归档电子文件归档是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性存储载体或光盘上保存。一、电子文件的归档的概念二、电子文件的整理是指按照一定原则和方法，将电子文件分门别类组成电子档案的一项工作。（二）、建立数据库对电子文件进行编号对电子文件的登记（一）、分类、排序分类、排序是将存储载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一致有序状态。三、电子文件的归档范围电子文件的归档范围应参照2002-12-04发布2003-05-01实施的GB／T18894—2002的国家标准《电子文件归档与管理规范》中的电子文件归档范围，以及国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入归档范围。归档前经鉴定为具有保存价值的电子文件是归档范围的主体，此外，还应从以下几个方面考虑收集相关材料：1、电子文件具有软硬件依赖性，因而归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式及有关元数据都应属于归档范围。2、确保同一活动中形成的电子文件、纸质文件、缩微胶片等一同归档，即“多维归档”。3、电子文件归档时著录信息、鉴定记录等应与文件信息一起向档案部门移交。四、电子文件的归档方式1、逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。2、物理归档⑴网络传输方式归档是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程，也称在线式归档(On-lineFiling)。⑵介质传递方式归档是指将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门，也称卸载式归档(Off-lineFiling)。五、电子文件的归档时间(一)实时归档指电子文件形成后即刻归档。(二)定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间之后再向档案部门移交。六、电子文件归档的质量要求(一)齐全完整具体要求如下：l、用文字处理技术形成的电子文件，同时收集文件存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。2、用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，收集时应转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。3、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，同时收集软硬件环境和相关数据。4、用视频设备获得的动态图像文件，同时收集非通用格式的压缩算法和相关软件。5、用音频设备获得的文件，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。6、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所说的两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数据完整。7、通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。(二)真实有效(三)格式规范(四)一式三套(五)经过整理整理完毕后，还应填写统一的《归档电子文件登记表》，内容包括电子文件形成单位、硬件环境、软件平台、应用软件、文件题名、形成时间、文件性质、类别、载体编号、保管期限等。文件特征形成部门完成日期载体类型载体编号通讯地址电话联系人设备环境特征硬件环境(主机、网络服务器型号、制造厂商等)软件环境(型号、版本等)操作系统数据库系统相关软件(文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等)文件记录特征记录结构(物理、逻辑)记录类型口定长口可变长口其他记录总数总字节数记录字符及图形、音频、视频文件格式文件载体型号数量备份数口一件一盘口多件一盘口一件多盘口多件多盘文件交接形成部门通讯地址电话联系人送交人(签名)年月日接收部门通讯地址电话联系人接收人(签名)年月日文件编号题名形成时间文件性质代码文件类别代码载体编号保管期限备注第页七、归档手续1、采用逻辑归档方式的电子文件，首先由形成部门赋予文件以归档标识，然后系统自动将归档信息提示给档案部门，档案部门给归档文件加上相应的档案管理信息，如分类号、档号等，归档文件及相关信息进入数据库，文件便进入档案管理状态。这个过程应记录在系统日志中，以便审查。然后由系统自动生成一份《归档电子文件登记表》，打印后双方签字作为归档凭证保存。2、采用介质归档方式的电子文件，移交双方按照《归档电子文件登记表》清点归档材料，对归档文件进行全面的检查验收，在确认归档文件的技术状况合格、相关材料齐全后，双方在一式两份的《归档电子文件登记表》、《归档电子文件移交检验表》、《电子档案接收检验登记表》上签字盖章，各留一份，保存备查。3、与电子文件同时归档的配套纸质文件，以及双轨归档的纸质拷贝，应履行纸质文件的归档手续，即填制一式两份的移交清单，交接双方按清单清点后签字，各留一份，以备查考。4、归档电子文件的检测工作分两次进行，第一次是在归档前的技术鉴定工作，由电子文件形成部门负责，鉴定结果填入《归档电子文件移交检验表》；第二次是在归档时的检查验收，主要内容除了检测技术状况外，还包括支持软件、配套纸质文件、电子文件登记表等相关材料是否齐全，检验结果填入《电子档案接收检验登记表》。八、电子文件积累归档程序1.确立电子文件是经过审批的最终“版本”；2.积累和积累整理；3.编制目录；4.整理归档的电子文件；5.鉴定归档的电子文件；6.检测归档的电子文件；7.编制电子文件归档说明；8.存入存储载体；9.复制备份，确定保存方法和地址；10.确定载体标识。九、电子档案概念具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。第四章电子文件的整理与编目一、检索工作对整理工作提出的新要求二、电子文件检索系统1、用户界面2、检索语言3、专家系统三、电子文件的著录(