电子文件控制程序

广东新宝电器股份有限公司2006年版程序文件培训教程(三)(COP-017电子文件控制程序Rev.:D版)主讲:张永满二OO六年十月九日COP-017电子文件控制程序1.目的为保证与质量体系有关的电子文件均经过审核和批准及迅速正确地流通,且能确保各文件的使用者浏览到的是受控文件的有效版本,防止过期电子文件的误用。2.适用范围适用于东菱凯琴集团新宝所有走PDM和EIP系统流程且和质量体系相关的电子受控版本文件。COP-017电子文件控制程序3.职责3.1本程序由品保认证中心体系科制订,并监督其持续有效地执行。3.2制订与质量体系有关的电子文件的部门，不得跨过品保部文控中心或分公司二级文控直接传递给需要使用的部门或相关人员。3.3使用与质量体系有关的电子文件的部门，不得使用非文控中心发布的与质量体系有关的电子文件。3.4IT部负责电子受控文件在PDM和EIP系统中处理方面的技术支持。COP-017电子文件控制程序4.定义4.1一级文控:负责电子文件的接收、走PDM及EIP系统设定相关权限并监控及指导二级文控对文件的控制工作。一级文控指集团品保认证中心的总文控。4.2二级文控:负责走电子系统的所有受控文件在分公司的控制及发放。5．程序5.1电子文件的编制、审核和批准参照COP-001《文件与资料控制程序》之附件《文件制订、审批权限一览表》执行。5.1.1受控电子文件的种类：PDM的产品受控文件；其它需走电子流程的受控文件。COP-017电子文件控制程序5.2电子文件的接收及发放5.2.1广东新宝电器股份有限公司所有编制并已批准的与质量体系有关须受控的电子文件,均通过PDM或EIP系统由总文控负责统一放在公司内部网络中，且根据需要分享给相关部门人员。5.2.2文控中心文控人员在PDM或EIP系统上接收各部门传来须受控发布的文件，必须核对此文件的编号、版本号及审批权限等是否有误，核对无误后登记于《受控文件目录表》上，归档并公布于公司内部电脑网络上，同时依文件的实际使用情况设立不同的浏览权限。电子文件的发放参照《电子受控文件发放一览表》执行。COP-017电子文件控制程序5.2.3如有需要发放给本集团以外的外部机构或人员作为宣传展示、证明用途的受控电子文件，需由新宝品保认证中心体系科分公司ISO专员批准方可打印出来并在封面上加盖蓝色的“UNCONTROLLEDCOPY”印章，此类文件不列入版次更新回收范围。5.3受控电子文件的使用5.3.1品保认证中心须确保在相关使用者获得有效版本的适用文件的浏览权限，必要时组织培训，如浏览的网络路径、浏览权限的申请及变更。5.3.2受控电子文件应便于识别、易于查找，非文控人员不得私自变更网络中的文件内容及浏览权限。COP-017电子文件控制程序5.3.3各受控电子文件的使用者使用的受控文件必须按文控室指定的网络路径进行浏览。5.3.4IT部负责协助在电脑系统中技术处理方面的支持。△5.3.5对于PDM系统中的开发资料与EIP上的部份证书资料，已将浏览权限发放给公司相关人员，控制方法如下：△5.3.5.1EIP上受控部份证书资料，除生产现场人员（包括品管、总装）外，其它部门均在电子版中查阅，不能随便打印，生产现场人员文件发放由二级文控负责发放。△5.3.5.2PDM系统的文件控制，由总文控设定权限给各二级文控及相关单位。分公司的文件发放由二级文控按照电子文件发放一览表规定发放给相关单位。文件更改时总文控以邮件、电话形式通知各二级文控负责文件电子版本及发放受控文件的更新及回收。COP-017电子文件控制程序5.4受控电子文件的修改5.4.1受控电子文件的修改应由原制定部门进行，对涉及范围较大的电子文件应在发布前征集相关部门的意见，必要时组织有关人员进行讨论和评审，确保文件内容的适宜性。受控电子文件在公司内部网络中发布后，若各电子文件的使用者发现其电子文件与实际使用情况不符时，需反馈至分公司ISO专员处，由分公司ISO专员评估其修改是否具有合理性，需修改的反馈至原制定部门进行修订。5.4.2受控电子文件不允许在公司内部网络中直接修改，应采取电话或邮件的方式与原制定部门进行沟通，由原制定部门进行修订，由文控中心控制其权限，IT部负责技术上的支持。COP-017电子文件控制程序5.4.3受控电子文件修改完成后，应按照《受控文件制订、审批权限一览表》的要求进行审批，重走其电子流程。5.4.4修改后的受控电子文件，须注明修改事项,以便识别。5.5受控电子文件及质量记录的编号识别所有受控文件必须清楚标明文件编号、版本号及生效日期。具体参照COP-001《文件与资料控制程序》之5.8章节要求执行。5.6外来电子文件的控制5.6.1所有外来受控电子文件须经本公司相关部门负责人审核、审批后，交由总文控统一管理。5.6.2文控中心须建立外来受控电子文件目录清单，并记录在《受控文件目录表》中。各部门可在EIP系统查询。COP-017电子文件控制程序5.6.3外来电子文件的浏览各部门相关人员如需浏览外来文件，须填写《文件申请单》并在“备注”栏中注明“浏览”字样，经品保认证中心体系科/分公司经理级以上负责人审批后交文控人员，文控人员凭《文件申请单》设立其浏览权限。5.7受控电子文件在公司内部网络中的管理5.7.1所有受控电子文件均由文控中心统一管理。文控中心须建立《受控文件目录表》，记录现行控制的所有电子文件，并须及时更新此表，以确保现行受控电子文件的正确性。各部门可在EIP系统查询。COP-017电子文件控制程序5.7.2受控电子文件如需作废时，应由编制部门填写《作废文件通知单》按照审批权限进行审批，批准后交文控中心，文控中心将文件名称、编号、日期、使用部门等相关内容记录于《当日作废及改版需退回文件》中，并公布在网络系统上，然后将《作废文件通知单》发放至使用部门。文控室每月初需将出上月作废文件汇总在《作废资料目录表》中。5.7.3文控中心须做好预防电脑病毒、防止非法COPY及浏览、防止非法删除的工作，可行时应对电子文件进行备份,IT部负责协助执行。5.7.4电子文件的保存对电子文件发放后，文控需打印一份盖上受控正本章，旧版式更新时，需保留受控正本，以便追溯。受控正本原则上保留三年期限，到期时由文控提出申请，交品保认证中心总监或相关部门最高负责人确认后方可销毁。COP-017电子文件控制程序5.7.5各分公司电子文件的管理a.各分公司及文控室人员必须对公司的电子文件严格保密，任何人不得私自复制或提取，如果因工作需要将电子文件COPY带离公司，需经部门最高负责人书面同意，并按公司制度填写申请单。b.外来人员、非本部门人员、本部门非相关工作人员不得跨部门非法提取公司任何资料，若工作需要可按本程序要求向文控室申请，具体操作执行《文控室管理特别规定》。c.文控员须做好预防电脑病毒、防止非法COPY及浏览、防止非法删除的工作，可行时应对电子文件进行备份。COP-017电子文件控制程序6.相关文件6.1《电子受控文件发放一览表》6.2《文控室管理特别规定》6.3《文件与资料控制程序》7.本程序产生的质量记录7.1受控文件目录表7.2文件申请单7.3作废文件通知单7.4作废文件目录表8.附件《电子文件走PDM/EIP系统流程图》今天培训课程全部结束感谢您的参与!祝您好运!六分公司:张永满2006年10月9日