电子文件的整理

｜公共管理学院｜公共管理学院｜公共管理学院美国的未来学家约翰·奈斯比特:“大量但无序的信息,不是资源,而是灾难”。｜公共管理学院第五章电子文件整理工作———整理：整顿使有条理，有秩序；常用于表示去除不需要的东西。｜公共管理学院第一节电子文件整理概述一、电子文件整理前期准备工作｜公共管理学院学习和掌握相关电子文件法律法规中有关电子文件整理工作的规定。《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002）《电子文件管理暂行办法》(中办国办厅字〔2009〕39号)《档案著录规则》(DA/T18-1999）《电子档案移交与接收办法》(档发〔2012〕7号)《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)｜公共管理学院———将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。归档文件整理规则(DA/T22-2000)正本与定稿为一件——正本在前，定稿在后正文与附件为一件——正文在前，附件在后原件与复制件为一件——原件在前，复制件在后转发文与被转发文为一件——转发文在前，被转发文在后来文与复文为一件——复文在前，来文在后报表、名册、图册等一册（本）为一件一般以每份文件为一件：｜公共管理学院8.1归档电子文件的整理按DA/T22规定的要求进行8.2归档电子文件以件为单位整理8.3同一全宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构(问题)或保管期限-年度-机构(问题)等分类方案进行分类。8.4按电子文件类别代码相对集中组织存储载体8.5电子文件的著录应参照DA/T18进行著录，同时……补充电子文件特有的著录项目和其他标识8.6将著录结果制成机读目录和纸质目录《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）｜公共管理学院电子文件管理的基本原则：统一管理全程管理规范标准便于利用安全保密《电子文件管理暂行办法》(中办国办厅字〔2009〕39号)｜公共管理学院购买计算机、网络设备、存储设备、数字化设备等；安装并使用专门用于电子文件归档整理的软件工具——各种ERKS软件。–《GD2000综合档案管理系统V5.0》–世纪科怡、清华紫光、南大之星、泰坦软件等配备归档电子文件整理工作必需的软硬件设施。｜公共管理学院｜公共管理学院二、电子文件整理的原则｜公共管理学院课堂讨论5-1电子文件整理与传统纸质档案整理将有何不同？传统意义上的文件整理是不能适应现代化的信息检索需要，只有现代化的文件整理方法才能适应现代化信息检索的需要。｜公共管理学院简化整理、深化检索（一）总指导思想在电子文件时代，检索是计算机自动智能检索，是“点”对“点”一步到位的全文检索而传统的档案检索是全宗—案卷目录—卷内目录—文件—全文的层层检索｜公共管理学院整理是档案工作的基础，检索是档案工作的目的，检索决定整理，整理服务检索，整理工作的重心要围绕检索需要而展开，是否有利于检索则是检验整理工作的首要标准。检索第一位、整理第二位整理是使档案工作有序化的过程，检索则是档案工作的出发点和工作目的，只有在科学整理的基础上，检索的查准率、查全率才能接近100%，档案工作的价值和作用才得以实现。｜公共管理学院———简化传统整理工作中不适应现代化检索要求的方法，体现在整理的各个工作流程中即：减少、弱化，甚至消灭繁锁、复杂的人工方式方法，逐步以简化、实用的现代化的方式方法取而代之。1.简化整理｜公共管理学院对于归档：只需要使用电子文件管理系统，以“确定”和“取消”的方式就能确定电子文件的归档与不归档对于收集：可以通过计算机以及电子文件管理系统即时采集到齐全而完整的电子文件；对于检索：只需要在电子文件管理系统中按类目―年度―期限进行就可实现“点”到“点”的直接检索对于分类：只需按照电子文件管理系统中著录规则就可以轻松实现年度划分、保管期限设定、组织机构划分等｜公共管理学院2.深化检索———“深化检索”则是电子文件现代化管理的前提，即为符合计算机电子文件管理系统的检索功能需要，所有电子文件著录要素项目必须全面、完整、准确。｜公共管理学院（二）基本要求电子文件的整理以单份文件为单位进行，最大限度地保持历史原貌，便于计算机和电子文件管理系统的管理和应用，并与办公自动化相适应，基本实现了与文档一体化相适应的新型整理方法。逻辑归档的电子文件一般不要求进行整理，而物理归档的电子文件必须进行整理。｜公共管理学院要注意的是：正确理解和把握电子文件整理工作中“件”的概念，要克服传统意义上组“件”的人为观念，树立电子文件独立而完全意义上的单“件”的观念：“份”即“件”。｜公共管理学院第二节电子文件整理内容与方法《归档文件整理规则》规定档案整理的基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。还适应电子文件整理吗？｜公共管理学院｜公共管理学院（一）电子文件的收集归档——收集本单位在职能活动中产生的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，包括文件内容、背景信息和元数据。｜公共管理学院一是处理完毕的文件材料要随时收；二是经常用的文件，要履行借用手续定期收；三是本单位发文，在盖章时当时收；四是会议材料，要事先做好工作及时收；五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；六是常规性的文件材料，要逐项收；七是在机构人员变动时，要提前收；八是结合年终检查，集中收；九是年末立卷需要全面收；十是在立卷过程中，发现不全要反复收。｜公共管理学院（二）电子文件的分类（1）档案类别―年度―保管期限（2）档案类别―保管期限―年度（3）档案类别―年度―保管期限―机构（问题）（4）档案类别―保管期限―年度―机构（问题）同一单位的电子文件应在其全宗内按分类方案中的一种进行分类，而同一全宗应保持分类方案的稳定。1、电子文件分类的方式｜公共管理学院———电子文件按档案类别分为电子的文书档案、专门档案、会计档案、科技档案、生产经营档案、录音档案、录像档案、照片档案等门类。｜公共管理学院区分档案类目区分年度划分保管期限区分机构（问题）2、电子文件分类的内容｜公共管理学院（1）区分档案类别传统纸质载体档案的类别大致可分为文书档案、科技档案、会计档案、专门档案、生产经营档案、音像档案、实物档案等。（2）区分年度按电子文件的成文时间直接划分年度，不存在文件的针对年度和生效年度。｜公共管理学院（4）区分机构（问题）电子文件按其形成或承办机构（问题）分类。（3）划分保管期限按现行国家、行业、部门或本单位制定的文件材料的保管期限的规定执行。｜公共管理学院｜公共管理学院例外原则二：有档案工作行业标准的单位可按行业标准执行。例外原则一：自治区各级党委、政府、人大、政协办公厅（室）可按自治区档案局制定的分类方案进行分类。｜公共管理学院（三）电子文件的排列编号电子文件的排列，在分类方案最低一级类目内，按其成文时间先后顺序排列。传统档号的编制：由全宗号—年度号—类别号—保管期限—件号组成。如“013—2009—W01—Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）永久保管期限的第1件｜公共管理学院｜公共管理学院（四）著录标引在相应的电子文件管理系统中按照《档案著录规则》著录标引，著录项目依照DA/T18：档案著录规则(DA/T18-1999）的要求尽可能全面、准确、完整。｜公共管理学院（五）建立电子文件目录归档电子文件应依据分类方案和件号顺序建立归档电子文件机读目录。电子文件机读目录包括目录封面和内容两部分，应在电子文件管理系统中逐件进行。｜公共管理学院课堂讨论5-2双轨制下电子文件编目与纸质文件编目的关系？｜公共管理学院纸质档案整理：一般是对立卷归档后的案卷进行排列、编号以及分类等系统化的整理，并将其结果用编制案卷目录的方式固定下来。纸质档案经整理后形成的实体分类系统能够为查找档案提供一条线索。电子档案整理：电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度整序，并可以根据不同需要，利用自动化系统对电子文件进行自由组合分类，所以其整理在归档前就由各机关单位将杂乱的电子文件磁性载体分类、标引、组合，并对电子文件进行分类、编号和组建数据库。｜公共管理学院为此，应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。———电子文件、纸质文件一般采取不同的编目方法。｜公共管理学院一、电子文件著录的概念第三节电子文件的著录国际档案理事会《国际档案著录（通则）》［ISAD（G）］(第2版)1999年———档案著录是通过获取、核对分析、组织和记录有助于确认、管理、查询和解释档案材料、背景及其生成时的文件系统的信息，以形成对所描述对象及其构成部分的准确表述的过程及成果。｜公共管理学院———著录是指“在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程”。《档案著录规则》（GB/T18—1999）｜公共管理学院认为著录作用不限于编制检索工具，而在于确认、管理、查询和解释档案材料、背景及其生成时的文件系统，指向编制检索工具背后的一些内容；认为著录内容不仅包括档案本身的特征，而且还包括档案的背景、文件系统等；认为著录不仅是一项在文件归档之后分析、选择和记录信息的工作，而且还是对著录信息主动“获取”过程；肯定著录不仅是“过程”，而且是该过程的“成果”。———《国际档案著录（通则）》中的著录概念比《档案著录规则》中的著录概念要宽泛，所蕴涵的管理思想更深刻。｜公共管理学院全要素:描述对象包括电子文件的内容、结构和背景所有要素。全过程著录贯穿电子文件编制、处理、归档、利用整个生命周期。综合性著录手段演变为系统自动著录和人工控制相结。多级性针对不同级别的文件集合或文件，著录结果是不同。二、电子文件著录的特点与重要性｜公共管理学院当利用者查考的电子文件曾经历了若干次复制和迁移，其物理格式较原始文件基本上面目全非，而负责复制和迁移的工作人员已经故去，无法出面担保文件的可靠性之时，最终要依靠档案目录来评定该信息源是否可信。加拿大不列颠哥伦比亚大学露西安娜·杜兰蒂只有档案著录工作才能证明电子文件的长期真实性，通过对档案全宗的信息整理和描述，文件编制和管理过程中的各种联系得以永久保存。｜公共管理学院“未经恰当著录过的电子文件系统即使保存下来，也不会有证据作用”。著录涉及文件形成过程中的各个要素，包括文件形成背景、内容和结构，而且著录的重点也从文件内容转移到文件的形成背景上。美国电子文件研究专家戴维·比尔曼｜公共管理学院在手工环境下，文件管理的主要难点在于以保存场所为代表的物质资源匾乏，高密度存储技术的出现使得保存场所的难点问题得到有效的控制。———将管理人员从物质资源匮乏的窘境中解放出来，把注意力集中到管理思路、理念上来。电子计算机技术的广泛应用引发了新的瓶颈——如何保证文件的长期真实性、完整性为代表，在更大程度上表现为智力控制问题。｜公共管理学院存在于文件形成时所在系统（如业务处理系统）中的关于文件背景、内容、结构、文件系统及其相互关系的著录信息；存储于电子文件管理系统中关于案卷级以上的文件集合、系统，归档后管理活动及其相互关系的著录信息；以纸质形式存在的著录信息，主要包括电子文件积累登记表、归档电子文件登记表、文件更改登记表、电子文件接收检验登记表、电子文件使用权限保护登记表以及物理载体整理结果的登记表等。三、电子文件著录的内容｜公共管理学院《档案著录规则》（DA/T18—1999）中规定7项，每项分若干个著录单元(小项)，包括：1．题名与责任说明项2．稿本与文种项3．密级与保管期限项4．时间项5．载体形态项6．附注与提要项7．排检与编号项———著录项目是指描述文件内容、结构、背景及文件系统信息的记录事项。｜公共管理学院1题名与责任说明项1.1正题名1.2并列题名＊1.3副题名及说明题名文字＊1.4文件编号＊1.5责任者1.6附件＊2稿本与文种项2.1稿本＊2.2文种＊6附注与提要项6.1附注＊6.2提要＊7排检与编号项7.1分类号7.2档案馆代号＊7.3档号7.4电子