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项目文件管理规定版次升版日期说明部门项目经理部业主名称四川南充经济开发区管理委员会编制项目名称南充化学工业园污水处理厂项目校核批准项目代号201314分发号日期2013.08.12文件编号201304-D00-001版次0该文件所含内容未经本公司授权不得复制、泄露或供他人使用。THISDOCUMENTISTHEPROPERTYOFCHINAENGINEERINGSCIENCEANDTECHNOLOGYCO.,LTD.UNAUTHORIZEDDISCLOSURETOANYTHIRDPARTYORDUPLICATIONISNOTPERMITTED东华工程科技股份有限公司南充化学工业园污水处理厂项目目录第1页目录1目的.......................................................................................................................................12编制依据及适用范围...........................................................................................................13项目概况...............................................................................................................................14职责.......................................................................................................................................15项目文件分类及要求...........................................................................................................26项目管理文件处理流程、分类及编号...............................................................................47施工报验文件处理流程和要求...........................................................................................68设备/材料报验文件处理流程及要求..................................................................................89交工技术文件分类与编号..................................................................................................1110合规性及验证性文件的收集与整理要求......................................................................1111常用文件格式..................................................................................................................11东华工程科技股份有限公司南充化学工业园污水处理厂项目项目文件管理规定第1页1目的为规范南充化学工业园污水处理厂项目文件管理工作，确保项目执行过程中文件管理工作有序、可控，特制定本规定。2编制依据及适用范围2.1编制依据2.1.1与发包人签订的总承包合同（合同号：）。2.1.2《总承包项目文件管理规定》（ECEC•DM203B08-2013）。2.1.3《初步设计开工报告》及其相关附件。2.2适用范围本规定适用于承包人在南充化学工业园污水处理厂项目建设全过程中，形成的具有保存价值的各种文件、图表、来往函件／传真、照片、录像等文件资料。设计（内部）条件、设计成品等工程设计文件按设计承包商公司质量体系文件执行，不适用本规定。3项目概况项目名称：南充化学工业园污水处理厂项目项目简称：南充污水处理厂项目项目代号：201314建设地点：中国四川省南充市南充化学工业园区4职责4.1项目经理是总承包项目文件管理的领导者，负责组织、协调和监督总承包项目文件管理工作，以及全部对外文件的批准及签发工作。4.2文控工程师负责组织编制《项目文件管理统一规定》、《施工报验文件管理规定》、《设备/材料报验管理规定》以及相关文控管理策划文件；负责指导、检查、培训公司本部项目秘书、现场项目秘书/资料管理员的工作；配合施工经理，组织竣工技术文件的整编、审查和移交；对项目文件管理的规范化、标准化和模板化负责；负责工程总承包文控管理制度和业务建设等。东华工程科技股份有限公司南充化学工业园污水处理厂项目项目文件管理规定第2页4.3项目秘书/资料管理员是总承包项目文件集中统一管理的主要执行者。负责落实和执行《项目文件管理统一规定》、《施工报验文件管理规定》、《交工技术文件整理办法》等文件要求；负责项目管理文件的收发、整理和保管；负责施工报验文件和设备/材料报验文件的传递、整理和保管；负责总承包商所承担的竣工资料的整编、装订和移交；协助施工经理编制竣工资料组卷方案；负责整理项目档案（含项目实施前期，在公司本部形成的各类管理文件）向公司档案室移交。4.4施工经理负责施工报验文件的完整性和准确性；负责组织编制《交工技术文件整理办法》；指导项目秘书/资料管理员对交工技术文件进行整编和组卷；负责组织完成工程档案资料的整理、审查、归档和移交。4.5采购经理负责设备/材料报验文件的完整性和准确性；指导项目秘书/资料管理员对其进行整理和组卷；在项目完工后将重要采购文件移交归档。4.6设计、控制、质量、安全、开车等经理，负责组织和协调各岗位的输入和输出文件评审，对输出文件质量负责，并将本专业重要文件于项目完工后移交归档。4.7专业工程师负责检查、签批本专业施工报验和设备/材料报验文件，并对文件输入/输出质量及其完整性、准确性负责。4.8公司档案室负责接收项目档案（含电子版及音像资料），办理接收手续，并对接收后的项目档案进行系统存放，以备查阅和利用。5项目文件分类及要求5.1项目文件分类结构总承包项目文件项目管理文件交工技术文件归档：项目经理部文件（本部、现场）业主/监理文件政府立项审批、许可及验收文件不归档：施工图标准规范等综合性技术/管理文件建筑/安装过程文件设备/材料质量证明文件检验/检测文件竣工图声像资料整理移交本部档案室整理移交业主东华工程科技股份有限公司南充化学工业园污水处理厂项目项目文件管理规定第3页5.2项目文件管理总体要求5.2.1明确并建立文控管理标准化模式。具体包括文控人员及办公设施的配置、文件柜/夹的设立与统一、表格式样、编码及书写要求、文件处理和传递流程、文件的处理、签批及用印、文件的过程控制与中间验收、文件的整编与移交等；5.2.2做好项目各个阶段文件管理与控制的策划、组织、实施及检查工作，为项目管理各环节的顺利运行提供支撑和平台；5.2.3实行集中统一管理。所有项目文件的接收、传递、整理、保管、移交等管理环节均应由项目文档管理部门/岗位实行集中统一管理；5.2.4建立收发台帐。文件接收/发放须登记，并建立台帐。邮寄、传真及电子邮件文件，要电话确认或回执，保证文件到位；5.2.5处理及传递。由项目秘书/资料管理员附来文处理单，交施工/项目经理确定处理责任主体，并在规定的期限内，处理签批完毕后予以传递。对外传递的重要文件，由项目秘书/资料管理员扫描成PDF版，发原编制人、相关岗位及项目经理；5.2.6整理与编目。处理完毕及报验返回的文件，在确认有效性及符合性后，应进行及时整理与编目，存放于相应文件夹，同时编制卷内文件目录；5.2.7保管与保密。项目文件应集中存放，统一保管，现场应设资料室，配备文件柜、文件夹等装具设施，并同时做好文件的保密、防盗、防火、防水等安全管理；5.2.8借阅与利用。借阅须登记，重要文件的借阅须办理借阅手续，由项目经理等负责人签批；5.2.9输入与输出把关。做好文件输入与输出有效性与符合性确认，杜绝不合格文件进入流转渠道，避免后期文件返工；5.2.10归档与移交。项目完工后，施工经理负责组织各施工分包商，将验收合格的交工技术文件，向业主进行移交，办理交工技术文件移交证书。同时对有保存和利用价值的项目管理文件，按统一要求进行整理和组卷，与一套完整的交工技术文件一并向公司档案室进行移交；5.2.11旧版及暂存文件的处理。列出清单，做好标识，集中存放，待项目结束，经项目经理批准后予以处理或销毁；5.2.12做好声像文件的形成、积累、收集和整编。具体包括开/竣工仪式、开工前的场貌、建成后的厂容厂貌、领导视察、隐蔽工程、重要施工过程、质量处理等。东华工程科技股份有限公司南充化学工业园污水处理厂项目项目文件管理规定第4页6项目管理文件处理流程、分类及编号6.1处理流程6.2分类与编号发文必须编号，收文无需另行编号；发文数量少的文种都归入“综合类”，发文数量多的文种单独编号；编号力求简洁实用，文件种类根据实际需要自行增减。类别文件种类编号项目管理M1M10综合类项目号—文件种类—顺序号例：201301—M14—001下同M11项目例会纪要M12专题会议纪要M13合同/协议/保险M14总包报审文件M15工作联系单发送M16总包通知工作联系单回复单回复“回”+被回复单编号（回复单与被回复单放在一起）通知回复单M17本部会议纪要M18培训记录M19备忘录控制管理M2M20综合类M21项目进度计划M22项目进展报告M23材料控制情况报告M24费用收支情况月报M25业主工程款收取M26施工工程款支付设计管理EE00综合类E10设计进展报告E20图纸会审/设计交底设计修改联络笺(专业)字第(主项号-流水号)号例：工艺字第087-018号本部发001-099；现场发100-200采购管理PP00综合类其他采购文件编号，请参照6.3P10采购进度报告文件发布文件接收审核批准签署意见处理：登记/编号/盖章/升版等项目秘书管理：整理/借阅/保管/保密等对外发送（施工单位/监理/业主等）对内传阅（现场人员/公司本部等）东华工程科技股份有限公司南充化学工业园污水处理厂项目项目文件管理规定第5页P20采购支付申请施工管理CC00综合类C01招标文件C02分包合同/协议C03施工进展周报C04施工进展月报安全管理SS00综合类S01安全培训S02HSE报告S03HSE检查通报/整改通知S04HSE奖罚S05HSE事故/事件处理质量管理QQ00综合类Q01质量整改及不合格品处置Q02质量周报Q03质量月报Q04工程验收信息及文控管理DD00综合类D01检查/审查D02移交证书开车管理TT00综合类T01试车计划T02试车方案T03试车培训T04试车记录财务管理FF00综合类F01款项支付F02竣工结算F03纳税与申报F04保险管理6.3采购文件分类与编号采购文件分类与编号由承包人统一编制。采购文件包括请购单、询价函、合同书。6.3.1编号格式项目代号－费用类别码/组码－采购包号－文件类别码－流水号（从001开始）6.3.2编号代码（1）项目代号：201314（2）费用类别码/组码直接材料（设备）————D1东华工程科技股份有限公司南充化学工业园污水处理厂项目项目文件管理规定第6页直接材料（散装材料）——D2直接材料相关服务费用——D3采购分包合同费用————D4