电子档案管理

电子文件管理电子文件管理提纲1、信息技术的发展与档案工作2、电子文件管理依据3、定义4、电子文件基本特征和构成要素5、电子文件整理和管理的总原则6、电子文件真实性、完整性与有效性保障7、电子文件的收集积累8、电子文件的归档9、归档电子文件的整理10、归档电子文件的移交、接收和保管1946年，美国科学家研制成功了世界上第一台数字式电子计算机――“埃尼阿克（ENIAE）”一、信息技术的发展与档案工作一、信息技术的发展与档案工作需要说明的是我们课上以“电子文件”作为电子文件和电子档案的总称的原因：一是强调电子文件管理全过程控制的连续性和处理过程的一体化，实际管理过程中也很难参照传统的档案管理模式，以某个环节截然分成“文件”和“档案”；二是国际上的一些类似规范和相关文献中，一般不特意区分电子文件和电子档案；三是“电子档案”的概念具有多样性，例如包括了磁带中的模拟音像档案、纸质档案的数字化转换信息等；二、电子文件管理依据《电子文件归档与管理规范》GB／T18894—2002（国家标准）《电子公文归档管理暂行办法》国家档案局第6号令，2003年9月1日实施《河北省电子公文归档管理暂行办法》2008年制发三、定义1、电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。三、定义2、归档电子文件：指具有保存价值的已归档电子文件及相应的支持软件、参数和其他数据。三、定义3、逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。适合与按阶段或短期内临时采取的实时归档的操作，应注意它不是最终的归档操作。三、定义4、物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。其核心是将电子文件脱机保存，从而完成对电子文件的归档工作。三、定义5、真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。三、定义6、完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。7、有效性：指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。三、定义8、捕获：指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。它强调了对电子文件的主动采集，避免因电子文件及相关各类信息暂时不能固定存储位置而出现的种种问题。三、定义9、迁移：将电子文件从源系统向目的系统转移存储的方法与过程。三、定义四、电子文件基本特征和构成要素（一）电子文件的基本特征：对硬件和软件的依赖性非直读性：信息存储的高密度性信息与载体的相对分离性多种信息媒体的集成性系统依赖性四、电子文件基本特征和构成要素（二）电子文件的构成要素内容、背景和结构。内容是指与电子文件行文目的有关的主题信息,包括正文、附件等。背景是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息结构也就是电子文件的元数据，即述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据五、电子文件整理和管理的总原则（一）电子文件整理原则1、有机联系原则。文件之间的有机联系性不会因文件介质的改变而消失，电子文件在其形成过程中产生的“天然联系”对于它的价值仍然是至关重要的。2、简单性原则。如果说纸质档案经整理后形成的实体分类系统能够为查找档案提供一条线索，那么电子档案的查找便更加依赖于计算机的快速多元检索功能。五、电子文件整理和管理的总原则（二）电子档案的管理原则1、完整性原则。随着计算机技术的普及，机关电子文件的制作可由各部门甚至个人独立完成，从而使电子文件的分布呈分散化趋势。此外，在电子文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件实体”的概念将不再存在。这种分散化和非实体化特征，使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观，因此，在电子档案管理的各个环节要采取相应措施确保其完整齐全。不仅存储在磁盘、磁带、光盘等介质上的信息要完善，与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档。五、电子文件整理和管理的总原则（二）电子档案的管理原则2、可读性原则（有效）。目前各机关使用的计算机硬件和软件不同，由此生成的电子文件的存储格式也不相同。计算机技术的发展，造成了硬件、软件的不断更新换代，新设备对旧设备有时也不具有兼容性。由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了本来支持的软、硬件系统后，有些文件就会变成无法识读的“死文件”。因此在电子档案管理中要特别注意确保其可读性，如在收集范围中，除了反映机关工作活动的记录外，还必须包括这些记录的支持软件；在收集要求中，除了对信息内容方面的要求外，还应包括对信息格式方面的要求；鉴定工作除了对其内容进行价值分析外，也要对其可读性进行技术分析等。总之，每一个管理环节都要对日后的档案利用负责，要保证档案长期的可识读性。五、电子文件整理和管理的总原则（二）电子档案的管理原则3、可读性原则（有效）。目前各机关使用的计算机硬件和软件不同，由此生成的电子文件的存储格式也不相同。计算机技术的发展，造成了硬件、软件的不断更新换代，新设备对旧设备有时也不具有兼容性。由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了本来支持的软、硬件系统后，有些文件就会变成无法识读的“死文件”。因此在电子档案管理中要特别注意确保其可读性，如在收集范围中，除了反映机关工作活动的记录外，还必须包括这些记录的支持软件；在收集要求中，除了对信息内容方面的要求外，还应包括对信息格式方面的要求；鉴定工作除了对其内容进行价值分析外，也要对其可读性进行技术分析等。总之，每一个管理环节都要对日后的档案利用负责，要保证档案长期的可识读性。五、电子文件真实性、完整性与有效性保障（一）管理制度与职责保障立档单位应将电子文件管理纳入本机关文件管理体制，明确分管领导，建立相应制度。根据本机构电子政务建设情况，就电子文件的捕获、归档、分类、鉴定、编目、统计、管理、存储、利用、备份、安全等各方面确定岗位职责与责任人，并在机构内公布。档案管理人员应参与制定本单位电子文件归档与管理制度。应参与本单位电子文件管理系统的设计、实施与维护；尤其是办公自动化系统的设计，档案管理人员应根据电子文件凭证性保障要求，拟定功能需求、元数据方案、安全利用方案并嵌入系统，实现对电子文件的前端控制。立档单位涉及系统内文书处理各流程的机关工作人员，对电子文件的形成、捕获与先期鉴定负有责任。六、电子文件真实性、完整性与有效性保障（二）基本技术保障档案管理软件应具备的五大基本的功能：数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护数据管理模块：应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括：数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。整理编目模块：应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能。检索查询模块：应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据用户需求，还可设置文件编号、档号等辅助检索项。安全保密功能：具备系统访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，确保档案数据安全。系统维护模块：应具备用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等基本功能。六、电子文件真实性、完整性与有效性保障（二）基本技术保障1、规范元数据捕获技术（1）档案管理系统应能常规性捕获职能活动范围内的所有电子文件。（2）应将主要门类文件保管期限划定依据先期嵌入系统，供文件创建人员选择。（3）必备元数据随业务流程嵌入系统，根据系统研发成本及电子文件管理要求选择非必备元数据嵌入系统。（4）在电子文件创建过程中，能自动捕获内容描述信息、结构信息、背景元数据（5）具有默认值域的元数据，系统研发时应将相关值域植入系统，供文书处理人员与档案管理人员选择并赋值。（6）系统应能为全宗号、全宗名称、全宗类型、组织机构代码、立档单位组织沿革、立档单位联络方式、全宗构成、全宗维护历史、归档标识等元数据自动赋值，并可维护。（7）对符合国家公文格式要求的纸质文件进行数字化处理时，系统应能自动捕获题名、文件编号、责任者等元数据。（二）基本技术保障2、安全保管措施（1）应为归档电子文件及其元数据的保管配置符合安全要求的专用服务器或存储阵列。应配置专用的符合安全要求的临时存储器。（2）应为归档电子文件及其元数据的保管配置必要的安全设备（3）应根据归档电子文件的密级、分类方案、受限程度等制定安全利用方案并嵌入系统（4）系统应能跟踪、审计并捕获对归档电子文件的利用，（5）系统应设置符合安全要求的操作日志。（6）系统应对归档电子文件逐页加注防错漏、防调换标记。（7）系统应对电子印章、数字签名等采取防止非法使用的措施。六、电子文件真实性、完整性与有效性保障（二）基本技术保障3、电子文件登记措施（1）系统应能根据先期鉴定结果，对被捕获的电子文件进行自动或半自动登记，以确认电子文件正式进入电子文件管理系统，为后续的归档与整理提供依据。（2）电子文件归档、整理完毕，系统应能根据全宗号等标识元数据自动生成并登记档号项，确认保管期限项，形成归档电子文件登记表。（3）登记表未经授权许可不得进行增加、修改操作，应对登记操作形成跟踪审计记录。（4）首次登记完成后，系统应使用标识符与电子文件复制件之间建立链接，供鉴定时查看原文。六、电子文件真实性、完整性与有效性保障4、电子文件鉴定与整理功能要求（1）根据电子文件登记表，系统应形成并显示已逻辑归档的、需鉴定的电子文件清单。（2）系统应设计并实施电子文件真实性、完整性与有效性自动鉴定功能。（3）系统应根据电子文件登记表以及其中的原文链接，为档案管理人员提供电子文件可读性鉴定窗口。（5）归档电子文件鉴定、整理完毕后，系统应能自动生成档号，使用档号为不同稿本的电子文件命名，为档号元数据、电子文件号元数据自动赋值。六、电子文件真实性、完整性与有效性保障电子文件的收集、归档流程转换原始电子文件标准电子文件移交暂存存储器电子文件登记表备份备份库自动登记归档电子文件登记表归档电子文件逻辑归档脱机下载物理归档扫描拟稿接收七、电子文件的收集积累（一）电子文件收集积累的要求电子文件的收集积累，首先要收集积累经过审批的“最终版本”，其次要指定专人负责,最后注意要定期制作电子文件的备份。七、电子文件的收集积累（二）电子文件收集积累的范围电子文件捕获与收集对象是记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿。电子文件的具体收集范围，按照各单位已审批执行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》执行。但为了保证电子文件的完整性、可存取可用和可理解性，其收集积累的具体内容远比纸质文件多。七、电子文件的收集积累数据类型推荐格式标准存储格式现阶段允许格式文本文件PDF/A、RTF、XML、TXTPDF/A、XML、TXTDOC、WPS、CEB、SEP图像文件TIFF、JPEG、GIFTIFF、JPEG、SVGBMP、PDF数码照片TIFF、JPEG、JPEG-2000TIFF、JPEG、JPEG-2000音频文件WAV、MP3WAV、MP3WMV、RAM/RM、MIDI视频文件MPEG-2、MPEG-4、AVIMPEG-2、MPEG-4、AVIQuickTime、RealVideo数据库文件DBFDBFXLS、MDB图形文件DWF、DXF、SVGDWF、DWG、SVG七、电子文件的收集积累（三）电子文件收集积累的时间和方法一般要求在电子文件形成或完成任务后及时进行收集,即逻辑归档实时进行。多年才能完成的任务或项目，对它所形成的电子文件要进行连续或分阶段收集。七、电子文件的收集积累（四）电子文件收集的审核1、对收集的电子文件是否属于收集范围进行审核，若有偏差要立