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第三章会展运作基本流程本章的基本内容展览会的工作流程总体上可分为展前工作、展期工作、展后工作三个阶段。会议运作流程包括会前工作、会中工作、会后工作三个阶段。每个阶段有各自特定的活动内容和基本要求；而且每个阶段之间存在着内在的衔接和联系。在会展项目的策划过程中，要统筹考虑，不能仅从某一个阶段的工作出发考虑问题。一、展览会运作的基本流程展前工作1、市场调研2、拟定方案3、成立筹备班子4、落实展出场地5、广告宣传6、招展7、招商8、展品运输9、布展10、预展展期工作1、举行开幕式2、展台管理3、后勤服务4、处置突发事件展后工作1、撤展2、后续服务3、评估总结4、宣传报道（一）展前工作展前工作主要包括市场调研、拟定方案、成立筹备班子、落实展出场地、广告宣传、招展、招商、展品运输、布展、预展等环节。1、市场调研展览项目的选定及论证（可行分析）；市场分析（市场潜力、观众心理、同行情况）；对自身情况的评估（组织者影响力分析、自身实力、城市环境状况等）等；以广州中小企业博览会的举办为例说明：2、拟定方案拟定的会展方案应包括以下内容：展览会的名称；举办该展览会的目的；主办者；承办者；协办者、赞助者、支持者；展览日期及地点；展览会使用场地日期，如布展期、撤展期等；展览内容；展览性质（综合、贸易、批发或零售等）；观众性质和入场方式；展位数；展出面积；展出规模等。会展项目报批报审问题：会展项目立项策划之后，是不是就可以开始实施了？一般会展报批程序会展类型经贸类科技类国家地方国家地方国际展商务部外经委科技部科委国内展工商总局工商局工商总局工商局我国的会展审批是根据会展的性质和规模采取归口管理的办法。不同的会展将由不同的一个或一个以上的部门审批。1.大型出国展览的审批贸促会代表国家出国办展，经商务部、外交部和财政部会签后，报国务院审批。其他出国办展计划一律由贸促会审批。2.国内大型展览的审批商务部《关于在境内举办对外商品展销会的管理暂行办法》中规定“境内主办单位，应按部门、地区、系统所属；分别向各自上级主管部门（指国务院各部门、各省市自治区、直辖市及计划单列市外经贸主管部门、中国贸促会）申请主办单位资格。申请资料包括：上级主管部门的申报文件，主办单位的申请和资格申请表加盖原登记机关印章的企业法人营业执照副本文件复印件，社团法人或事业单位法人提交社团登记证副本复印件或事业单位法人批准文件复印件，设置专门从事办展部门或机构的文件，举办展览的规章制度及招展文件（合同）范本，证明曾承办或协办过较大规模国际性展览会的材料，其他有关材料。商务部对所报材料进行审核，对符合条件的主办单位授予其主办单位资格，并分期分批予以公布。取得批准文件的主办单位，须在取得批准文件之日起30日内，持批准文件到工商行政管理部门办理登记。”3.地方政府的审批权限除必须归国家有关部门审批的大型会展外，各省、自治区、直辖市和副省级城市，也可以根据会展的实际规模和情况，拥有一定的审批权。北京市人民政府颁发《北京市执行中共中央、国务院〈关于派遣临时出国人员和邀请国外人员来华审批权限的规定〉的细则（试行）》的通知规定：出国举办珍贵文物展览，规模在一千平方米以上的经济、贸易、科技及其他展览，应报国务院和中央外事工作领导小组审批。报送审批之前，均须由中央、国务院有关归口部门和外交部或中联部会签。4.专业展览的审批出国举办规模在一千平方米以下的经济技术展览和我国举办国际经济技术展览要报商务部归口审批。出国举办规模在一千平方米以下的科技展览和在我国举办规模在一千平方米以上的国际科技展览要报科技部归口审批。出国和来华的中小型文化艺术团组、艺术表演、艺术展览、电影交流、文物考察、一般文物展览、图书展览要报文化部审批。参加和举办有关教育方面的一般性国际会议，需要报申报教育部审批，再报商务部审批或备案。此外，涉及港澳地区的会展事宜，属于应报国务院和中央外事工作领导小组审批的事项，须由国务院港澳办公室会签后再行上报；同港英当局和澳葡当局之间的官方往来，须由外交部和国务院港澳办公室会签后，报国务院或中央外事工作领导小组审批；其他赴港澳事项中，属于应报中央和国务院归口部门审批的，由其与港澳工委联系，属于市有权审批的，由市在征得港澳工委同意后，自行审批并报国务院港澳办公室备案。讨论：在申报登记和申报审批后，还有需要其他报批吗？会展是一种人流量很大的集中性很大。安全问题必须被予以重视。为保证会展的安全，我国要求会展项目还需要向公安消防部门进行备案。向公安部门申报会展许可所需材料风险评估报告展览会批复复印件主办单位营业执照复印件主办单位法人代表身份证复印件大型社会活动安全许可申请表（3份）申请书保证书安全消防工作方案消防安全责任协议书主办与施工方的布展施工协议书雇请保安协议书处置紧急情况预案紧急情况疏散预案场馆建筑标准说明申报消防所需材料展览会批复复印件主办单位营业执照复印件主办单位法人代表身份证复印件消防安全检查申报表（2份）租馆合同复印件展览会平面图安全消防责任协议书消防安全工作方案申请报告电路图防火耐燃材料证书紧急情况疏散预案消防器材配备说明委托报件人的委托书和报件人的身份证复印件展览会平面图参展商国家名称；国外参展商名单开幕式安全方案夜间安全保卫方案主办与承办的安全责任协议书租馆合同复印件本会展各种证样票样一套在党和国家有重大活动期间举办的展览会向市政府递交的申请书场馆供电情况说明（主办单位根据需要填写，场地方给予配备）24.《场地基本情况表》25.《活动基本情况统计表》26.《主办单位（承办、协办、安保等）情况表》3、成立筹备班子筹备委员会执行办公室分业务小组行政组财务组外事组4、落实展出场地组织者与场馆方签定场地租赁协议：内容包括：场地使用的时间、面积；基本设施要求：照明、水、电、消防、扩音设备、仓库、办公室、会议室等；展场服务：保洁、保安等；注意事项：安全设施及要求及其他细则5、广告宣传宣传媒体的确定：电视、报纸（专业性刊物等）、网络及其他等；广告宣传的方式：时间；新闻报道；记者招待会、发函或联络等；广告费用：6、招展招展工作就是招揽参展者（数量、质量），这是展览筹备阶段的关键性工作。（1）建立目标参展商数据库，寻找目标客商；87页（2）制作招展说明书，同时注明参展商资格；（3）开展招展宣传。方式：宣传和联络；（4）突出重点，有选择地邀请一些有价值的参展商。7、招商招商工作就是组织展览会目标观众。有计划地招徕目标观众。8、展品运输展品运输是指展品从参展企业所在地转移到展览现场，展览结束后再从展出地运回的过程。9、布展布展是指参展商进入展览区域为自己的展位进行布置和准备的过程。展台的设计：参展商、展馆、承包商、组织者之间的关系。10、预展（二）展期工作展出期间的工作主要包括举行开幕式、展台管理、后勤服务、处置突发事件等。1、举行开幕式目的是为了制造气氛，扩大影响。注意事项：开幕式的前期准备工作；开幕式的现场安排；会后工作；确定人员；设备。开幕式的顺序：服务内容：2、展台管理组织者在展览期间的展台管理工作：参展商的展台管理：3、后勤服务（1）交通秩序的维护；（2）饮食服务；（3）保洁服务；（4）安全服务；4、处置突发事件（1）火灾防范：（2）紧急医疗：（3）防盗窃：（4）防“闹展”：（三）展后工作1、撤展撤展是指展览闭幕后的展品、展具的处理工作，主要包括展品处理、展架拆除、道具退还等环节；组织者：提供后续服务、交还场地、评估总结、宣传报道等；承办者：参展商；2、后续工作（1）致谢：电话、发函、宴请等；（2）回复、提供材料：（3）准备下一届展出：3、评估总结展览组织者：参展商：4、宣传报道记者招待会新闻发布会二、会议运作的基本流程会前工作1、拟定会议方案2、制发会议通知3、组织报名4、预算和筹集会议经费5、印制会议文件和证件6、布置会场7、会前检查会中工作1、会议报到2、会场组织与服务3、会议信息的收集与编发4、会议后勤保障会后工作1、会场清理2、返离服务3、会议决算4、会务总结5、会后宣传（一）会前工作1、拟定会议方案（1）确定会议议题和名称：（2）确定会议时间：时机；长短；类型；注意事项。（3）确定会址：重要会议的召开的会址要考虑政治、经济和环境等因素；（4）确定出席人员的名单：会议主持人；会议嘉宾；会议出席人员；会议列席人员等；（5）确定会议议程与日程：时间、地点、责任人、内容、方式、活动步骤及注意事项等。2、制发会议通知内容包括：会议名称、主办者、参会对象会议时间、会议地点会议内容相关事项（会务费、论文提交）参会要求联络信息以及回执或报名表会议通知的种类及发放方式：重要人物要重点对待3、组织报名承办者根据回执、报名表寄回的情况，预计会议规模，准备会议场馆；接站、安排住宿、预订回程票等。4、预算和筹集会议经费5、印制会议文件和证件会议文件：主旨文书（开幕词、闭幕词、主持人讲话、大会报告、领导讲话等）；事务文书（会议通知、会议细则、日程安排等）；议案文书（议案和议案说明书）；决议文书（会议决议、公报）等等。6、布置会场设置会标、会徽、台幕、标语、主席台布置、与会者座席摆放、桌签与座签摆放等。（1）设计和安排会场座位格局（2）排定会议座次职务排座法：身份排座法：主宾之间；顺序排座法：姓氏笔划排定座次策略排座法：自由择座法7、会前检查（二）会中工作1、会议报到组织接站；安排住宿；报到2、会场组织与服务（1）会议签到（2）引导就座（3）会议文件发放（4）安排会议发言（5）组织分组讨论（6）处理临时事项4、会议后勤保障安排会议餐饮；安全和保密工作；医疗卫生服务；组织参观访问和文娱活动；拍照等。（三）会后工作1、清理会场：2、返离服务：3、会议决算：4、会务总结：5、会后宣传。