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第十章采购管理第一节采购管理概述一、采购的定义及途径（一）采购的定义采购，是指在一定的时间、地点条件下，通过商品交换和物流手段，从资源市场获取满足需求的资源的活动过程。①采购是从资源市场取得资源的过程；采购的最基本功能，就是帮助人们从资源市场获取其所需要的各种资源。这些资源，既包括生活资料，也包括生产资料；既包括物资资料（如原材料、设备、工具等），也包括非物资资料（如信息、软件、技术、文化用品等）。能够提供这些资源的供应商就形成了一个资源市场。②采购既是一个商流过程，又是一个物流过程；采购的基本作用，是将资源从供应者手中转移到用户手中的过程。在这个过程中，一方面要实现将资源的所有权从供应者手中到用户手中的转移；另一方面要实现将资源的物质实体从供应者手中到用户手中的转移。前者为商流活动，通过签订买卖合同、结算货款等形式完成；后者为物流活动，主要通过包装、运输、储存、装卸搬运等手段来实现物品空间位置和时间位置的转移，使物品能快速、准确地到达用户的手中。③采购是一种经济活动。在采购活动中，一方面，通过采购，获取了需要的资源，保证了企业的正常生产经营活动的顺利进行，这是采购的效益。另一方面，在采购过程中，也会发生各种费用，这就是采购成本。要追求采购经济效益最大化，就要不断降低采购成本，以最小的成本获取最大的效益。要做到这一点，关键就是要努力追求科学采购。科学采购和科学的采购管理是实现企业经济利益最大化的利润源泉。（二）采购的作用采购作为企业经营管理一个重要组成部分，对降低成本、提高企业经济效益及寻找和维持稳定的、具有高质量商品和服务的供应商具有至关重要的作用。随着制造全球化与外包生产的发展，外购原材料、零部件与服务的支出在很多企业中所占的比例越来越高。据统计，北美的生产厂家，每一美元的销售收入中，外购商品与服务的平均开支已达55美分，而这一美元销售收人中，直接劳动力成本只有10美分。显然，采购领域蕴藏着很大的成本节约空间。外包生产与服务的范围越来越广。很多企业不仅将简单的零部件生产外包，还购买更多复杂和高附加值的零部件，因此为实现最终产品的顺利生产与质量保证，企业需要从战略角度进行采购运作，放弃短期采购行为，把更多的精力放到对供应商的管理与培训上，力求将供应商发展成为长期的合作伙伴、以获取来自他们的优质服务。（三）采购的途径狭义的采购仅限于以购买的方式，即所谓的“一手交钱，一手交货”或“钱货两讫”。而广义的采购除以购买的方式占有物品外，还可以通过租赁、借贷、交换、征收、外包等途径获取所需物品。是指在约定的时间内，出租人将资产使用权让渡于承租人以获取租金的方式，包括经营性租赁和融资租赁两种形式，如个人可以租房、租车、租书等，企业可以租厂房、车辆、生产设备等。即一方以无需支付任何代价的方式取得他人物品的使用权，使用完毕，只需返还原物品。这种方式通常是基于双方的情谊与密切联系，特别是借方的信用。所谓交换，就是用以物易物的方式，取得物品的所有权。这种古老的方式在现代社会生产中仍有生命力，例如：生产物料的交换、机器设备的交换等。这种交易方式不仅可以取得自己想要的东西，亦可盘活自己闲置或多余的东西，可谓一举两得。这是政府以有偿或无偿的方式，取得民间物品的使用权或所有权。例如：政府以支付代价的方式，征收人民的土地、房产以供建设道路、公共设施等。此种特殊的采购方式，一般的民营企业与机关不能采用。是指将一些与企业核心业务关联性不强的业务外包给专业公司操作的方式。外包操作模式近几年日趋流行，主要是因为工业结构日益合理，社会分工日益细化，因特网的广泛使用以及市场竞争的日趋激烈使企业越来越关注其核心业务。二、采购物流采购物流对于整个企业物流系统而言，无论是从生产企业的角度，还是从流通商贸企业的角度分析，都是企业物流过程的起始环节。对于生产企业，生产商从供应商手中采购物资，运回企业验收入库，这一过程发生的物流活动称为采购物流。对于商品流通企业，采购物流也是一个非常关键的环节。采购物流不仅是商业企业物流的开端，而且采购物流运作成本的高低将直接决定流通企业的经营效益。三、采购的分类（一）按采购的对象分类（二）按采购的时间分类（三）按采购的主体分类（四）按采购的范围分类（五）按采购的途径分类（六）按采购技术分类（一）按采购的对象分类1．有形物品采购2．无形物品采购采购的物品有：①主要原材料；②辅助原材料；③机具及设备；④办公用品。采购的物品主要为技术、服务及工程发包。服务又包括售前服务、售后服务、专业服务和后勤服务。（二）按采购的时间分类1．长期合同采购2．短期合同采购是指采购商和供应商通过合同，以稳定双方的交易关系，合同期一般在一年以上。在合同期内，采购方应向供应方采购其所需产品，供应方应满足采购方在数量、品种、规格、型号等方面的需要。是指采购商和供应商通过合同，实现一次交易，以满足生产经营活动的需要。短期合同采购，采购双方关系不稳定，采购产品的数量、品种随时变化。（三）按采购的主体分类1．个人采购2．组织采购是指消费者为满足自身需要而发生的购买消费品的行为。组织采购是为实现组织目标而发生的采购行为。这里的组织一般可分为：①家庭组织；②政府、事业单位、军队组织；③企业组织。（四）按采购的范围分类１、国内采购２、国外采购（五）按采购的途径分类１、网上采购２、网下采购（六）按采购技术分类1．传统采购2．现代采购一般模式是每月月末，企业各个单位报下个月的采购申请单到采购部门，然后由采购部门把各个单位的采购申请计划汇总，形成一个统一的采购计划，经主管领导审批后，组织实施。这种采购，以各个单位的采购申请计划为依据，以填充库存为目的，存在市场响应不灵敏、库存量大、资金占用多、库存风险大的不足。是指运用现代科学的采购技术和方法，通过计算机网络实现从信息收集、供应商选择、采购、运输、库存、使用全过程的信息化、网络化，最大限度地满足生产需要，降低采购物流成本，实现采购目标。主要有，订货点采购、MRP采购、JIT采购、供应链采购、电子商务采购等。四、采购的要求（一）适用（二）适量（三）适价（四）适时（五）适地物品的品质应以适合、可用为原则，以免造成品质过高而引起的浪费。从采购者的立场看，通常是要求“最适”的品质，而不是“最好”的品质。“最适”即适合性，是指采购的物品或劳务以符合需求为原则，并非盲目追求最佳的品质。因为最佳的品质未必是最适合的品质。品质过好发生的采购成本高，甚至造成使用上的困难或浪费。因此应针对产品的需求情况、厂商的技术能力做合理选择。四、采购的要求（一）适用（二）适量（三）适价（四）适时（五）适地一般来讲，采购量越大，价格越便宜，但不是采购越多越好。资金的周转率、仓库储存成本都直接影响采购成本，应根据资金周转率、储存成本、物品需求计划等综合计算出最经济的采购量。采购量的大小决定生产与销售的顺畅与资金的调度。物品采购量过大造成过高的存货储备成本与资金占压，物品采购量过小则造成采购次数增加、采购成本提高，因此，适当的采购量是非常必要的。四、采购的要求（一）适用（二）适量（三）适价（四）适时（五）适地过高的采购价格，会使得采购企业的采购成本增加，使其最终产品丧失市场竞争力；反之，过低的采购价格，会影响供应商的积极性，使供应商无利可图，违约风险增加，或者促使为供应商通过降低产品质量、以次充好、延迟交货时间等方法维持供货关系，久而久之，将会使企业失去一个良好的供应商。所以，就长期、稳定的供需关系而言，追求公平、合适的价格才是正确的做法。四、采购的要求（一）适用（二）适量（三）适价（四）适时（五）适地采购计划的制定要非常准确，该进的物品不及时购进，会引起企业内部混乱，造成停工待料、增加管理费用、影响销售和信誉；而过早采购，大量囤积物品，又会造成资金占压、场地浪费、物品变质。所以依据生产需要计划确定采购计划，按采购计划适时的进料，既能使生产、销售顺畅，又可以节约成本，提高市场竞争力。四、采购的要求（一）适用（二）适量（三）适价（四）适时（五）适地即就地就近原则，即供应商离自己公司越近，运输费用越低，机动性就越高，协调沟通就越方便，成本自然就降低了。企业在选择JIT试点供应商时亦必须选择近距离供应商来实施。第二节采购管理制度及采购程序为了规范采购工作，提高采购工作的效率，必须建立健全多种采购管理制度，明确采购程序，以此作为采购人员与采购部门的工作准则与行为规范，以保证采购工作健康、有序、高效地运行，满足企业其他部门对采购业务的要求。一、采购管理制度的概念及特点（一）采购管理制度的概念采购管理制度是以文字的形式对采购组织工作与采购具体活动的行为准则、业务规范等做出的具体规定。目的是明确各岗位、各环节的责、权以及相互的关系；明确采购人员的业务操作要求，从而有利于加强考核；有利于在采购部门贯彻按劳分配制度，有利于激发职工的责任感与事业心。（二）采购管理制度的特点1．严肃性2．可行性3．文字化4．相对稳定性5．协调性二、采购管理制度的内容（一）采购领导制度采购领导制度，即采购决策制度，按采购什么、采购多少、什么时候采购等决策权属于哪一级来划分领导制度。（一）采购领导制度１、集中制２、分散制３、混合制指企业在核心管理层建立专门的采购机构，统一组织企业所需物品的采购进货业务。优点：①降低采购费用；②实现批量采购，获得供应商的价格折扣；③有利于实现采购作业及采购流程的规范化和标准化；④有利于对采购工作实施有效控制；⑤可以统一组织供应，合理配置资源，最大限度地降低库存。不足：①采购过程复杂，时效性差；②非公有性物资集中采购，难以获得价格折扣；③采购与使用分离，缺乏激励，采购绩效较差。适用范围：①企业物资需求规模小，集中采购能够解决企业的供应问题；②企业供应与需求同处一地，便于集中组织供应；③为了管理与控制，需进行集中采购。（一）采购领导制度１、集中制２、分散制３、混合制是将采购的决策权分散于各个公司或各分厂，由各单位按照需要自行设立采购部门负责采购工作，以满足自身生产经营的需要。优点：分散制具有针对性强，决策效率高，权责明确，有较强的激励作用。缺点：如果管理失控，将造成供应中断，加大采购成本，影响生产经营活动的正常进行。适用范围：大型生产企业或流通企业，如实行事业部制的企业，每一事业部设有独立的采购供应部门。（一）采购领导制度１、集中制２、分散制３、混合制是指将集中制与分散制组合成一种新型的采购制度。依据采购物资的数量、品质要求、供货时间、价值大小等因素，需求量大、价值高的物品或进口货物等由总公司集中采购；需求量小、价值低的物品或临时性需要采购的物品，由分公司和分厂的采购部门分散采购，但在采购中应向总公司反馈相关的采购信息。（二）经济责任制（三）监督制度是按照客观经济规律的要求，以提高经济效益和服务质量为目标，科学地确定相关部门、人员经济责任、权力和利益的一项制度。明确经济责任制，有利于维护采购队伍良好的工作秩序，提高工作效率，讲究经济核算，从而提高经济效益。实际工作中监督的方法包括三种：一是由采购负责人对采购部门组织和职工个人执行情况进行纵向检查；二是组织有关部门的负责人进行横向联合检查；三是个人检查。三、采购程序（一）采购计划（二）采购认证（三）采购订单（四）采购管理采购首先要根据市场需求、生产能力和采购环境容量制订采购计划，以便保证物料及时供应，同时降低库存及成本、减少急单、降低风险采购率。编制计划的主要环节有：准备认证计划、评估认证计划、计算认证容量、制订认证计划、准备订单计划、评估订单计划、评估订单需求、计算订单容量、制订订单计划。认证的目的是实施认证计划，建立和维护企业的采购环境，为企业提供物料项目的供应商群体，满足采购对象的质量、成本、供应、服务等方面的要求。认证的主要环节有：认证准备、初选供应商、试制认证、中试认证、批量认证、供应评估。订单的目的是实施订单计划，从采购环境中购买物料，为企业输送合格的原材料和配件，同时对供应商群体绩效表现进行评价反馈。订单的主要环节有：订单准备、选择供应商、签订合同、合同执行跟踪、物料检验、物料接收、付款操作、供应评估。采购管理的主要