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XX有限公司系统项目需求说明书XX（集团）行政管理部2019年9月6日目录1前言.........................................................................................................................................................11.1系统定义................................................................................................................................11.2应用范围................................................................................................................................11.3约束条件................................................................................................................................11.4术语解释................................................................................................................................12系统项目概述.......................................................................................................................................23系统功能模块需求简介.....................................................................................................................33.1项目管理系统.......................................................................................................................33.2营销管理系统.......................................................................................................................51前言根据XX集团公司管理业务的需要，集团公司“系统邀标小组”编写本系统项目需求说明书。本说明书分为以下章节：1．前言2．XX系统项目概述3．系统功能模块需求简介1.1系统定义待开发系统定义为：1.2应用范围系统应用范围：1.3约束条件本需求说明书中所列需求，受XX集团用户使用、和资金等条件限制，系统总体应在年月日前完成交付。1.4术语解释网络：XX集团有限公司信息网中所有物理连接的介质、设备、数据、应用和系统。操作系统：在网络内运行的操作系统,如HP-UX、Unixware、Netware、Winnt、Linux、Solaris、WinXP、Win2000、win95、win98等。数据：在网络内运行的数据库和文件系统数据，如业务数据库、邮件数据库、网站数据库数据及其它文件系统数据。安全：网络、系统、数据、用户不受侵害，及防止侵害他人。2系统项目概述随着XX有限公司项目不断增多，为进一步加强XX有限公司的整体竞争实力，目前XX有限公司正在规划项目管理系统与营销管理系统相结合信息化管理平台。该项目旨在通过信息化手段，实时掌控项目的产品、工作、进度、成本、现金流和收益率等关键指标的动态变化情况，并通过工作管理、进度管理、成本预算管理、合同管理、供应商与招投标管理、财务管理等功能实现对项目目标“成本、工作、进度”的均衡管理，从而保证项目乃至整个公司的利润率。同时在营销管理系统中要实现对房源、客户、销售、财务、售后服务和广告企化的实时管理，进一步提高营销工作的效率与科学，并建立流程化的营销工作规范。最后，需要结合公司的财务软件，将处于收支两条线的项目管理系统与营销管理系统融合到整个公司的闭环管理之中，从而降低风险，保障利润。3系统功能模块需求简介XX系统项目应与公司财务软件、北京网上房地产备案系统等预留接口。本部分涉及的系统内容仅为本公司暂定的功能需求，在系统研发过程中会有局部调整。3.1项目管理系统产品管理需求描述：建立公司集中的产品库1、项目总信息2、项目规划信息3、标段设定4、按照产品库的管理方式，由公司统一调拨地块与房源不同的用途。工作与进度管理需求描述：建立项目工作平台，根据工作流程流转与共享信息，且体现项目进度，并与成本、预算、合同以及请款管理紧密关联，1、项目工作分解2、根据分解的项目工作的步骤、关联性质、流程，实时掌控项目进行的最新和最准确的信息3、体现项目工作的进度，并用图形表示项目的形象进度成本与预算管理需求描述：通过目标成本——责任成本——动态成本的管理手段，控制成本，并通过预算管理更好的支持公司的资金管理。1、成本项与科目设置2、设定目标成本3、设定责任成本4、设定预算5、动态成本监控与调整6、成本分析7、现金流分析合同管理需求描述：以合同为主线，在合同生效与执行的流程中通过系统进行控制，并达到控制成本的目的。1、合同生效流程与管理2、记录合同执行情况，并为合同变更、结算提供单独的流程进行管理3、合同作为文档之一可以归类，并对其借阅、调用进行管理供应商与招投标管理需求描述：建立公司供应商库，并在系统中引入招投标管理1、供应商信息登记与认证管理2、招投标管理流程3、网上合作伙伴们互门户财务管理需求描述：控制款项的实际支付，并将成本进行分摊与核算1、请款流程的管理2、付款流程的管理3、成本分摊与核算4、凭证管理与财务软件接口利润中心管理需求描述：通过引进收入管理，实现对项目以利润为目标的管理1、项目评估与目标设定2、动态利润管理3、项目产业管理4、项目投资分析3.2营销管理系统房源管理需求描述：公司总部对下属各区域以及区域下属的项目房源信息的集中统一管理，包括楼盘信息、小区概况、房型、面积、房源销控总表、价格等信息，通过系统实现对房源进行定价及调价管理，要求支持常用的多种定价和调价功能。1、通过直观的楼盘小区图展现项目多物业类型的楼栋及房源信息，能预留与公司网站、销售中心展示等扩展应用的接口。2、能支持多重房源控制管理，便于公司及项目二级销售管理层执行销控计划。3、能统一方便的通过系统协助用户实现系数或差价等定价调价工作，支持大型小区项目所涉及的组团定价管理具有价格控制和审核功能，保留历史定价记录。4、房源资料信息的初始化简单易操作。客户管理需求描述：建立企业客户信息库，以系统流程规范客户管理与服务工作，并且支持客户分析。1、客户的接待与登记：系统要帮助建立客户信息库。2、客户档案：建立完整的客户档案。3、客户联系：系统应支持客户联系工作。4、客户重名：系在登记客户信息时，系统也自动检索并提醒客户重名的信息，对名字相同或电话号码相同的客户信息登记，系统会留下重名记录，并提供给权限较高的管理人员以做管理的依据。5、成批发送的客户告知与客户信件：系统应支持自定义客户告知，自动套用客户、合同、房源、款项等信息，成批套打，结合E-MAIL、短信平台等工具，成批发送。6、客户转移：客户信息可以在业务员之间，或者在项目之间转移。7、对客户信息的分析：系统应提供分析工具，自定义需要调查的信息并自动生成报表。销售管理需求描述：实现对整个销售过程的全面管理，包括销售房源查询管理、客户排队管理，定单、合同的签署执行及相关更改或变更管理。1、定/购工作：系统支持排号、小订、大定、签约等日常销售工作，而且对需要及时办理的工作，例如合同催签、合同审核等工作进行自动提醒，对每套房源的历史成交，成交价格都会留下记录以便查询。2、退订/定、退房：支持退订/定、退房的操作，通过退房申请——审核——生效并实时自动改变销控状态——退款的流程，严格控制了对退房的操作，而且退房的汇总信息会同步反应到最高领导层，受到公司的监控。3、特批房：系统价格这样敏感的因素有底价或者折扣控制，但是对一些特殊的合同，在有权限的管理者的特批下，价格可以有更大的突破，但是需要审核，并留下记录可以回查。4、更名、换房：系统支持更名、换房操作。5、合同信息与修改：记录合同信息，对合同重要信息的修改，例如价格、房源、客户和付款方式等信息的修改都有单独的流程与权限。而其他信息的修改也划分为审核前修改和审核后修改。6、支持佣金结算7、支持与北京网上房地产备案系统的数据连接。财务管理需求描述：反映定单、合同的收交款处理情况，实现客户付款信息的查询功能，根据客户不同情况如欠款金额、欠款日期等进行催交款管理。1、收退款：一旦销售部在系统中签订定单或合同，财务管理中就自动同步出现最新的收、退款计划，并反映定单、合同的收交款处理情况，实现客户付款信息的查询功能。2、合同台帐管理：要掌握合同总价、付款计划、已付、未付、应付款等信息，都可以随时从系统中获得最新的数据。3、帐龄分析与欠款追缴：系统自动按照财务规定的帐龄统计欠款情况，而且结合客户告知的欠费通知，可以很方便的协助欠款追缴的工作。4、科目与凭证管理：为了保证财务帐的准确明晰，以及与财务软件的整合应用，系统支持设定与财务软件一致的科目，并能在系统中自动生成凭证与打单功能。5、销售数据进入财务软件：通过与财务软件的接口，将销售部与现场出纳输入的相关信息自动生成凭证，批量导入财务软件，节省了财务的工作。售后服务管理需求描述：对于合同约定提供的所有售后服务项目包括各项代办事宜，均自动进入售后服务人员的工作安排，并督促其完成。1、售后服务图：提供一目了然的售后服务图，直观反应办理情况。2、自定义流程，办理售后服务：事先管理层定义好办理售后服务的步骤、流程与进度，以及需要收取的相关材料与款项，并且可以自由设定提醒。3、售后服务资料管理4、按揭办理功能5、交房管理广告企划管理需求描述：记录企划行为活动的基本信息及预算、广告执行等信息。1、企划信息与预算管理：系统管理企划预算与费用，以及企化活动的执行情况。2、效果评估：系统能自动对应广告情况对来人来电、销售成交的数据与走势进行统计，并且进一步实现将广告费用与成交额进行比较，以评估广告的投入产出。3、竞争楼盘调查：市场调研模块可以登记调查得到的竞争楼盘信息和相关的宏观、微观的市场信息，并且提供明细与汇总的分析表。辅助决策需求描述：提供房源、销售、楼款、客户等方面报表统计、汇总分析辅助用户掌握销售情况，便于决策。1、报表完整、准确2、报表查询条件丰富3、报表支持图形显示4、报表可打印5、报表可转EXCEL6、报表可根据要求修改定制辅助功能需求描述：为了方便日常的工作，系统还需要有以下的设计：1、工作提醒2、通知与公告：便于公司发布公告与部门之间的联系。3、快速通道4、权限管理：不同权限的用户操作不同的功能，而且没有权限使用与察看的功能与信息不需要出现。