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某某礼品厂程序文件文件管理程序文件编号WD-ICTI-P-019发行日期2005-12-01版本/版次A0管控状态受控页次第2页共6页文件修订履历版本修订理由与内容简述修订日期拟定审核批准某某礼品厂程序文件文件管理程序文件编号WD-ICTI-P-019发行日期2010-12-01版本/版次A0管控状态受控页次第3页共6页1．目的建立并维持程序对所有管理系统文件与资料进行管制。2．范围各管理系统(ICTI管理系统,ISO9001管理系统)中所有受控制文件与资料。3．程序3.1定义3.1.1受控正本文件：由文件发起人书写之文件和资料。3.1.2作废文件：已失效之文件，应交还文控中心处理的文件。3.1.3受控副本文件：受文件控制中心控制且受控使用在相关部门/场所之文件。3.1.4外来文件：各种国际、国家标准、法律法规、客户图纸/样板、检验标准等公司有关文件。3.2文件分类3.2.1程序文件提供工作方法和运行程序。3.2.2各类制度、操作规程、管理方案、工作指引等为三级文件，提供某一作业或活动的具体规范和要求。3.2.3各类记录、表格为四级文件，提供证实管理系统运作的依据，并作为后续改善分析的资料。3.3文件的编写和审批3.3.1ICTI管理系统文件的编写和审批：a程序文件、三级文件由各委员会及各相关部门主管编写，管理代表审批。b四级文件由各部门编制，部门主管审批。3.3.2质量管理系统文件的编写和审批：a各部门负责人根据实际需要起草文件，与其它部门运作有关联时，需要进行咨询，征得相关部门的认可。文件需要符合ISO9001:2000要求，公司运作之实际，以及相关的格式。b品质手册应由管理代表编写，报行政总监审批，总经理批准；c质量体系程序应由部门最高负责人编写，报管理者代表审批，总经理批准；某某礼品厂程序文件文件管理程序文件编号WD-ICTI-P-019发行日期2010-12-01版本/版次A0管控状态受控页次第4页共6页d部门工作指引由各部门主管编写，管理代表审批；部门内部作业指引可由相关的负责人编写，管理代表审批。e其它受控文件由相关的部门主管以上人员审批。f其它特殊情况下(如文件审批人不在等)，可由相关的有权人代为审批，但该审批人必须有有效的授权书。3．4文件的更改3.4.1出现下列情形时，文件需要更改：a.相关法规、标准和其他要求出现变化。b.体系运行中，文件不能满足要求。c.系统构成及作业或活动有重大变化（包括机构的重大调整）。d.每年定期审查，发现有更改需要。e.其他利益相关者的要求。3.4.2文件更改应由原编制人修改及原审批人批核，如上述人员不在公司，可由熟悉此工作的同级或上级人员进行，并要参考原文件。文件更改后，由文控中心制订新的文件版本号和修订号。3.5文件的发放3.5.1文件发放：a文件经审批后，原稿保存于文控中心。b文控中心按文件发出人的发放要求，盖“受控文件”印章，以示受控，分发至相关部门并保存分发记录。c各部门编制的文件（部门管理方案、目标与标的、相关设备资料及维护记录等）由各部门自行管理（各委员会可给出指导性意见），正本送文控中心备案。3.6文件版本和修订号3.6.1一级文件须标明版本号和修订号，表示为“版次：A/N”，其中A为版本号，由文件发行版次确定（用大写英文字母表示）；N为修订号，由修订次数确定（01及以上整数）。某某礼品厂程序文件文件管理程序文件编号WD-ICTI-P-019发行日期2010-12-01版本/版次A0管控状态受控页次第5页共6页3.6.2文件修订次数过多（通常以不超过10次为宜）或完全不适应时，应重新进行编制并发行新版的文件。3.7文件的保存3.7.1所有受控文件样本由文控中心存档。3.7.2各部门主管和文员负责妥善保管本部门文件存放在各部门办公室，部分文件（如安全操作规程、工作指引、检查标准书等）需存放于适当工作地点，如有损坏和遗失，须及时到文控中心联系补发。3.7.3所有表格与记录需注明保存期，或由各委员会每年例行审核时决定是否继续保存。3.7.4文控员应对受控文件进行分类整理归档，确保文件清晰，易于识别和检索；文控员还制订文件清单，文件清单应有最新版本编号，文件编号及文件名称，以便各部门检查其部门文件是否有效。3.8文件作废3.8.1文控中心应收回已作废的受控文件；3.8.2收件人应将作废文件交回给文控中心；3.8.3作废文件的正本应盖上作废文件的印章并分开保存至少1年以上，以供参考；3.8.4文控中心应销毁盖上作废文件印章的发放回收件；3.8.5文控中心应保存文件的分发、回收记录。3.9外来文件的管理:3.9.1由客户提供的工程资料、作业指导书等外来文件经相关部门签名确认后交文控中心派发，继续延用客方编号或名称。3.9.2其他外来文件须经管理者代表批准,并交文控中心受控,加盖受控文件章，并建立外来文件清单。3.9.3文控中心拟制本公司使用的外来文件时,当有新版本购入时须将旧标准更换,若有外来文件已分发至相关部门时，应将旧版本回收处理。3.10发外文件的控制：3.10.1因客户、供应商的要求或其它工作需要,须以参考形式发放,到公司外部的受控文件,需由相关职能部门填写《文件申请单》,经由管理者代表批准后执行。某某礼品厂程序文件文件管理程序文件编号WD-ICTI-P-019发行日期2010-12-01版本/版次A0管控状态受控页次第6页共6页3.11由管理代表和各委员会负责本程序的制订、审查和修订。4．参考文件4.1略5．支持文件5．1《文件清单》5．2《文件分发/回收表》5．3《修订记录表》5.4《文件申请单》