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國立台灣大學文件名稱：文件與資料管理程序書文件編號：AC10000-2-001制定部門：計資中心行政室制定日期：92年1月23日分發單位：計資中心修訂紀錄修訂日期單據編號修訂內容摘要頁次版本國立台灣大學文件編號AC10000-2-001文件名稱版本01制定單位計資中心行政室文件與資料管理程序書頁數1/71.目的:為處理本中心公文，管制公文流程，提高公文之品質，特制定本程序書，以有效規範本中心之各項文件及資料之管理。2.範圍:凡本中心之公文與文件資料之製作，均適用本程序書。3.定義:3.1文件管制中心：為確保文件與資料管制系統之有效運作及管理，各單位應設單位收發，稱文件管制中心。各單位應指派適任人員，負責該單位文件管制中心之作業。並於計資中心行政室設置網頁管理中心。3.2品質系統文件：應用於索引、敘述或品質業務所需之文件，簡稱為文件。本中心品質系統文件係指品質手冊、程序書、作業規範及與本校品質系統文件有關之法規、辦法等。3.3品質資料：凡與品質系統有關之書信、公文、備忘錄、簽呈、合約書、標準表單等，均屬品質資料，簡稱為資料。3.4文件與資料之管制：文件與資料遇有制定及修訂廢止作業時，相關承辦單位應隨時提請網頁管理中心刋登於網頁上，以保持最新版之文件與資料。4.作業內容:4.1其流程圖如下述：4.1.1文件制定、修訂作業流程（如附件一）4.1.2文件廢止作業流程（如附件二）4.2品質系統文件之制訂、修正、廢止權責：權責文件類別擬辦審核核定品質手冊管理代表管理代表主任程序書承辦人組長主任作業規範承辦人組長主任表單承辦人組長主任＊跨組之作業規範、標準表單等資料，應送各相關組長審核，再請主任核定。4.3品質系統文件編碼之共同原則：4.3.1單位別代碼為7碼，以人事室所提供之國立台灣大學各單位代號表（如附件三）所規定之代碼為原則。4.3.2類別代碼為1碼，其編碼規定如次：1.品質手冊2.程序書；3.作業規範。4.3.3流水號代碼為3碼。4.3.4表單別代碼為1碼，依制訂程序之順序依次編定（例：A、B、C、、、）。4.3.5版次別代碼為2碼。編碼規定如次：制訂之原稿為01版，修訂時版本依次遞增（如02、03、04、、、），已使用版次編碼不重複使用。國立台灣大學文件編號AC10000-2-001文件名稱版本01制定單位計資中心行政室文件與資料管理程序書頁數2/74.4品質系統文件編碼範例：4.4.1品質手冊品質手冊編號：○○○○○○○－1－○○○單位別類別流水號4.4.2程序書程序書編號：○○○○○○○－2－○○○單位別類別流水號程序書表單編號：○○○○○○○－2－○○○A－○○單位別類別流水號表單別版次別4.4.3作業規範作業規範編號：○○○○○○○－3－○○○單位別類別流水號作業規範表單編號：○○○○○○○－3－○○○A－○○單位別類別流水號表單別版次別4.5內部公文編號原則：各單位之內部文件均須由文件管制中心依文件編碼原則管理，其編碼原則如下：內部文件：□□□計中發字第□□□號年份別流水號年份別之代碼為3碼，依當年年份編定。流水號之代碼為3碼，依文件之先後次序編定。4.6外部公文編碼原則:外部收文及發文之編碼之原則以行政院頒文書處理檔案管理相關規定為準。4.7文件制定、修訂、廢止作業:4.7.1文件制定作業（如附件一）:依組織任務與管理運作之需求，由承辦單位依規定使用文件標準格式封面（如表一）及內頁（如表二），草擬文件內容制定文件，並由文件管制中心依文件編碼原則賦予編號，並登錄於「文件管理彙總表」（如表四）上，呈權責主管審核及核定。在文件審核及核定階段，若有任何意見得送回原承辦單位修改之，必要時得召開會議研擬辦法。4.7.2.文件修訂作業（如附件一）：文件若須要修改、增訂時，應由原承辦單位提出研擬修改要求。文件修訂完成經權責主管核定後，須於文件管理彙總表之文件發行日期註記修訂後之發行日期及更換版本，再由各單位文件管制人員將新文件直接張貼於網頁之舊文件上，以國立台灣大學文件編號AC10000-2-001文件名稱版本01制定單位計資中心行政室文件與資料管理程序書頁數3/7完成換版作業。4.7.3.文件廢止作業（如附件二）：文件之廢止，得由原承辦單位提出申請，經權責主管核定後廢止。經廢止之文件編碼不得使用。4.7.4文件生效發行公告作業（如附件一）：經核頒（包括制定或修訂等）之文件,以上網日期為生效及發行日期，各單位文件管制人員應填寫「文件核定公告表」（如表五）經相關單位主管會簽後，原稿交行政室保管，電子檔應由各單位人員將會簽核可後之文件上網公告。文件以上網公告之版本為正式文件，各單位若有列印文件之狀況均為參考用。4.7.5移除作業（如附件二）：網頁管理中心對經廢止之文件應逕行由網頁中移除。4.7.6經管文件應列入業務移交範圍。4.8文件與資料管理注意事項4.8.1文件管制中心對於發行之文件應建立「文件管理彙總表」（如表四），以管制文件發行數量及方便查閱之用。4.8.2文件管制中心之文件管理應納入內部品質稽核項目，以確保文件管制系統之正確運作。4.8.3程序書或作業規範內所附之表單可直接列印使用，舉凡各式表單（標準表單、創稿、簽、書函、會議記錄、開會通知、公告等）均應在相關程序書、作業規範內載明，惟以不重複編號為原則。4.8.4收受各項傳真公文，一律影印後依收文程序處理。4.8.5逾保存期限之資料，得由保存單位檢討後自行銷燬。4.8.6程序書順序別由編訂單位排序，其編碼中之單位別為編訂單位代碼，爾後之維護亦由編訂單位自行為之。4.8.7作業規範別由各組排序,其編碼中之單位別為各組代碼，爾後之維護亦由各組自行為之。4.8.8文件與資料之收、發登錄除可參考本程序書之文件管理彙總表登記外，亦可由各單位文件管制中心自行訂定收發方式，惟以能控制為原則。4.8.9其他4.8.9.1文件收發編碼一覽表：詳參行政院頒文書處理檔案管理之相關規範辦理。4.8.9.2.管制文件：所有有關人事之陞遷、獎懲、工程預算、底價等重要文件或註明機密文件者，均屬管制文件應予列管，簽核過程應由原承辦人親送，以收管制功效。4.8.9.3.合約書、工程圖說等資料因性質不同且數量龐大，得由權責單位分別建檔保管。一般收、發之公文原件送交行政室建檔管理。4.8.9.4.編寫程序書之系統架構規定如次:1.1.11.1.1國立台灣大學文件編號AC10000-2-001文件名稱版本01制定單位計資中心行政室文件與資料管理程序書頁數4/71.1.1.14.8.9.5所有作業流程所附之流程圖應當作附件一、附件二，…等附於內文之後。4.8.9.6所有文件使用之表格應於該單（A4直式）左上角加註係表一、表二…等4.8.9.7附件表格如非屬本中心制定者可不予編訂表單編號，但可視需要訂定保存年限。如為連續性電腦報表（非格式化之報表）可不予編訂表單編號及保存年限，但可視需要自行保存或歸檔。4.8.9.8.內部公文由各單位文件管制中心視管制需要予以編碼控管。4.9收發文處理作業4.9.1收文部分：4.9.1.1總收文人員收文應檢查信件是否完整有無被拆閱，及應確認是否為本中心公文，非本中心公文應予退文。4.9.1.2總收文人員應檢查有無附件或附件是否齊全，附件不齊全，於附件齊全時再予收文。4.9.1.3確認屬本中心公文時，有學校電腦收文系統列印條碼之公文應予編號，無學校電腦收文系統列印條碼之公文則蓋收文日期章。4.9.1.4總收文人員應視公文之時效性呈請主任批示後依指示分送各單位，速件應儘速交承辦人員處理。4.9.2發文部分：4.9.2.1校內發文於登錄送文簿後，由專人分送各相關單位。4.9.2.2校外發文郵寄送達部分，依本校郵寄函件作業規範辦理。5.相關文件5.1品質手冊5.2其他有關公文處理、文件保存、稽催等作業應參照行政院頒「文書處理手冊」之相關規範辦理。5.3國立台灣大學計資中心各單位代號表（如附件三）6.使用表單：6.1文件制定、修訂標準表封面（如表一）6.2文件制定、修訂標準表內頁（如表二）6.3文件流程圖（如表三）6.4文件管理彙總表（如表四）6.5文件核定公告表（如表五）國立台灣大學文件編號AC10000-2-001文件名稱版本01制定單位計資中心行政室文件與資料管理程序書頁數5/7附件一文件制定、修訂作業流程權責作業流程產出表單各業務單位依4.2之權責各業務單位網頁管理中心各業務單位申請表標準表封面及內頁各單位編號一覽表文件管理彙總表NOYES編號文件制定、修訂呈核登錄公告結束國立台灣大學文件編號AC10000-2-001文件名稱版本01制定單位計資中心行政室文件與資料管理程序書頁數6/7附件二文件廢止作業流程權責作業流程產出表單依4.2之權責各業務單位網頁管理中心各業務單位申請表文件管理彙總表NOYES登錄廢止文件廢止申請呈核移除作業結束國立台灣大學文件編號AC10000-2-001文件名稱版本01制定單位計資中心行政室文件與資料管理程序書頁數7/7附件三國立台灣大學計資中心各單位代號表編號單位名稱代碼1計資中心AC100002程式設計組AC200003教學研究組AC300004作業管理組AC400005資訊網路組AC50000國立台灣大學文件名稱：文件編號：制定單位：制定日期：分發單位：修訂紀錄修訂日期單據編號修訂內容摘要頁次版本表一表單編號：AC10000-2-001A-01國立台灣大學文件編號文件名稱版本制定單位頁數1.目的:2.範圍:3.定義:4.作業內容:4.1流程圖5相關文件:6.使用表單:表二表單編號：AC10000-2-001B-01國立台灣大學文件編號AC10000-2-001文件名稱版本01制定單位計資中心行政室文件與資料管理程序書頁數1/7附件一文件制定、修訂作業流程各業務單位依4.2之權責各業務單位網頁管理中心各業務單位申請表標準表封面及內頁各單位編號一覽表文件管理彙總表表單編號：AC10000-2-001C-01表三NOYES編號文件制定、修訂呈核登錄公告結束國立台灣大學計資中心(單位名稱)文件管理彙總表□品質手冊及程序□外部文件□作業規範□表單年月日項次文件名稱文件編號版本制訂單位□文件發行日期□記錄保存期限製表人：※文件發行日期：係指文件上網之生效日期。※記錄保存期限：係指表單成為記錄之後，此記錄需保存多久之日期。表四表單編號：AC10000-2-001D-01國立台灣大學文件核定公告表單據編號：制訂單位制訂日期年月日文件名稱文件編號申請項目□制定□修訂□廢止上網生效日期會簽單位分發勾選單位名稱簽名備註計資中心程式設計組教學研究組作業管理組資訊網路組核定審核申請人表單編號：AC10000-2-001E-01表五