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平安寿险两核系统ISO9001质量体系文件----文件控制程序文件控制程序[文件编号：QP01]版本号：V1.0文件修改记录序号版本修改内容简述修改日期批准人签发：起草人：薛春华批准人：杨一先生效日期：2001.1.1.平安寿险两核系统ISO9001质量体系文件----文件控制程序第2页共11页1.0目的1.1对两核体系使用的文件加以规范，确保与管理体系有关的文件都得到有效的控制。1.2确保相关场所均使用现行有效的文件版本。2.0范围本程序对与两核质量管理体系有关的所有文件（包括适用的外来文件）进行控制。3.0定义内部文件指两核体系制定的且在内部使用的文件，包括三个级别：一级文件：质量手册二级文件：程序文件三级文件：作业规则及表格外来文件是指两核体系需要遵守和使用的，从两核体系相关方得到的文件。4.0职责4.1总经理负责质量手册和程序文件的审批。4.2管理者代表负责文件发放范围及有关文件的审核和作业规则的审批。4.3两核体系相关部门负责有关质量体系文件的编写和使用保管，部门经理负责相关文件的审核。平安寿险两核系统ISO9001质量体系文件----文件控制程序第3页共11页4.4文控中心4.4.1负责文件的发放、回收、销毁、保存及作好相关记录。4.4.2负责编制并及时更新《文件和资料最新状况一览表》。5.0工作程序5.1流程图文件控制流程责任部门文件与表格5.2流程说明5.2.1文件的编写NY文件登记、发放文件的修改/更改文件编写文件审批相关部门文控中心依不同文件而定相关部门总公司核保核赔部相关部门《受控文件清单》《受控文件分发表》《文件更改申请单》文件的执行文件评审NY《文件报批单》平安寿险两核系统ISO9001质量体系文件----文件控制程序第4页共11页5.2.1.1质量手册、程序文件由总公司核保核赔部组织编写。5.2.1.2作业规则由总公司核保核赔部相关科室组织编写。5.2.1.3文件必须注明编号和版本号。5.2.2文件的审批5.2.2.1质量手册、程序文件须由管理者代表审核，交总公司核保核赔部总经理审批、加盖总公司核保核赔部印章后方可生效。5.2.2.2作业规则文件由总公司核保核赔部相关室主任审批,表格由分、支公司相关部门经理审批。5.2.2.3凡跨科室或其它部门权责的文件，必须由相关科室或文件中所提及部门之主管审批会签。5.2.2.4更改或换版的文件须由原审批部门审批。5.2.3文件的编号5.2.3.1文件的编号质量手册编号：QM××2位序列号程序文件编号：QP××2位序列号作业规则编号：QW××××前两位表示对应程序文件号码，第3、4位表示序列号5.2.3.2文件的版本以V×.×标识。分隔点左边的“×”表示文件的总版本，分隔点右边的“×”表示修改号。“×”以数字顺序排列，分隔点左边的“×”数的变化表示文件版本的更换，分隔点右边的“×”数的变化表示只修改了文件的部分内容。5.2.4文件的登记与发放平安寿险两核系统ISO9001质量体系文件----文件控制程序第5页共11页5.2.4.1由文控中心负责文件的登记与发放。5.2.4.2《质量手册》与程序文件通过书面文本和电脑网络发行，以经过审批的书面文本为主，电脑网络文本为辅。5.2.4.3各作业规则（三级文件）通过电脑网络发行，各文控员在接到文件换版或更改通知后，应对原版本进行刷新，并通知相关使用人员。相关使用人员若将三级文件打印为书面文件，应在每次使用前确认是否最新版本。5.2.5文件的评审总公司核保核赔部每年对文控中心归档的文件进行一次评审，审查文件的充分性、适宜性、有效性。如发现有需要更改的受控文本，按5.2.6步骤操作。5.2.6文件的更改5.2.6.1文件的修改/更改可由两核系统内任何员工提出，须填写“文件修改更改申请表”，写明需要更改的原因。5.2.6.2质量手册、程序的修改申请须由总经理审批；作业规则由总公司核保核赔部相关室主任审批，表格由分、支公司相关部门经理审批。5.2.6.3文件更改申请批准后，才能组织人员对文件进行修改或更换。文件更改后由原审批部门进行审批，由文控中心重新分发，并收回旧文件。5.2.7文件的补发当文件使用人的文件出现丢失、损坏等情况影响文件使用的，应向平安寿险两核系统ISO9001质量体系文件----文件控制程序第6页共11页文控员申请补发，文控员在补发文件时应给予新的副本编号，并在“文件收发记录”上注明丢失文件的副本号作废。当有的文件只有一份正本，不方便复制副本时，可以借阅正本文件。借阅正本文件，须在“文件收发记录”上签名。5.2.8作废文件的处理5.2.8.1作废文件如需过时保留应加盖“过时保留”印章，由文控中心存档。5.2.8.2如作废文件无需保留，则由文控中心集中销毁。5.3外来文件的控制5.3.1外来文件指与两核体系有关但不属于两核系统内的文件。包括：规范性文件、软件、资料等。5.3.2对于外来文件，由文控中心在“受控文本清单”中登记，注明文件来源，给文件编号，报相应机构负责人审批后，由文控员组织分发。文件使用人须确认所领文本的适用性，并负责及时与文件来源处联络，以保持使用外来文件的最新版本。5.4表单的控制5.4.1表单的第一次编写、审批等作为文件的附件一起进行。5.4.2必要时表单可设单独的编号，以后进行修改时，独立于文件进行修改、审批和备案，注意修改后在新表单或相应的附件上标明更改的地方。6.0相关文件和表格6.1QW0101《文件登记与发放规则》平安寿险两核系统ISO9001质量体系文件----文件控制程序第7页共11页6.2《受控文本清单》（附1）6.3《文件收发记录》（附2）6.4《领用文件申请表》（附3）6.5《文件更改申请表》（附4）平安寿险两核系统ISO9001质量体系文件----文件控制程序第8页共11页附件1：受控文本清单文件编号文件名称版本号拟制人发布日期平安寿险两核系统ISO9001质量体系文件----文件控制程序第9页共11页附2：文件收发记录文件编号文件名称版本号收发副本号借阅正本收件人发件日期归还日期备注收发副本号和借阅正本两项只填其中一项。平安寿险两核系统ISO9001质量体系文件----文件控制程序第10页共11页附3：领用文件申请表文件名称版本号文件编号份数申请原因申请人：日期：部门经理审批意见：签名：日期：平安寿险两核系统ISO9001质量体系文件----文件控制程序第11页共11页附4：文件更改申请表文件名称待改版本号文件编号申请部门申请原因：申请人：日期：□质量手册、程序由管理者代表审批：□作业规则和作依据使用的资料由相关部、室经理审批：审批人：日期：