文件和资料控制程序

中国3000万经理人首选培训网站更多免费资料下载请进：实业有限公司文件编号：Q/GS-4.2.3-01版次：A/00共3页第2页文件名称：文件和资料控制程序发行时间：02-7-29修改日期：1.0目的本程序规定了质量体系文件（只包括二级文件和三级文件）的批准、发放、更改，以保证文件在受控状态下使用2.0适用范围适用于二级文件和三级文件3.0职责3.1二级文件由各相关部门编写，管理者代表审核，总经理批准。3.2三级文件由使用部门进行编写，由使用部门经理审核，管理者代表批准。3.3文件由文控中心控制。4.0程序4.1二级文件的控制4.1.1编写各部门依照IS09001—2000国际标准要求，结合本公司实际情况进行编写。4.1.2审核和批准4.1.2.1编写完后，总经理召集有关部门经理讨论，讨论完由与文件内容有主要关系的部门经理在文件“审核”处签名，管理者代表批准，批准后文件交文控中心。4.1.2.2审核通不过，文件应修改或重写。4.1.3发放4.1.3.1文控中心参考文件编码程序文件中“二级文件编码”给文件制订编码。4.1.3.2打印文件原稿为正本，复印件为副本，正本由文控中心存入文件档案，副本作为发放文件。4.1.3.3文控中心根据分发范围的发出数量，复印相应数量的文件，并在复印文件的每一页盖上“受控制文件”的印章。4.1.3.4文控中心按发放范围，将文件全部发给有关部门负责人，负责人在文件签收记录表中签名。4.1.3.5各部门负责人将文件发放到有关车间，班组并做好签收记录。4.1.3.6文控中心在文件发出后，填写文件目录。中国3000万经理人首选培训网站更多免费资料下载请进：当出现下列情况时，文件持有者可提出文件的更改。A.体系运行中，文件不能满足要求。B.生产工艺的更改导致文件的更改。C.采取纠正措施时，导致文件的更改。D.其它原因。4.1.4.2文件更改由管理者代表批准，使用部门进行更改。4.1.4.3文件修改完后，由原审核部门主管审核，总经理批准。4.1.4.4更改批准后，文控中心制订文件版本。4.1.4.5同4.1.3.2，4.1.3.3，4.1.3.4，4.1.3.5。4.1.4.6文控中心取出上一次文件签收记录表，查找文件持有者在发放更改文件时收回作废文件。4.1.4.7文控中心将作废文件正本从档案中取出盖上“作废”章印存入作废文件档案内，更改文件的正本存入文件档案。4.1.4.8作废文件正本的存档期2年。4.1.4.9文控中心将全部收回的作废文件副本销毁。4.1.4.10二级文件更改不得用手在文件上更改。4.2三级文件的控制4.2.1编写三级文件由各使用部门依据有关文件、资料或实际运作情况进行编写。4.2.2审核，批准4.2.2.1文件编写完后，编写人将文件交使用部门经理审核,文件获管理者代表批准后,文件获管理者代表批准后，文件送交文控中心编码和制订版本打印，文控中心参考文件编码程序中的“三级编码”有关规定嗯进行编码。4.2.2.2审核或批准通不过应修改或重写。4.2.3发放4.2.3.1文件原稿为正本，复印件为副本。正本由文控中心存档，副本为发放文件。4.2.3.2文控中心根据需要数量复印文件，复印文件的每一叶盖上“受控制文件”的章印。4.2.3.3文控中心填写文件发放登记表，将文件副本全部给有关部门负责人，并要求其在表中签名。文件正本存入文件档案。4.2.3.4文控中心在文件发出后，填写文件目录。中国3000万经理人首选培训网站更多免费资料下载请进：文件更改由原编写部门进行。4.2.4.2更改完后，编写者将更改文件交本部门经理审核，管理者代表批准。4.2.4.3三级文件更改，编写人可用手进行更改，但更改的位置须有批准人签字和更改日期。4.2.4.4获准后更改的文件交文控中心。4.2.4.5同4.2.3.1，4.2.3.2，4.2.3.3，4.2.3.4，4.2.3.5。4.2.4.6同4.1.4.6，4.1.4.7，4.1.4.8，4.1.4.9。4.3文件的修改内容记录在文件修改一览表上。4.4各部门应编制文件目录，记录者部门所有的受控制文件。4.5文件遗失，立即向管理者代表汇报，并书面申请补办。4.6文件严重损坏，应向管理者代表书面申请更换文件。4.7当发放范围需增加时，应向管理者代表书面申请。4.8文件持有者离职，由其签收的文件必须退回本部门。4.9保持文件清晰、整洁，不准在文件上擅自乱改、乱涂、乱画。4.10文件版本4.10.1文件（只限于二级文件和三级文件）发行次数确定文件版本，例如文件第一次发行版本号为A/00。4.10.2版本号确定文件某页的修改次数，例如文件第二页修改三次，此页版次号为A/3，二级文件经5次修改后，必须重新发行，更该版本号为B/00。4.10.3三级文件经修改后，必须重新发行，更改版本号。4.10.4文件（包括二级文件和三级文件），完全不适应本公司时，进行重新编制，重新编制的文件更改版本号。5.0文件5.1参考文件文件编码程序6.0记录文件签收记录表文件修改一览表