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东莞培训网目的对与质量/环境管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用文件的版本是有效的。2适用范围适用于与公司质量/环境管理体系有关的文件控制。3流程与职责3.1本公司文件控制流程图如下：不合不合格格损坏合格文件控制流程图3.2总经理负责管理手册和程序文件的批准；部门负责人负责批准本部门内部使用的文件。3.3分管副总经理、管理者代表负责管理手册和程序文件的审定，管理者代表负责组织有关人员对现有文件进行评审。3.4管理者代表负责组织编写管理手册和程序文件，监督、审查文件控制程序执行情况，对文件的更改审定审批文件起草/修订编写人员文件报废工作需要收集资料编写要求文件复审文件发放文件修改文件初审文件使用东莞培训网或修订负责协调。3.5规划发展部负责管理手册和程序文件的发放和管理。3.6技术研发中心（股份）负责图纸、设计文件等技术文件的管理。3.7生产技术部（股份）负责工艺规程、操作规程、检验规程、检修规程、作业指导书等技术文件和资料的管理；负责相关法律法规的收集、整理和传递。3.8公司办负责公司一般行政文件和外来文件（客户提供的图纸除外）的管理；负责电子文件的管理和协调。3.9安全技术部（股份）负责安全技术规程的编制和管理。3.10化机厂负责对客户提供的图纸的管理。3.11各部门/人员负责文件的起草和发放。负责本部门内部文件的管理。3.12涉及国家秘密或公司商业秘密的文件按公司保密规定管理。3.13档案科负责各类文件原稿的保存。4工作程序4.1文件分类公司的文件，分为如下几类：a)公司制定的管理性文件，包括：管理手册，程序文件，各种规章制度、部门工作手册、管理办法、管理标准、工作标准等。b)公司编制的技术性文件，包括：设计文件（图纸、设计规范等），工艺规程、分析（检验）规程、操作规程、安全技术规程、检修规程等。c)外来文件，包括：来自政府部门或其他组织的行政文件、传真、电子邮件、联络函等；接收到的法律法规、标准，客户提供的图纸等。4.2新文件的编号4.2.1规划发展部对管理手册和程序文件进行编号。4.2.2公司管理文件由文件编制者从公司办文件管理员处取得文件号；部门文件，由文件编制者从部门文件管理员处取得文件号。取号时，应填写“发文登记表”记录文件名及文件号。4.2.3外来文件由公司办负责编号。编号规则由公司办确定。4.3文件编写人员4.3.1文件编写人员应掌握一定的文件编写技能，了解文件编写要求。4.3.2编写技术性较强的文件（如技术标准、设计文件、工艺规程、操作规程等），编写人员专业技术水平应达到一定的等级。4.3.3接受文件编写任务后，编写人员应根据文件编写要求收集相关专业资料，为文件编写做好充分准备。4.4文件的编写东莞培训网管理手册和程序文件由管理者代表组织编写。4.4.2技术研发中心（股份）负责编制设计文件。4.4.3生产技术部（股份）负责编制工艺规程、操作规程、分析（检验）规程、检修规程。4.4.4安全技术部（股份）负责编写安全技术规程。4.4.6各部门工作手册、质量/环境记录以及其他管理文件由相关部门组织编写。4.5文件的审批4.5.1管理手册、程序文件由分管副总经理、管理者代表审定、总经理批准。4.5.2技术文件由相关部门编制，分管副总经理审定，总工程师批准。4.5.3一般公司管理文件由总经理或副总经理批准。4.5.4部门工作手册和适用于本部门内部的各类文件由各部门负责人批准。4.5.5文件送审时，需在文稿上注明文件分发的部门/岗位/人员以及分发数量。4.6文件的发放4.6.1文件发放前，相关部门应对文件的完整性进行确认，包括：是否得到了批准，编号、页数是否完整等，不完整时应进行修正。4.6.2文件发放时，领用人应在“文件分发表”上签收。4.7文件的使用4.7.1使用人未领到文件时，不得随意复印其他人的文件，应填写“文件领用申请表”，经有关文件管理部门批准后办理领用。4.7.2使用人将文件丢失后，应填写“文件领用申请表”申请补发。补发的文件应给予新的分发号。4.7.3文件损坏后，可至文件发放部门换取新文件。新文件应与旧文件有相同的分发号。4.8文件的更改和换版4.8.1文件的更改需经该类文件的主管部门同意，更改后文件的审批应由原审批部门进行。4.8.2文件经过多次修改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废。4.8.5作废的文件由该文件的主管部门回收，同时作出保留或销毁的决定。如需保留作废文件，应作有效的隔离。4.9发外文件的控制4.9.1提供给供方和认证机构的受控文件（如提供给外协厂的加工图纸、技术规范，提供给认证机构的管理手册等），提供部门应做好发放登记。4.9.2提供给客户的文件不受控，但需做好发放记录。4.10文件的评审每年管理评审前或根据需要适时对使用中的文件进行评审，必要时予以修订。4.11电子文件的管理东莞培训网电子文件与印刷文件同等有效。电子文件的管理见《电子文件管理办法》。5相关文件5.1《文件保密管理规定》5.2《文件销毁规定》5.3《技术文件编号规则》5.4《电子文件管理办法》6相关记录6.1发文登记表6.2文件分发清单6.3文件领用申请表6.4文件更改通知单6.5文件外发记录