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东莞培训网系统文件新制定4A/0///更多免费资料下载请进：好好学习社区批准：审核：编制：东莞培训网．目的：对文件的使用方式加以规范，进行协调统一的控制，使质量体系能正确有效地运作。2．范围：厂质量体系运作中，管理、生产、质量、服务等方面有关的文件，均须依本程序规定管理，文件可以以文书或其他电子媒体方式呈现或储存。3．权责：3．1各部门：文件变更申请以及负责本部门使用的作业指导书的审核，管理者代表审批。3．2文控：文件分发回收管理；质量文件正本的保管及所有技术文件归档保管，建立[文件归档一览表]；维持文件总览表。3．3总经理负责一级文件审批。3．4管理者代表负责二级、三级文件的审批。4．定义：4．1文件架构：本厂质量体系文件分为四级，其结构和文件类别如下：4．1．1一级文件质量手册4．1．2二级文件程序文件4．1．3三级文件作业指导书、操作规程、检验规范、技术工艺图纸等4．1．4四级文件表单、质量记录4．1．5外来文件标准、客户图纸、客户样品等4．2文件：规范工作要求（标准）或规范工作进行时的权责与步骤的文件。如质量手册、程序文件、作业指导书等内部文件，行业标准、客户图纸等外来文件。4．3记录：将工作执行的结果作好记录，这些记录供日后分析，存档备查或提供证明使用。4．4受控文件：文件变更时须通知文件持有部门更换，并于作废时自使用场所回收的文件。4．5非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换，也无须回收的文件。东莞培训网．作业内容：5．1制定新文件：5．1．1文件书写格式：制定文件时，须以规定的格式编写。规定书写格式的目的，是为了控制文件内容的统一，避免遗漏。质量手册、程序文件的书写格式，依照[质量体系文件编写规定](C-BGS-001)书写。三级文件也可参照此规则书写。5．1．2决定分发部门与分发数量：文件发行前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。由文控填写于《文件分发表》(F-)上，以便管理。5．2新制定的文件，必须依以下规定进行审批：5．2．1一级文件由总经理审批。5．2．2二级、三级文件由管理者代表审批。5．3文件编号及版本控制：文件编号与版本由文控依[质量体系文件编写规定]予以管理。5．4文件发行与回收：5．4．1文件发行权责：一、二、三级文件由文控发行与回收；分发供应商文件由采购分发。5．4．2文件分发与回收控制：5．4．2．1为辨别文件最新版本状况，以防止过时或失效文件被使用，文控须按文件类别建立《文件总览表》（附件一），并在制定、变更文件时，更新为最新内容。5．4．2．2受控文件的分发与回收：每一份文件均须在文件封面加盖红色“受控文件”章及受控号后分发，且使用单位必须在《文件分发表》（附件二）上签收。当文件修订、变更或作废时，由文控中心在文件分发表上签收过时无效的文件。5．4．2．3非受控文件的分发：非受控制文件在申请批准后，在文件封面加盖蓝色“非受控文件”章后分发。非受控文件在文件变更时不予更换及回收。5．4．3过时文件的管理：5．4．3．1保存：过时文件若因特殊原因，如法律规定或供以后参考用而加以保存时，须由文控盖上蓝色“过时保留”章后留存。因文件更改及过时保留的文件须保存到下次文件更改。5．4．3．2作废：过时文件若不需加以保存时，由文控统一回收销毁。东莞培训网．4．4文件补发申请：当文件因破损、遗失或其他原因需申请补发时，须填写《文件补发申请单》（附件三），经管理者代表批准，交文控办理文件补发。5．4．4．1因破损或遗失的补发申请：文控接到申请单后，须在回收破损文件后补发文件。遗失文件在备注栏内注明原发文号。5．4．4．2数量不足的补发申请：文控接到申请后，将其记录在文件分发表内，并盖上红色“受控文件”章后分发文件。5．4．4．3非受控文件的申请：文控接到申请单后，复印需求数量并盖上“非受控文件”章后分发，非受控制文件在文件变更时不予更换及回收。5．5修订、变更文件：5．5．1提议变更文件：当现行的发行文件有内容变更需求时，由提议人填写《文件变更申请通知单》，提出变更理由、文件项次编号、建议变更内容及变更方式，由原审批部门审批签字后，转文控。5．5．2修订、变更文件：5．5．2．1当文件变更幅度涉及文件内容的三分之一以下时，由文控按文件变更申请单内容修订后，将新的变更页发行并收回无效部分，同时在文件封面修改记录内记录，并在原《文件分发表》上记录。5．5．2．2文件经过一次或几次变更后，变更幅度达文件内容的三分之一以上时，或管理者代表认为有必要改版时，由文控中心负责对文件进行换版。5．6表单控制：对临时增加的表单，若使用期限超过一个月仍需使用时，则必须在相应文件中加入此表单。表单的修订与原文件表单的修订方法相同，但表单的版本可以独立于文件。5．7外来文件控制凡各部门因工作需要，将外来的文件列为工作执行的依据或标准时，这些外来的文件须列入文件的控制，包括客户的资料或规范及所使用的行业标准，国家标准。5．7．1当收到外来文件时，由文控将其记录在文件总览表。5．7．2编号与版本6．7．2．1记录外来文件时，以其原编号、版本为本编号、版本。东莞培训网．7．2．2若外来文件无编号或版本时，则按《质量体系文件编写规定》予以编号及版本控制。5．7．3外来文件的分发：5．7．3．1外来文件的分发由管理者代表决定分发部门与数量并签名确认后，由文控按“受控文件”分发。5．7．3．2外来文件的签收、分发同内部文件的管理一样。5．7．4外来文件的控制、使用：经批准分发的外来文件，可直接使用，不需另转换为内部文件。5．7．5外来文件的变更：5．7．5．1关于标准的变更：由管理者代表指定人员与专门的机构进行定期联络，以确保本厂所使用的标准是最新版本。并于标准变更时，将信息反馈给持有标准的部门。5．7．5．2关于客户资料、规范等的变更：由营销部门负责与客户联络，掌握变更的信息。当收到变更的信息时，营销部门须对之进行审查确认，并将信息反馈给相关的部门。5．8记录保存5．8．1“文件归档一览表”、“文件总览表”须由文控维持最新状态。5．8．2“文件分发表”由文控保存至文件作废时。5．8．3“文件补发申请单”由文控保存一年。5．8．4“文件变更申请通知单”由文控保存至文件作废时。6．相关文件：6．1质量体系文件编写规定7．表单：7．1文件总览表7．2文件分发表7．3文件补发申请单7．4文件变更申请通知单7．5文件归档一览表