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物流配送系统——以数码配送应用系统为例物流配送系统——以数码配送应用系统为例8.1应用背景分析8.2系统主要业务流程分析8.3系统功能与组成8.4系统体系结构与技术特点8.5系统应用评价与分析8.1应用背景分析随着经济的发展，社会分工不断细化，客户需求的个性化特征日益明显，使得产品生产从少品种、大批量向多品种、小批量方式发展，无论是原材料还是产成品的需求都大幅度上升，区域之间的商品交换更加频繁，这就促进了运输业的发展和运输能力的提高。从降低物流成本的角度讲，运输环节非常重要，在整个物流成本中运输成本所占的比重最大，约占35%~60%，因此若能降低运输成本，就可以为整个物流系统的效益提高作出显著贡献。运输过程的时间、地点跨度大，中间环节多，其中有很多可变因素，而且因素与因素之间又相互影响，因此运输过程的有效管理非常重要，这里信息系统起到了关键的作用。8.2系统主要业务流程分析8.2.1岗位、角色描述8.2.2合同管理8.2.3业务承接——订单管理8.2.4货物投保8.2.5车辆调度8.2.6货物装车8.2.7中途运输8.2.8到货交接8.2.9费用结算8.2.10典型配送业务流程8.2.1岗位、角色描述1.物流企业内部岗位设置2.作业实体的名词描述1.物流企业内部岗位设置表8-1数码配送应用系统岗位设置描述岗位名称岗位责任对应部门职能描述业务员营销员签订合同业务承接市场营销部联系客户，签订长期合同协议，接受各批次的运货信息（订单）调度员车辆调度中途运输运输部联系并调度车辆，接收营销员运输指令，并派出车单；签订货运合同，跟踪在途车辆，记录中途信息保险员运输投保出险赔偿安全部按订单填写投保单，向保险公司投保；运输出险时向保险公司索赔，再向货主赔偿统计员货物装车到货交接统计分析部根据结算凭证，经过管理员审批，向客户收取委托运输费用，支付运输人的运费及保险人的保险费结算员费用结算财务部批准各种合同，批准费用收支管理员审批运营总监2.作业实体的名词描述表8-2作业实体的名词描述实体名称司机车辆驾驶员，也是运输信息及业务单据的传递者车次单台车辆从起始装货点到最终卸货点的运输过程客户下达订单的企业实体，是物流公司的服务对象承运人应用数码配送应用系统，为客户提供服务的物流公司运输人货物的实际运输者收货人货物的接收公司或个人保险人为货物运输提供保险服务的保险公司装货点货物起运的装车点，即发货仓库卸货点货物运输的目地，既收货仓库8.2.2合同管理1.委托合同委托合同是由承运人与客户签订的合同。这种合同规定了运输货物的名称、运费标准(重量/体积/数量/包干)、运输单价、结算方式以及结算的依据等。同时，还规定了货物装载率及扣款比例。对于非包干方式的委托合同，系统计费时将与起点、终点、行车路线以及标准化管理中的运费管理相对应。2.运输合同运输合同是由承运人与运输人(货物的实际运输者)签订的合同。这种合同规定了长期合作的运输单位或个人需要履行的责任和义务，以及可调度的车辆和司机的情况。3.保险合同保险合同是由承运人与保险公司签订的合同。这种合同规定了长期提供保险服务的保险责任、保险类型和保险额度。8.2.3业务承接——订单管理1.订单录入2.订单确认3.订单终止或变更4.订单暂停/继续5.订单跟踪1.订单录入将客户下达订单的具体内容以多种方式录入，可以对订单进行增加、删除和修改等操作。一般而言，一个订单只包括一个装货点和一个卸货点。在该系统中，也支持一个订单包括多个装货点和一个卸货点，以及一个装货点和多个卸货点，后者适应于市内集中取货、多点配送的订单下达方式。在订单中还要明确结算方式，确定与客户最终的结算是以包干方式结算，还是按货物明细结算。如果订单不是以包干方式结算，要检查系统中有无该客户的运费收费标准，如果没有对应的标准该系统将提醒输入，以供结算时使用。2.订单确认业务员接收客户的订单后，需要与客户进行订单确认，确认后的订单才会传递给调度员，作为调度车辆的依据。3.订单终止或变更根据客户的要求，可以对已经派车但还未完成的客户订单进行终止操作。订单终止后与该订单相关的派车单也要作相应调整。如果终止订单会对承运人及运输人造成损失，则要收取客户的终止费，强行终止订单。对于未派车的订单和成功终止的订单，可以根据客户要求或其他具体情况变更订单的内容，如起止地点、收费标准等。4.订单暂停/继续对未派车的订单可以执行暂停功能，暂时不派车；暂停取消后，可以再对该订单进行派车。5.订单跟踪为增加服务的透明度，承运人对客户的订单实行全程跟踪，并利用电子信息技术，如邮件、短信和网站发布等方式，向客户实时通报货运近况。订单跟踪也是加强承运人企业内部管理的有效手段，通过详细记录各作业环节的作业人员及作业时间等信息，一方面可以进行个人绩效考核，另一方面也为企业内部流程优化提供了依据。8.2.4货物投保业务员与客户确认订单后，保险员就可以根据客户的投保要求进行投保，既可以全部投保，也可以部分投保。保险员根据订单货物数量和单价为客户货物代投保。对于运输人投的保险，如果由运输人支付保险费，在系统中只作备注。保险员以投保单方式与保险公司确认本订单的投保费金额，并按投保合同要求的结算方式支付给保险公司。投保单的内容主要包括投保人、保险人、投保项目、投保货物信息、投保金额、保险费率、保单状态、经办人、投保日期和回复日期等信息。8.2.5车辆调度1.运输方案选择调度员根据客户订单的运输要求和所运货物的基本信息，将订单按波次(Wave)进行分类加工，如大单分拆、多单合并和优先级调整等，作为车辆调度的基础。结合系统提供的不同类型车辆的所需数量，以及目前可以调度的各种车辆的数量和所处状态等信息，作出运输方案的选择，实施车辆配载。2.派车单生成客户的订单在最终确认之后，承运人就要按照客户的要求进行派车。派车单管理的主要功能有派车单录入、修改和查询。派车单是由用户订单的相关信息、运送货物信息以及车辆信息经过匹配加工组合而成的。一个订单可能对应多个派车单，一个派车单也可以完成多个订单的运输任务。派车单由调度员下达给签有运输合同的运输人。派车单或货运合同约定了每笔业务的总运费及预付运费，是运输人最后结算运费的凭证。8.2.5车辆调度3.监控计划拟订在配送业务中，为了能使货物及时、完好地运抵目的地，除了在派车环节进行合理的车辆调度外，货物在途的监控也必不可少。能否实施有效的监控也是客户评价物流服务提供商服务质量的一个重要指标。因此，拟订一个合理有效的监控计划是整个监控环节的首要任务。目前，一些先进的科技手段应用到配送业务中，使得实时的监控成为可能。8.2.6货物装车根据存货仓库的出库单，生成货物装车明细清单。派车单和拟订的监控计划下达后，承运人就要根据客户的要求和具体情况安排货物的出库。运输人根据派车单的要求，到指定的一个或多个仓库进行货物装车，在出库单上记录货物装车明细信息。同时，记录实际装货数量，作为到达卸货点交割的依据；记录提送费、装卸费、盘倒费、运输费、保险费及其他费用，作为与客户结算的依据。8.2.7中途运输1.在途监控2.事故记录3.出险理赔4.在途货物装卸1.在途监控根据监控计划中设定的沿途监控点，对一个车次进行全方位跟踪，记录每个路段的具体信息，包括计划到达时间、实际到达时间、实际行驶里程和路段费用情况。在系统中，可以根据需要增加新的监控点(重大事件记录点)，记录运输过程的各种情况。在途监控信息可以用网页、邮件和手机短信等多种方式对外发布，为客户、收货人和保险人提供信息服务。2.事故记录在运输过程中，如果发生意外、需要拖运或者换车，司机应及时向总部调度反馈情况以决定下一路段是否能继续运输。中途发生意外(指车祸、雨雪等不可预知的情况)时，该系统记录发生的时间、地点，并记录货物破损的明细，作为保险索赔的查询依据。中途需要拖运时，该系统记录拖运工具的车牌号、开始时间、结束时间、起点、终点、费用和里程。中途需要换车时，有两种后续运输方式，其一是本车次的运输人自己组织替换车辆，支付替换车辆的运费，将货物运达卸货点后，记录换车后的车号、司机姓名及各车货物的明细，到货交接仍是原运输人；其二是向承运人求援，由承运人重新组织车辆，完成剩余的运输任务。第二种方式要结束原运输人的运输车次，记录扣款金额；承运人重新组织的车辆，按新派车单的要求，到中途接管全部出库单，清点货物，运输到约定卸货点；如果新组织的车辆是多台，则要在派车单中分割原来装在一台车上的货物，但出库单号不变，出库单的实发数量是实际从故障车上分装的数量。3.出险理赔运输途中发生货物破损后，保险员先检查是否已经投保。对已经投保的货物根据投保单的理赔范围向保险公司索赔。4.在途货物装卸沿途有装货和卸货时，只记录起止时间，具体过程在货物装车与到货交接过程中记录。8.2.8到货交接运输车辆按派车单要求将货物运至目的地，收货人核查实际到货数量，确认并签收。签收单是收货人对所到货物的实际情况进行验收记录的单据，同时也是运输人向承运人出示的货物运抵凭据。签收单记录卸车货物名称及其数量，如果少于出库单的实发数量，一般由运输人赔偿，能确认在下一次运输时补齐的，可以在货物补齐后，再更新相关单据的完成标志；如果收货数量大于出库单的数量，要将多余货物退回给客户，或由客户补开出库单，也可以用于补齐以往的拖欠数量。进行联运时，货物只是交割给下一运输人，由下一运输人或其后的运输人根据承运人新派车单的要求交给收货人。8.2.9费用结算1.与客户结算在与客户结算时，系统根据业务单据的货物明细及各种货物的运费标准计算运输费，再根据相应的出库单中记录的装卸费、保险费和提送费，与运输费相加得到本次结算的应收款。与本次结算有关的所有费用都要加入与客户的结算单明细中一起进行结算，包括订单加急费、中途加急费和运杂费；如果本次的结算单据是订单，且该订单是以包干方式下达的，则不必统计与本订单相关的费用，直接按订单的货物总运输费收款即可。8.2.9费用结算2.与运输人结算与运输人主要进行运输费用的结算，可以进行单笔结算，也可以批量结算，可以指定时间段，也可以是所有未结算的业务。根据每笔业务单据的总运费和预付款，计算其差额，得到本笔业务单据的应付款。与本次结算有关的其他费用也要加入运输人的结算单明细中一起进行结算，包括运输过程中发生的、承运人同意增付的费用。8.2.9费用结算3.与保险公司结算针对已完成相关运输的投保单，系统自动统计应付保险金额，记录本次保险的实际付款金额。如果与投保单相关的货物发生破损、丢失，要向保险公司索取赔偿金，赔偿结束后，再与客户进行结算。8.2.10典型配送业务流程配送业务从客户下达订单开始，受理员接到该客户订单，首先与客户进行确认，确认后的订单是后续业务的基础。8.3系统功能与组成8.3.1标准化管理8.3.2资源管理8.3.3业务管理8.3.4统计分析8.3系统功能与组成表8-3数码配送应用系统的功能与组成功能模块组成说明查询统计分析财务统计业务统计客户报表统计报表定制为内部管理、业务分析、决策分析、客户关系管理、客户服务等提供数据支持运输配送业务管理订单管理货物投保车辆调度在途监控货物签收费用结算业务管理是系统的主要功能，体现在整个业务过程，也是统计分析、决策支持的基础资源管理合同管理客户管理运输人管理保险公司管理车辆管理司机管理道路信息管理运费管理资源管理为企业业务拓展、企业之间相互合作、资源共享及优势互补打下基础标准化管理货物分类代码管理货物基本信息城市信息岗位人员信息维护费用明目信息基础信息的代码管理参照相应的国家标准8.3.1标准化管理数码配送应用系统的标准化管理模块主要是对基础信息代码进行管理，包括货物分类信息、货物单品代码、车辆的分类、城市信息、岗位人员信息、费用名目及分类信息等。在系统基础信息的标准化编码过程中，广泛参照了现有的国家标准，并在现有标准的基础上按照有关的规则进行了一定的细化，编码的标准化提高了系统的通用性和扩展性。8.3.2资源管理在物流系统中，运输是涉及影响因素最多的环节，包括客户、合同、运输人、车辆、司机、道路、货物、保险和运