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第13讲订货流程管理OrderProcessManagement13.1订货流程（OrderProcess）13.2采购订单（PurchasingOrder）13.3交货物流(Delivery&Logistics)13.4付款结算（Payment）13.5程序改进（ProcedureImproving）13.1订货流程OrderProcess•订货流程（订单履行流程）：•1.准备并发送采购订单•2.订单跟踪或催货•3.货物装卸和运输•4.货物接受及检验•5.结清发票并支付货款•6.监管及绩效记录订单处理货物交付后期采购订货流程的信息流、物流、资金流•订货信息流：1库存或生产部门将购货请求发到采购部；2采购部向供应商发出采购订单；3将采购通知发给收货部门；4将采购通知发给应付款处理部门•物流：5供应商将货物运输或发给收货部门；•资金信息流：6收到发票；7收货通知发付款部门；8通知出纳付款•资金流：9出纳将支票发给供应商1.准备并发送采购订单•1.请购确认。•确认需求：买什么，买多少，何时买，谁决定？•制定需求说明：品质、包装、售后服务、运输、检验及退回处理方式等；•审核请购单：编号、申请部门、日期；物品名称、规格型号、数量、估价、用途、需求日期、备注（结算及资金来源）；申请人，申请部门、经理批准人。•2.采购订单准备。制作订单；订单审批（approval）；订单发送。•3.供应商签订采购订单。供应商接收采购订单；签字确认；执行订单。2、订单跟踪与催货•采购订单发给供应商后，采购方会进行跟踪后订单催货，一般在订单发出的同时确定合适的跟踪接触日。•跟踪：对订单所做的例行追踪以便确保供应商能够履行其货物发运的承诺，及时了解质量、进度或发运方面的问题，以便采取相应的行动。跟踪方式：走访、电话询问、发送跟踪单、互联网通讯、供应商主动报告进度等。•催货：对供应商施加压力以使其履行最初做出的发运承诺、提前发运货物或加快已经延误的订单的货物发运。催货活动只是订单的一小部分，一般只在现货订购、物资匮乏的订货时，催货活动确实有意义。3、组织运输•在采购周期中，本阶段主要包括采购需求的实物转移过程。•选择承运人•货物装配•组织运输过程•传送单据：•物料核发单（货单）：由供应商提供给采购方，表明物料已经发出的凭证，货单上载明所发运货物的有关信息•物料装箱单：是由供应商提供的，详细记载了所运输货物的内容，其中包括了运输产品的描述和数量，买方收到货物时装箱单是重要的参考依据，装箱单与核发单的物料数量应该一致。•提单：提单主要表明承运人的责任，承运人利用提单来记录交到工厂的货物数量。提单有利于保护承运人避免不合理行为的指控。4、货物接收及检验•（1）接收流程：•正确接收有重要意义，许多企业货物接收集中于一个部门，收货部门与采购部门关系密切。但在JIT库存管理系统中，已经获得认证的供应商的物料免除接受和检查这两道程序，并且直接送往使用部门。•货物接收的目的：确认以往发出的订单采购的货物已经到达；检查到达的货物是否完好无损；确保收到所订购的货物数量；确认将货物应该送往侠义目的地（储存、检验或使用）；确保有关手续或文件已经登记或送交有关人员。•接收的方式：收货部门填写采购单副本中的数量、使用可传递的专门的收货单。接受货物的过程应该通过利用条形码技术进行收货并入库。•（2）货物验收：•检查的重点内容：辨认厂商和物料名称，查验货物是否短缺（发运数量不足或运输中的丢失）；物料损毁等质量问题（当质量无法确保时，就会进行进货检查），确定运交日期，通知有关单位验收结果。•减少或消除检查：采购商的想尽可能减少或消除对收货的检查环节。设计阶段的质量、供应流程中的质量、JIT生产环境下的质量保证。•验收不符与退货处理。数量与合约不符；运输耗损的处理；拒收物料的退回；违约罚款的催收；特采或特别认可。•收货误差报告。5、结清发票和支付货款•货款结算是整个采购业务过程中至关重要的环节，能否按时支付货款时供应商最关心的问题，也是采购方的信誉所在。•供应商在交货验收合格后，随即开具发票，收货方及时履行付款义务。付款时采购方应该核查订单、发票、仓库收料单的一致性，财务部门审核采购核销的单证，审核无误后才能付清货款6、更新记录和关系维持•把与订单有关的单据、文件副本进行组织和归档，并把采购部门想保存的信息转化为相关的记录。前者主要是一种例行公事，后者则涉及对保存什么样的记录以及保存多久进行判断。•要保存的记录有以下几种：•采购订单目标•采购定案卷宗•关系维护记录：对供应商交付绩效进行总结评定并记录备册在案。13.2采购订单（PurchasingOrder，PO）•供货合同与采购订单：在选择供应商、签订合同后签发采购订单。采购部门应在采购合同框架内拟定采购订单，采购订单与采购合同有同样的法律效力。•供应商收到采购订单正本和一份复本，供应商在正本中签字，并将其发送给买方，以证明供应商收到采购订单并同意订单内容。从法律角度讲，采购订单的发出称为合同要约，供应商的签字认可构成了合同承诺，要约和承诺是受法律约束的有效协议的两个要件。•订单中的条款项目包括内容类似合同条款。但是如果对方没有表示接受，发出的采购订单并不能构成一项合同。采购订单的格式•采购订单描述了采购所需的重要信息，任何使用的采购订单所必备的要素有：•订单序列编号、发单日期•接受订单的供应商的名称和地址•所需物品的数量和描述包括物料数量、规格、质量要求•交货日期、交货方式、运输要求、送达地址•价格：单价和总价•支付条款•订单到期日•其他对订单有约束的各种条件。采购订单的形式•总括订单：总括订单一般包括了许多项目，大量使用并频繁采购的生产线上的需求可以采用这一方式：所有协商条件都包括在原始订单中，然后按这个总订单再根据特定的数量发出具体的物料订单。•开放式订单：开放式订单则允许增加采购项目或对时间进行展期。总括订单或开放式订单使用1年以上也很正常。•现货采购订单：普通订单只表明每次采购所需要的货物种类、数量、规格、价格、交付等因素。有时订单可以与生产计划过程结合起来，甚至可以由生产计划部门直接发给供应商。•系统订货单：将订货与库存加以合并的形式，系统合同依靠定期支付程序有效运行允许非采购人员发送订单直接给供应商，合同中也不具体指明必须购买项目的数量，但采用特殊的项目清单。通常需要供应商保持最低的库存水平，采购单被供应商用于提库、包装、开发票、发运单等，该程序减少采供双方的文书处理，有助于多频次小批量的订单问题。•第三方代理订货：有些公司与第三方（供应商或代理商）签订合同，有其代理或保证提供企业所需要的维护、修理和辅助材料的供应。采购订单的传递与归档•订单份数和传递路径：原件发往供应商（有时随单附副本一份为供应商返回作为接受订货合约的证明）；副本方面各不相同，一般会有4-9份复本：采购部门留存、供应商保管、需求部门、会计部门、运输部门、收货和仓储部门等。副本1原件供应商采购部门收货部门会计部门采购订单副本2副本3紧急订单和小额订单•临时或紧急订单的处理：紧急订单的出现有正当的理由，也可能没有站得住脚的理由，但紧急订单的出现时不可避免的。无论原因为何，处理这些紧急订单的成本都是极高的，同时紧急订单也会给供应商带来负担。因此应该改善采购流程，减少紧急订单，尽量降低这一问题带来的不良后果。•小额订单的处理：全部采购中70%的订单只占采购金额的10%，处理小额订单而付出的成本运这些订单金额之间应该配比。小额订单涉及的物料本身的价值很小，但是短缺所造成的损失将是巨大的，因此确保这些物料的供应是首要的目标。解决小额订单问题的方法有很多，通常涉及到通过采购过程简化、自动化，合并采购以便减少采购周期时间，节约工作时间，提高效率和减少管理费用。13.3交付物流•货物交付管理是采购部门的一项重要工作，也就是采购中的物流管理。•交付管理包括交付方式（运输方式、包装方式、送货方式）、交货地点、交货时间（交货期）等管理内容。货物交付管理交付方式交货地点交货时间运输方式包装方式送货方式按时交货提前期压缩运输物流决策•大型企业都设有独立的物流部门，由专业人员负责选择承运商、安排运输路线、催促装货、监督包装，同时处理在装卸和运输过程中发生的损毁和灭失的索赔。•中小型企业采购运输决策一般是由采购员或采购主管制定的，这也就要求采购人员应具备物流决策所需要的各种知识，如离岸价格条款（FOB）、选择承运商和安排运输路线、确定运输费率、准备必要的单据文件、催促和跟踪货物的装运、提出或解决运输过程中对货物损毁和灭失的索赔，以及对所得到的运输服务进行支付的程序等。运输方式的选择•①空中运输：时间短，运费高；•②陆上运输：分铁路和公路二种；•③水上运输：时间长，运费低。•例如：从武汉到北京发运一批货物，采用普通邮包需要8天时间，采用快件邮包需要2天时间，二种运输方式的运费如下表，每年的单位库存费为单位货物价值的30%，采用哪种运输方式较好？•解题思路：快件邮包的运费增加与其库存费节约平衡，或普通邮包运费的节省与其库存费增加的平衡，就是这二种运输方式的平衡点。•用普通邮包节省运费=用普通邮包增加的库存费•用普通邮包节省运费=[货物价值×0.30×（8-2）]/365•所以，货物价值=365×用普通邮包节省运费/（0.3×6）•当装运重量为1千克，其价值为1944.64元时，用普通邮包运输和快件邮包运输的花费是持平的。当货物价值超过1944.64元时，用快件运输比较有利；当货物价值低于1944.64元时，用普通邮件比较有利。•用同样的方法，可以计算不同装运重量下的物品价值平衡点。结果如下表：13.4支付结算•1、采购应知的财务知识•2、货款支付和结算流程•3、支付方式：现金与账期1.采购应明确的财务知识财务部门结算货款支付和应付账款（票据、单据处理）决算预算总结和支出汇总（编制财务报表）2.付款操作程序•（1）查询和核对物料入库信息•（2）准备付款申请单据•（3）付款审核和审批•（4）资金平衡•（5）向供应商付款•（6）供应商收款采购资金审批和授权•采购金额授权表职别授权金额采购项目各单位部长主任各单位经理厂长采购人员采购部长采购经理副总经理总经理董事长备注及说明（1）XXX（2）XXX（3）（4）（5）（6）（7）（8）（9）（10）3.支付途径和手段•支付途径：•企业直接支付•银行转账支付•网上电子支付•支付手段：•现金支付•票据支付：支票、商业汇票、银行汇票•信用支付：信用卡、信用证支付方式：现金与账期•关于帐期：•帐期是货款支付的延迟时间，即延期支付形式，同时延期支付要额外计算资金时间价值。账期也是采购方的一种资金运作模式，实质在于占用供应商一段时间的资金。•帐期方式主要有：•①按销售计算帐期，这是普遍采取的结算方法，优点是公司无经营风险，又能占用对方资金，缺点是对供应商无吸引力，不能取得最好的采购条件。•②按商品入库计算帐期，这是现在采取的结算方式。优点是对供应商来说经营风险小，有吸引力，能取得最好的采购条件。•怎样计算帐期？•帐期有15天、30天、45天、60天、90天等，主要由采购和供应商谈判时确定，当然越长越对采购有利。13.4订货流程改进•一般来说，对于低价值物品的采购，应尽可能简化采购程序：•1、非在线方式•向用户分发采购卡（procurementcard）：提供给内部用户的信用卡，由用户自行作出采购决定。•长期采购协议：一般为1-5年，省去每年重签协议的手续。•重新设计采购流程：绘制流程图、流程再设计、简化子流程•允许用户与供应商直接取得联系：低价值产品采购系统允许需求部门直接订货，如生产部门直接订货•2、在线方式（电子化、互联网络）•从用户到采购部门的在线请购系统（请购电子化）•采购部门向供应商的在线订购系统•终端用户向供应商的在线订购系统•网上采购电子商务（电子采购）•供应商在线订货系统（如阿里巴巴）•使用电子数据交互（EDI）•使用电子目录的在线订货系统表简化低价值物料采购交易程序的方法总样本比例工业非工业向用户分发采购卡长期采购协议重新设计采购流程允