中国海油采办信息系统项目海油发展供应商模块最终用

第1页©Accenture2009ProprietaryandConfidentialAllrightsreserved.中国海油采办信息系统项目供应商管理模块－最终用户培训讲义2010年12月第2页培训课程目标培训对象采办部：供应商管理人员分公司、作业公司：供应商管理人员参与买方调查的业务人员这个培训课程将帮助培训参与者：学习并掌握采办系统供应商管理模块的功能以及该模块与其它模块的集成关系熟悉相关术语：注册供应商、投标供应商、“合格”供应商、供应商绩效等掌握供应商管理的业务流程及系统操作方法了解对应的岗位操作规程第3页内容供应商管理模块整体介绍业务流程系统操作培训岗位操作规程第4页采办信息系统总体业务流程图SAPMaximo采办需求/计划管理模块寻源管理模块合同管理模块Notes采办信息系统采办需求提报采办需求业务部门审批接收采办需求采办需求采办需求业务部门审批供应商管理合同审批及发布长期协议采购订单供应商准入供应商评估供应商主数据采购订单长期协议创建RFP发标投标截标开标授标评标创建合同合同审批及发布开价格表申请审批采办结果审批合同变更采办需求受理采办需求合并、分派未实施ERP采办需求提报采办需求合并采办需求合并项目采办计划年度采办计划创建采办申请采办申请审批采办申请打包二级集中采购的流转一级集中采购的流转采办需求合并项目采办计划审批月度采办计划采办计划审批采办申请变更第5页供应商管理整体业务流程我们建议海油的供应商管理体系应该是一个从供应商进入到退出的全生命周期管理，其中主要包含了准入认证、合作（绩效评估和供应商发展）。准入认证合作注册供应商库当收到供应商注册申请或集团/二级公司推荐供应商利用准入认证/预审流程，利用一系列工具，从注册供应商库中初步筛选出具有一定资质能力的供应商成“合格”供应商合作过程中我们强调主动管理供应商关系，发现区分能为海油带来高价值的供应商和表现欠佳的供应商在有些情况下，我们可能要终止一些能力低或者资质出现问题的供应商的合作关系（从供应商库中删除）合格供应商库通过系统化的绩效评估体系对供应商的能力高低、重要程度、合作诚信等进行评定，并实施相对应的管理方法评估奖励改进提高降级供应商的绩效追踪和相应管理方法优质供应商资源应清理/删除的供应商通过准入流程对供应商做最基本的资质考察，并建立供应商档案，并通过各种评估工具筛选最适合海油业务需求的供应商一般供应商资源基于供应商分类的供应商管理体系供应商准入认证供应商绩效评估评估后管理招投标/资格预审第6页8技术、专业预审5要求供应商补充、修改提供的信息7Emptoris批准供应商成为投标供应商初步评估是否通过？3Emptoris查收供应商提供的基本信息和资质证明文件岗位经理供应商结束是4评审核对文件和供应商的基本资质和能力1Emptoris供应商自助注册登录2Emptoris填写基本信息和按照要求提供资助证明文件技术业务人员或评标专家6Emptoris修改和补充要求提供的信息和证明文件9反馈技术审核的意见10供应商准入资格审批/意见汇总信息是否需要补充？是否否确定是否成为“合格供应商”？是11主管领导审批结束否供应商管理岗12SAP数据组生成供应商主数据-SAPID供应商准入-整体流程海油的供应商准入机制主要可以分为两种主要形式：初审通过的供应商经过招投标后成为“合格供应商”和将供应商通过委托预审的方式直接审核成为“合格供应商”注册供应商库投标供应商合格供应商经过招投标过程筛选供应商：通过供应商资格初审，在注册供应商中选择有资格的供应商成为参与海油项目招投标的供应商。投标供应商经过招投标过程后，中标的供应商通过业务审核即可成为海油各级供应商库中的合格供应商对提供注册的供应商，供应商管理人员可以邀请相应的技术专家/业务人员对其进行技术预审，对通过预审的供应商批准成为海油合格的供应商直接通过委托预审成为合格供应商：8Emptoris邀请供应商参与招投标项目7Emptoris批准供应商成为投标供应商3Emptoris查收供应商提供的基本信息和资质证明文件岗位经理供应商管理岗供应商1Emptoris供应商自助注册登录2Emptoris填写基本信息和按照要求提供资助证明文件招标岗/采办人员10供应商中标11确认此供应商成为“合格供应商”13签订合同5要求供应商补充、修改提供的信息初步评估是否通过？结束6Emptoris修改和补充要求提供的信息和证明文件信息是否需要补充？是否否是9Emptoris招投标寻源（BPD_2.1，BPD_2.2，BPD_2.3）4评审核对文件、和供应商的基本资质、能力12SAP数据组生成供应商主数据-SAPID注册供应商库合格供应商供应商自助注册+RFx准入问卷寻源招投标RFx准入问卷+买方调查第7页供应商绩效评估–定期/不定期评估在采办平台中，对供应商绩效的评估是通过绩效指标体系和买方调查方式的结合来完成的，但这个只是我们全部评估中的一个部分。3Emptoris向各个参评部门发出绩效评估问卷供应商管理岗/采办人员1Emptoris发起绩效评估2Emptoris邀请参评部门业务部门参评人员4完成并提交绩效评估问卷物料绩效评估指标（KPIs）绩效评分卡总体绩效评分（OPS）供应商与物料关联绩效评估问卷/问题与供应商和物料相关联买方调查采办平台框架业务模板/建议：供应商绩效指标建议的指标大类及权重研发与技术Development衡量供应商在产品研发、技术革新方面的能力管理与沟通Management关注供应商的管理战略、专业资质、财务和信息系统质量（Quality）关注供应商的产品和服务能力成本（Cost）关注供应商的价格竞争力和付款条件交付与服务（Delivery）关注供应商交付准确性、及时性，及售后服务水平研发与技术Development衡量供应商在产品研发、技术革新方面的能力管理与沟通Management关注供应商的管理战略、专业资质、财务和信息系统质量（Quality）关注供应商的产品和服务能力成本（Cost）关注供应商的价格竞争力和付款条件交付与服务（Delivery）关注供应商交付准确性、及时性，及售后服务水平业务流程第8页内容供应商管理模块整体介绍业务流程系统操作培训岗位操作规程第9页供应商管理模块的关键术语供应商管理模块：供应商系统状态：标识该供应商在系统中所处状态，目前包含四种状态：有效/删除/采购冻结/总冻结合作单位：标识该供应商服务的海油公司名称，总公司/二级公司供应商属性：代理商/制造商/集成商违规处理方式：对违规的供应商所采取的处理结果。目前包含：公示警告/取消资格半年/取消资格一年/取消资格两年/禁止准入外部编码：用于维护该供应商对应的总公司分配的供应商编码（SAP编码）供应商管理员：海油各级单位负责供应商管理业务的相关人员供应商应用管理员：在海油采办平台注册的供应商机构的管理员第10页BPD_4.1_供应商准入流程第11页BPD_4.1_供应商准入流程_供应商注册1.供应商填写注册信息进入采办平台主页，点击“注册供应商机构”选项进入供应商注册窗口第12页BPD_4.1_供应商准入流程_供应商注册2.新增供应商用户申请填写完供应商组织信息后，完成供应商用户信息；此用户今后将代表该供应商登录系统，完成招投标等业务活动第13页1.供应商管理员审核供应商机构信息1.1供应商管理员登录系统以后，点击供应商-查看并管理供应商1.2选择状态为“未批准”的供应商1.3点击供应商名称，可以进入查看并修改供应商信息1.4选中相应供应商，点击“管理供应商”按钮对供应商机构进行管理1.5点击摘要，查看供应商注册档案信息BPD_4.1_供应商准入流程_审核批准供应商信息第14页BPD_4.1_供应商准入流程_审核批准供应商信息2.供应商管理员审核供应商机构用户信息2.1在“查看/编辑供应商档案”中选择用户选项2.2您可以点击该用户名查看用户注册信息，并对用户信息（包括密码）进行修改第15页BPD_4.1_供应商准入流程_审核批准供应商信息1.供应商应用管理员登录系统2.供应商应用管理员上传资质证明文件2.1选择“我的档案”“管理我的档案”2.2以附件的形式上传相关资质证明文件（注意文件不能为0字节）第16页BPD_4.1_供应商准入流程_审核批准供应商信息1.供应商管理员审核供应商的相关资质证明文件1.1供应商管理员登录系统进入供应商管理界面1.2供应商管理员审核供应商的相关资质证明文件第17页BPD_4.1_供应商准入流程_审核批准供应商信息1.供应商管理员审核供应商的相关资质证明文件1.3供应商管理员登陆ITSM（暂定），查看二级单位对该供应商的业务审核意见1.4供应商管理员批准注册供应商为投标供应商第18页BPD_4.1_供应商准入流程_审核批准供应商信息1.供应商管理员更新供应商状态1.3供应商管理员对供应商资质进行复审（线外）1.4供应商管理员更新供应商状态（投标供应商升级为“合格”供应商）第19页BPD_4.1_供应商准入流程_供应商数据管理1.怎样在采办平台数据库中搜索供应商1.1菜单栏：供应商查看并管理供应商1.2点击“望远镜”按钮进行供应商搜索第20页BPD_4.1_供应商准入流程_供应商数据管理2.如何查看全局供应商档案资料2.1直接点击“供应商名称”或选择供应商以后点击“管理供应商”2.2使用左边的导航栏查看供应商的所有档案资料第21页BPD_4.1_供应商准入流程_供应商数据管理3.怎样将供应商添加到“我的供应商列表”中3.1选择需要添加到“我的供应商列表”的供应商3.2点击“添加至我的供应商”按钮3.3供应商名单会显示在“我的供应商列表”中第22页BPD_4.2_供应商绩效评估第23页BPD_4.2_供应商绩效评估_创建买方调查1.供应商管理员登录系统创建买方调查1.1供应商管理员登录系统后，点击RFx-新建RFx1.2建立买方调查，填写基本信息第24页BPD_4.2_供应商绩效评估_回应买方调查1.被邀请参评的业务人员回应买方调查1.3点击“问卷/问题”栏旁边的按钮，展开所有问卷及问题1.4查看问卷相关附件1.5点击“回应”按钮对问卷进行回应第25页BPD_4.2_供应商绩效评估_回应买方调查1.被邀请参评的业务人员回应买方调查1.6业务人员回应买方调查第26页供应商管理操作的注意事项批准供应商：初次审核通过：修改供应商状态为“已批准”，但“对事件邀请可用”未勾选。为注册供应商状态。供应商可以登录采办平台修改档案信息，但不能参与投标。批准为“投标供应商”：供应商资质审核通过，可以参与投标业务。修改“对事件邀请可用”为勾选状态。之后供应商可以参与投标业务。供应商应用管理员：供应商应用管理员可以维护供应商档案，包括注册时填写信息、所提供的产品。供应商应用管理员可以维护本公司内的用户，包括创建、修改用户、重置密码、分配角色等。供应商产品链接的批准：按照供应商提供的产品进行供应商的准入审核。对于审核通过的品类，维护供应商的“已批准的链接”。第27页内容供应商管理模块整体介绍业务流程系统操作培训岗位操作规程第28页岗位操作规程：招投标寻源人员•适用范围：采购中心招投标寻源人员、下属单位招投标寻源人员•主要职责：负责按照各单位的采办申请在系统中编写标书并确定评标专家；负责选择投标供应商并进行发标操作……主要职责操作任务与注意事项•编写标书并确定评标专家招标文件中的某些通用条款和信息可以作为模板在系统内预先定义，并作为结构化的数据可以成为后期标书评估的数据来源；单据流转审批在系统内执行，如：开价格标申请，授标申请表等系统提供了待办事项提醒功能；•选择投标供应商•发标•结论性的单据，如：复杂的商务/技术标书，标书评审意见，评标报告等以附件的形式上载到系统；•审批工作流借用合同功能实现,审批表等单据都在合同模块中;第29页岗位操作规程：二级单位供应商管理人员•