中铁七局集团有限公司项目物资管理细则

中铁七局集团有限公司项目物资管理细则（征求意见稿）物资管理是项目管理的重要组成部分，物资管理工作必须以经济效益为中心，逐步向规范化、标准化、市场化方面发展，它必须与施工技术、施工预算、财务管理紧密配合为基础，以适应企业发展的需要。为此，在《中铁七局集团有限公司物资管理办法》（中铁七程〔2004〕86号）的基础上，制定《中铁七局集团有限公司项目物资管理细则》（征求意见稿），请各单位遵照执行。附件1：《中铁七局项目物资管理工作程序》附件2：《中铁七局项目物资招（议）标采购工作程序》附件3：《中铁七局施工现场砼搅拌站暂行管理办法》中铁七局项目物资管理工作程序项目物资管理工作程序流程图项目部进场项目部技术部门提出物资（设备）总需求项目经理确定采购方式上级统一招标采购项目部自行招标采购项目部物资部门比价采购招标采购组织者实施招标项目部物资部门组织物资（设备）进场项目部与供应商或厂家签订供货合同进场验收临时保管存放标识发放投用核算材料成本1、物资采购流程物资需求信息信息反馈2万元及以上2万元以下现场调查（采购实施方）对主要物资进行供应方评价或重复评价项目物资人员依据《劳材机具表》或《用料计划卡》和《施工计划》编制物资月份（季度、年度）采购计划上级实施招标项目部签定采购合同组织进货上级组织采购并制定招标文件项目部提出采购申请项目物资人员分析与总结调查情况各相关部门确定解决方案项目经理审批项目经理按采购权限确定采购方式项目部权限内需招标采购的上级权限内需招标采购的项目部权限内，辅助或零星物资比价采购项目部编制招标预案结果反馈到公司项目部实施招标工程中标对主要物资、种类单价、数量、产地、供应商、联系人及电话等报上级主管部门备案。上级授权项目部采购项目部制定招标预案，并进行报批物资验收、入库与领用公司存档备查1.1项目现场调查及开工前准备项目开工前，物资人员应集中精力做好各项物资供应的准备工作，内容包括了解项目概况、交通运输条件、物资来源及价格等；了解业主、监理对项目物资供应的特殊要求以及地方法律、法规；掌握项目物资构成，初步计算出物资总量，对项目物资供应作总体规划。具体工作如下：1.1.1掌握工程概况，开、竣工日期，结构物的种类及分布等情况，了解施工所在地地方法律、法规，学习招投标文件，掌握业主对项目物资供应提出的具体要求和我方的承诺，了解自购料的种类、总需数量，为项目总体物资供应做好准备。1.1.2合理选择料场，料场选址应有利于物资的进、出以及存放与保管。若需建立库房或火工品库，则库房的搭建要满足防火、防雨、防盗、防变质的要求，火工品库的建立和管理则必须按照铁道部颁发的《铁路施工爆炸物品安全管理办法》以及相关法律、法规要求进行。1.1.3详细调查项目周边地区物资资源、市场供应环境及交通运输等情况，为项目物资供应做好准备。调查的方法主要有：通过电话、信函、网络、咨询其他用户或派员实地考察；调查的内容主要有：供方产品的质量、价格（出厂单价、到工地的单价）、运输能力（含当地运输情况）、服务以及供方的信誉等；调查人员一般有：项目物资、技术（预算）、试验、公司物资等人员，具体人员组成按各公司“物资管理办法”或相关文件执行；调查的结果要以资源调查报告的形式报项目经理/公司主管领导审核，并共同参与评定。1.1.4为配合开工，及时组织部分物资进场，进场的物资要及时进行验收，填写相关记录，并做好入库、出库、成本列销等工作。1.1.5调查工作结束后，要及时进行分析，并将调查情况及时向项目经理汇报。1.2物资供方的评价1.2.1调查时，调查人员要对物资供应方的产品质量、生产规模、供货能力、价格水平、售后服务、企业信誉、产品环保等情况进行全面的评价；对长期供货的物流企业要对其营业执照的有效性、经营范围、进货渠道、提供产品的质量、企业信誉、资金状况等进行评价。评价后，参加调查人员应向项目经理或主管领导详细汇报调查情况，最终确定合格供方。注：评价工作遵循先评价后采购、谁组织采购谁进行评价的原则进行，评价后应保存《供方调查评定表》和供方相关资料（经营执照或许可证复印件、体系资料、奖励资料等）。评价资料报公司物资管理部门保存。定期评价工作每年进行一次，定期评价工作结束后由公司统一下达一次《合格供方名册》。临时增加的供方要及时进行评价。1.3编制项目物资采购计划1.3.1项目部组建进场后，项目部技术部门应根据招投标文件的工程数量清单提出工程项目物资总需求，总需求须列出物资名称、品种、规格、数量（以初步设计文件为基础招投标的项目提出总需求参考），总需求报项目总工审核后交项目经理批准，由项目经理根据采购权限确定采购方式。1.3.2在接到施工图设计15日内，项目技术部门按单位工程编制出正式《劳、材、机具数量表》，《劳、材、机具数量表》由项目总工审核后，发送到项目物资部门作为限额发料和进行成本核算的依据。1.3.3项目技术部门根据施工组织设计的进度安排，编制出《用料计划卡》，并应明确各种材料、规格、数量和进场时间，《用料计划卡》报项目总工批准后传递到项目物资部门，作为组织物资进场的依据。1.3.4项目物资部门根据施工组织设计的进度安排、《用料计划卡》和上期库存情况，编制本期物资采购计划报项目经理批准。1.4采购1.4.1招标采购1.4.1.1采购招标组织方式a）同一工程项目有2个及以上项目部参与施工时，由各公司组织物资招标采购,集团公司工程指挥部统一协调、监督。b）若干个工程项目开工时间接近时，受施工地点变化而不影响供应的主要物资可由公司物资管理部门统一组织招标。c）采购权限内的物资，在公司的监督下，项目部自行组织招标。1.4.1.2招标组织和实施统一招标时，由各个项目部项目经理提报需要招标的物资（设备）需求清单。招标工作实施者比照《物资招标采购工作程序》实施招标，招标结束，由各项目部与供应商签订供货合同。1.4.2比价采购不适宜进行招标采购时，由项目部按照“货比三家”的原则组织比价采购。一次采购总金额超过2000元的物资，必须进行比价并遵循“三人同往”的原则，并不得超过市场价，不能三人同往时须经项目经理同意。1.5供货合同1.5.1单项采购2万元及以上的需签订供货合同，供货合同应符合《合同法》。合同中应明确双方的权利与义务，并包括物资名称、规格型号、质量要求、交货地点、交货期限、验收方式、到工地单价、付款方式、运输及保险费、承诺、违约责任、合同有效期以及解决争端的其它事项等内容。签订合同的双方应该是企业法人或持有企业法人委托书的被委托人。1.5.2价值在10万元以上的合同执行结束后，项目/公司物资部门要会同财务、技术部门评定执行该合同的实际采购成本之后，财务部门方可进行最终报销。1.6业主指定生产厂家或供应商的物资，公司或项目部要对生产厂家或供应商进行查证，查证后认为在产品质量、价格等方面存在问题时，项目经理应依据施工承包合同的相关条款向业主反映并交涉，必要时请业主方出具书面文件作为日后索赔的依据。1.7业主自购直接结算的物资（甲供料），项目物资人员要及时报送供应计划并严格组织进货验收，及时盘点核算，向业主提出清算差价的清单，及时办理签认手续作为索赔或决算的依据。2物资验收、入库与发放流程不合格合格不需复试需复试不合格合格量超限额内改写状态标识验证(外观、规格、型号、合格证)，填验收记录库管员按《领料单》中预领数量进行发料发料实施持有量增审批单库管员登帐拒发量增未审批库存情况反馈到物资部门采购部门及时补给依据增量审批单追加材料限额量拒收按《铁路物资仓库技术管理规定》贮存（或现场存放）、标识、记录收发存台帐取样试验，填复试通知单标识、记录、隔离试验报告或记录退货刷新《收发存台帐》和《物资收发存卡片》物资使用、成本分析、列销物资进场持《领料单》到财务登记填写《领料单》，材料员依据限额发料单审核预领数量2.1进货检验和试验2.1.1不论以何种渠道进料，物资人员都必须按《铁路物资仓库技术管理规定》TB/T2631-1995和合同条款进行验收。并依据订货合同、物资采购计划或申请单（含甲供）核对随车料单（发票）中的物资名称、规格型号是否与订货合同、物资采购计划或申请单相符。不符时拒收，并通告供方。相符时要对物资的数量、外观、包装、材质及合格证、装箱单逐一进行验证，合格时点收并进入物资复试程序，不合格拒收并通知供方。2.1.2根据不同物资的要求按规定进行计量、换算等工作，一般物资验收应在24工作小时内完成，新验收完毕应填写《物资验收记录》。大宗物资(水泥、钢材、大堆料等)为便于结算，应填写《物资验收单》，一式两份，项目物资部门和供方各一份，作为结算的依据。大堆料必须指定专人进行现场验收，收方必须两人参加，一人收方必须经过项目经理同意，大堆料进场做到随到随收。2.1.3现场验收完毕后，不需复试的物资，验收合格后应入库或现场存放，并进行标识，以备投入使用。如钢材、水泥、大堆料除按2.1.1和2.1.2条要求验收外还应进行复试的物资，物资人员应及时填写《复试通知单》并传递到项目试验人员，由试验人员组织物资的复试工作。物资的复试要求按《施工技术管理规范》执行。a.钢材按不同的批/炉号每进一次做一次复试，同一批/炉号每60吨作一次复试。b.水泥不同批号每进一次做一次复试，同一批号每200吨做一次复试。c.大堆料每进400立方米或折合600吨做一次复试。2.1.4复试结果出具后，试验人员应及时将相关信息传递到物资人员，物资人员对《复试通知单》和《物资验收单》或《物资收发存台帐》进行登记，注明复试日期、编号、合格或不合格等信息。2.1.5对复试合格的物资，物资人员依据购料发票填写《收料单》。根据《收料单》建立《物资收发卡片》，物资进入待用保存状态。对复试不合格物资，由项目物资部门通知供方，办理退货，同时物资人员应及时将此不合格产品信息反馈到公司物资管理部门。2.1.6建筑安装设备(如锅炉、电梯、电器等)在进货后和安装前，由技术、物资、机械等部门配合有资格的专业检验单位实施检验或按采购合同的规定由供货商/生产商负责安装调试，合格后交付使用。2.2物资发放物资发放程序：2.2.1根据劳务承包合同或班组承包合同，确定供应物资的范围、名称、规格型号、数量、单价，并建立单项工程物资供应台帐。为确保工程质量，对组成工程实体的主要物资必须控制管理，其它零星物资原则上一次包给施工班组或外协队。2.2.2根据单项工程需要，施工班组或外协队到物资部门填写《领料单》，内容有：物资编号、物资名称、规格型号、计量单位、单价（含运输、搬运和附加费）、数量、金额、收料单位、发料单位、发料人、工号、收料人、日期、单据编号和发料专用章。材料员依据《单项工程限额量》或劳务承包合同中的数量对预领数量进行审核，限额数量内的（增量部分由项目总工根据项目变更或其他原因编制增（减）计划，项目经理审批后，按领料程序领料，并刷新供应数量。增量部分未审批的，拒绝发料。），材料员签字确认。领料人持确认的《领料单》到财务登记。财务登记领用班组或外协队名称、领用数量、预领物资的单价和总价，财务登记完毕后签字确认，作为收取或支付材料费的依据。领料人持财务签认的《领料单》到库管员领料。库管员严格按《领料单》发料，及时刷新《物资收发存台帐》和《物资收发卡片》，并将库存情况反馈到物资采购人员。物资采购人员根据实际情况及时补给。2.2.3库管员应逐日登记《物资收发卡片》和《物资收发存台帐》，月末根据《领料单》汇总编制物资的收、发、存动态表，并与财务的物资明细帐进行核对。季度末，项目财务和物资人员对工地物资必须进行一次盘点。2.2.4商品混凝土、大堆料可以先按《物资验收单》的数量、金额发放，每隔十天必须核对，核对后开具正式《发料单》，相关手续按2.1.2办理。2.2.5到工地的物资只要消耗，无论是否点收入帐，必须摊销到工号，不得滞留在物资部门。3物资使用、成本分析、列销流程3.1.1物资的使用必须加强计量、节约降耗和现场标示的管理工作，并制定物资计量和节约措施。3.1.2项目物资人员对现场使用进行监督、指导和检查。使用人或班组或外协队（以下简称使用者）要及时向