企业项目管理

MicrosoftOffice企业项目管理客户解决方案案例分析EPM解决方案帮助财富500强信息提供商提高协作效率概述国家/地区：美国行业：金融服务客户简介第一美国公司是美国领先的数据提供商。公司在全球各地拥有2,000多个办事处，2004年公布的年收入额达67.2亿美元。业务状况由于业务运营遍及美国和其它地区，第一美国公司承担着许多跨地区项目，但是公司却没有一个共享存储库来存储项目计划和文档，也没有统一的项目组合视图。解决方案微软®金牌认证合作伙伴富士通咨询公司实施了一款全面的企业项目管理(EPM)解决方案，其中包括MicrosoftOfficeProjectServer2003和MicrosoftWindows®SharePoint®Services。优势改善了协作改进了决策制定改进了资源利用提高了采用率，当前有效用户已超过600个“MicrosoftOfficeEPM解决方案提高了我们整个组织的管理意识，并改善了我们的规划效果和工作质量。用户一致认为该方案提高了整体的沟通效果。”KathleenRondeau，第一美国产权保险公司业务流程管理部经理作为一家财富500强公司，第一美国公司的办事处遍布世界各地。过去，公司没有集中的工具来管理跨地区和跨部门的协作。为此，该公司旗下最大的子公司第一美国产权保险公司聘用了微软®金牌认证合作伙伴富士通咨询公司，来实施MicrosoftOffice企业项目管理（EPM）解决方案，其中包括MicrosoftOfficeProjectServer2003和MicrosoftWindows®SharePoint®Services。在部署一年之后，如今MicrosoftOfficeEPM解决方案通过改进协作、决策制定和资源利用情况，显著提高了组织的工作效率。随着公司内越来越多的部门要求采用这一解决方案，第一美国公司预计未来将会获得更大的优势。现状第一美国公司是美国最大的业务信息提供商，致力于提供房地产交易所需的大量数据。自2002年起，该公司被《财富》杂志评为美国500强公司之一，其最近财政年度收入达67.2亿美元。由于第一美国公司在美国及美国以外地区设有2,000多个办事处，其许多项目需要在多个地区间协作完成。直到2003年，公司仍没有集中存储库来供所有IT员工访问共享的项目计划和文档。该公司的主要子公司第一美国产权保险公司业务流程管理部经理KathleenRondeau说：“以前很长一段时间，部门内或部门间对于彼此所做的工作均毫不了解。除非是接到了相关主题的电话或电子邮件，或者是参加一个会议来进行讨论，否则通常没有办法了解另一个部门的项目，甚至当这个项目影响到自己部门项目的进展时也毫不知情。”没有一个共享存储库来存储项目数据，极大影响了工作效率。Rondeau说道：“我们只能通过电子邮件发送文档给其它团队成员，但是我们经常遇到的问题是，在他们看到文档时，版本已经过时了，或者文档已经被删除了。这种沟通方法很困难，因为你不知道谁会错过重要信息。”第一美国产权保险公司的项目管理人员相信，公司可以通过建立单一项目信息访问点来提高运营效率。他们还发现了有助于改进公司项目管理流程的其它途径：第一美国公司希望实施更强大的资源管理流程，来平衡工作负载，并使企业中的各个团队能够访问到不同位置的资源。公司希望改进其项目跟踪能力，以便能够更密切地监控项目预算和日程安排，为其项目组合建立基于目标的信息板。公司还希望整合其项目数据，使项目经理在未来能够更好地规划时间安排和人员配置需求。解决方案在综合考虑了三种不同的选择后，第一美国公司最终选择部署Microsoft®Office企业项目管理(EPM)解决方案，其中包括MicrosoftOfficeProjectServer2003和MicrosoftWindows®SharePoint®Services。“我们发现MicrosoftOfficeProjectServer[2003]比其它选择更加简便易用。我们的许多员工都使用过MicrosoftProject2002或WindowsSharePointServices，所以能够很快熟悉MicrosoftOfficeEPM解决方案。”第一美国公司还发现该解决方案非常经济高效：公司很多员工的机器上都装有Project2002，这样在转换到ProjectServer2003时，显著降低了许可费用。最后，鉴于与微软之间已经建立的密切联系，公司完全打消了疑虑。Rondeau说：“我们知道，采用微软解决方案，我们将会获得所需要的一切支持。”第一美国公司调查了多家实施合作伙伴后，最终选择了微软金牌认证合作伙伴富士通咨询公司来为其部署ProjectServer2003，公司看重的就是富士通在EPM解决方案方面的丰富经验以及在微软软件方面的专业知识。富士通咨询公司业务开发经理SteveNye表示：“富士通开发了一种实施MicrosoftOfficeEPM解决方案的方法，经过我们多次实施验证，这种方法是可重现和可预测的。”富士通继续着手计划和执行全球范围的MicrosoftOfficeEPM解决方案部署，部署范围涵盖第一美国产权保险公司在加利福尼亚州、伊利诺斯州和德克萨斯州的分支机构，及其在印度的海外开发团队。该团队在公司位于德克萨斯州达拉斯市的一个数据中心的三台康柏服务器上安装了ProjectServer2003。这些服务器均运行着MicrosoftWindowsServer™2003StandardEdition操作系统（MicrosoftWindowsServerSystem™集成服务器软件的一部分）。富士通咨询公司将这些服务器与另一台装有MicrosoftSQLServer™2000数据库的服务器组合在一“我们发现MicrosoftOfficeProjectServer[2003]比其它选择更加简便易用。”KathleenRondeau，第一美国产权保险公司业务流程管理部经理起。该解决方案还包括两台域控制器服务器和两台开发服务器，同样运行WindowsServer2003。富士通耗时11周完成了该解决方案的实施。第一美国公司团队选择通过增添更多报告功能来增强其ProjectServer2003的实施。公司使用SQLServer2000包含的报告工具来创建项目状态报告数据库，以帮助PMO更快速地生成所需的周报告。第一美国公司部署了这一工具，将其作为MicrosoftOfficeProjectWebAccess中的一个额外选项卡。在ProjectServer2003培训期间，第一美国公司的一些团队在MicrosoftOfficeProjectProfessional2003中执行特定操作时，遇到了德克萨斯中央服务器响应时间延迟的现象。例如，保存来自达拉斯的一个三行项目计划只需五秒时间，但若该计划来自公司位于加利福尼亚州圣塔安那总部，则需要花费三分钟，若该计划来自印度，则可能要花费长达12分钟的时间。这一问题影响到了第一美国公司的少数用户，他们通过ProjectProfessional2003而不是ProjectWebAccess来访问ProjectServer2003。经过咨询微软和富士通，第一美国公司部署了CitrixMetaframe，来加速从ProjectProfessional2003的远程访问速度，从而解决了这一问题。优势改善了协作ProjectServer2003首次建立了单一存储库，用于存储共享的项目计划和文档，可供整个第一美国产权保险公司IT办公室的授权团队成员和业务管理人员访问。Rondeau说：“MicrosoftOfficeEPM解决方案提高了我们整个组织的管理意识，并改善了我们的规划工作和工作质量。用户一致认为该方案改善了整体的沟通效果。”例如，在最近一次有关跨地区项目的电话会议上，加利福尼亚州、德克萨斯州、马萨诸塞州和印度的团队成员都访问了ProjectServer2003，并同时打开了同一个项目计划。在共同回顾该计划时，团队发现错过了一些任务，预计的持续时间不准确以及相互的关联性未得到考虑。Rondeau说：“如果没有这种清晰简单的洞察，该项目肯定会失败。”MicrosoftOfficeEPM解决方案还促进了最佳实践在整个第一美国产权保险公司IT部门的推广实施。Rondeau说：“我们现在建立了一个公共文件夹来存储最佳实践，非常方便大家使用。我们的一个地区机构请求我们进行项目管理流程培训，我们的每一种方法都存在了该文件夹中，可供其随时查看。”改进了决策过程ProjectServer2003为第一美国公司提供了单一的综合项目组合视图。而且该公司的项目经理可以使用PortfolioAnalyzer工具访问关键信息，这在以前是很难获得的。Rondeau解释说：“PortfolioAnalyzer使我们能够随意提取所需要的数据，例如确定一个人或一个团队在某个项目上花费了多少时间等。这有助于我们对未来的项目做出更准确的预测。”凭借其图形信息板功能，ProjectServer2003还显著加强了第一美国公司对潜在的高代价问题的注意。Rondeau说：“当一个项目开始偏离正常轨道时，我们信息板上的指示器就会立即变黄或变红，这样项目经理或业务管理人员就会马上采取措施，使其恢复到正常轨道上来。而在以前，我们只能等着有人告诉我们出现问题了。”改进了资源利用ProjectServer2003帮助第一美国公司平衡了各种资源的工作负载，并确保实现恰当的任务分派。Rondeau谈道：“在以前，如果一名员工同时负责五个不同的项目，则每天可能会被分派40个工时，这根本不可能完成。而同时，另一名员工可能就在隔壁而当天没有任务，正处于空闲状态。ProjectServer[2003]现在为我们提供了一种方法，可帮助经理平衡我们的“富士通开发了一种实施MicrosoftOfficeEPM解决方案的方法，经过我们多次实施验证，这种方法是可再现和可预测的。”SteveNye，富士通咨询公司业务开发经理资源，并在任务部署过多或不足时提醒我们。”ProjectServer2003还使管理层能够共享整个部门或地区的资源。Rondeau说：“我们有一些具备特殊专业知识的人员，他们分布在不同地区。ProjectServer[2003]能够帮助识别和部署其它团队的智力资本，从而缩短学习曲线和项目的交付时间。”采用率不断提高第一美国公司还没有要求其任何一个办公室采用ProjectServer2003，但却发现它们已经在主动这样做了。初期部署的机构包括公司的三个项目管理办公室（PMO）；几个月后又有两个办公室进行了部署，现在又有两个要求部署。Rondeau说道：“我们的ProjectServer[2003]已经有了600多个有效用户，现在正考虑再增加约100个用户。ProjectServer[2003]在第一美国公司真正流行起来。一个地区成功部署后，其它地区也纷纷要求部署。”幸运的是，MicrosoftOfficeEPM解决方案能够满足这种增长需求。Rondeau谈道：“第一美国产权保险公司机构分布于11个地区，ProjectServer[2003]具备出色的延伸性和可扩展性，可以支持所有这些地区的机构。”帮助实现战略目标实施一年后，Rondeau感到MicrosoftOfficeEPM解决方案绝对有助于实现企业的战略目标。她表示：“首席信息官向我们提出要达成的16项关键目标。这些目标都贯穿于我们当前的300多个项目中。ProjectServer[2003]为我们带来了更高的效率和洞察力，为我们管理和实现这些目标提供了重要帮助。”Rondeau补充说，明年第一美国公司有望从MicrosoftOfficeEPM解决方案中获得更多好处。Rondeau表示：“我们任命了一位新的业务流程管理副总裁，她的一个目标就是最大限度发挥ProjectServer[2003]的作用。我们现在已经制定了相关计划，来提高对时间报告、分析工具和资源预测功能的