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第一章会展项目管理概述第一节会展项目和项目管理一、项目和项目管理典型的项目：•写一本书或一篇文章•画一幅画•举行一个鸡尾酒聚会或晚餐•复原一件古家俱或老爷车•结婚或离婚•生孩子或领养孩子•组织和发展一个体育队•建造一房子或修缮已有的房屋.•举办各种类型的活动，如一次会议、一次晚宴、一次庆典等•新企业、新产品、新工程的开发•进行一个组织的规划、实施一项活动•进行一次旅行、解决某个研究课题、开发一套软件这些例子所具有的共性——都包含以下四个基本要素：（1）项目的总体属性：项目实质上是一系列的工作。（2）项目的过程任何一个项目都是必须完成的、临时的、一次性的、有限的任务。它的完成都需要一定的时间和过程。（3）项目的结果：项目都有一个特定的目标（4）项目的共性任何一个项目，在实施过程中都会受到资源、时间、资金等的约束，并在这些约束下进行。（一）项目的概念和特征1.项目的定义项目是一个特殊的将被完成的有限任务，它是在一定时间内，满足一系列特定目标的多项相关工作的总称。此定义实际包含三层含义：•项目是一项有待完成的任务，且有特定的环境与要求•在一定的组织机构内，利用有限资源（人力、物力、财力等）在规定的时间内完成任务•任务要满足一定性能、质量、数量、技术指标等要求。项目定义涉及的因素沟通明确界定的工作范围预定的经费一次性工作临时组织明确具体的目标团队精神开始日期结束日期项目2.项目的特征临时性独特性逐渐细化目标性约束性风险性系统性和整体性寿命周期性项目的寿命周期概念开发实施收尾管理计划初步分析WBS项目计划预算成本估计WBS最低层工作包确定的成本估计大部分时间应当花在这里完成工作训练客户接受项目可行性阶段项目获取阶段项目生命周期的各个阶段图慢开始快增长慢结束图1项目寿命周期100项目完成%工期（时间）•3.项目分类规模：大型、中型和小型项目。复杂程度：复杂项目和简单项目。结果：产品的项目和服务的项目行业：农业项目、工业项目、教育项目、旅游项目、会展项目等。（二）项目管理1.概念项目管理者为了实现其目标，按照客观规律的要求，运用系统工程的观点、理论和方法，对执行中项目的发展周期各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和激励，以取得良好效益的各项活动的总称。对项目管理概念的理解•项目管理的主体——项目管理者•项目管理的客体——全部工作•项目管理的手段（职能）——计划、组织、控制、沟通和激励•项目管理的目标——在有限的资源条件下，保证项目的时间、质量、成本达到最优化。•项目管理的依据——项目的客观规律2.项目管理的特点复杂性专业性方式是目标管理方法、工具和手段具有先进性、开放性2.1项目管理与企业管理的区别•管理对象不同企业管理——整个企业，企业生产经营的各个方面；项目仅是企业中的一个组成部分。•管理持续时间不同项目管理一次性的，它与项目持续时间相一致企业管理与企业共存亡，周而复始，风险小。•组织形式不同项目：机构少、人员精、专业化。企业：职能部门门类齐全，层次多，成员多•管理方法与重点不同企业：经营项目：技术性2.2项目管理与一般作业管理的区别项目管理：①充满了不确定因素②跨越部门的界限③有严格的时间期限要求项目管理必须通过不完全确定的过程，在确定的期限内生产出不完全确定的产品，日程安排和进度控制常对项目管理产生很大的压力。一般的作业管理：①注重对效率和质量的考核②注重当前执行情况与前期进行比较在典型的项目环境中，尽管一般的管理办法也适用，但管理结构须以任务（活动）定义为基础来建立，以便进行时间、费用和人力的预算控制，并对技术、风险进行管理。2.3项目管理的系统思想系统思维以整体的视角看待项目和项目运营的组织环境。如：学校要求学生租借便携式电脑的项目。业务组织技术便携式电脑项目要花费学校多少钱？学生要为此承担多少费用？配套费用是多少？对招生有什么影响？便携式电脑项目是否对所有学生都造成影响，还是只是普通学生，后只是对某些专业的学生有影响？项目对那些已经有PC机和便携式电脑的学生会有那些影响？谁来对学生、老师和职工进行培训？谁来管理和配合培训工作？便携式电脑要用vista系统，还是Windows系统，还是两个都用？要装哪些应用软件？系统硬件用什么配置？选定的硬件配置对上局域网和国际网有什么影响？系统管理的三维模型二、会展项目及其管理（一）会展项目的概念及分类1.概念会展项目就是以各种会展活动为管理对象的新型项目形式。会议项目展览项目科技展示型、产品交易型、综合博览型体育与节庆项目2.分类（1）会议的分类•组织形式：年会、代表会议、论坛、专题学术讨论会、讨论会、座谈会。•内容：商务型会议、度假型会议、展销会议、文化交流会议、专业学术会议、政治性会议、培训会议。•主办主体：协会会议、公司会议和政府会议。（2）展览的分类•内容：综合展（博览会）和专业展。•性质：宣传类展览会、贸易类展览会和虚拟展览会。•行业：轻工行业展、石化行业展、纺织行业展、建材行业展、房地产行业展等各行各业的专业展览会。•规模：单独展、多国展和国际博览会。•地域：国内展、国际展和出国展。•盈利性：盈利性展览和非盈利性展览。服务目标性项目关联性客户广泛性效益综合性（二）特点（三）会展项目管理的定义1.定义会展项目管理者根据会展项目运营客观规律的要求，运用系统的观点、理论和方法，对执行中的会展项目发展周期中的各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和激励，以实现其目标的各项活动的总称。第二节会展项目管理的过程项目管理的过程启动控制计划执行有问题实施过程中的问题进行控制、修订计划结束项目管理过程图一、过程启动过程计划过程执行阶段控制阶段结束过程启动过程计划过程启动过程计划过程启动过程执行阶段计划过程启动过程执行阶段计划过程启动过程控制阶段执行阶段计划过程启动过程控制阶段执行阶段计划过程启动过程结束过程控制阶段执行阶段计划过程启动过程调研、构思、立项制定计划、项目分解设计项目控制、调整总结、评估、信息反馈（一）启动过程启动过程是指开始一个会展项目，并有意往下进行的过程。1.会展项目经理的聘任和项目班子的组建两个明确标志：一是任命会展项目经理、建立项目管理班子；二是项目许可证书。2.启动过程中的主要项目文件（1）会展项目建议书：会展项目设想或构思的书面表达。内容：会展项目的必要性；会展项目的市场预测；会展项目方案、规模；会展项目必要条件分析；投资估算和资金筹措的设想；经济效果和投资效益的估计。（2）可行性研究报告可行性研究报告，是用于评价会展项目的市场、财务、组织、经济、环境等各方面，并在详细调查、周密研究，进行经济和环境分析、方案比较之后做出会展项目是否可行结论的书面报告。（3）招标文件和项目申请书①工作说明书。②需求建议书。③可交付成果。④立项单位/业主供应条款。⑤过程确认。⑥合同类型。⑦付款方式。⑧时间表。⑨项目申请书内容。⑩提交项目申请书的最后期限。（4）项目许可证书项目许可证书是正是批准实施的文件。该文件通常由会展项目实施组织的高层管理者或会展项目的主管部门颁发。项目许可证赋予项目经理或项目班子将资源用于项目活动的权力。（二）计划过程1.概念会展项目计划是项目经理和项目班子思想的具体化，体现了他们准备做什么（what），什么时候做（when），由谁去做（who）以及如何做（how），即对未来行动方案的一种说明。2.会展项目计划的步骤（1）需求分析：需求分析就是明确市场对会展项目的需求和立项单位/业主对项目的要求。分为两类：必须满足的基本需求，包括会展项目的规模、规格、成本、进度以及必须满足的法规要求等；需要重视的附加需求，例如对城市形象的提升等。（2）确定目标：计划过程中确定的目标应该是SMART。明确的（specific）、可度量的（measurable）、可实现的（achievable）、由成果决定的（resultdriven）、有时间性的（time）。（3）任务/工作分解：粗线条的、涵盖面较大的、不能具体操作的任务/工作，分解成较小的且容易管理、实施和检验的包含具体细节的可操作性任务/工作。（4）资源规划：资源规划包括确定实施会展项目活动需要哪些资源（包括人力、设备等）以及每种资源将需要多少。（5）制定会展项目各方面的具体规划（6）评估、确认可行方案（三）执行过程1.子过程会展项目计划执行；质量保证；团队建设；信息发布；询价；供方选择；合同管理。•2.项目执行准备（1）会展项目班子应当对项目策划进行核实。（2）确认权限是否已经得到各方承认，并明确项目班子内部权力范围和从属。（3）确定会展项目所需的资源是否有保证。（4）会展项目经理把任务布置到小组和个人。（5）制定一套统一的体制、制度等，便于控制、评估。（6）让会展项目参与者在项目书上签字，以示承担责任。（7）再次宣传本项目的优势和光明前景。•3.执行过程的管理要素（1）安排定期例会；（2）由独立方进行评审；（3）管理落实到个人；（4）连续详尽的项目记录；（5）及时处理“意外”事变；（6）统筹安排项目任务；（7）营造良好的工作氛围；（8）进行有效的决策。（四）控制过程1.控制过程的子过程绩效报告：收集和公布执行情况，它包括现况报告、进展测试、预测报告。整体变更控制，即协调影响会展项目全局的变更。范围核实，即项目范围的界定验收范围变更控制，即控制影响项目范围的变更进度控制，即维持计划规定的进度成本控制，即控制影响项目预算的变更质量控制，即监视具体的项目成果。风险应对控制2．控制的形式和类型（1）正规控制和非正规控制正规控制通过定期和不定期的进展情况汇报、检查会、以及会展项目进展报告进行。非正规控制是会展项目经理频繁地到管理现场，同管理人员交流，了解情况，及时解决问题。有人将此称为“走动管理”。都是POCA（即规划—实施—检查—行动）。（2）预防性控制和更正性控制预防性控制就是在深刻的理解会展项目的各项活动，预防可能发生问题的基础上，制定出相应的措施，防止不利事件发生。更正性控制是由于未能或根本无法预见会展项目会发生什么问题，只能在问题出现后采取行动，纠正偏差。（3）预先控制、过程控制和事后控制预先控制是在会展项目活动或阶段开始时进行，可以防止使用不合格要求的资源，保证会展项目的投入满足规定的要求。过程控制是对进行过程中的会展项目活动进行检查指导，一般在现场进行。事后控制在会展项目活动阶段结束或临近结束时进行。（4）直接控制和间接控制直接控制着眼于产生偏差的根源，间接控制则着眼于偏差本身。3．控制的原则和策略（1）控制的策略保持控制的权利让上层决策着及时了解情况充分利用决策层的协调能力加强上下和内外沟通控制务必基于最新的计划（2）控制的原则控制必须集中在目标上控制反映要及时控制要考虑代价应控制重点要适合会展项目实施组织和项目项目班子的特点控制要有灵活性控制需要跟踪谨慎控制变更受到控制的是工作，而不是工作者复杂会展项目的控制应基于激励和自我控制控制要有全局观念（五）结束过程1.质量验收2.费用决算3.合同终结4．会展项目后评5.资料验收归档项目管理过程的相互关系活动的强度启动结束执行控制计划项目开始结束时间项目管理过程的阶段重叠示意图第三节项目经理一、项目经理的地位项目经理项目负责人负责项目的组织、计划及实施过程，以保证项目目标的成功实现，是项目小组的灵魂。二、项目经理的角色–整合者–沟通交流人–团队领导–决策者–氛围营造者三、项目经理的特点Ø项目经理应该是个通才，不一定是某一领域的专家，但具备丰富的经验与广阔的知识背景。Ø在承担的责任方面，项目经理是一个促成者，决定任务、期限及所需资源，不决定具体操作方法。Ø在解决问题方面，应具备系统、综合的能力四、项目经理的素质要求品德素质能力素质1.获得充分资源的能力。2.组织及组建团队的能力。3.权衡目标的能力。4.应付危机及解决冲突的能力。5.谈判及广泛沟通的能力。6.领导才能及管理技能。7.技术能力。8.创业能力。知识素质身体素质五、项目经理的技能要求•团队