会展项目计划

第四章会展项目计划管理观点1：计划你的工作，工作你的计划。（西方谚语）观点2：布局决定结局（牛根生）观点3：好的计划不是一劳永逸的（与时俱进）。观点4：好的计划还需要持续地推动。（梦里走了许多路，醒来还是在床上）管理最基本的职能之一就是计划。为了使项目获得成功，所有的项目都要事先制订计划。一、会展项目计划的含义会展项目计划，是项目管理者根据项目目标的规定，在项目预算范围内而进行的项目任务系统安排的一系列过程。项目计划是整个项目实施的基础，是项目管理活动的首要环节。第一节会展项目计划概述项目计划要回答以下基本问题：1、应该做什么？不应该做什么？2、何时做？何时停？3、派谁去做？4、动用多少资源去做？5、做到什么程度？怎样验收？6、所需要的资源怎样获得？7、操作的步骤是什么？8、信息如何沟通？9、有哪些风险，如何应对？（1）有利于明确项目组成员的工作内容、责任范围和地位以及相应的职权，以便按照项目计划计划要求去指导和控制项目的各项工作，减少项目风险。（2）可以有效促进项目组成员之间，以及项目组成员与项目委托人和项目管理部门之间的交流与沟通，使项目各项工作协调一致，并通过协调沟通了解项目关键因素、解决项目关键问题，提高项目相关利益主体的满意度。二、会展项目计划的作用（3）使项目组成员明确了自己的奋斗目标、实现目标的方法和途径项目的期限，有利于确保项目以最短的时间、最低的成本及最少的其他资源需求，来实现项目目标。（4）是进行项目分析、项目协商及记录项目范围变化的基础，是约定项目时间、人员和经费的基础，也为项目的跟踪控制过程提供了一条基线。（5）可以把项目叙述性报告的需要减少到最低限度。（一）概念性计划也成为自上而下的计划。概念性计划是根据初步确定的工作分解结构图从最高层，逐步分解到更为细化的层面。概念性计划主要规定项目的战略导向和战略重点。（二）详细计划也称自上而下计划，详细计划的任务是制定详细的工作分解结构，详细计划提供项目的详细计划内容。（三）滚动计划即用滚动的方法对可预见的未来制定详细计划，随着项目的推进，分阶段地重估自上而下计划制定过程中所制定的进度和预算。滚动计划的制定是在已编计划的基础上，每经过一个阶段（如一个月、一个季度），根据变化的项目环境和计划时间执行情况，从确保实现项目目标，对项目计划进行滚动调整。1、项目范围计划2、项目工作计划3、项目人员计划4、项目资源计划5、项目进度进化6、项目成本计划7、项目质量计划8、项目变更计划9、项目风险计划10、项目支持计划四、会展项目设计与计划的内容1、定义项目的目标并进行分解2、进行任务分解和排序3、完成各项任务多需要的实践的估算4、以网络图的形式来描绘活动之间的次序和相互依赖关系5、进行各项活动的成本预算6、编制项目的进度计划和成本基准计划7、确定完成各项工作所需要的人员、资金、设备、原料等资源计划8、汇总以上成果并编制成计划文档项目范围计划与界定项目工作计划项目资源计划项目工作顺序安排项目工作持续时间的估算项目成本的估算项目工期进度安排项目成本预算项目与项目阶段计划的确定项目计划的程序一、会展项目范围计划的含义1.项目范围的概念项目范围包括项目的最终产品或服务以及实现该产品或服务所需要做的各项具体工作。第二节会展项目范围计划2、产品范围与项目范围产品范围，即确定客户对项目最终产品或服务所期望包含的功能和特征的总和。项目范围，就是为了交付满足产品范围要求的产品或服务所应做和必须做的工作，简单讲，就是项目要做些什么？如何做？3.项目范围说明书项目范围说明书的目的是记录项目的目标、可交付成果以及要求，以便把这些内容作为未来项目决策的基线。说明书通常要做到以下两点：（1）应该包含一个关于所有项目要求的综合列表，因为这份文档形成了项目利益相关者和项目组以后工作的共同出发点。（2）应该公布并且发给项目利益相关者、关键管理人员和项目团队成员。项目的范围说明书主要应该包括以下三方面的容：（1）项目的合理性说明，即解释为什么要实施这个项目，也就是实施这个项目的目的是什么。（2）项目目标。项目目标是所要达到的项目的期望产品或服务，确定了项目目标，也就确定了成功实现项目所必须满足的某些数量标准。（3）项目可交付成果清单。二、编制项目范围计划的依据依据是项目立项阶段的产出物描述，如项目说明书，项目基本目标，项目假设条件和项目实施方案等。三、编制项目范围计划的方法1、项目工作分解结构的原理把一个项目按照一定的原则进行分解，将项目分解成任务，任务再分解成一项项工作，再把一项项工作分配到每个人的日常活动中，直到分解不下去为止某项目子项目子项目子项目子项目活动活动活动任务任务任务工作分解结构◆西方笑话：你能吃得了一头大象吗？回答简单明了：能！把大象切成一口一块的肉。◆工作分解结构:WBS（Workbreakdownstructure）。将项目逐层分解成一系列易于完成的任务。◆工作分解结构每向下分解一个层次就意味着对项目工作更详尽的说明。（1）通过工作分解结构可以获得项目需要完成的全部工作的整体表述，防止遗漏工作（2）使项目执行者明确具体的任务及关联关系，做到胸有成竹。（3）容易估计各任务所需时间、成本（4）可以明确完成项目所需的技术、人力和其他资源（5）便于将任务落实到人，界定职权，方便沟通（6）使项目成员更清楚任务的性质及其努力方向（7）便于对项目进行有效的跟踪、控制和反馈WBS可用不同的形式表达，最常用的有：◆树状的层次结构图（如图1所示）◆锯齿状的列表形式（如图2所示）◆矩阵式图表（如图3所示）3、WBS的表达方式图1树状的层次结构图会议1.会前2.会中3.会后1.1布置会场1.2准备材料1.3下通知2.1录音2.2会场服务3.1清扫现场3.2书写纪要3.3审批下发1.2.1材料11.2.2材料21.2.3材料32.2.1饮品2.2.2空调2.2.3音响展览项目展前准备项目实施现场工作展后工作参展商管理印刷资料宣传工作数据库管理编制产品目录展览场地管理现场管理参展商统计开幕式观众统计现场协调检查清理控制消耗拆除展会调查与评估展后报告展后后续服务绘制平面图制定营销计划制定组织计划制定目标确定承办方确定参展商条件写项目管理书1.准备建议书1.1考察竞争情况1.2估计市场潜力1.3确定出版商2.做研究2.1文献综述2.2采访专家2.3采访项目经理3.写文字内容3.1写第一稿3.2修改3.3交给出版商3.4批准编辑好的稿子4.开发说明图表4.1草稿4.2终稿4.3待印刷的复印件5.索引5.1列出词汇表5.2主控文档5.3生成图2锯齿状的列表形式列表形式WBS图描述整个项目：主要任务第一层子任务第二层子任务……WBS分解的几种思路：■基于“职能”进行分解。新产品开发项目1市场部：市场调研2研发部：方案设计3生产部：试制4质管部：检测5销售部：试销会议1.会前2.会中3.会后1.1布置会场1.2准备材料1.3下通知2.1录音2.2会场服务3.1清扫现场3.2书写纪要3.3审批下发1.2.1材料11.2.2材料21.2.3材料32.2.1饮品2.2.2空调2.2.3音响■基于“项目进程”进行分解。筹划阶段前期准备阶段电影拍摄阶段电影放映阶段工作总结阶段电影拍摄宣传剧本制作公关手续办理后勤人事演员拍摄人员财务向大众宣传电视宣传电台宣传新闻发布会资金汇聚制作会计报表资金管理协调资金预算■基于“成果（可交付物）”进行分解房地产开发项目1.住宅1-5﹟2．商场3．体育馆4．学校5．道路◆结构：编码通常不超过4位数。◆名称：每个分解要素都应有独特名称。◆编号：每个分解要素都应有独一无二的阿拉伯数字编号。◆必要性：并不是所有的项目都必须制定WBS。WBS分解应注意的问题：项目名称：项目编号：编制日期：负责人：项目目标及成功标准1．包含什么2.不包含什么主要约束条件1.时间约束2.资金约束3.资源约束主要交付品1.是什么2.不是什么项目范围说明书一、会展项目进度计划的含义会展项目进度计划，是表达项目中各项工作的开展顺序，开始与结束时间，以及相互衔接关系的计划。包括了所有项目工作的任务、相关成本和必要的完成任务所需要的时间估计等。第三节会展项目进度计划的制定项目进度计划包括的步骤会展项目活动定义活动是项目过程中最基本的工作单元。某庆典活动的WBS二、会展项目进度计划的目的1、有利于保证项目能按时获利以补偿已经发生的项目费用支出2、有利于进行有效的项目资源协调3、有利于项目资源在项目需要的时候可以随时利用4、预测了项目在不同时间上所需要的资金和资源的级别，以便于赋予项目以不同的级别5、有利于满足严格的项目完成时间约束1、工作清单工作定义过程结束时要提交的成果之一就是工作清单，工作清单必须包括本项目范围内的所有工作，应当对每项工作作出文字说明，保证项目成员准确、完整地理解该项工作。三、制定会展项目进度计划的方法编号工作名称完成标准负责人执行人持续时间估计（天）其他Start开始A立项1B审批1.5C设计方案0.8D测量场地1E实施搭建2F服务培训3G开幕式1H展期保障7I宣传推广7End结束通过工作分解结构，我们知道完成项目需要执行哪些具体的工作，这些工作之间存在先后顺序关系，即逻辑关系，或称为时序关系。（1）相关概念紧前工作、紧后工作、平行工作、先行工作、后续各种、虚工作等2、项目工作时间的逻辑关系1.ABC2.BAC3ACB4.ACBD5.ACBD（2）逻辑关系的表示3、项目工作持续时间的估计工作持续时间表示完成该工作所需的工作时间。给定资源条件下和努力水平下，某项任务可能在一定的时间内完成，当投入更多的资源，或者增加努力的情况下，完成同样任务需要的时间可能会短一些，反之则长。因此，精确的估计是不存在的，作切合实际的估计，是项目成功所必须的。A．意外事件B．小组成员的工作熟练程度与工作效率C．资源供应情况影响工作持续时间的因素：工作持续时间的估算方法经验公式法：工作持续时间=（最乐观的估计+4x最有可能的估计+最悲观的估计）6（1）甘特图（横道图）（2）里程碑计划（3）网络计划4、项目进度计划的工具编号工作名称完成标准负责人执行人持续时间估计（天）其他Start开始A立项1B审批1.5C设计方案0.8D测量场地1E实施搭建2F服务培训3G开幕式1H展期保障7I宣传推广7End结束某文博会项目工作清单（1）甘特图（又称横道图）针对项目的目标要求，初步拟定该项目的重大里程碑计划，制作该项目实施的反映重大里程碑事件关系的里程碑计划图。里程碑事件2008.1.22008.3.32008.6.22008.6.82008.7.10完成审批筹备工作开始开幕式闭幕式项目总结（3）网络计划网络技术，就是以时间为基础，用网络形式来描述一个系统，对系统进行统筹安排，寻求资源分配的协调方案。网络计划是在网络图上加注工作的时间参数等而编制成的进度计划。因此，网络计划由两部分组成，即网络图和网络参数。网络图是由箭线和节点组成的用来表示工作流程的有向、有序的网络图形。网络参数是根据项目中各项工作的延续时间和网络图所计算的工作、节点、线路等要素的各种参数。节点法，又称顺序图法（PDM），或单代号网络图（AON）,它用单个节点（方框）表示一项活动，用节点之间的箭线表示项目活动之间的相互依赖关系。活动之间的依赖关系包括四种类型活动A活动B结束—开始型开始—开始型活动A活动B结束—结束型开始—结束型：活动A活动B活动A活动B设计布置（a）设计布置（b）设计布置（c）设计布置（d）15122030四种逻辑关系举例节点图预定会场邀请邀请准备材料工作人员安排会场布置召开会议某会议节点图箭线图法（ADM）又称双代号图法（AOA），它是一种用箭线表示工作，节点表示工作相互关系的网络图方法。网络图是带有某种数量指标的图，它主要由工序、节点、线路三要素构成。工序（活动）：消耗资源、消耗时间，有具体活动内容的过程；虚工序仅表示工作的逻辑顺序。结点（事项、圈）工序与工序之间的连接点。线路：由始点