会展项目运营实施

会展项目运营实施展会后勤保障服务引入案例：博览会关于专业观众参观日的社会宣传力度不够。本届博览会前三天只对专业观众开放，不对普通公众开放，而很多群众即普通观众不知情，以为只要花钱买票便可以进，就来到博览会入口处，实际上办不到入场证件进不来，感到失望，这些人在博览会入口处拥挤成堆，另一方面又影响专业观众的办证速度增加烦躁心情。如果加强社会宣传，广而告之前三天不对普通群众开放，门口就会少一些扎堆进不了场的普通观众。引入案例：门禁系统的设置案例在第二届东盟博览会上，由于门禁管理系统经过层层审批，待批准后安装完毕距离博览会开幕仅10天，证件制作量大，整个博览会期间共制作证件数量达到8万多个，因此在博览会期间现场办证一度出现办证厅拥挤失序的情况，有不少客商办证过程甚至用了几小时时间，给参会客商带来不便，客商对此颇有微词。现场办证一开始收费30元，后来因客商意见大改为免费办证，又使前面交费办证者觉得自己吃了亏，感到不公平，引起不满。过渡：由上二实例看出，后勤保障对于任何行业都是至关重要的，展会后勤保障同样非常重要，它影响或者决定整个展览会的评估效果（口碑），在某种意义上可以说它决定展会的成败。展会后勤保障工作内容非常繁杂，本次课我们从几个大的方面讨论学习展会后勤保障工作的准备和开展。VI概念：VI全称VisualIdentity（[美][ａɪˈdɛntətɪ][英][ａiˈdentiti]，个性,特性）,即企业VI视觉设计，意思是视觉识别，包括标识（即logo）、标准字、标准色、辅助图形等（以奥运会会标说明）的一系列规范及应用。是企业形象设计的重要组成部分。VI标识的合理设置：随着社会的发展，企业规模不断扩大，组织机构日趋繁杂，产品快速更新，市场竞争也变的更加激烈。另外，各种媒体的急速膨胀，传播途径不一而丛，受众面对大量繁杂的信息，变的无所适从。企业比以往任何时候都需要统一的、集中的VI设计，VI可以简单形象地显示企业个性、识别企业身份。所以，现在几乎任何一个企业都有自己的标识，那么企业来参展，为了传播宣传企业个性、身份、形象和文化，一般情况下都会在展位显著位置展示独具特色的企业VI。VI应用：办公用品系列：名片/信纸/信封/首页/公文纸/便条纸/用款单、付款凭证/货物流程单/文件夹、档案袋/介绍信/合同书/纸杯/记事本/台历/挂历/茶具/烟灰缸/意见箱、稿件箱/感谢卡/请柬/薪资袋VI应用：标识系列：企业招牌/工作证/贵宾卡、来宾卡、通行证/产品合格证/手提袋/包装纸/外包装箱/封箱胶带/不干胶贴纸广告系列：/企业宣传册/海报广告规范/杂志广告规范/幻灯片风格/企业杂志封面/招商说明书封面/霓虹灯广告/路牌广告规范/公布栏/说明书/企划书/招聘书/互联网主页/E-mail背景风格VI应用：服饰系列：工装/帽/文化衫/雨具/皮夹、皮带头/领带、领巾、领带夹环境系列：办公楼主体装饰/形象墙/展示会场风格/垃圾桶、踏垫实训：设计“首届长春高职高专大学生就业论坛”VI标识和个性化胸卡。VI设计中的基本元素和要求，运用美术和POP基础完成。A3纸，彩色笔。设置知识产权办公室知识产权，一般都要提前告之参展商，因为现在有很多展会例如视听类的展会经常会有一些国外知识产权的公司派人来看参展商的展品是否有侵权，一旦发现后果比较严重。案例1：现场侵权处理。杜比公司，他们主要是针对音响方面的展会，如果有发现参展商有侵权的现象，比方说外形侵权，他们就会像主办方反映，会罚款或者直接把侵权的产品撤掉，不允许参展。侵权的非常多，尤其是中国展商的展品经常会遇到这个问题。国内还好一些，如果是到国外去参展，比方说德国的IFA展览会，每年都有一批中国参展商的展品被控侵权。案例1：现场侵权处理。如果有参展商被控侵权，就很麻烦，因为有的时候比较严重的话，参展商是有可能被拘留的。我们今年的香港春展就有公司侵权被海关当场带走，拘留一晚，第二天开庭，然后赔钱才可以放人，不过如果一家参展公司有过侵权纪录的话，一般是不能够继续参加下一次的展会的，因为这些查侵权的公司他们会有很详细的记录，只要继续参展都会被他们查到，然后他们还会继续去抓。任务：假如你是展览现场的工作人员，当展览期间有参展商向你投诉时，你该如何处理。展品运输——企业参展的生命线引言：俗话说：兵马未动，粮草先行。展品运输之于展览就如粮草之于军队。我们说展品运输是企业参展的生命线。铁路货运和公路货运运输途径方式优点缺点要求铁路集装箱1吨、6吨适合单体贵重展品展馆一般都可接收集装箱，运到指定存放地，省却转运麻烦费用高周期长把握整体流程，前期做好充分准备10吨、20吨适合整体展位的分解运输公路高速公路时间、灵活性强、费用相对较低路况影响展品完好；中途转运无法监控易丢展品；意外事故率高包装的要求要大大高于铁路讨论：如果你在外运公司负责某一展品运输项目时，为了保证货运过程不出现不必要的纠纷，你会要求展览组织者提供哪些资料。答：有关展览品的资料，展览会地址、日期、收件人，以及展览品箱号、唛头、尺码、毛重、净重以及总的体积等。展品运输的流程：货物承揽境外接货运输报送报验卸货和就位出国展运输方式：跨国运输基本上都是国际联运，整个运输过程基本要经过陆运一海运一陆运，或者是陆运一空运一陆运等几个环节，参展的货物要从一个国家运到另一个国家才能完成。因此，海外运输代理必须要清楚了解会展举办地所在国的海关规定、海关手续和进口税率，了解当地对展品进口的处理办法和规定，了解当地是否有免费进口宣传品和自用品的规定等，以免展品报关受挫。办理保险组织展览需要办理保险。展览会组织者一般不负责展出者展品的丢失、损坏和人员的伤亡事故，以及在展台内发生的第三者伤亡事故。因此，展出者需要自行安排保险。保险涉及投保险种、投保金额、投保期限等问题。保险不仅涉及展品和运输，还涉及展台人员、参观者等。办理保险展览涉及的险种比一般人想象的多，包括展览会取消险、展览会推迟险、政治险、雇工责任险、运输险、战争险、火险、盗窃险、破损险、人身伤害险、公众责任险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险等，名目繁多，比较冷僻的险种有展览会附属研讨会主要发言人未出场险。但是，展出者没有必要投保所有险种，根据规定和需要选择险种投保。基本险包括展品、运输、人身、第三者有关险种。展览会组织者、运输公司、施工管理部门等会规定了一些强制性的保险要求，这些规定应予以执行。此外，展出者可以根据自己的实际需要办理其他险种。对于展出者，主要投保险以及办理投保需要注意事项如下：展品和道具险，保期要包括运输和展览会过程。投保险种有展品的盗窃险、道具的火险等。办理保险运输险，为安排展品在动输和展览过程中的保险。在展品发运并取得提单后，按清册价办理保险手续。一般办理一切险，并取得保险单。保险期从货物在国内仓库发运至运回国内仓库止。分保业务可交由承保行办理。其他险种根据强制性的保险要求以及实际需要视具体情况决定，比如战争险。在运输途中货物发生破损丢失，应设法向事故责任方取得理赔单证。若无法取得理赔单证，则要求责任方写证明书。受损方填写受损报告书，连同索赔清单交承保公司办理索赔手续。索赔期一般为一年。办理保险第三者责任险，为防止施工期间施工人员的事故、防止参观期间参观者的意外伤害，比如展架倒塌压伤参观者，应在展览施工和展出期间投保第三者责任险。办理保险展出人员险，包括医保险、人身事故险、个人财产丢失险等。比如，飞机目前还未能达到百分之百的安全，因此，有些展出者为其展台人员办理乘坐飞机的人身险。这是在飞机票价内的保险之外加办的保险，万一出现事故，事故受损方将获航空公司和保险公司两笔赔偿。主场工程搭建：成千上万的观众涌进展览会，看到的是各家厂商各具风格的展台，那多姿多彩的场面常常使人目不暇接。他们几乎不能想象，就在展览会开始之前，这里还是一片“有计划、有组织的”的混乱，运输车辆横七竖八，卡车司机忙着对号入座，参展商等候着自己货物的到来。展览会货运的重头戏首先是按时地搭建和拆除展台，这一任务非行家里手不能胜任。会展旅游代理服务：旅行社业、景点方面为参展者提供的产品稍显不足。展览业与旅游业在把握、引导和满足客源的多种需求商合作欠佳。目前越来越多的以旅行社业为主导的大型旅游集团进入展览旅游市场。一些大型的旅游集团如上海锦江、中青旅、春秋旅行社等已经加入了国际会展组织，开发会展旅游市场。选择展馆：展馆形象、展馆性质、展馆展厅大小及调整的可能性、展馆的配套设施水平、展馆的规定是否公平合理、展馆对外交通是否方便、展馆的展期安排课外实训：策划“大学生就业论坛”后勤保障服务方案