佛山市城际公路主干线项目文件编制整理办法(pdf114)(1)

广东东方思维科技有限公司［佛山市城际公路主干线项目文件编制整理办法］电话：[phone]传真：[phone]地址：广州天河区五山路248号金山大厦南塔七楼（本部）第1页,总114页第一章总则一为规范和统一佛山市城际公路主干线工程项目文件编制及档案整理，全面、系统、准确、及时完成项目文件编制工作，提高公司及项目管理水平，根据GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》、GB/T11821-2002《照片档案管理规范》、广东省交通厅发粤交办函[2002]404号文“关于印发《广东省实施公路建设工程项目文件材料立卷归档管理办法》的通知”之规定，结合本工程项目的具体情况，制定本编制办法。二佛山市城际公路主干线工程包括和顺至北滘，北滘至乐从，乐从至狮山，狮山至和顺四个项目。项目档案文件材料必须采取统一的编制标准，分别形成资料，独立组卷、归档。三公路工程项目文件编制和档案整理范围包括工程建设项目提出、立项、审批、设计、施工、交工验收、试营运、竣工验收全过程形成的文字材料、图表、声像材料等。公路工程项目档案由可行性研究、设计基础资料、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、科研项目文件八大部分组成。四参加佛山市城际公路主干线工程建设及项目档案编制的单位和人员，均有责任和义务按各自承担的工作范围、内容和职责（详见第二章第一节），做好本职工作，向佛山市路桥建设有限公司（业主）提交真实的项目档案文件材料。凡不能按时提交项目档案文件料或者提交项目档案文件材料不完整、不准确，严重影响全线工程项目档案文件材料归档及交工、竣工验收的单位，视为未履行合同责任和义务，应承担由此造成的损失。五完整、准确、系统的项目档案是工程项目竣工验收的基本文件。本项目项目档案编制和整理应通过有效的组织与技术管理，确保优良，争创优质。具体要求是：1实现三个同步：1.1工程项目建设初期同步建立项目档案管理机构；1.2工程项目建设中同步进行项目档案文件材料的积累、整理和归档审核工作；1.3工程建设项目交工验收时同步提交优质的项目档案文件材料。2设计、施工、监理及项目管理机构（业主）文件材料和图表齐全、真实和系统。所有分项工程有完整的施工记录、试验数据、质量检测等质量保证资料。广东东方思维科技有限公司［佛山市城际公路主干线项目文件编制整理办法］电话：[phone]传真：[phone]地址：广州天河区五山路248号金山大厦南塔七楼（本部）第2页,总114页3项目档案文件材料完整、准确、系统。工程竣工验收时，项目档案编制综合评分达91分以上，项目档案的准确率评分不低于60分，力争更高分。广东东方思维科技有限公司［佛山市城际公路主干线项目文件编制整理办法］电话：[phone]传真：[phone]地址：广州天河区五山路248号金山大厦南塔七楼（本部）第3页,总114页第二章组织管理与实施规划第一节组织机构的建立与分工一组织机构的建立根据本项目已经开工建设的实际情况，在2005年7月底前，需成立由佛山市路桥建设有限公司领导的项目档案管理机构及项目档案管理项目部，管理机构由以下单位共同派员组成：1佛山市路桥建设有限公司2各段管理处3广东东方思维科技有限公司4各段总监办各参建单位按规定成立项目档案编制小组,并接受项目档案编制管理机构、档案管理项目部的管理及指导。二各单位职责及分工1佛山市路桥建设有限公司1.1项目档案编制的总体管理、监督及协调工作；1.2负责收集提供项目可行性研究、设计基础资料、设计文件、工程管理文件、竣工文件（竣工图除外）类资料及电子版。1.3对整理归档的项目档案进行审查及初步验收。2佛山市路桥建设有限公司辖内各段工程管理处2.1对所辖施工及监理单位项目档案编制进行动态管理、监督、协调工作；2.2负责收集提供所在项目的工程建设管理资料及电子版；2.3对所在项目归档的项目档案进行审查和初步验收。3广东东方思维科技有限公司佛山市城际公路主干线工程档案管理项目部(以下简称“档案管理项目部”）3.1负责编制《佛山市城际公路主干线工程项目档案编制整理办法》（电子版编制办法另行出版），组织各单位项目档案编制人员进行培训；3.2施工期间指导各单位进行项目档案编制（包括电子文件的编制），定期和不定广东东方思维科技有限公司［佛山市城际公路主干线项目文件编制整理办法］电话：[phone]传真：[phone]地址：广州天河区五山路248号金山大厦南塔七楼（本部）第4页,总114页期地检查各单位的原始记录情况、资料初步整理及预立卷情况、电子文件的编制情况等；3.3收集综合文件、施工文件、监理文件及工程管理文件等，并根据有关项目档案编制要求进行汇总整理、装订；3.4负责竣工文件电子版的整理工作；3.5根据工程进展情况，指导各单位进行竣工图的编制及修改工作，并对各单位提供的竣工图草图进行校对，根据各单位提供的竣工图草图绘制竣工图；3.6负责所有项目档案的装订、出版；3.7交工验收时提供相关资料及电子版；3.8项目档案专项验收时提供全套项目档案及电子版。4各段总监办4.1对各施工单位施工原始记录进行审核并签认；4.2对各施工单位编制及修改的竣工图草图进行审核并在正式出版的竣工图上进行签认；4.3负责监理文件原始资料的积累、收集及初步整理；4.4负责监理文件电子文件的编制及初步整理；4.5参与管辖范围内施工单位项目档案的生成质量审核并签认。5各施工单位5.1负责各自施工文件原始资料的积累、收集及初步整理（具体整理要求见第三、四章）；5.2负责各自施工文件电子版的编制及初步整理；5.3负责各自竣工图的编制、修改（草图）并提供相关的变更文件；6质监办、安监办及其它参建单位6.1负责监督文件原始资料的积累、收集及初步整理；6.2负责监督文件电子文件的编制及初步整理；广东东方思维科技有限公司［佛山市城际公路主干线项目文件编制整理办法］电话：[phone]传真：[phone]地址：广州天河区五山路248号金山大厦南塔七楼（本部）第5页,总114页第二节项目档案编制实施计划一总体安排佛山市城际公路主干线工程项目档案编制和档案整理工作由佛山市路桥建设有限公司（业主）统一领导、组织与协调，项目档案管理项目部具体实施项目档案编制的技术与管理，并接受佛山市交通局工程质量监督站、佛山市档案局等上级业务主管部门检查、指导。根据本工程具体情况，本项目项目档案编制、整理工作共分四个阶段：1准备阶段；2项目档案文件材料形成、收集、积累及预立卷阶段；3项目档案文件材料汇总、整理、装订阶段；4验收移交阶段。二竣工文件编制各阶段工作目标1准备阶段根据国家、省厅及有关主管部门关于项目档案汇总整理、装订的要求，确定项目档案编制、整理办法。2005年7月30日前建立项目档案档案管理机构，各施工单位、监理单位在2005年8月5日前成立项目档案编制小组，并将相关责任人名单上报佛山市路桥有限公司项目档案管理机构，为佛山市城际公路主干线工程项目档案的收集、整理工作打下良好基础。项目档案编制办法推出后，于2005年9月27日～30日组织各单位资料管理员进行培训，明确各自职责及任务。2项目档案材料形成、收集、积累及预立卷阶段（2005年9月～2006年8月）在工程施工期间，各文件材料形成单位负责各自文件材料的收集与积累，项目档案管理项目部派专人进驻现场。按佛山市路桥建设有限公司的安排，定期和不定期地检查各单位的原始记录情况、资料收集与整理情况，并针对存在的问题进行现场指导。首先将各施工单位已做的分部分项工程划分细化至竣工资料编制段落，确定全部预立卷临时档号和全部项目文件的预估卷数。本项目项目档案实行首件验收制。项目档案管理项目部对每个标段的项目档案文件材料，依据项目档案编制整理办法和相关国家、行业标准，对其中有代表性的1～2广东东方思维科技有限公司［佛山市城际公路主干线项目文件编制整理办法］电话：[phone]传真：[phone]地址：广州天河区五山路248号金山大厦南塔七楼（本部）第6页,总114页卷文件材料进行预立卷审查。对于项目档案文件材料存在的问题，各相关单位必须根据项目档案管理项目部提出的意见进行整改、完善，直至达到档案专项验收的立卷标准。首件验收通过后，其余文件材料的立卷均严格按照此标准进行。针对本项目外业已经开工的一年左右的实际情况，项目档案管理项目部将在培训结束后，立即展开巡回指导工作，力争在2005年9月底，在各段中挑选出项目档案编制工作开展较好的一些施工单位，将其项目档案文件材料范本向全线推广；力争在2005年10月底，完成全线项目档案文件材料编制的首件验收工作，使项目档案文件材料编制走入正常积累程序，保持与外业施工进度同步。2006年1月开始，每月计量前各单位，将收集、积累并进行了预立卷的原始文件材料，送交项目档案管理项目部初步审查，合格后方可进行本月实际完成工程量的计量工作（具体整理的具体要求见第三、四章）。项目档案管理项目部在项目档案编制的各个阶段，实施动态管理。文件材料收集、整理阶段，项目档案管理项目部每月以E-mail的形式向业主常设项目档案管理机构汇报检查情况和提出改进意见，并提交工作报告；资料汇总阶段，项目档案管理项目部每周或每天更新项目档案移交动态表，项目档案管理机构对档案编制进度将进行动态评估（附表见下页）。4、项目档案文件材料的验收、移交阶段（2007年3～8月）项目档案整理、汇总、装订工作完成，由佛山市路桥建设有限公司初步验收；合格后由业主向上级主管部门提出验收申请，请求对本项目项目档案进行专项验收；项目档案验收合格，项目档案管理项目部对项目档案进行复印、装订工作，昀后由佛山市路桥建设有限公司向有关单位移交项目档案。广东东方思维科技有限公司［佛山市城际公路主干线竣工文件编制办法］电话：[phone]传真：[phone]地址：广州天河区五山路248号金山大厦南塔七楼（本部）第7页,总114页佛山市城际公路主干线工程项目档案编制动态表准备阶段形成、积累及预立卷阶段竣工文件编制流程文字、声像资料生成规范资料电子版竣工图修改收集、组卷阶段验收移交阶段序号相关单位编制规划编制办法编制工作计划培训编确制定段预落立划卷分号资料生成范本预立卷首件验收过程监督电子版录入电子版校对竣工图初改电子版修改复核第二次修改定稿收集整理自评初验初次整改验收验收整改出版移交1佛山市路桥建设有限公司√√√2管理处（5个）√√√3监理合同标（13个）√√√√√√√√√√√√4路基、桥涵合同段（43个）√√√√√√√√√√√√√5路面标段（9个）√√√√√√√√√√√√√注：打“√”处，是对各单位项目文件工作规划执行情况的评估项目。广东东方思维科技有限公司［佛山市城际公路主干线竣工文件编制办法］电话：[phone]传真：[phone]地址：广州天河区五山路248号金山大厦南塔七楼（本部）第8页,总114页佛山市城际公路主干线工程项目档案编制动态表准备阶段形成、积累及预立卷阶段竣工文件编制流程文字、声像资料生成规范资料电子版竣工图修改收集、组卷阶段验收移交阶段序号相关单位编制规划编制办法编制工作计划培训编确制定段预落立划卷分号资料生成范本预立卷首件验收过程监督电子版录入电子版校对竣工图初改电子版修改复核第二次修改定稿收集整理自评初验初次整改验收验收整改出版移交6交通合同段√√√√√√√√√√√√√7绿化合同段√√√√√√√√√√√√√8照明合同段√√√√√√√√√√√√√9房建合同段√√√√√√√√√√√√√10竣工档案管理项目部√√√√√√√√√√√√√√√√注：打“√”处，是对各单位项目文件工作规划执行情况的评估项目。广东东方思维科技有限公司［佛山市城际公路主干线项目文件编制整理办法］电话：[phone]