档案管理解决方案

档案管理解决方案目录CONTENTS1文档管理现状2系统功能解决方案3项目实施服务支持4PARTONE文档管理现状1档案管理现状档案利用效率低，档案及档案管理人员的工作价值难以体现•没有专门的文档管理部门或管理人员，文档分散在不同系统或办公区中，与电脑中的各类文档掺杂在一起，管理不便•文档查找困难：需要翻阅文档时，需花费大量的时间进行查找，工作效率低下；•文档资料或统计记录缺失、统计不精准等，导致文档情况无法知晓，影响领导决策•因人员岗位变动等原因，易导致文档丢失或损毁。•合同档案、财务档案等重要档案一旦缺失，将带来重大经济损失，相应的工作人员也将因此被追责。PARTTWO系统功能解决方案2文档管理系统基于B/S架构搭建，零基础维护，只需管理服务器即可浏览器浏览器浏览器Server数据服务器档案管理系统档案原件及电子件全生命周期管控收集整理延期归档入库利用编研鉴定销毁统计销毁无价值主要功能系统功能涵盖档案全生命周期，全程安全护航安全安全收集整理鉴定/销毁利用收集•文档类型•批量导入档案条目信息•档号自动生成•档案扫描•批量更新著录项文档类型根据实际情况定义文档类型分类，同时可以按部门分类创建分类。文档类型分类批量导入文档条目信息实现大批量文档条目信息统一导入，提高工作效率2019年文书档案案卷目录.xlsx2019年合同档案案卷目录.xlsx2019年财务档案案卷目录.xlsx2019年工程档案案卷目录.xlsx公司人事档案案卷目录.xlsx批量导入服务器档号自动生成针对不同类型的文档，自动生成文档编号自定义编号规则自动生成文档编号.附件完整性设置目录下必传的附件在目录中设置必传附件在数据表中设置必传附件文档扫描•扫描仪/高拍仪集成，避免纸质档案损坏、丢失的风险•支持OCR识别，自动提取扫描到的纸质档案信息纸质文档服务器纸质文档OCR识别生成索引扫描信息提取扫描仪高拍仪利用•编研•视图•检索•统计《员工动员会》照片《员工动员会》纪要《员工动员会》录音声像档案工程档案文书档案会计档案文书档案动员会纪要动员会演讲稿动员会总结稿声像档案动员会录像动员会录音动员会照片会计档案会议预算会议耗资清单会议资金安排工程档案工程人员调度工程启动会议工程动员会编研链接条目，实现档案的自动编研•通过档号、合同编号等字段，对档案进行多对多的关联•支持任意两个档案条目一对一进行关联《员工动员会》录像视图支持将视图中的档案导出至本地视图支持对视图进行打印设置打印目录、打印著录项以及字号、字体等打印样式打印打印设置打印预览可设置多个条件搜索检索高级搜索、表级搜索的多种方式，实现文件快捷检索统计强大的档案资料采集能力可生成多种图表形式历史报表记录根据用户对档案的不同需求，前端采集档案资料，后期进行统计，确保统计结果高准确性与高真实性可对历史报表进行阅读以及下载的操作安全•权限管理•审计•登录限制•存储加密•数据备份•档案锁定保护权限管理权限划分操作类型档案自身密级档案所属人系统提供基于用户对文档的操作类型不同，档案自身密级不同以及档案所属人不同的权限划分编辑创建导出赋权管理订阅/提醒阅读附件打印删除阅读可见绝密机密秘密公开可以编辑所有只能编辑属于我的可以看所有只能看属于我的只能看属于我部门的下载附件审计管理员（admin）李顺（lis）王海明（wanghm）张昌义（zhangcy）刘德鑫（liudx）张韬（zhangt）童一思（tongys）用户对文档的任何操作均有完整的记录目录审计档案审计管理员（admin）李顺（lis）王海明（wanghm）张昌义（zhangcy）刘德鑫（liudx）张韬（zhangt）童一思（tongys）郑格（zhengg）董大成（dongdc）管理员（admin）李顺（lis）王海明（wanghm）张昌义（zhangcy）刘德鑫（liudx）张韬（zhangt）童一思（tongys）刘德鑫（liudx）张韬（zhangt）童一思（tongys）管理员（admin）李顺（lis）王海明（wanghm）张昌义（zhangcy）刘德鑫（liudx）张韬（zhangt）童一思（tongys）郑格（zhengg）董大成（dongdc）登录限制登录安全首次登录修改密码登录IP限制强密码登录短信提醒强化安全登录禁止修改密码登录验证码多重防线保障用户登录安全防暴力破解超时自动登出存储加密开启后台加密后，系统对档案附件进行混淆加密，档案附件被盗取后，在其他计算机将无法查看使用服务器U盘移动硬盘&*……&乱码拷贝打开数据备份支持数据自动备份，可在数据缺失后第一时间完整恢复•支持还原数据至指定日期的备份•支持设置自动备份时间•支持查看系统备份日志档案锁定保护支持锁定档案信息，防止档案被篡改锁定档案使用人员解锁不解锁其他人员可操作其他人员不可操作数字化加工数字化加工流程业务系统对接与整合API标准接口1文档管理系统提供完整的数据接口，来满足业务系统的对接，打破“信息孤岛”PARTTHREE项目实施3建设目标-准备阶段协助制定完善档案管理办法，各项制度及归档范围，分类大纲、保管期限表。明确工作人员，分解落实责任。协助组织有关人员了解档案管理的有关文件、法律法规、广泛宣传档案等级的目的和意义。协助完善和添置档案的硬件设施，如：调整实物档案陈列室、空调防尘、防鼠、防虫设施和档案盒等。协助做好档案材料的收集工作。包括各类文件材料的收集、整理、装袋、著录、归档、打印归档文件目录等。项目计划项目启动需求调研确认需求说明书更改需求说明书收集材料、确认方案用户认可软件部署更改需求系统测试验收测试测试不通过测试不通过测试通过投产上线项目验收PARTFOUR服务支持4服务体系Servicesystem热线支持热情、高效的热线服务，快速解决用户的问题。邮件支持利用邮件形式解决客户问题，并通过月刊邮件的形式为用户推送产品升级、使用等方面的信息。售后服务工程师，远程第一时间连接用户桌面，排除软件故障。远程协助利用网络一对一的沟通交流，快速了解您的问题，提出相应的解决办法。即时交流